بازخورد مثبت زودهنگام، عملکرد کارکنان را بهبود می‏‌بخشد

اما هر مدیری می‌‌داند که این توصیه کلی همیشه با آنچه در محیط کار می‌‌بیند همخوانی ندارد؛ گاهی بازخورد منفی به‌‌موقع می‌تواند به پیشرفت کار کمک کند و در برخی مواقع هم تاثیر مثبت‌‌نگری بیشتر است.

در پژوهش تازه‌‌ای که در مجله‌‌ «علوم سازمانی» به چاپ رسیده، هدف محققان این بود که بفهمند آیا زمان ابراز احساسات مثبت یا منفی از سوی مدیران، عملکرد اعضای تیم را به شکل متفاوتی تحت تاثیر قرار می‌دهد یا خیر. آنها متوجه شدند که مثبت‌اندیشی می‌تواند به بهبود عملکرد کمک کند، اما زمان‌‌ ابراز آن هم اهمیت دارد.

تاثیر مثبت‌اندیشی اولیه

پژوهشگران در تحقیقات اولیه، داده‌های مربوط به ۹۹۶۸مشاور را در یک شرکت برجسته خدمات حرفه‌‌ای، طی مدت ۲۰ ماه بررسی کردند. آنها بازخوردهای کتبی رسمی (حدود ۲۵۰ هزار نظر) دریافتی از مدیرانشان را گردآوری، و با استفاده از نرم‌‌افزار، میزان ابراز احساسات مثبت و منفی مدیران را در آن بازخوردها ارزیابی کردند.

نمونه‌هایی از احساسات مثبت در این زمینه شامل نظراتی مانند «کار کردن با فلانی بسیار لذت‌‌بخش است» یا «همکاری با او مایه خرسندی بوده و بسیار مشتاقم در آینده نیز او را در تیم خود داشته باشم» می‌شود.

 نظرات منفی شامل واژه‌هایی مانند «نگرانی» و «ناامیدی»‌ و همچنین تکرار کلماتی مانند «بسیار» در عباراتی نظیر «راه بسیار بسیار طولانی در پیش دارد» است که نشان‌دهنده نارضایتی فردی است که بازخورد را ارائه می‌دهد.

در این شرکت مشاوره، سال به سه بخش آغازین، میانی و پایانی تقسیم می‌شود و مشاوران پس از پایان هر قسمت از پروژه در هر یک از این بخش‌ها بازخورد دریافت می‌‌کنند. این امر داده‌های کافی در طول عمر تیم‌‌ها در اختیار می‌‌گذارد. همچنین عملکرد تک‌‌تک کارکنان در طول سال، بر اساس ارزیابی‌‌های رسمی عملکرد، بررسی شد.

در این ارزیابی‌‌های رسمی، از مدیران درباره‌‌ عملکرد هر نیروی کار و تمایلشان به ادامه‌‌ همکاری با او سوال شد. همچنین از مدیران خواسته شد نظرشان را درباره‌‌ استحقاق فرد برای افزایش حقوق یا پاداش اعلام کنند.

نتایج نشان داد که وقتی مدیران در ابتدای دوره، نگرش بسیار مثبتی نشان می‌دهند، کارکنانشان در طول سال عملکرد بهتری دارند (در مقایسه با مدیرانی که در اواسط یا پایان سال مثبت‌‌نگری بیشتری نشان دادند، یا مدیرانی که در ابتدا عمدتا منفی بودند)‌. این یافته حتی پس از حذف تاثیر عواملی مانند عملکرد پیشین یا سابقه‌‌ کار در شرکت نیز همچنان صادق بود.

محققان برای اینکه دریابند چرا احساسات مثبت در ابتدای کار چنین تاثیر زیادی بر عملکرد دارند، پژوهش دومی را با ۲۴۵ دانشجوی ورزشکار و ۸۶مربی آنها در ۲۰تیم ورزشی در طول یک فصل انجام دادند.

آنها از چندین نظرسنجی با فاصله‌‌ زمانی استفاده کردند تا میزان دریافت بازخوردهای احساسی مثبت یا منفی از سوی کادر مربیگری در طول فصل و ارتباط آن با حس ارزشمندی اعضای تیم و عملکرد فردی‌‌شان (براساس ارزیابی‌‌های کادر مربیگری) را ثبت کنند.

نتایج مشابهی به دست آمد: ورزشکارانی که مربیانشان در دوره‌‌ پیش از فصل، احساسات بسیار مثبتی نشان دادند، عملکرد بهتری نسبت به سایر ورزشکاران داشتند؛ حتی با در نظر گرفتن عواملی مانند مدت زمان بازی یا عملکرد قبلی.

دلیل این امر آن است که وقتی رهبران در ابتدای کار نگرش مثبتی بروز می‌دهند، اعضای تیم احساس می‌‌کنند بیشتر مورد احترام هستند و می‌خواهند این احترام را در طول سال حفظ کنند و همین امر انگیزه‌‌ای برای عملکرد قوی‌‌تر ایجاد می‌‌کند.

اگرچه احساسات مثبت قوی در شروع فصل یا سال بهترین نشانه‌‌ عملکرد عالی بود، اما هر دو پژوهش نشان داد افرادی که رهبرانشان در ابتدا مثبت‌‌گرایی زیادی نشان دادند و سپس در میانه‌‌ راه کمی نگرش منفی بروز دادند، بهترین عملکرد را داشتند. احتمالا دلیلش این است که این افراد، با این حس که نظر مدیرشان نسبت به آنها کمی منفی شده، انگیزه پیدا می‌‌کردند و تلاش‌‌هایشان را بیشتر می‌‌کردند تا دوباره احترام اولیه را به دست آورند.

نتایج تحقیقات، توصیه‌هایی را برای رهبران کسب‌وکارها و تیم‌‌ها به دست آورده که به آنها کمک می‌‌کند به تیم‌‌هایشان انگیزه بدهند و استعدادهای کارکنانشان را شکوفا کنند:

۱- از فرصت‌‌های اولیه برای ابراز صمیمانه‌‌ نگرش مثبت بهره ببرید

پژوهش‌ها این باور را که نشان دادن احساسات تند منفی در ابتدای یک پروژه باعث بهبود عملکرد می‌شود، رد می‌‌کند. در عوض، رهبرانی که می‌خواهند الهام‌‌بخش عملکرد قوی باشند، باید با دقت نشان دهند که چقدر به کارکنانشان اهمیت می‌دهند، از همکاری با آنها لذت می‌‌برند و برای مشارکت‌‌های ویژه‌‌ آنها ارزش قائل هستند و باید این کار را در همان ابتدا انجام دهند.

حتی استیو جابز فقید که به داشتن شیوه‌‌ رهبری احساسی نسبتا منفی مشهور بود، در جلسه آغازین فرآیند تولید آی‌فون، حتما اشتیاق خود را به مهندسان ابراز می‌‌کرد.

۲- شاید بهترین زمان برای بازخورد منفی، میانه کار باشد

پژوهش‌ها نشان داد، آن دسته از رهبران سازمانی که پیوسته نگرش منفی نشان می‌دهند، به عملکرد اعضای تیمشان آسیب می‌‌زنند.

با این حال، این هم مشخص شد که کمی منفی‌‌گرایی در میانه کار می‌تواند انگیزه‌‌ای برای تلاش بیشتر تیم باشد. به زبان ساده، محبت سخت‌‌گیرانه واقعی (یعنی، محبت فراوان در ابتدا، همراه با کمی سخت‌‌گیری در میانه کار) به عنوان یک عامل بهبوددهنده عملکرد خوب عمل می‌‌کند. در واقع، پژوهش‌های پیشین نشان می‌دهند وقتی کارکنان حس می‌‌کنند محبت سخت‌‌گیرانه‌‌ای دریافت کرده‌‌اند، دیدگاهشان نسبت به توانایی رشد و ارتقا پیدا کردنشان بهتر می‌شود.

 نمونه‌هایی از محبت سخت‌‌گیرانه‌‌ رهبر سازمان می‌تواند شامل دادن بازخورد درباره‌‌ زمینه‌هایی برای پیشرفت، حتی در یک ارزیابی عملکرد مثبت در میانه‌‌ سال، یا ارائه‌‌ بازخورد صادقانه درباره‌‌ اشتباهات یک عضو تیم در یک پروژه‌‌ کاری اخیر باشد. برای اینکه بازخورد منفی مفید باشد و باعث تغییرات مثبت شود، باید به شکلی مستند ارائه شود که منصفانه، متناسب و دقیق به‌نظر برسد تا کارکنان را به پیشرفت ترغیب کند. همه افراد، جای پیشرفت دارند. میانه کار احتمالا بهترین زمان برای ارائه‌‌ این بازخورد سازنده است.

برخی ملاحظات

یافته‌ها به‌طور ویژه به تاثیر زمان‌‌بندی ابراز احساسات مدیران در پروژه‌های بلندمدت می‌‌پردازد، اما درباره تاثیر زمان‌‌بندی در یک جلسه یا پروژه‌های کوتاه‌‌تر، چندان صدق نمی‌‌کند.

با این حال، پژوهش‌های دیگر به‌طور جدی نشان می‌دهند که زمان‌‌بندی در جنبه‌های دیگر رهبری سازمانی خوب، مانند ابراز قدردانی، اهمیت دارد. این موضوع نشان می‌دهد که زمان‌‌بندی برای مدیرانی که می‌خواهند به کارکنانشان انگیزه بدهند (برای هر پروژه با هر مدت زمانی)، نکته‌‌ مهمی است.

یکی از جنبه‌های کلیدی رهبری سازمانی، شیوه‌‌ رهبری احساسی مدیر است. این شیوه شامل ابراز احساسات نسبت به اعضای تیم است، با این نکته‌‌ مهم که این ابراز احساس می‌تواند تاثیرات قدرتمندی‌(چه خواسته و چه ناخواسته) بر دریافت‌‌کنندگان داشته باشد. با توجه به این موضوع، لازم است مدیران درباره شیوه‌‌ رهبری احساسی خود دقت کنند و زمان‌‌بندی را به عنوان بُعدی اساسی در نظر بگیرند.

مدیران با استفاده‌‌ موثر از شیوه‌های رهبری احساسی ظریف‌‌تر و به‌‌موقع و با در نظر گرفتن دو بعد زمان‌‌بندی و ترتیب ابراز احساس در طول زمان، می‌توانند نه‌تنها استعدادهای بالقوه‌‌ را شکوفا کنند، بلکه باعث شوند اعضای تیم در حین ارائه‌‌ بهترین عملکرد خود، احساس ارزشمندی و احترام بیشتری داشته باشند.

منبع: HBR / دنیای اقتصاد