قدرت بزرگ هدف‏‏‌های کوچک

مایکل فلپس ۸ ساله که بود، مجموعه اهدافی را برای خود تعیین کرد. هدف درازمدتش این بود که یک روز در مسابقات المپیک حضور پیدا کند و برای مسابقات پیش رویش هم اهداف کوتاه‏‏‌مدت تعیین کرد.

این عادت تعیین هدف برای تمرینات، جلسات و جنبه‏‏‌هایی از تعلیماتش با او ماند و در سال ۲۰۱۶ که از شنا بازنشسته شد، با ۲۸ مدال شامل ۲۳ مدال طلا - بیش از کل تعدادی که خیلی از کشورها تا به حال برنده شده‏‏‌اند- پرافتخارترین ورزشکار المپیک تمام دوران بود.

در دنیای کسب و کار هم تعیین اهداف کوچک می‌تواند به نتایج بزرگی منجر شود. تعیین هدف، اقدامات لازم برای دستیابی به آن را مشخص می‌‌‌کند (همان اهداف کوتاه‌‌‌مدت) و چون با تحقق اقدامات در مسیر دستیابی به هدف، پیروزی‌‌‌های کوچکی به دست می‌‌‌آید، تاثیرات روانی مثبتی هم دارد.

تحقیقات نشان می‌‌‌دهند کارکنانی که به طور مرتب اهداف کوچکی تعیین می‌‌‌کنند - اهداف روزانه یا حتی ساعتی- نه تنها بیشتر از سایرین به اهداف عملکردی مورد نظر شرکت دست پیدا می‌‌‌کنند، بلکه روحیه قوی‌‌‌تری هم دارند.

ما بیش از ۱.۵میلیون هدف ۱۲هزار نیروی کار شرکت‌هایی در صنایع گوناگون را مورد مطالعه قرار دادیم. داده‌‌‌ها خوداظهاری بودند. کارکنان اهداف و شاخص‌‌‌ کلیدی عملکرد مورد نظرشان را تعیین می‌‌‌کردند و بعد گزارش می‌‌‌دادند که به اهدافشان دست‌‌‌ یافته‌‌‌اند یا نه. به عنوان مثال، هدف کسی که در بخش پشتیبانی مشتریان کار می‌‌‌کند، می‌تواند این باشد که طی یک روز به ۱۵ شکایت مشتریان پاسخ دهد.

یا هدف یک طراح گرافیک می‌تواند این باشد که در طول هفته سه نسخه آگهی کمپینی را طراحی کند. کارکنان حاضر در این نظرسنجی در فواصل زمانی مشخصی، به صورت جداگانه نظرسنجی آنلاینی هم دریافت می‌‌‌کردند که به واسطه آن خلق ‌‌‌و خوی آن لحظه خود را ارزیابی کنند.

ما داده‌‌‌های تجمیعی بیش از یک سال این گروه را ارزیابی کردیم و متوجه شدیم افرادی که هفته‌‌‌ای حداقل چهار هدف روزانه برای خود تعیین می‌کردند و در نتیجه آگاهانه به اهداف و چیزهایی که می‌‌‌خواستند به دست بیاورند فکر می‌‌‌کردند، ۳۴‌درصد بیش از آنهایی که هدفی برای خود تعیین نکرده بودند، به شاخص کلیدی عملکرد مورد نظرشان دست یافتند.

بسیار مهم است که بدانیم داده‌‌‌ها حاکی از یک رابطه علت و معمولی بین تعیین هدف و دستیابی به نتیجه هستند، نه صرفا یک همبستگی. تعیین هدف، عملکرد شخصی افراد را بهبود می‌‌‌بخشد.

از آن گذشته، تعیین هدف با کیفیت روحیه در ارتباط است: طبق نتایج نظرسنجی آنلاینی که با فواصل زمانی مشخص تکرار شد، افرادی که به حداقل نیمی از اهدافشان دست یافتند، نسبت به کارشان حس بهتری هم داشتند. حال اگر این بینش و روحیه بین تمام اعضای تیم یا بخشی از سازمان شایع شود، آن دستاوردها و شادمانی‌‌‌ها روی هم رفته می‌توانند تاثیر معناداری بر عملکرد سازمان داشته باشند.

عادت‌‌‌سازی تعیین هدف

حالا که متوجه اهمیت این مساله و ارزش بالقوه‌‌‌اش شدیم، نوبت پاسخ دادن به این سوال می‌رسد که شرکت‌ها چگونه می‌توانند تعیین هدف را در محیط کار عادت‌‌‌سازی کنند؟ پاسخش به قدر کافی ساده است: به افراد کمک کنید خودشان مزایای این کار را ببینند، پیروزی‌‌‌های کوچک را جشن بگیرید، از زبان مناسبی استفاده کنید و پیش‌‌‌نیازها را فراموش نکنید.

به نیروهایتان کمک کنید خودشان مزایای تعیین هدف را درک و تجربه کنند. درست است که شرکت‌ها می‌توانند به سادگی تعیین هدف را الزامی کنند. اما واقعیت از این قرار است که کارکنان در صورتی رفتارهای تازه را می‌‌‌پذیرند و تمام و کمال پیاده‌سازی می‌‌‌کنند که به آن ایمان داشته باشند.

برای شرکت‌هایی که خودشان سازوکار گردهمایی روزانه را برای سازماندهی کار گروهی‌‌‌ دارند، انگیزه لازم به سرعت ایجاد می‌شود. ما دریافته‌‌‌ایم که مرور اهداف در جلسات گروهی باعث می‌شود تیم‌‌‌ها بتوانند اقدامات لازم را به گونه‌‌‌ای شفاف‌‌‌سازی کنند که مستقیما به نفع کارکنان باشد. تعیین هدف، بحث و گفت‌‌‌وگو درباره موانعی که سد راه دستیابی افراد به اهداف می‌شود و به اشتراک‌‌‌گذاری اثربخش‌ترین شیوه‌‌‌های غلبه بر این موانع، بخشی از فرآیند گردهمایی می‌شود.

البته ممکن است حتی با وجود جلسات تیمی هم، مدیران نیاز به انجام اقدامات مستقیم‌‌‌تری برای ترویج تعیین هدف داشته باشند. به عنوان نمونه، در میان کارکنان یک شرکت مشاوره بزرگ در لندن که به بیش از ۲۷۰‌هزار نفر خدمات اجتماعی ارائه می‌‌‌دهد، یک گروه در تعیین هدف روزانه پیشگام بود.

وقتی سازمان متوجه شد که این اقدام چطور به بهبود عملکرد تیم منجر شده، شروع به تشویق سایر تیم‌‌‌ها به تعیین مداوم اهداف دقیق کرد. مدیران هم این تیم‌‌‌ها را رهبری و تعیین هدف روزانه را ترویج کردند که بلافاصله به بهبود شاخص‌‌‌های کلیدی عملکردی همچون زمان پاسخگویی سریع‌‌‌تر و خدمات کارآمدتر برای شهروندان منجر شد.

به همین ترتیب، در یک شرکت نرم‌‌‌افزاری که مورد مطالعه قرار دادیم، مدیران سازمان متوجه شدند که تعیین هدف فعال، عملکرد و روحیه کارکنان یک تیم پشتیبانی فنی را افزایش داد. تیم با انباشت درخواست‌‌‌های خدمات مشتریان مواجه بود و کارکنان صبح به صبح دور هم جمع شدند تا درباره شاخص‌‌‌های کلیدی عملکرد و تعیین هدف همفکری کنند.

رهبران تیم‌‌‌ها هم کارکنان را تشویق کردند تا  آنچه را که مانع از دستیابی آنها به اهدافشان می‌‌‌شد مشخص کنند و راه‌‌‌حل‌‌‌های احتمالی غلبه بر آن موانع را هم پیشنهاد دهند. ما داده‌‌‌های ۱۶ ماهشان را بررسی کردیم و دریافتیم آنهایی که به طور مرتب برای خود هدف تعیین می‌‌‌کردند، نه تنها سریع‌‌‌تر از دیگران سهم خود را انجام دادند، بلکه عملکردشان به مرور زمان بهبود یافت. زمان مورد نیاز انجام کار کارکنانی که روزانه حداقل یک هدف را به سرانجام می‌‌‌رساندند، ۱۰‌درصد کمتر از دیگران بود.

دستاوردهای کوچک را جشن بگیرید. همان‌طور که مورد شرکت نرم‌‌‌افزاری نشان می‌‌‌دهد، روحیه حائز اهمیت است. داده‌‌‌های حاصل از نظرسنجی‌‌‌های آنلاین خلق‌‌‌وخوی کارکنان نشان می‌‌‌دهد روحیه تیم‌‌‌هایی که حداقل به نیمی از اهدافشان می‌‌‌رسند، ۲۶‌درصد بالاتر از آنهایی است که به اهداف خود نمی‌‌‌رسند.

پیشنهاد ما: مدیران باید به صورت روزانه با تیم‌‌‌هایشان کار کنند تا «بایدها» را شناسایی کنند، به طور واضح و شفاف تعریف کنند که موفقیت چه شکلی است و از دستیابی تیم‌‌‌ها به اهداف قدردانی کنند. جشن گرفتن پیروزی‌‌‌های کوچک روحیه را در سطح فردی (هنگامی که کارکنان موفقیت خود را ثبت می‌‌‌کنند) و در سطح تیمی (وقتی گروه دستاوردی را به رسمیت می‌‌‌شناسد) افزایش می‌‌‌دهد که هم به نفع کارکنان است و هم به نفع سازمان‌ها.

در نمونه دیگری، یک شرکت ارائه‌‌‌دهنده نرم‌‌‌افزار می‌‌‌خواست بررسی کند که کدام رفتارهای روزانه می‌تواند روحیه کاری نیروهای انگلستانش را بهبود ببخشد. ما تیم‌‌‌های مرکز تماس با مشتری را بررسی کردیم، بیش از ۱۲‌هزار هدف و سه معیار شاخص کلیدی عملکرد متفاوت و خلق و خوی کارکنان را ارزیابی کردیم. نتیجه؟ کارکنانی که هدفی را محقق می‌‌‌کردند، ۲۸‌درصد بیشتر از دیگران خلق و خوی خوبی را ثبت می‌‌‌کردند.

آنهایی که درباره‌‌‌ موفقیت‌‌‌هایشان یا موفقیت‌‌‌های همکارانشان به صورت عمومی پستی منتشر می‌‌‌کردند، ۵۹‌درصد بیش از دیگران خلق و خوی خوبی را ثبت می‌‌‌کردند، چرا که از تشویق و تحسین همکاران و مدیرانشان لذت می‌‌‌بردند. در نهایت تمام این‌‌‌ اقدامات با هم به افزایش معناداری در کیفیت کار و زندگی تیم منجر شد.

برای هدف‌‌‌گذاری از گویش مناسبی استفاده کنید. یکی از چیزهایی که شرکت نرم‌‌‌افزاری آموخت این بود که زبان مورد استفاده برای هدف‌گذاری هم روی عملکرد تاثیر دارد. اهدافی که به شدت دقیق و مشخص و قابل اجرا بودند، به نتایج حتی بهتری نسبت به سایر هدف‌‌‌گذاری‌‌‌ها منجر می‌‌‌شدند. به عنوان نمونه وقتی اهداف شامل عباراتی همچون فروش یا پشتیبانی می‌‌‌شد، تیم‌‌‌ها ۱۲‌درصد عملکرد پشتیبانی بهتری داشتند.

با توجه به ابزارهای جدید مبتنی بر هوش مصنوعی که وارد بازار می‌‌‌شوند، انتخاب گویش درست حتی مهم‌تر هم می‌شود. این راه‌‌‌حل‌‌‌ها می‌توانند به تیم‌‌‌ها کمک کنند تا زبان بیان اهدافشان را آزمایش و تصحیح کنند. همچنین می‌توانند فعالیت‌‌‌ها را رصد کرده و با گذشت زمان تصحیحاتی انجام دهند.

ما اخیرا روباتی را امتحان کردیم که برای درک نیازها و ترجیحات فردی کارکنان از یادگیری ماشین و هوش مصنوعی مولد استفاده می‌‌‌کند و بعد راهنمایی‌‌‌ و پشتیبانی منحصر به اهداف هر فرد ارائه می‌‌‌دهد. این روبات حتی می‌تواند اهداف تعیین شده و عقب افتاده را پیگیری کند.

پیش‌‌‌نیازها را فراموش نکنید. شکی وجود ندارد که اگر برخی از پیش‌‌‌نیازهای اساسی مهیا نشده باشند، تعیین هدف به تنهایی کمک چندانی به بهبود نتایج یک تیم ضعیف نمی‌‌‌کند.

اول، تیم نیاز به همکاری و مشارکت مقامات بالا دارد. رهبران سازمان باید اهمیت تعیین و مرور هدف را درک کنند. همچنین باید این قدرت را به تیم‌‌‌هایشان بدهند که به جای اینکه منتظر دستورات از بالا بمانند، در فرآیند هدف‌‌‌سازی مشارکت داشته باشند و اهداف خود را تعیین کنند.

در واقع، داده‌‌‌های ما نشان می‌‌‌دهد که رفتار مدیران تیم‌‌‌ها در تیم‌‌‌هایشان منعکس می‌شود. کسانی که خودشان این مفهوم را باور دارند و برای خود هدف‌‌‌سازی می‌‌‌کنند، بیشتر از سایر مدیران شاهد اقتباس این رویه از سوی کارکنانشان هستند.

دوم، مدیران باید چنان امنیت روانی ایجاد کنند که افراد را تشویق کند بدون ترس از قضاوت شدن، اهداف و دستاوردهایشان را به اشتراک بگذارند. در چنین محیطی کارکنان میل و رغبت بسیار بیشتری دارند که آسیب‌‌‌پذیر و حقیقی باشند، به اشتباهاتشان اعتراف کنند و در برابر مقامات بالاتر صداقت داشته باشند.

منبع

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک