چگونه با مدیر «کنترلگر» باید رفتار کرد؟

چنین لحظاتی می‌توانند شما را سرخورده و سردرگم کنند. شما دارید کاری را انجام می‏‏‌دهید که از نظر منطقی درست است اما انگار جواب نمی‏‏‌گیرید. ممکن است حس کنید یک جای کارتان می‏‏‌لنگد اما خبر خوب این است که این ناهماهنگی‏‏‌ها معمولا ارتباطی به توانایی شما یا کیفیت ایده‏‏‌هایتان ندارند. علت، تفاوت در سبک‌های کاری است.

مطالعات نشان داده‌‌‌اند که دو بُعد اصلی وجود دارند که نحوه ارتباط‌‌‌گیری و رویکرد افراد نسبت به تعاملات در محیط کار را شکل می‌دهند. بُعد اول، «سلطه» نام دارد که به میزان تمایل فرد به کنترل شرایط و افکار و اقدامات دیگران اشاره دارد.

بُعد دوم، «اجتماعی بودن» است که مشخص می‌کند فرد تا چه اندازه به راحتی احساساتش را بروز می‌دهد و چطور ارتباطات و روابط احساسی با دیگران را اولویت‌‌‌بندی می‌کند. تقاطع این دو بُعد، منجر به شکل‌‌‌گیری چهار سبک متفاوت مدیریتی می‌شود. رئیس شما در یکی از این چهار گروه قرار می‌گیرد:

۱- فرمانده

فرمانده‌‌‌ها آنقدر به اقدام سریع گرایش دارند که ممکن است کاملا نادیده‌‌‌تان بگیرند و ناخواسته از روی شما یا دیگران عبور کنند. برای آنها، کاری که باید انجام شود مهم‌تر است تا حسی که دیگران نسبت به آن دارند. این لزوما به این معنا نیست که این افراد، بی‌‌‌احساس یا بی‌‌‌تفاوتند (گرچه گاهی از نیاز تیم خود به حمایت عاطفی غافل می‌‌‌شوند) اما تعهدشان به دیگران را بیشتر از طریق تعیین اهداف شفاف و جاه‌‌‌طلبانه نشان می‌دهند نه با تعریف و تمجید یا قدردانی از دستاوردهایشان.

اگر مدیرتان یک «فرمانده» است، این رفتارهایش را به خودتان نگیرید:

کارتان را موشکافانه بررسی می‌کند: وقتی یک فرمانده ایده شما را به چالش می‌‌‌کشد، هدفش بیشتر این است که آن را در شرایط مختلف و چالشی تست کند تا از خطاها جلوگیری کند، نه اینکه از شما یا عملکردتان ناراضی باشد. بدون آنکه حالت تدافعی بگیرید، نظرش را بشنوید و با داده‌‌‌های محکم پاسخ دهید.

مثلا بگویید: «می‌‌‌فهمم. منظورتان این است که این پیام به اندازه کافی اورژانسی نیست. اما ما این روش را بر اساس نظرسنجی‌‌‌ها انتخاب کردیم.» سپس به داده‌‌‌های نظرسنجی استناد کنید.

از خوش و بش‌‌‌ها و حرف‌‌‌های روزمره اجتناب می‌کند: از نگاه یک فرمانده، زمان یک منبع ارزشمند است که نباید هدرش داد. پس به میل او برای کارآمد بودن احترام بگذارید.

مثلا بگویید: «می‌‌‌دانم سرتان شلوغ است پس بهتر است سریع برویم سر اصل مطلب» یا «فوری می‌‌‌روم سر موضوع اصلی. موضوعات کلیدی که می‌خواهم درباره‌‌‌شان حرف بزنم اینها هستند...» و اگر به ایمیلتان پاسخ‌‌‌های دو‌کلمه‌‌‌ای و کوتاه داد و نپرسید که آخر هفته خوش گذشته یا نه، دلخور نشوید. قصد او توهین به شما نیست.

نظر شما را نادیده می‌گیرد: فرمانده‌‌‌ها قاطعیت را تحسین می‌کنند پس حتما دیدگاه مشخصی داشته باشید و آن را واضح بیان کنید. مثلا بگویید: «من معتقدم که...» یا «از نظر من، این‌طور به نظر می‌‌‌آید که...» یا «برداشت اولیه من این است که...»

۲- مشوق

مشوق‌‌‌‌‌‌ها معمولا پرانرژی، خوش‌بین و مشتاقند و احساسات خود را بروز می‌دهند. آنها نیز مثل فرمانده‌‌‌ها، طرفدار جاه‌‌‌طلبی و سرعت عملند اما در عین حال عاشق ایجاد ارتباطات نیز هستند. آنها دوست دارند واسطه ایجاد ارتباطات بین افراد باشند. درست مثل یک حلقه.

تمرکز آنها بر روحیه تیمی، یک محیط مثبت و جذاب ایجاد می‌کند اما برای بعضی از افراد، انرژی زیاد و سبک گروه‌‌‌محور آنها ممکن است خسته‌‌‌کننده باشد. به‌‌‌علاوه، ممکن است همیشه آن بازخورد دقیق یا مسیر مشخصی که به دنبالش هستید را از یک مشوق دریافت نکنید.

اگر با یک مشوق سر و کار دارید، این رفتارها را به خود نگیرید:

جلسه‌‌‌ها را در دقیقه نود کنسل می‌کند: خودتان پیش‌‌‌قدم شوید و قرار جلسه را دوباره هماهنگ کنید وگرنه ممکن است او جذب یک ایده جدید و پر‌زرق و برق شود و شما را به کلی فراموش کند. می‌توانید چیزی در این مایه‌‌‌ها بگویید: «درک می‌‌‌کنم که سرتان شلوغ است اما برای برنامه‌‌‌ریزی x خیلی وقت نداریم. پس اگر امکانش هست فردا ۲۰ دقیقه از وقتتان را بگیرم یا اگر زمان دیگری مد نظرتان است بگویید.»

دائم اولویت‌‌‌ها را تغییر می‌دهد: دمدمی و هیجانی بودن یک مشوق می‌تواند خسته‌‌‌کننده باشد اما وقتی ناگهان یک ایده جدید دیگر در ذهنش جرقه می‌‌‌زند یا از بحث منحرف می‌شود به آرامی او را به گفت‌‌‌وگوی اصلی برگردانید.

مثلا بگویید: «خیلی هیجان‌‌‌انگیز است. الان یادداشتش می‌‌‌کنم تا یادمان باشد و بعدا سر فرصت درباره‌‌‌اش صحبت کنیم.» به طور شفاف بگویید که چه چیزهایی برایتان دست‌‌‌یافتنی هستند و به این منظور، به ظرفیت تیم و برنامه زمانی‌‌‌اش استناد کنید: «برای اینکه به ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌ها برسیم و کارها را با کیفیت همیشگی و مدنظر شما انجام دهیم، باید روی x متمرکز بمانیم.»

بازخورد یا مسیر مبهمی ارائه می‌کند: مشوق‌‌‌ها بیشتر مایلند الهام‌‌‌بخش و انگیزه‌‌‌دهنده باشند تا اینکه دستورالعمل گام به گام ارائه دهند.

وقتی از مدیر مشوقتان یک بازخورد مبهم دریافت می‌‌‌کنید عمیق‌‌‌تر شوید و بپرسید: «می‌توانید توضیح دهید که موفقیت این پروژه به چه شکل است؟» به او چند گزینه دهید چون مشوق‌ها گاهی نمی‌توانند خودشان به تنهایی جزئیات ارائه دهند. می‌توانید بگویید: «چند تا ایده دارم که به ذهنم رسیده. به نظرتان کدامشان مناسب‌‌‌تر است؟»

۳- حامی

حامی‌‌‌ها صلح‌‌‌طلب و صبورند. آنها به دقت گوش می‌کنند و حواسشان هست که همه افراد، حس کنند دیده و شنیده می‌‌‌شوند. حامی‌‌‌ها گرچه مثل مشوق‌‌‌ها، اجتماعی هستند، اما حمایتگر و آرام‌‌‌ترند. آنها دوست دارند شما از بیان افکار و مشکلات خود نترسید و احساس امنیت کنید.

اما در عین حال، دودلی و تردید آنها می‌تواند مانع از پیشرفت شود، به‌خصوص در محیط‌‌‌های پرشتاب یا حساس که نیاز به تصمیم‌گیری سریع یا پذیرش ریسک است.

اگر از مدیر حامی چنین رفتارهایی دیدید، به خود نگیرید:

دائما پیگیری می‌کند: مدیر حامی گاهی از روش مدیریت «هلیکوپتری» استفاده می‌کند، یعنی دائما بالای سر شما رژه می‌رود یا بدتر، باعث می‌شود حس کنید شما باید مرتب به او اطمینان خاطر دهید، نه برعکس. با ملایمت به او نشان دهید که می‌توانید به تنهایی از عهده کار بربیایید و لازم نیست دائم بالای سرتان رژه برود. می‌توانید به او بگویید: «همه چیز تحت کنترلم است اما اگر کمک لازم داشته باشم حتما می‌‌‌گویم.»

همه کارها را خودش انجام می‌دهد: ممکن است رئیستان فکر کند با بر عهده گرفتن کارهای اضافی، از شما در برابر استرس محافظت می‌کند یا معتقد است خودش بهتر از دیگران از عهده کارها برمی‌‌‌آید. برای مقابله با میل او به کنترل، پیشنهاد دهید کار را  به تدریج به شما واگذار کند.

مثلا بگویید «اجازه دهید ابتدا من فقط یک بخش از پروژه را بردارم و بعد ببینیم کارها چطور پیش می‌رود.» یا پیشنهاد کنید که ابتدا کار را با هم انجام دهید. مثلا بگویید: «نظرتان چیست که ابتدا با هم روی پروژه کار کنیم؟ این‌طوری می‌توانید روش کار من را ببینید و مطمئن شوید که کارها طبق روال پیش می‌رود.»

خبرها را در دقیقه نود به شما می‌دهد: حامی‌‌‌ها برای اینکه شرایط را آرام و دور از تنش نگه دارند، گاهی اطلاعات مهم را پیش خود نگه می‌‌‌دارند پس باید مرتب پیگیر باشید و درباره تغییرات احتمالی سوال بپرسید.

مثلا «آیا موضوع جدیدی پیش آمده که باید در جریان باشم؟ اگر هست، مایلم بدانم چون کمک می‌کند خود را با آن تطبیق دهیم یا طبق آن برنامه‌‌‌ریزی کنیم» یا «اگر زودتر در جریان تغییرات قرار بگیرم می‌توانم خودم را آماده کنم پس هر خبری هست ممنون می‌‌‌شوم زودتر مطلعم کنید.»

۴- کنترلگر

کنترلگرها به واسطه دقت بالا به جزئیات، اتکا به داده‌‌‌ها و میل به کار کردن در پشت صحنه در کار خود به موفقیت می‌‌‌رسند. آنها پشت صحنه کار می‌کنند تا مطمئن شوند که همه چیز مثل ساعت دقیق کار می‌کند. آنها رهبرانی جدی و تودار هستند که کمتر به ارتباطات اجتماعی و بیشتر به بهینه‌‌‌سازی استانداردها و قوانین و فرآیندهای موجود اهمیت می‌دهند.

این سبک برای کارکنانی که عاشق دستورالعمل‌‌‌های شفاف هستند مثل یک رویاست اما در عین حال ممکن است گاهی کنترلگرها از نگاه کارکنان انعطاف‌‌‌ناپذیر و محدودکننده به نظر بیایند، مخصوصا وقتی برای پیشی گرفتن از رقبا نیاز به تغییر مسیرهای ناگهانی یا جهش‌‌‌های نوآورانه وجود دارد.

اگر با یک کنترلگر سر و کار دارید، این رفتارهایش را به خود نگیرید:

بدون فکر ایده‌‌‌هایتان را رد می‌کند: کنترلگرها معمولا نسبت به ایده‌‌‌های جدید محتاطند چون آنها را ریسک‌‌‌هایی می‌‌‌بینند که ممکن است به خطا منجر شوند. پس اگر ایده جدیدی دارید آن را به شکل اصلاحاتی در روندهای فعلی مطرح کنید، نه به عنوان یک تغییر کلی. مثلا بگویید «(فلان ایده) روی سیستم فعلی سوار می‌شود» یا «می‌توانیم روال فعلی را با این روش بهبود دهیم.»

برای هر کاری به تایید چند نفر نیاز دارد: این‌طور‌ نیست که به شما اعتماد نداشته باشد بلکه بیشتر معتقد است که اگر چند نفر یک ایده را ببینند، کار به درستی و با‌کیفیت و طبق استانداردها انجام می‌شود و احتمال خطا کاهش می‌‌‌یابد. پیش از شروع به کار از او بپرسید «معیارهایی که برای این پروژه در نظر دارید چیستند؟ می‌‌‌خواهم از همین ابتدا انتظاراتتان را بدانم.»

پیشنهاد یک جلسه پیشگیرانه را بدهید (یک تکنیک مدیریت پروژه که در آن، فرض را بر شکست پروژه می‌‌‌گذارید و سپس فرآیند را به صورت معکوس مرور می‌‌‌کنید تا علل احتمالی شکست را شناسایی کنید). به او بگویید «می‌توانیم قبل از اینکه نهایی‌‌‌اش کنم یک بررسی کوتاه داشته باشیم تا اگر نگرانی‌‌‌ای دارید برطرف کنم؟»

انتظار دارد در همه زمینه‌‌‌ها متخصص باشید: اگر مدیرتان شما را با انبوهی از اطلاعات سنگین یا اسناد پیچیده گیج می‌کند مسیر گفت‌‌‌وگو را برعکس کنید. از او بپرسید که کدامشان حیاتی‌‌‌تر است: «از اینکه این جزئیات را در اختیارم قرار دادید ممنونم. کدام موارد از نظرتان کلیدی هستند که تمرکزم را روی آنها بگذارم؟ می‌‌‌خواهم مطمئن شوم که همه چیز طبق اولویت‌‌‌ها پیش می‌رود.»

سخن پایانی

شما ممکن است همیشه روش کار رئیس خود را نپسندید یا با او موافق نباشید. این کاملا نرمال است اما اگر به نقطه‌‌‌ای رسیدید که اعمال و رفتارش، در کار شما یا دیگران اختلال ایجاد کرد، اینکه بگویید «خب! اخلاقش است دیگر!» کافی نیست.

ویژگی‌‌‌های شخصیتی یک فرد به او مجوز نمی‌‌‌دهد که بداخلاق یا روی اعصاب باشد. کلید موفقیت در این زمینه، این است که انعطاف‌‌‌پذیر باشید و با دقت رفتارها را مشاهده کنید. همزمان که بیشتر با ترجیحات و رفتارهای رئیس خود آشنا می‌‌‌شوید، استراتژی‌‌‌های خود را تطبیق دهید. چون حتی اگر رابطه‌‌‌تان خوب و مستحکم باشد، همیشه جا برای بهتر شدن هست.

منبع: Fast Company / دنیای اقتصاد