سوالات مصاحبه منشی؛ ۱۷ سوالی که در مصاحبه استخدامی باید بپرسید

منشی‌ها با بر عهده گرفتن طیف وسیعی از وظایف اجرایی و اداری بار مسئولیت مدیرانشان را سبک می‌کنند. مسئولیت‌های شغلی آنها شبیه به دستیارهای اداری و معاونان اجرایی است. آن‌ها تماس‌ها را مدیریت می‌کنند، تقویم‌های کاری را سامان‌دهی می‌کنند، جلسات را هماهنگ می‌کنند و از پرونده‌ها و بانک‌های اطلاعاتی نگه‌داری می‌کنند. آ‌ن‌ها اغلب برای مدیران‌شان به‌عنوان یک سخن‌گو و دروازه‌بان محسوب می‌شوند.

بهترین منشی‌ها، مدیران اداری باتجربه هستند که با تمام ابزارها و فرآیندهای محل کار مدرن آشنایی دارند. آنها جزئی‌نگر و منظم هستند و همچنین در برقراری ارتباطات نوشتاری و کلامی مهارت دارند. اگر شرایط ویژه‌ای مانند امکان سفر یا دانش خاصی در صنعت شما موردنظرتان است، حتما سوالات مربوط به آن را به لیست زیر اضافه کنید.

در مصاحبه استخدام منشی، سوالاتی باز و مبتنی بر فرآیند بپرسید. این نوع سوالات برای ارزیابی تجربه و ارتباط‌های بین فردی آنها بسیار مناسب است. در ادامه مطلب، سوالات مصاحبه منشی آورده شده است.

سوالات مصاحبه منشی (عملیاتی و موقعیتی)

تجربه‌های پیشین شما، چگونه شما را به این شغل مرتبط ساخته است؟
چه چیزی شما را برای داشتن سِمَت منشی در این شرکت ترغیب می‌کند؟
اگر باید به چندین سرپرست گزارش ارائه دهید، چگونه کار خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟
چگونه مدیران خود را از برنامه‌شان مطلع می‌کنید؟
در شغل پیشین خود معمولا مسئول رسیدگی به چه درخواست‌هایی بودید؟
از چه نرم‌افرازهایی برای کارهای‌تان استفاده می‌کنید؟
به مهارت‌های رایانه‌ای خود چه امتیازی می‌دهید؟
تاکنون چه نوع مدارک یا مکاتباتی را آماده کرده‌اید؟
به صورت دقیق و با جزئیات، مراحلی که برای برنامه‌ریزی یک جلسه ده‌نفره انجام می‌دهید را توصیف کنید.
پروژه پیچیده‌ای را که با یک گروه بر روی آن کار کرده‌اید توصیف کنید؛ هدف آن چه بود و چگونه با دیگران برای رسیدن به آن هدف کار کرده‌اید؟
چه گزارش‌هایی، مربوط به نقل و انتقال‌های مالی یا هزینه‌ها تهیه کرده‌اید؟ آیا می‌توانید روندی که از آن برای ثبت مخارج استفاده می‌کردید را توصیف کنید؟
چه اقداماتی برای حفظ اطلاعات محرمانه انجام می‌دهید؟
با کدام مشتری داخلی یا خارجی کار کرده‌اید که بیشترین چالش را برای شما داشته‌اند؟ مؤثرترین و بهینه‌ترین روش برای کار‌کردن با این شخص را چه می‌دانید؟
تصور کنید که با یک مراجعه‌کننده سِمِج مواجه هستید که اصرار دارد با مدیر صحبت کند و از طرف دیگر، مدیر اصلا وقت صحبت‌کردن ندارد، چه کاری در این مورد انجام می‌دهید؟
درباره تجربه‌ای صحبت کنید که در آن شما از عهده‌ انجام‌دادن هم‌زمان چندکار برآمده‌اید.
چگونه شروع به برنامه‌ریزی یک جلسه می‌کنید؟
برای اطمینان از هماهنگی تمامی جزئیات مربوط به جلسه و آماده‌بودن مدیران چه مراحلی را طی می‌کنید؟