برای مهارت‏‌های کارکنان، نقشه بکشید!

با این حال، تنها ۱۴ درصد از مدیران کسب‌وکار با این موضوع کاملا موافق هستند که شرکت آنها از مهارت‌‌های نیروی کار خود به بهترین شکل ممکن استفاده می‌‌کند. در این مطلب توضیح می‌‌دهیم که چگونه برای مهارت‌‌های کارکنان نقشه ترسیم کنید و چگونه از آن به نفع سازمان خود استفاده کنید.

ترسیم نقشه مهارت‌‌ها تکنیکی برای شناسایی، ارزیابی و مستندسازی مهارت‌‌های کارکنان در سراسر سازمان است که هدف آن درک توانایی‌‌های کارکنان و ارزش تجاری آنها و همچنین نحوه همسویی این مهارت‌‌ها با نیازهای سازمانی است.

خروجی نهایی این نقشه، یک نمایش بصری یا دیجیتالی از مهارت‌‌های فعلی کارکنان است. واحد منابع انسانی می‌تواند از فرآیند ترسیم نقشه مهارت‌‌ها برای یک پروژه خاص یا برای نشان دادن مهارت‌‌های کلی نیروی کار و شکاف‌‌های مهارتی استفاده کند. در نتیجه، توزیع کار، تعیین نیازهای آموزشی، یا استخدام افراد مستعد می‌تواند به شیوه‌‌ای آگاهانه انجام شود.

البته باید بدانیم ترسیم نقشه مهارت‌‌ها با ترسیم نقشه شایستگی‌‌های کارکنان، یکسان نیست.

نقشه مهارت‌‌ها در مقابل نقشه شایستگی‌‌ها

نقشه شایستگی در مدیریت منابع انسانی، تکنیکی مرتبط با نقشه مهارت‌‌هاست. با این حال، این دو قابل جایگزین شدن با یکدیگر نیستند. مهارت‌‌ها، توانایی‌‌های آموخته‌‌شده برای انجام یک وظیفه هستند، در حالی که شایستگی‌‌ها مجموعه‌‌ای از مهارت‌‌ها، دانش، رفتارها، نگرش‌‌ها و تجربیات هستند. پس در واقع نقشه مهارت‌‌ها، زیرمجموعه‌‌ای از نقشه شایستگی است.

«آنلیس پرتوریوس»، متخصص ارزیابی‌‌های روان‌‌سنجی موسسه AIHRمی‌گوید: «به نظر من، ترسیم نقشه مهارت‌‌ها ابزاری ضروری برای موفقیت بلندمدت محسوب می‌شود. و به دلیل تسریع پیشرفت‌های فناوری، تغییر پویایی نیروی کار و افزایش کمبود نیروهای مستعد، ترسیم نقشه مهارت‌‌ها می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند به شیوه‌‌ای چابک‌‌تر و موثرتر به این چالش‌‌ها پاسخ دهند.»

از اطلاعات حاصل از ترسیم نقشه مهارت‌‌ها، می‌توانید برای حمایت از سازمان خود به روش‌های زیر استفاده کنید:

ارائه یک نمای کلی استراتژیک از مهارت‌‌های نیروی کار: اطلاع از اینکه کدام مهارت‌‌ها در دسترس هستند و کدام مهارت‌‌ها نه، نقطه شروعی برای مشارکت رهبری سازمانی و برنامه‌‌ریزی برای آینده است.

اطمینان از پوشش مهارتی نقش‌‌های حیاتی و کمیاب: اگر بدانید کارکنانتان دارای مهارت‌‌های حیاتی هستند یا نیازمند یافتن چنین افرادی هستید، می‌توانید برای نیازهای آتی و خروج احتمالی کارکنان کلیدی آماده شوید.

افزایش مشارکت کارکنان: دانستن نقاط قوت کارکنان، این امکان را برای مدیران آنها فراهم می‌‌کند تا وظایفی را به آنها محول کنند یا آنها را در نقش‌‌هایی قرار دهند که بتوانند پیشرفت کنند. این کار افزایش بهره‌‌وری و مشارکت را در پی خواهد داشت.

همسوسازی مهارت‌‌ها با استراتژی کسب‌وکار: وقتی بدانید کارکنان کدام مهارت‌‌ها را دارند و به چه مهارت‌‌هایی نیاز دارند، می‌توانید درباره به‌‌کارگیری آنها در راستای تحقق اهداف کسب و کار برنامه‌‌ریزی کنید.

حمایت از برنامه‌‌ریزی جانشین‌‌پروری: رفع شکاف‌‌های مهارتی نیروی کار، این امکان را برای شما فراهم می‌‌کند تا برنامه‌های آموزشی متمرکز و استراتژی‌‌های استخدام را در جهت رفع نیازهای آینده کسب و کار اجرا کنید.

تسهیل انتقال یکنواخت‌‌تر: نگرش درباره قابلیت‌‌های کارکنان، تصمیم‌گیری درباره تغییرات لازم و نحوه آماده‌‌سازی بهتر نیروی کار برای گذار را آسان‌‌تر می‌‌کند.

توسعه چابکی سازمانی: اطلاعات دقیق و کامل از مهارت‌‌های کارکنان به شما و سازمانتان این امکان را می‌دهد که به شرایط غیرمنتظره بهتر و سریع‌‌تر پاسخ دهید.

چگونه نقشه‌‌ مهارت‌‌ها را ترسیم کنیم؟

واحد منابع انسانی با کمک ۱۱ گام می‌تواند نقشه مهارت‌‌ها را ترسیم کند:

۱- تعریف شفاف اهداف: اهداف استراتژیک کسب‌وکار را مشخص کنید و آنها را به حوزه‌های قابل اجرا تجزیه کنید. برای مثال، اگر کسب‌و‌کاری بخواهد به بازارهای جدید گسترش یابد، به تخصص بومی‌شده در بازاریابی و فروش در آن حوزه‌ها نیاز خواهد داشت.

۲- ارائه طرح توجیهی کسب‌و‌کار: هر اقدامی که منابع انسانی انجام می‌دهد باید با انگیزه قوی همراه باشد. فرآیند ترسیم نقشه مهارت‌‌ها را با تهیه یک طرح توجیهی تجاری قانع‌‌کننده آغاز کنید. این طرح باید شامل خلاصه‌‌ای از مهارت‌‌های موجود باشد که شرکت شما می‌تواند از آنها استفاده کند. همچنین شکاف‌‌های مهارتی موجود در سازمان باید مشخص باشند.

۳- جلب همکاری و مشارکت رهبری سازمان: مشارکت دادن رهبری سازمان در تعریف اهداف و قلمرو آن بسیار مهم است. آنها باید درک روشنی از چگونگی تاثیر این موضوع بر حوزه‌های کاری خود داشته باشند تا بتوانند اطلاعات ارزشمند درباره نقش‌‌ها یا مهارت‌‌های حیاتی و الزامات نیروی کار آینده ارائه دهند. مشارکت رهبری سازمان همچنین به تضمین هماهنگی بهتر با اهداف استراتژیک و اولویت‌‌بندی مهارت‌‌های حیاتی کمک می‌‌کند.

۴- تعریف فرآیند ترسیم نقشه مهارت‌‌ها: هنگام تعریف فرآیند ترسیم نقشه مهارت‌‌ها، یک سری نکات کلیدی را در نظر بگیرید؛ از جمله: معیارها و مقیاس ارزیابی را برای سطوح مختلف مهارت تعیین کنید، مشخص کنید که چگونه اطلاعات درباره مهارت‌‌ها را جمع‌آوری خواهید کرد، و مشخص کنید که در سازمان‌های بزرگ‌تر چگونه افراد را دسته‌بندی خواهید کرد.

۵-مشارکت دادن ذی‌نفعان کلیدی: مهم نیست چقدر برای انجام یک اقدام وقت صرف کرده‌‌اید، چون در نظر گرفتن همه متغیرها بدون مشارکت ذی‌نفعان غیرممکن است. همکاری لازم را با تیم منابع انسانی، روسای بخش‌ها، مدیران و کارکنان خود داشته باشید تا بتوانید هدف از ترسیم نقشه مهارت‌‌ها را توضیح داده و نظرات آنها را جمع‌آوری کنید.

۶- تهیه یک لیست / بانک اطلاعاتی/ دسته‌بندی مهارت‌‌ها: در این مرحله، باید هر مهارتی را که می‌خواهید ترسیم کنید، مشخص کنید. هر یک از مهارت‌‌های موجود در فهرست مهارت‌‌ها باید با نقش مربوطه مرتبط و برای موفقیت آینده شرکت ضروری باشد. این کار می‌تواند به قرار دادن آنها در دسته‌هایی مانند مهارت‌‌های فنی، مهارت‌‌های رهبری سازمانی و مهارت‌‌های نرم کمک کند.

دسته‌بندی مهارت‌‌ها تضمین می‌‌کند که این فهرست، طیف گسترده‌‌ای‌‌ از توانایی‌‌ها را شامل می‌شود و این امکان را برای شما فراهم می‌‌کند تا قابلیت‌‌های خاص مورد نیاز در نقش‌‌های مختلف در سراسر سازمان را شناسایی کنید.

فهرستی از مهارت‌‌های هدفمند، چارچوب استانداردی را ایجاد می‌‌کند که می‌توانید از آن برای ارزیابی دقیق توانایی‌‌های کارکنان و شناسایی شکاف‌‌های مهارتی استفاده کنید. این فهرست در بلندمدت، می‌تواند ابزاری استراتژیک برای مدیریت استعدادها، ارزیابی عملکرد و برنامه‌‌ریزی جانشین‌‌پروری باشد.

۷- تصمیم‌گیری برای استفاده از تکنولوژی و ابزارهای مناسب: اتوماسیون، میزان خطا در فرآیند ترسیم نقشه مهارت‌‌ها را کاهش می‌دهد. شما فقط باید تکنولوژی‌‌ای را به‌کار بگیرید که برای اندازه، فرهنگ، و اهداف سازمان مناسب‌‌تر باشد.

صفحات گسترده و نرم‌‌افزارهای استاندارد منابع انسانی می‌توانند برای ارزیابی مهارت‌‌ها و به تصویر کشیدن نتایج در سازمان‌های کوچک کافی باشند. با این حال، سازمان‌های بزرگ‌تر احتمالا به ابزارهای ترسیم نقشه مهارت‌‌های هدفمند نیاز خواهند داشت.

۸- گفت‌وگو درباره فرآیندها و ابزارها: هدفتان را از ترسیم نقشه مهارت‌‌ها توضیح دهید و بگویید شرکت‌‌کنندگان چگونه می‌توانند نقش خود را انجام دهند. به ویژه، مهم است که مدیران، دلایل و جنبه‌های فنی این فرآیند را درک کنند. به این ترتیب، آنها می‌توانند اعضای تیم خود را بهتر آموزش دهند و از آنها حمایت کنند.

از تلاش‌‌ها و مشارکت کارکنان قدردانی و به آنها یادآوری کنید که ترسیم نقشه مهارت‌‌ها از ترسیم نقشه مسیر شغلی و توسعه مهارت‌‌ها پشتیبانی می‌‌کند و این در بلندمدت به نفع آنها خواهد بود. حتما با مشخص کردن اطلاعاتی که جمع‌آوری خواهید کرد و نحوه استفاده از آنها، نگرانی‌‌های مربوط به حریم خصوصی و محرمانه بودن را نیز برطرف کنید.

۹- انجام ارزیابی مهارت‌‌ها: استفاده از روش‌های ارزیابی مهارت چندگانه (مثلا آزمون‌‌های مهارت، خودارزیابی و ارزیابی مدیران) دیدگاه‌های مختلفی را ارائه می‌دهد که می‌تواند برای این فرآیند مفید باشد. هر ارزیابی باید منسجم باشد و تدابیر امنیتی را در برابر سوگیری و بی‌‌دقتی اعمال کند.

علاوه بر این، تیم‌‌ها یا افراد مختلف ممکن است بسته به مهارت‌‌های مورد نیاز برای نقش‌‌های خود، به آزمون‌‌های مختلفی نیاز داشته باشند. شما باید اطلاعاتی را که از این ارزیابی‌‌ها جمع‌آوری می‌‌کنید، در قالبی هدفمند، مانند ترسیم نقشه مهارت‌‌ها بر اساس تیم یا بخش، سازماندهی کنید. این کار به شما امکان می‌دهد در صورت لزوم، گروه‌های خاصی را برای تجزیه و تحلیل متمرکز از سایر گروه‌ها تفکیک کنید.

آنلیس می‌گوید: «بهتر است از یک مقیاس رتبه‌‌بندی ساده (مثلا مبتدی، متوسط، پیشرفته و تخصصی) استفاده کنید و رفتارها، دانش و نتایج خاص هر سطح را مشخص کنید. هنگامی که این دسته‌ها را ایجاد می‌‌کنید، درباره آنچه عملکرد را در سطوح مختلف متمایز می‌‌کند، دقت لازم را داشته باشید تا شناسایی نیازهای مهارتی و توسعه‌‌ای آسان شود.»

۱۰- تجزیه و تحلیل داده‌ها برای شناسایی پوشش مهارت‌‌ها و شکاف‌‌ها: ارزیابی مهارت‌‌ها، داده‌های فراوانی تولید می‌‌کند. بنابراین هنگام تجزیه و تحلیل این داده‌ها باید روی اهداف خود تمرکز داشته باشید.

ترسیم نقشه‌‌ مهارت‌های مختلف، می‌تواند به عینی‌‌سازی آن کمک و بحث با ذی‌نفعان را آسان‌‌تر کند. هنگام تجزیه و تحلیل داده‌های خود به دنبال روندها، مضامین و شکاف‌‌ها باشید، مانند:

ضعیف‌‌ترین و قوی‌‌ترین مهارت‌‌ها در سازمان، به‌طور کلی کدامند؟

شناسایی کارکنان بسیار ماهر

مهارت‌‌های مورد نیاز اما از دست رفته در تیم‌‌های با عملکرد ضعیف

فرصت‌‌هایی که می‌توان از مهارت‌‌های کارکنان در سایر بخش‌ها یا وظایف استفاده کرد.

متداول شدن مهارت‌‌ها در نقش‌‌هایی که به آنها نیاز نیست.

۱۱- تعریف استراتژی‌‌هایی برای به‌‌کارگیری مهارت‌‌ها و از بین بردن شکاف‌‌های مهارتی: وقتی فهمیدید شکاف‌‌ها و مهارت‌‌ها کجا هستند، می‌توانید شروع به تدوین استراتژی‌‌هایی برای رفع این شکاف‌‌ها کنید. این استراتژی‌‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند:

آموزش کارکنانی که به یادگیری مهارت جدید نیاز دارند.

آموزش کارکنان بسیار ماهر برای آماده‌‌سازی آنها برای نقش رهبری سازمان

معرفی یا ارتقای ابزارهای دیجیتال برای ارائه آموزش‌های ضمن خدمت

حمایت از کارکنان برای تکمیل آموزش‌های بیشتر یا برنامه‌هایی جهت اخذ گواهینامه تخصصی

تدوین طرحی برای کارکنان با مهارت بالا برای آموزش دادن به کارکنان با مهارت کمتر

استخدام متقاضیانی با تخصص خاص و همسو با اهداف کسب و کار.

نتیجه‌‌گیری

نقشه مهارت‌‌ها ابزاری قدرتمند است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد توانایی‌‌های نیروی کار خود را بهتر درک کرده و از آنها استفاده کنند. این نقشه، تصویر روشنی از مهارت‌‌های فعلی و شکاف‌‌های مهارتی ارائه می‌دهد تا شما و رهبری شرکتتان را برای تصمیم‌گیری‌‌های آگاهانه‌‌تر مجهز کند.

همچنین، سازگاری و رقابتی ماندن را آسان‌‌تر می‌‌کند. علاوه بر این، فرآیند ترسیم نقشه مهارت‌‌ها به همسو کردن نقاط قوت کارکنان با نیازهای سازمانی کمک می‌‌کند و از عملکرد بهتر، تعامل و رشد بلندمدت پشتیبانی می‌‌کند. چه قصد داشته باشید قابلیت‌‌های نیروی کار خود را تقویت کنید و چه سازمان خود را برای تغییر آماده کنید، ترسیم نقشه مهارت‌‌ها چشم‌‌اندازهای لازم برای موفقیت را فراهم می‌‌کند.

منبع: AIHR / دنیای اقتصاد