اهمیت بهبود مستمر در مسیر شغلی

دلایل دیگری فراتر از داشتن یک زندگی کامل‌‌‌تر و موفق‌‌‌تر برای اتخاذ دیدگاه بهبود مستمر وجود دارد. پیچیدگی و سرعت تغییرات سریع در کسب‌وکار ما که عمدتا توسط فناوری جدید هدایت می‌شود، تمام آن چیزی است که برای تعهد به بهبود مستمر باید در نظر بگیریم

اگر نتوانیم با عوامل محرک رشدمان همگام شویم، از رقبا عقب می‌‌‌مانیم و کسب‌و‌کار خود را از دست می‌‌‌دهیم، برخی از آنها ممکن است حتی امروز وجود نداشته باشند یا در همان صنعت رقابت کنند. موفقیت دیگر صرفا دستیابی به اهداف و فراتر رفتن از اهداف استراتژیک ما نیست.

درمورد بهبود مستمر، موفقیت یعنی تکامل برای فعال یا پیشرو ماندن در روش‌هایمان و حفظ جایگاه خود برای نسل‌‌‌های آینده. بهبود مستمر که اغلب به عنوان «کایزن» در زمینه کسب و کار و مدیریت کیفیت شناخته می‌شود، یک رویکرد سیستماتیک و مداوم برای ایجاد تغییرات تدریجی و مثبت در فرآیندها، محصولات، خدمات یا خود فرد است و شامل بررسی منظم، تجزیه و تحلیل و اصلاح جنبه‌‌‌های مختلف سیستم‌ها یا عملکرد ما برای دستیابی به کارآیی، اثربخشی، کیفیت و برتری کلی می‌شود.

هنگامی که ما نگرش رشد دائمی ایجاد می‌‌‌کنیم و به طور مداوم برای اصلاح فرهنگ خود تلاش می‌‌‌کنیم، می‌توانیم راحت‌‌‌تر با شرایط متغیر بازار سازگار شویم و در ارائه محصولات و خدمات مربوطه خود برتر باشیم. در اینجا نگاهی دقیق‌‌‌تر به مولفه‌‌‌های اساسی بهبود مستمر و نحوه استفاده از آنها برای برتری سازمان آورده شده است.

یادگیری از تجربیات

همه ما این جمله را شنیده‌‌‌ایم که «تجربه بهترین معلم است.» یادگیری اغلب زمانی اتفاق می‌‌‌افتد که ما فعالانه در انجام آن مشارکت داشته باشیم. ما به طور طبیعی با انجام کارها بهبود می‌‌‌یابیم؛ با این درک که هر تجربه - چه مثبت یا منفی - دارای بینش‌‌‌های ارزشمندی است که به ما چیزی می‌‌‌آموزد که می‌تواند به بهبود عملکرد ما کمک کند. برای ایجاد فرآیندهای موثر در جهت یادگیری از تجربیات، سازمان‌ها می‌توانند شیوه‌‌‌های اساسی زیر را اتخاذ کنند:

۱- بازتاب و تحلیل. پس از تکمیل هر پروژه، فرآیند یا کار، باید در مورد آنچه خوب پیش رفت و آنچه می‌توانستیم متفاوت انجام دهیم فکر کنیم. این بازتاب باید همه ذی‌نفعان را در هر سطحی شامل شود، نه اینکه صرفا به نظارت رهبری سازمان یا مدیریت محدود شود. با تجزیه و تحلیل تجربیات جمعی ما، سازمان‌ها می‌توانند دیدگاهی کل‌‌‌نگر به دست آورند و فرصت‌‌‌های بهبود را شناسایی کنند.

۲- ایجاد یک حلقه بازخورد. بازخورد سازنده ابزار قدرتمندی برای یادگیری و رشد است که ارتباطات باز را تشویق می‌کند و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا افکار، ایده‌‌‌ها و نگرانی‌های خود را به اشتراک بگذارند.  بسته به ساختار و فرهنگ سازمانی، این حلقه بازخورد می‌تواند شامل جلسات منظم یک به یک، بحث‌‌‌های تیمی یا پیشنهادهای ناشناس باشد.

۳- درس‌‌‌های آموخته‌شده را مستند کنید. سیستمی را برای ثبت درس‌‌‌های آموخته‌شده از هر تجربه به یاد آورید یا توسعه دهید. این درس‌‌‌ها می‌توانند منبع ارزشمندی برای تلاش‌‌‌های آینده باشند. خواه این یک گزارش پس از مرگ پروژه باشد یا یک مخزن دانش، داشتن یک روش ساختاریافته برای ذخیره و دسترسی به بینش ضروری است.

۴- ترویج فرهنگ مسوولیت ‌‌‌پذیری.مسوولیت‌‌‌‌پذیری برای هر سازمانی حیاتی است تا اطمینان حاصل شود که درس‌‌‌های آموخته‌شده فراموش نمی‌‌‌شوند.  تیم‌‌‌ها و افراد باید مسوولیت‌‌‌های خود را به عهده بگیرند و برای ایجاد تغییرات و بهبودهای لازم توانمند شوند. فرهنگ پاسخگویی با تعیین انتظارات روشن و واگذاری مالکیت پرورش می‌‌‌یابد.

۵- شکست را به‌عنوان یک پله پیشرفت در آغوش بگیرید. شکست پایان کار نیست، بلکه گامی به سوی موفقیت است. سازمان‌هایی که ذهنیت رشد را ترویج می‌دهند درک می‌کنند که شکست‌‌‌ها بخشی از فرآیند یادگیری هستند.  تلاش‌‌‌ها را جشن بگیرید، آنچه را که نتیجه نداده تصدیق کنید و از دانش به دست آمده برای اصلاح و تقویت تلاش‌‌‌های آینده‌‌‌تان استفاده کنید. سازمان‌ها می‌توانند با نهادینه کردن این شیوه‌‌‌ها، پایه‌‌‌ای برای یادگیری و بهبود مستمر ایجاد کنند. وقتی تجربیات یادگیری ما تبدیل به عادت می‌‌‌شوند، پیشرفت ما را هدایت می‌کنند و جرقه نوآوری می‌‌‌زنند.

 اندازه‌‌‌گیری نتایج

اگر نتوانیم دستاوردهای خود را اندازه‌‌‌گیری کنیم، بهبود مستمر ناشناخته می‌‌‌ماند یا اتفاق نمی‌‌‌افتد. سازمان‌ها باید بتوانند نتایج خود را به طور موثر اندازه‌‌‌گیری و پیگیری کنند. بدون توانایی اندازه‌‌‌گیری تاثیر تغییرات، پیشرفت‌‌‌ها صرفا عکس‌‌‌هایی در تاریکی هستند. مراحل زیر برای ایجاد فرآیندهای اندازه‌‌‌گیری قوی مورد استفاده قرار می‌گیرد:

۱- معیارهای واضح را تعریف کنید. با شناسایی شاخص‌‌‌های کلیدی عملکرد (ترجیحا پیشرو، نه عقب‌مانده) که با اهداف سازمان شما همسو هستند، شروع کنید. این موارد باید خاص، قابل اندازه‌‌‌گیری و مرتبط با حوزهایی باشد که قصد دارید آن را بهبود ببخشید. برای مثال، اگر می‌‌‌خواهید رضایت کلی مشتری را اندازه‌‌‌گیری کنید، معیارها باید شامل «امتیاز خالص ترویج‌‌‌کنندگان» یا nps  (Net Promoter Score، معیاری برای سنجش میزان وفاداری، رضایت و اشتیاق مشتری در مورد یک شرکت) یا نرخ‌های نگهداری باشد.

۲- جمع‌‌‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌‌‌ها را اجرا کنید. جمع‌‌‌آوری دقیق داده‌‌‌ها حیاتی است. روی سیستم‌ها و ابزارهایی سرمایه‌گذاری کنید تا داده‌‌‌ها را به طور مداوم و قابل اعتماد جمع‌‌‌آوری کنید. علاوه بر این، یک تیم یا افراد مسوول برای تجزیه و تحلیل داده‌‌‌ها ایجاد کنید. این تحلیلگران می‌توانند بینش‌‌‌های عملی به دست آورند که تصمیمات آینده شما را هدایت می‌کند.

۳- به‌طور منظم پیشرفت را مرور کنید. بررسی و ارزیابی مکرر داده‌‌‌ها برای شناسایی روندها و زمینه‌‌‌هایی که نیاز به توجه دارند ضروری است. جلسات بررسی منظم را برنامه‌‌‌ریزی کنید تا مطمئن شوید که همه در روند بهبود، مطلع و درگیر هستند.

۴- اهداف واقع‌‌‌بینانه تعیین کنید. براساس داده‌‌‌ها و تجزیه و تحلیل، اهداف بهبود مشخص و واقع‌‌‌بینانه را تعیین کنید. از تعیین اهداف بیش از حد جاه‌‌‌طلبانه که ممکن است باعث بی‌‌‌انگیزگی کارکنان شود یا منجر به انتظارات غیرواقع‌بینانه شود، خودداری کنید.

۵- حلقه‌‌‌های بازخورد پیوسته. بازخورد به یادگیری از تجربیات محدود نمی‌شود. همچنین برای اندازه‌‌‌گیری نتایج، بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم تشویق می‌‌‌شوند تا در مورد معیارها و پیشرفت‌‌‌های انجام شده اطلاعاتی ارائه دهند. این بازخورد می‌تواند به تنظیمات و اصلاحات در فرآیند اندازه‌‌‌گیری منجر شود.

 ایجاد بهبودهای تکراری

هنگامی که از تجربیات خود آموختیم و نتایج خود را اندازه‌‌‌گیری کردیم، آخرین و حیاتی‌‌‌ترین گام در بهبود مستمر، ایجاد بهبودهای تکراری است. این مرحله به طور سیستماتیک از بینش‌‌‌ها و داده‌‌‌ها برای بهبود فرآیندها، محصولات و خدمات ما استفاده می‌کند. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:

۱- اولویت‌‌‌بندی بهبودها. همه بهبودها از نظر تاثیر یا امکان‌‌‌سنجی برابر نیستند. اولویت‌‌‌بندی بهبودها بر اساس پتانسیل آنها برای به دست آوردن مهم‌ترین نتایج ضروری است. یک چارچوب اولویت‌‌‌بندی می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه‌‌‌تر کمک کند.

۲-برنامه‌‌‌ریزی و اجرای تغییرات. یک برنامه روشن برای اجرای بهبودها ایجاد کنید. این طرح باید اقدامات لازم، طرف‌‌‌های مسوول و زمان‌بندی را مشخص کند. در اجرای این تغییرات فعال باشید و اطمینان حاصل کنید که فرآیند به خوبی مستند شده است و طرف‌‌‌های درگیر در مورد دستاوردهای خود گزارش می‌دهند.

۳-نظارت و اندازه‌‌‌گیری دوباره. با اعمال تغییرات، به اندازه‌‌‌گیری نتایج ادامه دهید. این مرحله برای درک و ارزیابی اثربخشی بهبودها بسیار مهم است.  در صورت عدم‌دستیابی به نتایج مطلوب، ممکن است احزاب مسوول نیز نیاز به تعدیل اهداف خود داشته باشند.

۴- ارتباط با پیشرفت. شفافیت برای حفظ اعتماد و انگیزه در بین اعضای تیم حیاتی است. به طور منظم پیشرفت‌‌‌های انجام شده در اجرای بهبودها و دستیابی به نتایج را در میان بگذارید. موفقیت‌‌‌ها و زمینه‌‌‌هایی را که هنوز نیاز به توجه دارند برجسته کنید.

۵- موفقیت‌‌‌ها را جشن بگیرید. در آخر، بدانید که شناخت، یک انگیزه قوی است. دستاوردهای حاصل از تلاش‌‌‌های بهبود مستمر را جشن بگیرید. از کار سخت و فداکاری تیم‌‌‌ها و افرادی که در این فرآیند مشارکت داشتند، قدردانی کنید. ایجاد بهبودهای تکراری به عنوان بخشی از استاندارد عملیات سازمان شما، فرهنگ توسعه و تعالی مداوم را ایجاد می‌کند. با گذشت زمان، این رویکرد به بخشی از فرهنگ شرکت شما تبدیل می‌شود و تضمین می‌کند که سفر بهبود مستمر هرگز به پایان نمی‌‌‌رسد.

بهبود مستمر هرگز نباید یک ابتکار یک‌‌‌باره در نظر گرفته شود و باید یک روش زندگی برای سازمان‌های موفق باشد. یادگیری از تجربیات، سنجش نتایج و ایجاد بهبودهای تکراری سه رکن اساسی هستند که از این فلسفه حمایت می‌کنند. سازمان‌ها می‌توانند با پذیرش و ادغام این ارکان در فرهنگ خود، در جهانی در حال تغییر پیشرفت کنند. بهبود مستمر به معنای کمال نیست، بلکه تلاش بی‌‌‌وقفه برای تعالی است که می‌تواند هر سازمانی را به سمت موفقیت فوق‌‌‌العاده سوق دهد. آیا زمان آن نرسیده است که سفر سازمان خود را به سوی بهبود مستمر آغاز کنید؟

منبع

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک