«سنگ خاکستری»؛ بهترین راه مواجهه با رفتارهای غیرحرفه‌‌ای در محیط کار

ارتباطاتش از نظر لحن و محتوا غیرحرفه‌‌ای است. مثلا ایمیلش را با عباراتی مثل «هی، چطوری دختر جون؟» شروع می‌‌کند یا اگر یک خطای کاری مرتکب شده باشد از عبارت «گند زدم!» استفاده می‌‌کند. از نظر محتوا هم معمولا درباره همکارها صحبت می‌‌کند یا ماجراهای مادرشوهرش را تعریف می‌‌کند. در یک روز عادی حداقل ۳ تا ۴ ایمیل و ۱۰ تا ۱۲ پیام در زوم از او دریافت می‌‌کنم. دست کم یک بار هم زنگ می‌‌زند و تقریبا هیچ‌کدام از اینها مربوط به کار نیست.

احساس می‌‌کردم موظفم با این رفتارها کنار بیایم، هم برای حفظ یک رابطه کاری خوب و هم به این دلیل که می‌دانم باید برای تبدیل شدن به یک مدیر خوب، رشد کنم و موقعیت‌‌های این‌چنینی را تاب بیاورم. رشد هم یعنی روبه‌رو شدن با شرایط ناراحت‌‌کننده.

اما تعامل با او من را به‌شدت تحلیل می‌‌برد و وقتی مربوط به کار نیستند، حتی برایم آزاردهنده می‌شوند. چطور حد و مرزهایم را مشخص کنم که هم رابطه خوبمان حفظ شود و هم به زمان و تمایلم به حفظ رابطه حرفه‌‌ای احترام گذاشته شود؟

پاسخ: دوست عزیز، خسته‌‌کننده و آزاردهنده؟ می‌توانم تصورش کنم. بدون شک همین‌طور است. ابتدا می‌خواهم بگویم از اینکه می‌‌دانی بخشی از مدیریت، نه فقط رشد دادن کارکنان بلکه رشد خودت است بسیار تحت تاثیر قرار گرفتم. این تمایل تو به نیازهای کارکنان برای موفقیت، در کنار بهبود خودت به عنوان یک فرد حرفه‌‌ای و انسان، واقعا ستودنی است.

حس می‌‌کنم مشکل کارمند تو، احتمالا برون‌‌گرا بودنش نیست بلکه نداشتن حد و مرز است. بسیاری از ما در تعامل با همکارها شوخی می‌‌کنیم و گاهی حتی مسائل خصوصی‌مان را با آنها و حتی مدیرمان مطرح می‌‌کنیم (من خودم به عنوان مدیر تیم‌‌های تحریریه، گاهی از این کارها کرده‌‌ام)‌. همه ما نیاز به احساس ارتباط و انسان بودن و درک شدن داریم حتی (و شاید خصوصا) در محیط‌‌های کاری.

به نظرم نباید به این هیولا غذا بدهی. منظورم این است که نباید به ایمیل‌‌ها یا پیام‌‌ها یا تماس‌‌های تلفنی او که هیچ ربطی به کار ندارند واکنش نشان دهی.

وقتی با این پیام‌‌ها مواجه می‌‌شوی، صراحتا به او بگو که سرت شلوغ است: «سرم خیلی شلوغ است و امروز باید روی کار تمرکز کنیم.» اخیرا یکی از دوستانم مفهومی به نام «سنگ خاکستری شدن» را برایم توضیح داد که یعنی وقتی با رفتار ناخوشایند یک فرد مواجه می‌‌شویم در برابر تلاش او برای جلب‌توجه یا تحریک، یا سکوت کنیم یا به خنثی‌‌ترین و کسل‌‌کننده‌‌ترین شکل ممکن واکنش نشان دهیم. این یک واکنش خاکستری است. طبق این ایده، فرد مزاحم وقتی هیچ تایید یا پاسخی از سمت تو نمی‌گیرد، بالاخره بی‌خیالت می‌شود و برای دریافت توجه، سراغ شخص دیگری می‌‌رود.

شاید این یک راه‌حل افراطی به نظر برسد اما به نظرم، سکوت تو در برابر این رفتارها ممکن است باعث شود او حس کند لابد یک جای کار می‌‌‌‌لنگد و به رفتارهای خودش دقت کند. شاید متوجه شود که کدام رفتارها مناسب محیط کار هستند و کدام‌ها نه. شاید او فقط به یک تلنگر کوچک نیاز داشته باشد تا معنی «حرفه‌‌ای بودن» را درک کند. من سوال تو را با «سوزان کین» مطرح کردم.

او نویسنده کتاب پرفروشی است با عنوان «سکوت: قدرت درون‌گرایان در جهانی که نمی‌توانند دست از حرف زدن بردارند». او به من گفت که در طول سال‌ها از افراد بسیار زیادی به‌ویژه برون‌‌گراها شنیده که نسبت به یک باور، حساس هستند: اینکه تمایل به تعامل زیاد، نشانه‌‌ای از سطحی بودن آنهاست. سوزان در ادامه گفت که رفتار کارمند تو را لزوما برون‌‌گرایی نمی‌‌داند. به باور او، رفتار همکار تو احتمالا ناشی از نداشتن حد و مرزهای مناسب است.

او می‌گوید مدیریت تیپ‌‌های شخصیتی مختلف و عدم تطبیق آنها یکی از چالش‌‌های رایج در محیط کار است. او در ادامه می‌گوید: «یک درون‌‌گرا ممکن است ترجیح دهد سرش به کار خودش باشد، تمرکز کند و غرق در کار شود. از سوی دیگر، یک برون‌‌گرا ممکن است حس کند در طول روز نیاز به تعامل دارد و اگر به اندازه کافی بازخورد و تعامل دریافت نکند، نمی‌تواند حداکثر بازدهی را داشته باشد.»

در این حالت، خانم کین پیشنهاد می‌‌کند مدیر و تیمش می‌توانند دور هم بنشینند و درباره ترجیحات فردی خود صحبت کنند: اینکه چه میزان تعامل مناسب است؟ تعداد دفعاتش چقدر باشد؟ و اعضا چطور می‌توانند به نیازها و مرزهای یکدیگر احترام بگذارند؟ این تاکتیک، مساله را از حالت شخصی خارج می‌‌کند و یک فرد خاص را مخاطب قرار نمی‌دهد. به نظر من این روش جواب می‌دهد اما چون رایج نیست ممکن است افراد دخیل از بیان ترجیحات خود کمی معذب شوند.

شاید بگویی «سختم است این موضوع را در جمع مطرح کنم!» خانم کین مثالی زد درباره «داگ کنانت»، مدیرعامل سابق شرکت «کمپل» که خودش درون‌‌گراست. او تمرینی انجام می‌‌داد با عنوان «خودت را ابراز کن». هر بار که نیروی جدیدی به تیمش اضافه می‌شد، داگ با او جلسه می‌‌گذاشت و درباره موضوعات مختلف از جمله درون‌‌گرایی‌‌اش صحبت می‌‌کرد و اینکه چه شکل از تعامل را ترجیح می‌دهد و این چه نمود بیرونی‌‌ای دارد.

خانم کین می‌گوید: «وجه مشترک هر دو تمرین (جلسه فردی یا جمعی) این است که به مردم امکان می‌دهد درباره موضوعی صحبت کنند که در حالت عادی، صحبت کردن از آن می‌تواند به لحاظ اجتماعی معذب‌‌کننده یا سخت باشد.»

او همچنین درباره روش سنگ خاکستری گفت که این روش در مقابل فردی که ویژگی‌‌های شخصیتی «سخت و بدقلقی» دارد می‌تواند نتیجه دهد، اما این را هم در نظر بگیر که شاید اشتیاق بیش از حد کارمندت ناشی از اضطراب است. او گفت: «اگر من جای تو باشم یکی از این دو تمرین را امتحان می‌‌کنم. یا اینکه می‌توانی با او گفت‌وگویی آزادانه داشته باشی، از او سوالات کنجکاوانه بپرسی تا ببینی در کل چه حال و احساسی دارد و در چه شرایطی است.»

منبع: New York Times / دنیای اقتصاد