چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

مزایای بسیاری برای ثبت زمان وجود دارد،  آیا برای پیگیری و مدیریت زمان خود آماده هستید؟ در ادامه 5 راه که پیگیری زمان می تواند به شما در دستیابی به تعادل کار و زندگی کمک کند ‌را با شما به اشتراک می‌گذاریم.

1. با اهداف مهم خود هماهنگ باشید

این تاکتیک بیشتر از تمرکز بر وظیفه‌تان به شما کمک می‌کند. می‌تواند به شما کمک کند اهداف خود را از لحاظ دیدگاه‌تان ببینید. در مورد کارهایی که در لیست انجامتان قرار دارد فکر کنید.

چه وظایفی مهلت مشخص داشته یا نیاز به توجه فوری دارند؟ کدام آیتم در لیست شما می‌تواند یک یا دو روز صبر کند؟ آیا دانستن اینکه تکمیل هر کدام از این پروژه‌ها چقدر طول می‌کشد بسیار به شما کمک نخواهد کرد؟

با استفاده از ابزار پیگیری زمان، می‌توانید ببینید دقیقاً چقدر زمان در یک پروژه خاص قرار می‌‌دهید. هنگامی‌که یک تصویر واضح از  وقت صرف شده بر روی یک وظیفه دارید، بهتر می‌توانید چگونگی انجام و زمان انجام آن را مدیریت کنید. پیگیری زمان قرار دادن مهم‌ترین پروژه‌های شما در بالای لیست را آسان‌تر می‌کند.

2. بدانید چقدر وقت صرف هر پروژه می‌کنید

با استفاده از ابزار پیگیری زمان، می‌توانید ببینید که چقدر زمان برای هر آیتم در لیست خود صرف می‌کنید. هنگامی‌که شروع به پیگیری پروژه‌ها می‌کنید، می‌توانید ببینید پایان هر پروژه چقدر طول می‌کشد. نتیجه این کار دو مورد است:

اول، زمانی‌که می‌دانید در چه مدت یک پروژه انجام خواهد شد، قادر خواهید بود لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید. همیشه بزرگ‌ترین پروژه‌ها را در ابتدای روز انجام دهید، در این صورت وقت کم نمی‌آورید. رسیدن به تعادل کار / زندگی با خارج شدن به موقع از دفتر آغاز می‌شود.

دوم، با پیگیری زمان صرف‌شده برای وظایف مختلف، شما قادر خواهید بود ببینید که چگونه وقت خود را صرف می‌کنید. شما همچنین می‌توانید ببینید که چگونه وقت خود را هدر می‌دهید.

پیگیری زمان کمک می‌کند تا آنچه‌که واقعاً در طول روز انجام می‌دهید را ببینید. اگر پروژه‌ای که 20 دقیقه زمان نیاز دارد را تا  یک ساعت کامل طول دهید،  یک جای کار اشتباه است.

3. کارهای غیر ضروری یا کارهایی که زمان زیادی مصرف‌ می‌کنند را پیدا کنید

پیگیری زمان به شما امکان می‌دهد تا به راحتی شناسایی کنید کدام وظایف بیشترین مقدار زمان را در بر می‌گیرند. نتایج می‌تواند تکان‌دهنده باشد.

همه ما هر روز کارهایی انجام می‌دهیم که بخش مهمی از وظایف کاری ما نیستند. اگر روزانه ساعت‌ها صرف انجام کارهایی می‌کنید که جز جنبه مهم کار شما نیست، آن‌ها را از لیست کارهای خود حذف کنید.

مشخص کنید که کدام وظایف ضروری یا غیر ضروری هستند، بنابراین می‌دانید که چگونه به هر موضوع رسیدگی کنید. از یک همکار  کمک بخواهید یا ببینید آیا برخی از وظایف  می‌توانند خودکار انجام شوند. تصمیم بگیرید که آیا برخی از وظایف در وهله اول ارزش انجام دادن را دارن یا نه؟

وقت خود را برای انجام وظایفی که مهم نیستند یا شما را از نظر حرفه‌ای رشد نمی‌دهد هدر ندهید. ازدست‌دادن کنترل برنامه‌‌زمانی‌تان برای رفاه کلی شما مضر است. با پیگیری زمان که کاری بسیار آسان‌ است، می‌توانید کار روزانه خود را بیشتر و کارآمدتر کنید.

4. بر روی وظیفه‌ای که در دست دارید تمرکز کنید

پیگیری زمان در یک کار یا پروژه خاص می‌تواند به شما کمک کند تمرکز خود را حفظ کنید. به عنوان مثال، شما یک پروژه دارید که حدود یک ساعت طول می‌کشد.

با نگه داشتن یک گزارش از وقت صرف شده، می توانید به عقب برگردید و ببینید که چقدر واقعاً طول کشید. اگر فقط 30 دقیقه طول کشید، وقت خود را در برنامه آزاد کردید و می‌توانید روی یک پروژه دیگر کار کرده یا استراحت کنید.

به یاد داشته باشید، شما همچنین می‌توانید از این ابزار در زمان واقعی برای مدیریت بهتر خود استفاده کنید. اگر 45 دقیقه از یک پروژه که یک ساعت زمان‌ نیاز دارد گذشته است، می‌دانید وقت آن رسیده که‌ کارها را سریع‌تر پیش ببرید تا به هدف خود برسید. اگر در نهایت از مهلت یک ساعته خود فراتر بروید، می‌دانید که باید کارهای بعدی را سریع‌تر انجام دهید.

5. برای افزایش حقوق، گرفتن مرخصی و یا استخدام کارمندان بیشتر کار کنید

بسیاری از کارکنان احساس راحتی نمی‌کنند که از رئیس خود بخواهند یک روز به آن‌ها مرخصی بدهد، چه برسد که درخواست افزایش حقوق کنند. اما اگر به کار خود متعهد بوده و در آن عالی هستید، رئیس شما باید هر چه در توانش است انجام دهد تا مطمئن شود که شما خوشحال هستید.

هنگامی‌که به رئیس خود برای افزایش حقوق یا مرخصی نزدیک می‌شوید آماده باشید که لیستی از موفقیت‌های حرفه ای خود را عنوان کنید. بیان موفقیت‌های خود می‌تواند برای افزایش حقوق یا گرفتن مرخصی مورد نیاز به نفع شما عمل کند.

با نگه داشتن یک گزارش زمانی، می‌توانید ببینید که چقدر وقت صرف کار بر روی پروژه‌هایی کرده‌اید که به رشد شرکت کمک کردند.

اگر تیم شما بیش از حد کار می‌کند یا کمبود نیروی کار دارد، پروژه‌ها به سختی انجام خواهند شد. اگر زمان خود را پیگیری کرده‌اید می توانید یک پرونده خوب ایجاد کنید که نشان می‌دهد کدام تیم نیاز به کمک بیشتری دارد.

این کار همچنین می‌تواند نشان دهد که بر روی کدام مشتریان یا پروژه‌ها بیش از حد کار شده و بر روی کدام به اندازه‌ی کافی کار نشده‌ است. اگر کوچک‌ترین مشتری شما اکثریت زمانتان ‌‌را می‌گیرد ، ممکن است لازم باشد که بررسی مجدد انجام دهید.

یک تیم خوب یک تیم مولد است. بنابراین باید راه‌هایی پیدا کنید که به همه آنچه نیاز دارند را بدهید. آیا می‌خواهید یک روز در هفته از خانه کار کنید؟ آیا دوست دارید چندین تعطیلات آخر هفته طولانی یا یک روز مرخصی داشته باشید؟

آیا می‌توانید از کارآموز یا دستیار برای کمک به پروژه‌های خاص استفاده کنید؟ هر چیزی که نیاز دارید، پیگیری زمان می‌تواند مدرک مورد نیاز برای پرونده شما را فراهم کند.

نگه‌داشتن یک گزارش دقیق از وقت شما می‌تواند خسته‌کننده و یکنواخت به نظر برسد. اما مزایای آن به مراتب بیشتر از اشکالاتش است. دانستن چگونگی صرف وقت خود، یک ابزار ضروری برای افزایش بهره‌وری شماست.

 هنگامی‌که در طول روز کارایی بیشتری دارید، زمان استراحت بیشتری برای انجام کارهایی که از آن لذت می‌برید خواهید داشت. شروع به ادغام پیگیری زمان در جریان کاری روزانه خود کرده و بهبود در تعادل کار و زندگی خود را مشاهده کنید.

منبع: یوکن
 

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک