چطور مدیر بدقول و بی‏‏‏‏‌نظم را مدیریت کنیم؟

مثلا اخیرا ترتیبی داد که هر هفته دوتایی جلسه داشته باشیم. من از این بابت خوشحالم چون قبلا جلسات‌مان نامنظم بودند. ولی معمولا ۳۰ تا ۹۰ دقیقه دیر به جلسه می‌‌‌‌‌رسد. عصرهایی که با او جلسه دارم، به سختی می‌توانم با مشتری‌‌‌‌‌ها قرار جلسه بگذارم چون می‌‌‌‌‌دانم مجبور می‌‌‌‌‌شوم کنسل‌شان کنم. او همیشه عذرخواهی می‌‌‌‌‌کند اما تغییری در رفتارش ایجاد نمی‌شود.

این مشکل بزرگی نیست چون به هر حال کار پیش می‌‌‌‌‌آید. اما کمک خواستن از او به غیر از مواقعی که حضور دارد، برایم سخت است. مشکل اصلی‌‌‌‌‌ام با او این است که هر وقت او را می‌‌‌‌‌بینم و از او می‌‌‌‌‌خواهم کاری انجام دهد،

قول می‌‌‌‌‌دهد که تا آخر وقت، انجامش دهد ولی تقریبا همیشه فراموش می‌‌‌‌‌کند. این رفتارش واقعا خسته‌‌‌‌‌کننده است چون روی کار من با مشتری‌‌‌‌‌ها تاثیر می‌‌‌‌‌گذارد. مثلا باید خریدهای بزرگ برای مشتری‌‌‌‌‌ها را با او هماهنگ کنم تا او سفارش دهد.

 در مورد اینکه کدام خرید را انجام دهم با هم مشکلی نداریم و معمولا از خریدهای بزرگی که من پیشنهاد می‌‌‌‌‌کنم حمایت می‌‌‌‌‌کند. قول می‌‌‌‌‌دهد خرید کند اما انجامش نمی‌‌‌‌‌دهد. من هم بودجه کافی برای خریدها را ندارم و اصلا جزء وظایفم نیست.

از طرفی، تاییدیه او را ندارم. بنابراین مجبورم صبر کنم تا او تراکنش را انجام دهد. یاد گرفته‌‌‌‌‌ام تا زمانی که مدارک به دستم نرسیده قولی به مشتری‌ها ندهم اما از اینکه تا این حد آنها را معطل نگه می‌‌‌‌‌دارم احساس گناه می‌‌‌‌‌کنم.

به‌‌‌‌‌علاوه، او معمولا فقط به یک‌چهارم ایمیل‌‌‌‌‌های من جواب می‌‌‌‌‌دهد. فقط آنهایی که مربوط به سهامدارهاست. معمولا جواب پیام را بهتر از تلفن می‌‌‌‌‌دهد. فکر نکنم بیش از حد به او پیام داده باشم. نهایتا یک بار در روز و فقط در مورد قول‌‌‌‌‌هایی که قبلا داده. هیچ‌‌‌‌‌کدام از این مشکلات به تنهایی بزرگ نیستند، اما مجموع آنها من را کلافه می‌‌‌‌‌کنند، مخصوصا که من به شدت آدم منظم و متعهدی نسبت به زمان‌بندی‌‌‌‌‌ها هستم.

چون این اولین شغلم است نمی‌‌‌‌‌دانم چه چیزی نرمال است و چه چیزی نیست. آیا رابطه رئیس یا کارمندی ما مشکل دارد؟ یا باید دندان روی جگر بگذارم و کارم را ادامه دهم؟

پاسخ: دوست عزیز، یکسری بایدها وجود دارد و یکسری واقعیت‌‌‌‌‌ها. قطعا مدیران بسیاری هستند که غیر‌قابل اعتماد و بدقولند و کارمندهایشان بالاخره راهی برای کار کردن در جوار آنها پیدا می‌‌‌‌‌کنند. در بسیاری از موارد، کارها را «به رغم وجود مدیرشان» پیش می‌‌‌‌‌برند نه «به واسطه» مدیرشان. اما نباید این‌طور باشد. تو باید بتوانی به رئیست اتکا و اعتماد کنی که کاری را که قولش را داده انجام دهد.

با این حال، فکر نمی‌‌‌‌‌کنم تو هنوز به این نقطه رسیده باشی. رفتار رئیست ممکن است تو را به این نقطه برساند که مجبور به سازگاری شوی اما فعلا برای چنین قضاوتی زود است.

ابتدا توصیه می‌‌‌‌‌کنم این تاکتیک‌‌‌‌‌ها را امتحان کنی. اول مساله را با او مطرح کن. شاید با خودت فکر کنی که او قاعدتا «باید» بداند که چقدر سهل‌‌‌‌‌انگار است اما ممکن هم هست که نداند. شاید هم حدس بزند اما از پرداختن به آن طفره می‌‌‌‌‌رود چون تا حالا مجبور نشده. نباید به او بگویی «نمی‌شود روی تو حساب کرد». بهتر است بگویی «رویه فعلی ما جواب نمی‌‌‌‌‌دهد.

آیا ممکن است روال جدیدی در پیش بگیریم»‌با او بنشین و چیزی در این مایه‌‌‌‌‌ها بگو: «می‌‌‌‌‌خواستم ببینم آیا ممکن است روال کار بهتری برای خریدها اعمال کنیم؟ کلی طول می‌‌‌‌‌کشد تا سفارش‌های مشتری‌‌‌‌‌ها را تحویل بگیریم. مثلا فلان مشتری مجبور شد دو ماه صبر کند با اینکه به او قول داده بودیم زودتر به دستش برسد.

می‌‌‌‌‌دانم سرتان شلوغ است اما داشتم فکر می‌کردم شاید بشود ترتیبی داد که من هر هفته، خریدها را به شما یادآوری کنم. یا اگر راه دیگری هست، آن را پیش بگیریم». هر ایده‌‌‌‌‌ای داشتی، مطرح کن. مثلا آیا اجازه می‌‌‌‌‌دهد هر سه ماه، تا فلان مبلغ خرج کنی تا کارها پیش برود؟

شاید تنها راه‌حل، این باشد که جیلیان خودش را جمع و جور کند (و این کاری است که از عهده تو بر نمی‌آید). اما از کجا معلوم؟ شاید بهبود فرآیند کارها، کمک کند که او خودش را جمع کند و منضبط شود. اما اگر نشد، حداقل به او سیگنال داده‌‌‌‌‌ای که عملکردش برایت مشکل‌‌‌‌‌ساز شده.

ممکن است پس از مطرح کردن موضوع، ببینی که جیلیان به اندازه تو نگران نیست.

این به‌ویژه در نهادهای غیرانتفاعی شایع است چون مشغله‌‌‌‌‌ها زیاد است و افراد مجبورند روزانه اولویت‌‌‌‌‌بندی کنند. ممکن است او عمدا درخواست‌‌‌‌‌های تو را در اولویت قرار نداده چون از سایر کارهایی که دارد، کم اهمیت‌‌‌‌‌ترند.

اما حتی اگر موضوع این باشد، بهتر است آن را از خودش بشنوی تا بتوانی انتظاراتت را بر آن اساس، تغییر دهی و نگاه واقع‌‌‌‌‌بینانه‌‌‌‌‌تری داشته باشی. در هر صورت، گفت‌‌‌‌‌وگو با او ارزشش را دارد.‌

در ضمن، از او بپرس که آیا راه ارتباطی‌‌‌‌‌ که انتخاب کرده‌‌‌‌‌ای، مناسب است یا نه. گفتی که او به ایمیل‌‌‌‌‌ها جواب درست نمی‌‌‌‌‌دهد.

از او بپرس که آیا تکست یا تلفن را ترجیح می‌‌‌‌‌دهد؟ یا شاید بتوانی مسائلی که فوری نیستند را به بعد موکول کنی و همه را یکجا در جلسه هفتگی مطرح کنی. یا اگر جوابی نداد، آیا امکان پیگیری پس از دو روز را داری یا نه.

در مورد جلسات، فکر می‌‌‌‌‌کنم یک روز بالاخره باید آن را نیز مطرح کنی. به او بگو که می‌‌‌‌‌دانی سرش شلوغ است اما به تعویق انداختن جلسات از سمت او باعث شده کارهایت با مشتری‌‌‌‌‌ها عقب بیفتد.

از او بخواه که اگر روز دیگری را ترجیح می‌‌‌‌‌دهد جلسات را در آن روز برگزار کنید. تغییر روز یا ساعت جلسه نیز ممکن است به او کمک کند که منظم‌‌‌‌‌تر شود اما اگر نشد، به هر حال به او این پیام را داده‌‌‌‌‌ای که برایت مشکل‌‌‌‌‌ساز شده. ممکن است بگوید که این اتفاق، اجتناب‌‌‌‌‌ناپذیر است.

اما به هر حال بهتر است آن را بداند.اگر پس از این گفت‌‌‌‌‌وگوها چیزی تغییر نکرد، این یعنی سبک رئیست همین است یا باید راهی برای کار در آن محیط پیدا کنی یا شغلت را تغییر دهی. هرچند، از آنجا که مدیران بی‌‌‌‌‌نظم، به وفور یافت می‌‌‌‌‌شوند، شاید یافتن راهی برای کار کردن در کنار آنها مهارتی باشد که همیشه به دردت بخورد.

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک