۱۰ اشتباه رایج در برقراری ارتباط در دنیای دیجیتال

این مطلب حاصل ۴ سال مطالعه بر روی علم احساسات و تلاقی آن‌ها با زندگی شغلی است که در طی آن با هزاران کارمند صحبت شده‌است.

یکی از اساسی‌ترین سؤالات آن‌ها این بود: «چگونه می‌توان در عصر دیجیتال به بهترین نحو با دیگران ارتباط برقرار کرد؟» چگونه از بروز پرخاشگری منفعل خود در اسلک (slack) یا ایمیل خودداری کنم؟ چگونه منظورم را در پیام به‌درستی برسانم؟ آیا با اضافه کردن علامت تعجب به انتهای پیامم زیاده‌روی کردم؟

در ادامه نکاتی تاکتیکی را برای ادامه‌ی برقراری ارتباط در دنیای دیجیتال با تیم و حمایت از آن‌ها، حتی وقتی که در مکان‌های مختلفی حضور دارید آورده‌ایم.

۱. از ایموجی استفاده کنید، البته با‌ احتیاط

ایموجی‌ها به ما کمک می‌کنند تا لحن، منظور و احساسات خود را به‌آسانی بیان کنیم. ممکن است فردی با ارسال ایموجی زبان‌درازی همراه با چشمک حرفه‌ای‌گرایی شما را کم‌اهمیت نشان دهد. بهتر است قبل از ارسال تعداد زیادی ایموجی خنده صبر کنید و ببینید که دیگران منظور شما را از ایموجی‌ها چگونه دریافت می‌کنند.

به عنوان یک قاعده‌ی کلی در ارسال ایمیل و پیام‌های اسلک، استفاده از یک ایموجی کافی و مناسب است. اگر برای اولین بار با فرد ارتباط برقرار می‌کنید، بهتر است در کل از ایموجی استفاده نکنید.

۲. اشتباهات نگارشی پیامی مخفی را منتقل می‌کنند

اشتباهات نگارشی در پیام نشان می‌دهند که پیام را شتاب‌زده و با‌عجله نوشته یا تحت فشار زیادی بوده‌ایم (یا رئیس هستیم و اهمیتی به اشتباهات نگارشی‌مان نمی‌دهیم).

اندرو بردسکی (Andrew Brodsky)، اشتباهات نگارشی را به عنوان یک بلند گوی عاطفی توصیف می‌کند. اگر پیامی را همراه با اشتباهات نگارشی به فردی ارسال کنید، او تصور می‌کند که هنگام نوشتن ایمیل خون جلوی چشمتان را گرفته و به‌واقع عصبانی بوده‌اید.

حتی اگر عجله دارید، بهتر است که ۲ دقیقه وقت بگذارید، پیامتان را بررسی کنید و آن را با صدای بلند بخوانید تا هر اشتباهی را که چشمانتان از آن غافل مانده‌اند، بیابید.

۳. پیامتان را از جنبه‌ی عاطفی تصحیح کنید

اشتباهات نگارشی تنها دلیل تصحیح پیام نیستند. برایان فیترتونها (Brian Fetherstonhaugh)، مدیر بخش استعداد‌ها در گروه اگیلوی (Ogilvy)، می‌گوید اغلب از کارکنانش می‌پرسد که آیا تا به حال توانسته‌اند یک مشکل عاطفی را با ایمیل حل کنند. پاسخ این سؤال به طرز اجتناب‌نا‌پذیری «خیر» است.

او هم‌چنین می‌گوید که وقتی از همان افراد می‌پرسد که آیا تا به حال اوضاع یک مسئله را با ایمیل بد‌تر کرده‌اند، همه به نشانه‌ی تأیید دستشان را بالا می‌برند. او می‌گوید همیشه قبل از ارسال پیامتان آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که واضح و روشن است و لحن موردنظرتان را دارد.

ارسال پیامِ «باید صحبت کنیم» وقتی که منظورتان «پیشنهادهای خوبی دارم. بیا تا درباره‌ی ساخت طرح‌های اولیه‌ای از آن‌ها صحبت کنیم» است، مخاطب را نا‌خودآگاه مضطرب می‌کند. مردم اغلب لحن ایمیل‌ها و پیام‌های اسلک یک‌خطی را پرخاشگرانه می‌بینند.

سعی کنید احساستان را هنگام دریافت پیامی مانند «ایمیل‌های اخیرم را چک کن، خودت متوجه می‌شوی» یا «منظورت را متوجه نشدم» تجسم کنید.

۴. علائم نقطه‌گذاری بسیار مهم‌اند، به‌خصوص در جملات یک‌کلمه‌ای یا کوتاه

پاسخ دادن با «باشد.» همراه با نقطه، ممکن است بار معنایی منفی‌تری از «باشد» بدون نقطه منتقل کند. اضافه کردن نقطه به انتهای جمله نشان دهنده‌ی پایان حرف‌های شماست و می‌تواند احساسات منفی را افزایش دهد.

با گذاشتن نقطه ممکن است به‌جای «باشد؛ حتما؛ با تو موافقم»، این پیام را منتقل کنید که «این مکالمه به اتمام رسیده‌است». هنگام تلاش برای شناخت افراد به شیوه‌ی نقطه‌گذاری آن‌ها توجه کنید. البته برخی از افراد همیشه در انتهای جمله‌هایشان نقطه می‌گذارند، پس نیازی به تحلیل نقطه‌گذاری آن‌ها ندارید.

۵. وقتی می‌خواهید با دیگران برای اولین بار آشنا شوید، از ابزار ارتباطی قدرت‌مندی استفاده کنید

اغلب وقتی به فردی که به‌خوبی نمی‌شناسیم یا همکاران ارشد ایمیلی را ارسال می‌کنیم، منفی به نظر می‌آییم.
برای مثال، اگر فردی که به‌خوبی او را می‌شناسید، به شما بگوید که می‌توانستید ایمیلتان را بهتر بنویسید، ممکن است ایمیل را ظاهر امر در نظر بگیرید؛ اما اگر همان ایمیل را از رئیس یا همکار جدیدتان دریافت کنید، مضطرب می‌شوید و ممکن است فکر کنید که ایمیلتان بسیار پیچیده بوده و بهتر است دیگر ایمیلی را به کسی ارسال نکنید.

استفاده از ویدئوکنفرانس برای شروع کار با افراد جدید مفید است و اعتماد بیش‌تری را جلب می‌کند. به طور کلی، ارتباط چهره‌به‌چهره به شما این امکان را می‌دهد که فرد مقابلتان را بهتر بشناسید، با او گفت‌و‌گو کنید و رابطه‌ی صادقانه‌ای را برقرار کنید. پس از این‌که فردی را به‌خوبی شناختید، می‌توانید بیش‌تر از ایمیل استفاده کنید.

۶. تا جای ممکن از تماس ویدئویی استفاده کنید

حتی اگر یک نفر در ترلو (نرم‌افزاری برای مدیریت پروژه‌ها) دورکاری می‌کند، کل گروه باید با او تماس تصویری برقرار کنند. این باعث می‌شود که همه‌ی افراد حس کنند در یک تیم قرار دارند و هیچ اطلاعاتی را از دست نمی‌دهند.

مطالعات نشان می‌دهند که ۶۵٪ ارتباطات غیرکلامی هستند. بدون تماس ویدئویی قادر به بروز نشانه‌های عاطفی با استفاده از لحنتان در صحبت کردن یا زبان بدن نیستید. استفاده از تماس ویدئویی همیشه امکان‌پذیر نیست؛ اما بهتر است آن را به عادت تبدیل کنید تا زمانی که تماس ویدئویی برایتان مقدور است، از آن استفاده کنید.

۷. میزان فوریت پیامتان را در اسلک مشخص کنید

همه‌ی ما خودمانی و غیررسمی بودن اسلک را دوست داریم. ساده‌ترین قاعده‌ی ارتباط دیجیتالی می‌گوید که نباید پیام‌هایتان را بدون فکر و بررسی ارسال کنید. وقتی منتظر پاسخی سریع از فردی هستید، با ارسال پیام‌هایی مانند «می‌توانید نگاهی سریع به این بیندازید؟» یا «می‌توانید این سند را تکمیل کنید؟» کار خود را به فرد تحمیل می‌کنید.

ماهیت زمانی اسلک به این صورت است که مردم درخواست شما را به عنوان «فوری» می‌بینند و احساس می‌کنند که باید به‌سرعت به آن پاسخ دهند.

پس اگر کاری دارید که انجامش کمی زمان می‌برد، بپرسید که «آیا الان وقت مناسبی است؟» و اگر کارتان فوری نیست بگویید «عجله نکنید؛ اگر فرصتی دارید ممکن است به من در انجام کاری کمک کنید؟». اگر کسی در حالت «مزاحم نشوید» قرار دارد، به او احترام بگذارید و مزاحمش نشوید.

۸. دست‌پاچه نشوید

اگر پس از دریافت ایمیلی خشمگین مضطرب یا سردرگم شدید، تا روز بعد صبر کنید، سپس پاسخ دهید؛ یا حتی بهتر است صبر کنید تا آرامشتان را به دست آورید و سپس با فرد مقابل رو در رو صحبت کنید. وقتی آرامشتان را بازیافتید، می‌توانید احساساتتان و نیاز‌های پشت آن‌ها را بهتر بیان کنید، نه این‌که بلافاصله واکنشی نا‌مناسب نشان دهید.

هنگام نوشتن ایمیل، پیش‌نویستان را از دریچه‌ی چشم فرد مقابل نگاه کنید. برای این‌که متوجه شوید خواننده ایمیل شما را چگونه می‌بیند، شاید آسان‌تر باشد که اول آن را برای خودتان بفرستید. (یک راهنمایی کوچک: همیشه بخش «ارسال به:» را تا زمان ارسال ایمیلتان خالی بگذارید. یکی از دوستانم پیشنهاد شغلی‌ای را از دست داد، زیرا یک ایمیل نصفه‌نیمه درباره‌ی مذاکره بر سر حقوق را برای پیشنهاددهندگان ارسال کرد.)

۹. اگر به یک تأییدیه نیاز دارید، از ایمیل استفاده نکنید

احتمال دریافت پاسخ مثبت به یک درخواست حضوری ۳۰ برابر بیش‌تر از یک درخواست در ایمیل است. تحقیقات نشان می‌دهند که بیش‌تر مردم درخواست در ایمیل را نامطمئن و غیرفوری می‌دانند. اگر می‌خواهید وارد مذاکره‌ای در ایمیل شوید، بهتر است اول از طریق تماس تصویری و تلفنی با فرد مقابل خودمانی شوید.

در آزمایشی به نام «اگر خودمانی نشوی، می‌بازی» (Schmooze or Lose) دانش‌آموزان MBA را به ۲ دسته تقسیم کردند. به یک دسته فقط نام و ایمیل یکدیگر را دادند و به هر فرد دسته‌ی دیگر عکسی از فردی دیگر را نشان دادند.

به آن‌ها گفتند که قبل از مذاکره با شخص موردنظر، درباره‌ی سرگرمی‌ها، برنامه‌های شغلی و محل زندگی‌اش صحبت کنند. ۷۰٪ گروه اول و تقریبا کل گروه دوم در مذاکره با طرف مقابل به توافق رسیدند.

۱۰. به جز مواقع ضروری، در روز‌ها و ساعات تعطیل ایمیل یا پیامی در اسلک ارسال نکنید

سعی کنید روز‌ها و ساعات تعطیل ایمیل یا پیام ارسال نکنید. حتی اگر در ایمیلتان بنویسید «این را نخوان/ تا شنبه به این پاسخی نده» خواننده در آخر هفته‌اش به ایمیل شما فکر می‌کند و حتی ممکن است تحت فشار قرار بگیرد و به ایمیلتان پاسخ دهد. ایمیل را در پوشه‌ی پیش‌نویس‌ها قرار دهید یا آن را زمان‌بندی کنید تا زمان دیگری ارسال کنید.

جمع‌بندی

بیش‌تر ارتباطات نا‌درست در عصر دیجیتال به این دلیل رخ می‌دهند که ما به نشانه‌های غیرکلامی (لحن صدا، زبان بدن و حالات صورت) که اطلاعات ارزش‌مندی را هنگام مذاکره به ما ارائه می‌دهند، دسترسی نداریم.

شاید این نکات در برقراری ارتباط به شما کمک کنند. راه‌حل بهتر این است که تلفن را بردارید و به فرد مورد‌نظر زنگ بزنید یا با او تماس تصویری برقرار کنید.

منبع: کاربوم

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک