مدیران فراموشکار، سازمان‌های فرسوده

تصور کنید مدیری که با تلاش فراوان جلسات مهمی را برگزار می‌‌کند، اما چند روز بعد فراموش می‌‌کند که در چه زمینه‌هایی تعهداتی داده است. یا مدیری که بارها با افراد کلیدی دیدار داشته، اما در برخورد مجدد نام آنها را به خاطر نمی‌‌آورد. شاید این موارد ساده به‌‌نظر برسند، یا بگویید می‌توان این جزئیات را یادداشت کرد، اما در دنیای مدیریت، همین «جزئیات» تعیین‌‌کننده‌‌اند.

تبعات فراموشکاری مدیر

سلب اعتماد ذی‌‌نفعان: وقتی مدیر، قول‌‌هایی که داده یا نکاتی که شنیده را به‌‌خاطر نمی‌‌آورد، تصویر عدم تعهد یا بی‌‌توجهی در ذهن دیگران شکل می‌گیرد.

کاهش قدرت تصمیم‌گیری: تصمیم‌‌های مدیریتی باید بر پایه‌‌ داده‌ها، تجربیات قبلی و سوابق تحلیل شود. فراموشی این اطلاعات، باعث می‌شود مدیر به تکرار اشتباهات گذشته تن دهد.

آسیب به روابط انسانی: هیچ چیز به اندازه‌‌ فراموش‌‌کردن نام افراد یا ماجراهای قبلی مشترک، باعث حس نادیده گرفته ‌‌شدن و بی‌‌اهمیت بودن در کارکنان نمی‌شود.

افزایش وابستگی به ابزارها و آدم‌‌ها: مدیری که حافظه قوی ندارد، به‌‌مرور به چک‌‌لیست‌‌ها، دستیاران و سیستم‌‌های مکانیکی وابسته می‌شود. این وابستگی، استقلال ذهنی و سرعت عملکرد او را کاهش می‌دهد.

فرسایش ذهنی بلندمدت: فشار ناشی از تلاش مداوم برای به‌‌یاد آوردن نکاتی که به‌‌درستی ذخیره نشده‌‌اند، ذهن را فرسوده، مضطرب و مستعد فراموشی‌‌های بیشتر می‌‌کند.

برگ برنده‌‌ مدیر

اگر از یک مدیر بخواهیم ۱۰ موقعیت حیاتی شغلی را نام ببرد، حداقل در ۷ مورد آنها حافظه نقش مستقیم دارد. در ادامه به مهم‌ترین موقعیت‌‌هایی اشاره می‌‌کنم که یک مدیر به حافظه قوی نیاز دارد:

جلسات درون‌‌سازمانی و برون‌‌سازمانی: به‌‌خاطر سپردن نام و موقعیت افراد، سوابق گفت‌وگو، توافقات قبلی، جزئیات اظهارنظرها و حتی لحن افراد، اعتمادسازی می‌‌کند و فضا را حرفه‌‌ای‌‌تر جلوه می‌دهد.

حفظ تعهدات شفاهی: بسیاری از توافقات مدیریتی تا مدت‌ها غیررسمی باقی می‌‌مانند. اگر حافظه مدیر قوی نباشد، وفاداری به قول‌‌ها زیر سوال می‌‌رود.

مذاکرات استراتژیک: توان یادآوری جزئیات گفت‌وگوهای پیشین، محتوای ایمیل‌‌ها یا نشست‌‌ها، باعث موضع‌‌گیری دقیق‌‌تر در مذاکرات می‌شود.

کار با مشتریان و شرکای تجاری: به‌‌خاطر داشتن علایق مشتریان کلیدی، قراردادهای پیشین، یا حتی مناسبت‌‌های شخصی آنها، نشان‌دهنده‌‌ توجه حرفه‌‌ای و انسانی مدیر است.

به‌‌کارگیری آموخته‌های مدیریتی: مدیرانی که آموزه‌های خود را در لحظه مناسب به خاطر می‌‌آورند، بهتر از دیگران تصمیم‌‌ می‌گیرند و الهام‌‌بخش عمل می‌‌کنند.

یادگیری مستمر: حافظه قوی باعث می‌شود آموخته‌ها تبدیل به بخش فعال تفکر مدیر شوند، نه فقط اطلاعاتی در حاشیه‌‌ ذهن.

رهبری الهام‌‌بخش: رهبران بزرگ اغلب داستان‌ها، نقل‌‌قول‌‌ها، تجربه‌ها و خاطرات را از حافظه‌‌ خود بیرون می‌‌کشند و به‌‌موقع بیان می‌‌کنند. این ویژگی به رهبری سازمان، عمق و جذابیت می‌‌بخشد.

تکنیک‌‌هایی برای تقویت حافظه

برای مدیران پرمشغله، تقویت حافظه نباید به یک پروژه‌‌ پیچیده تبدیل شود، بلکه باید جزئی از سبک زندگی حرفه‌‌ای‌‌شان باشد. در ادامه چند راهکار کاربردی و قابل اجرا را می‌‌خوانید:

۱.تکرار و مرور هوشمند

اطلاعات را در بازه‌های زمانی مشخص مرور کنید تا از حافظه کوتاه‌‌مدت به بلندمدت منتقل شوند. اپلیکیشن‌‌های یادآوری یا حتی فلش‌‌کارت‌‌های سنتی در این تکنیک بسیار موثرند.

۲. تکنیک‌‌های تصویرسازی ذهنی

هر وقت نام جدیدی می‌‌شنوید یا مفهومی تازه یاد می‌گیرید، سعی کنید آن را به یک تصویر، مکان یا شیء ذهنی مرتبط کنید. این تداعی تصویری، به حافظه کمک شگفت‌انگیزی می‌‌کند.

۳.تکنیک قلاب‌‌های شخصی

برای اسامی افراد، یک ویژگی خاص از آنها را با اسمشان ترکیب کنید. مثلا «فلانی با لپ‌‌تاپ سبز». این قلاب ذهنی باعث یادآوری سریع در ملاقات‌‌های بعدی می‌شود.

۴.یادداشت‌‌برداری فعال

مدیرانی که بعد از هر جلسه، نکات کلیدی را با دست می‌‌نویسند (نه تایپ)، سه برابر بیشتر اطلاعات را به ذهن می‌‌سپارند. نوشتن، فرآیند تثبیت حافظه را فعال می‌‌کند.

۵.تکنیک قصر حافظه

اطلاعات را به بخش‌های مختلف یک مکان خیالی مانند خانه یا دفتر خود نسبت دهید. وقتی نیاز به بازیابی اطلاعات دارید، به آن مکان ذهنی «قدم بگذارید».

۶.مراقبت از سلامت مغز

تغذیه مناسب (مخصوصا مغزها و امگا ۳)، خواب منظم، ورزش هوازی‌ و تنفس آگاهانه (مدیتیشن) چهار ستون طلایی برای حافظه‌‌اند. ذهن بدون استراحت، مثل هاردی است که همیشه در حال نوشتن است و عمرش کوتاه می‌شود.

۷.تمرینات شناختی

روزانه فقط ۱۰ دقیقه وقت صرف حل معما یا بازی‌های تقویت ذهن یا حل پازل‌‌های منطقی کنید. این تمرین‌‌ها شبکه‌های عصبی مربوط به حافظه را فعال نگه می‌‌دارند.

سخن پایانی

در دنیای پررقابت امروز، مدیران برنده، کسانی نیستند که بیشترین اطلاعات را در گوشی یا کامپیوتر خود دارند؛ بلکه آنهایی هستند که ذهنی سازمان‌‌یافته، حافظه‌‌ای پویا و ذهنی حاضر برای لحظه تصمیم‌گیری دارند. حافظه قوی، سرمایه‌‌ای است که بهره‌‌اش را در اعتمادسازی، تصمیم‌گیری، نفوذ کلام و حتی رهبری انسانی می‌گیرید. شاید وقت آن رسیده باشد که به جای سرمایه‌‌گذاری صرف روی نرم‌‌افزارها، ابزارها و جلسات آموزشی، کمی هم روی سخت‌افزار واقعی مدیریت یعنی «ذهن و حافظه خودمان» تمرکز کنیم.

منبع: دنیای اقتصاد