چطور در محیط کار از حواس‌پرتی‌ها در امان بمانیم؟

رفتارهای نامطلوب دارای طیف وسیعی هستند، از غرق شدن در شبکه‌های اجتماعی یا ویدئوهای یوتیوب گرفته تا صحبت با همکاران و پاسخ‌دهی به ایمیل‌های غیرضروری.

برای شکستن این عادت‌ها، ابتدا باید تشخیص دهیم که معمولا این احساسات ما هستند که حواس ما را پرت می‌کنند، نه وسیله‌هایمان (موبایل و...).

سپس باید تفاوت میان «کشش» (کار یا سرگرمی همسو با ارزش‌ها) و حواس‌پرتی (سایر کارها) را تشخیص دهیم و در برنامه‌هایمان، وقت بیشتری را به اولی اختصاص دهیم.

او همچنین پیشنهادهایی دارد برای آنکه از حواس‌پرتی‌های خارجی که سراغمان می‌آیند در امان بمانیم. او همچنین ابزارهایی معرفی می‌کند که با کمک آنها روی اهداف بزرگ‌تر تمرکز کنیم.

نیر اخیرا با الیسون بیرد، از مجله کسب‌وکار هاروارد گفت‌وگو کرده که بخشی از آن را با هم می‌خوانیم:

 الیسون: هر روز که سر کار می‌روید، کلی کار هست که می‌خواهید انجام دهید. قصد دارید پروپوزال مشتری را بنویسید، فرم‌های ارزیابی عملکرد را تکمیل کنید یا اطلاعات دقیق‌تری درباره اهداف استراتژیک به‌دست آورید.

اما ناگهان یک نوتیفیکیشن برایتان می‌آید، یا یک پیام یا یکی از همکارانتان زنگ می‌زند و وقتی به خودتان می‌آیید، می‌بینید که نیم ساعت یا حتی یک ساعت را صرف کاری کرده‌اید اهمیتش از کاری که برایش برنامه‌ریزی کرده بودید، کمتر بوده است و حواس شما پرت شده است. این اتفاق چندبار در روز برای خیلی از ما می‌افتد.

میهمان امروز من، کارشناس حل این مشکل است. طی این سال‌ها، او مطالعات فراوانی کرده تا ببیند آدم‌ها چطور می‌توانند عادت‌های بد خود را ترک کنند، نه‌تنها از طریق کنار گذاشتن وسایلی مثل گوشی، بلکه از طریق ذهن.

او امروز اینجاست تا توصیه‌هایش را در اختیار کارکنانی بگذارد که دوست دارند در کارشان بیشتر تمرکز داشته باشند و البته مدیرانی که می‌خواهند محیطی فراهم کنند که حواس‌پرتی‌ها به حداقل برسد. خوش‌ آمدی.

نیر: خیلی ممنون الیسون.

 الیسون: تو کتابی نوشتی درباره اینکه شرکت‌ها چطور موبایل‌ها و اپلیکیشن‌هایی طراحی کنند که نظر ما را جلب کند و حالا داری به ما می‌گویی که چطور حواسمان پرت این چیزها نشود. چرا تغییر رویکرد دادی؟

نیر: این تغییر رویکرد نیست، البته مادامی که برای هر دو مساله، جواب داشته باشیم. اعتیاد خیلی با عادت فرق دارد چون اعتیاد همیشه بد است، اما عادت‌ها می‌توانند خوب باشند و چیزی که باید یاد بگیریم این است که از ابزارها به بهترین شکل استفاده کنیم. یعنی از تکنولوژی‌هایی که عادت ایجاد می‌کنند در راستای بهبود زندگی‌مان استفاده کنیم و همزمان، بدانیم که این ابزارها ساخته شده‌اند تا بیش از حد برای انجام یک کار وقت نگذاریم.

 الیسون: یعنی پرت شدن حواس، به‌خاطر وجود دستگاه‌هایی مثل موبایل و پرداختن به کارهای غیرمهم به‌نظر تو عادتی است که می‌تواند ترک شود؟

نیر: بله. تازه اینها جزء عادت‌هایی هستند که ترکشان آسان است. طبیعتا پرسه‌زنی در شبکه‌های اجتماعی در ساعات کار، برای یک کارمند پسندیده نیست و این را خودمان هم می‌دانیم. به نظر من حواس‌پرتی‌های مخرب، آنهایی هستند که حتی متوجه نمی‌شویم که غرقشان شده‌ایم.

مثلا فرض کن می‌خواهی پروژه مهمی را تمام کنی که مدت‌ها به تعویق انداخته‌ای. با خودت می‌گویی امروز انجامش می‌دهم، البته بعد از چک کردن ایمیل. چون با خودت فکر می‌کنی «بالاخره که باید ایمیل‌ها را چک کنم. مگر چک کردن ایمیل‌های کاری یک فعالیت مفید نیست؟» اما اینطور نیست.

اگر دائما به کارهای فوری بپردازیم و کارهایی را که همانقدر مهمند اما به برنامه‌ریزی بلندمدت نیاز دارند دائما عقب بیندازیم، هیچ‌وقت نمی‌توانیم کارهای مهم را انجام دهیم.

من در آن کتاب به آدم‌ها یاد می‌دهم که ارزش‌هایشان را به زمان تبدیل کنند. همه فکر می‌کنند متضاد حواس‌پرتی، تمرکز است. اما اینطور نیست.

متضاد آن، کشش است. کشش یعنی هر اقدامی که تو را به انجام کاری سوق دهد که دوست‌داری زمانت را برای آن صرف کنی. چیزی که از قبل برایش برنامه ریخته‌ای.

حواس‌پرتی فریبکار است. در لحظه، احساس می‌کنی باید انجامش دهی، حتی اگر از قبل برایش برنامه‌ریزی نکرده باشی. هدف من کمک به آدم‌هاست که به کاری بپردازند که از قبل برایش برنامه‌ریزی کرده‌اند و همسو با اهدافشان است.

 الیسون: پس همه چیز با برنامه‌ریزی شروع می‌شود؟

نیر: تا حد زیادی بله. اما قبلش اجازه بده جواب این سوال را بدهم. چرا ما به کارهایی می‌پردازیم که به ضررمان است؟ چرا حواسمان پرت می‌شود؟ سقراط و ارسطو اسمش را گذاشتند «آکراسیا»، یعنی تمایل ما به انجام کاری که بر خلاف منافعمان است.

وقتی این سوال را می‌پرسیم، معمولا می‌رسیم به جواب‌هایی مثل «اصل لذت» فروید. که همه کارهای ما برای رسیدن به لذت و دوری از رنج است. از نظر عصب‌شناسی ثابت شده که این درست نیست. برعکس.

همه‌اش از رنج شروع می‌شود. همه کارهای ما ناشی از پدیده‌ای است به نام «واکنش هم‌ایستایی». یعنی هر کاری که ما را معذب می‌کند، مغزمان تحریکمان می‌کند کاری کنیم که آن حس خنثی شود.

از نظر روان‌شناسی هم این ثابت شده. وقتی تنهاییم، فیسبوک چک می‌کنیم. وقتی مطمئن نیستیم، گوگل را چک می‌کنیم.

وقتی حوصله‌مان سر رفته، اخبار را چک می‌کنیم. تمام این ابزارها اساسا کمک می‌کند تا حس ناخوشایند ما برطرف شود (اسم اینها، محرک‌های درونی است). اگر از اینها آگاه باشیم، خواهیم دانست که مدیریت زمان یعنی مدیریت رنج.

طی چند دهه گذشته، چه اتفاقی افتاده؟ ارضای احساسات ناخوشایند خیلی راحت‌تر از قبل شده و این به واسطه تکنولوژی و ماهیت فراگیر و مجاب‌کننده آن است.

الیسون: فرض کن یک کار مهم داریم که باید امروز انجامش دهیم که اصلا حوصله‌اش را نداریم و پنج تا ایمیل هم باید جواب دهیم که برای آن حوصله داریم. چطور خودمان را وادار کنیم که کار مهم‌تر را انجام دهیم؟

نیر: برای آنکه حواسمان پرت نشود، چهار مرحله داریم. اول باید محرک‌های درونی را کنترل کنیم. ثانیا باید برای «کشش‌ها» زمان در نظر بگیریم. سپس باید محرک‌های بیرونی را شناسایی کنیم و مرحله آخر، عهد و پیمان بستن با خود است. مردم معمولا یا خودشان را سرزنش می‌کنند یا عوامل بیرونی را.

مثلا می‌گویند «تقصیر تکنولوژی است که من را گول می‌زند.» یا می‌گویند «تقصیر خودم است. من کلا زود معتاد می‌شوم.» در حالی که اینها رفتارند و رفتار را می‌توان تغییر داد.

 الیسون: چطور این محرک‌ها را کنترل کنیم؟

نیر: اول باید بدانیم که این حس‌ها کاملا طبیعی‌اند. وقتی در محیط کار، رئیست از تو می‌خواهد که همیشه در دسترس باشی، طبیعی است که حس خوبی نداشته باشی. باید با این حس‌ها طوری مقابله کنیم که به انجام کارهای مهم یا همان کشش‌ها ترغیب شویم، نه پرداختن به حواس‌پرتی‌ها. اول باید آن حس را قبول کنیم.

البته قبل از آنکه به بازیگوشی بپردازیم. از خودت بپرس: چه حسی باعث شد سمت گوشی‌ام بروم؟ استرس، ترس، خستگی، تنهایی، رفتی سراغش که چه حسی را ارضا کنی؟ سپس آن را بنویس.

بدون هیچ قضاوتی. بعد به جای سرزنش، به آن با کنجکاوی نگاه کن. معمولا آدم‌ها در این مواقع خودشان را تنبیه می‌کنند که این باعث می‌شود مشکل ادامه‌دار شود.

 الیسون: مثلا در محیط کار، اگر جواب سوال این باشد که «من به این کار علاقه ندارم،» چه؟

نیر: اول باید ریشه مشکل را پیدا کنی. اگر اساسا با کارت (یا رابطه‌ات یا زندگی شخصی‌ات) مشکل داری، این تقصیر گوشی‌ات نیست.

پس در این صورت باید از خودت بپرسی «آیا این شغل اصلا برای من مناسب است؟» اما اگر کارت را دوست داری و یک وظیفه خاص را دوست نداری، آن موقع است که باید این تاکتیک‌ها را به کار بگیری و از خودت بپرسی «چرا دوستش ندارم؟ کجایش سخت است؟ آیا کسل‌کننده است یا خسته‌کننده؟ یا به نظرم ارزشش را ندارد؟» حست را بنویس و با کنجکاوی بررسی‌اش کن.

سپس ۱۰ دقیقه، کامل روی حست تمرکز کن. این حس‌ها معمولا ابتدا اوج می‌گیرند سپس فروکش می‌کنند. زودتر از آنکه فکرش را بکنی. در آن ۱۰ دقیقه، تو دو تا گزینه داری. یا برگردی سر کاری که همان لحظه باید انجامش دهی.

یا بنشینی و با حست مشغول باشی. هدف این است که حست را به رسمیت بشناسی و از آن آگاه شوی و بدانی که می‌توانی در آن ۱۰ دقیقه، به آن حواس‌پرتی بپردازی. اما معمولا وقتی ۱۰ دقیقه می‌گذرد، حس وسوسه فروکش می‌کند.

 الیسون: محرک‌های بیرونی چطور؟ مثل یک همکار پرحرف یا ایمیل رئیس که باید فورا به آن جواب دهی؟

نیر: پس از کنترل محرک‌های درونی، یک مرحله دیگر وجود دارد. برنامه‌ریزی و زمان گذاشتن برای انجام فعالیت‌های موسوم به «کشش‌ها.» پس از آن نوبت به کنترل محرک‌های بیرونی می‌رسد.

باید محرک‌هایی که به نفعت نیستند را بی‌جواب بگذاری. البته اگر مثلا در گوشی‌ات یادآور گذاشته‌ای که فلان روز، فلان کار را انجام دهی، انجامش بده. اما اگر محرک بیرونی تو را وادار به انجام کاری کرد که برایش از قبل برنامه‌ریزی نکرده بودی، این جزو حواس‌پرتی‌هاست.

در اینجا باید کشش‌ها و حواس‌پرتی‌ها را از هم تفکیک کنی. کارهایی که از قبل برایشان برنامه‌ریزی کرده‌ای، نسبت به کارهایی که رئیست یا همسرت بدون برنامه به تو محول می‌کنند، در اولویت است.

بهترین کار این است که زمان بگذاری و تنظیمات نوتیفیکیشن گوشی‌ات را تغییر دهی که هر کس، هر وقت دلش خواست نتواند به تو دسترسی پیدا کند. این کاریست که دوسوم آمریکایی‌ها انجام نمی‌دهند. همه طبق تنظیمات کارخانه پیش می‌روند.

 الیسون: ولی وقتی درخواست کسی را رد می‌کنی، مثلا از طریق ایمیل، بلافاصله با خودت می‌گویی «نکند از دستم ناراحت شده باشد؟»

نیر: وقتی برایت نوتیفیکیشن می‌آید، حس می‌کنی باید بلافاصله جواب دهی. اما آیا واقعا باید همان لحظه جواب دهی؟ کسی مثل تو که مشغله‌اش زیاد است، دلیلی ندارد جواب همه را بدهد.

 الیسون: از مدیریت زمان با روش «تایم باکسینگ» برایمان بگو.

نیر: اولا باید بدانی که نوشتن لیست کارها کافی نیست. معمولا آن کارها انجام نمی‌شوند و فقط روی هم تلنبار می‌شوند. لیست انجام کارها، یک خروجی است و خروجی بدون ورودی معنا ندارد.

پس برای انجام کارهای لیست، به یک ورودی نیاز داریم که اسمش «زمان» است. پس گام بعدی این است که برای انجام آن کار، زمانی را در نظر بگیریم. سپس جدول زمان‌بندی‌ هفتگی‌ات را به مدیرت نشان بده.

با او هماهنگ کن. اولویت‌هایت را مشخص کن. از او بخواه کارهایی را که به تو سپرده اولویت‌بندی کند و اگر امکانش هست، بعضی‌هایش را حذف کند. با این روش، زمانت مدیریت می‌شود و زندگی شخصی‌ات هم نظم می‌گیرد. مجبور نیستی کارهای باقیمانده را آخر هفته‌ها یا شب‌ها در خانه انجام دهی.

البته اگر کاری را پذیرفته‌ای که در دسترس بودن شبانه‌روزی جزئی از آن است اشکالی ندارد. من در مورد سایر شغل‌ها صحبت می‌کنم.

 الیسون: ما گاهی حتی در خانه هم حواسمان پرت می‌شود و به کار فکر می‌کنیم. چطور کارهایمان را اولویت‌بندی کنیم؟

نیر: این بستگی به ارزش‌هایت دارد. وقتی از آدم‌ها می‌پرسیم چه چیزی برایتان ارزش دارد، می‌گویند خانواده یا دوستان یا سلامتی. اما وقتی به برنامه کاریشان نگاه می‌کنی، هیچ اثری از اینها نیست.

پس تمام این پروسه باید با ارزش‌ها شروع شود. اول از همه باید مراقب خودت باشی و برای آن زمان بگذاری. سپس باید برای چیزهایی که روزانه وقتت را می‌گیرند زمان بگذاری؛ مثل رفت و آمد.

بعد جایی برای روابطت بگذار و سپس وارد حوزه کار شو. نه‌تنها کارهایی مثل پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها، بلکه باید زمان بگذاری برای تفکر و پیدا کردن راه حل مشکلات.

 الیسون: اهداف بلندمدت چطور؟

نیر: باید با خودت عهد و پیمان ببندی. یعنی از قبل تعهد بدهی تا بعدا حواست پرت کارهای دیگر نشود. مثلا ترتیبی بدهی که انجام آن حواس‌پرتی سخت شود. یا مثلا اگر تقلب کردی، مجبور باشی هزینه بدهی. یا انجام ندادن آن کار را یک جوری به یک ارزش یا هویت گره بزنی.

الیسون: فرهنگ بعضی از شرکت‌ها طوری است که مثلا اگر بلافاصله جواب ایمیل همکار یا رئیست را ندهی توهین محسوب می‌شود. اگر مدیر یا سازمانت این چیزها را قبول نداشته باشند، چه؟

نیر: اینجا این سوال پیش می‌آید که آیا علت این حواس‌پرتی‌ها، تکنولوژی است یا فرهنگ؟ حواس‌پرتی در محل کار یکی از نشانه‌های اختلال عملکرد است. سرویس پیام‌رسان Slack را در نظر بگیرید که در محیط کار استفاده می‌شود.

خیلی‌ها که پیش من از حواس‌پرتی‌های محیط کار گله می‌کردند، می‌گفتند یکی از دلایلش Slack است. برای بررسی بیشتر، رفتم به شرکت Slack چون با خودم گفتم اگر این برنامه عامل اصلی حواس‌پرتی کارکنان شرکت‌هاست، پس خود کارکنان شرکت Slack باید بیشتر از هر کسی با این مشکل روبه‌رو باشند، چون بیشتر از همه از این ابزار استفاده می‌کنند.

ولی دیدم که مشکل از این نرم‌افزار نیست. اگر ساعت ۶ بعدازظهر به دفاتر این شرکت بروی، می‌بینی که ساختمان خالی است. شب‌ها و آخر هفته‌ها هیچ‌کس از Slack استفاده نمی‌کند.

پس از تحقیقاتم فهمیدم که در شرکت‌های دارای فرهنگ سالم، حواس‌پرتی به ندرت اتفاق می‌افتد. حواس‌پرتی یک مشکل است. هیچ کس دوستش ندارد. اما اگر نتوانیم درباره آن صحبت کنیم، پس محیط سازمان یک ایرادی دارد.

شرکت‌های موفق دارای سه ویژگی هستند که هیچ ربطی به تکنولوژی ندارند. در این شرکت‌ها کارمندها از نحوه استفاده از تکنولوژی راضی‌اند و مجبور نیستند وارد چرخه «پاسخگویی» شوند.

اول، این شرکت‌ها به کارکنان حس امنیت روانی می‌دهند. یعنی کارمند آزادانه و بدون ترس از مجازات، نگرانی‌هایش را ابراز می‌کند.

دوم، فراهم کردن فضایی برای کارکنان است که بتوانند مشکلات، سوالات و نگرانی‌هایشان را مورد بحث قرار دهند. در شرکت Slack یک انجمن گفت‌وگو طراحی شده تا کارکنان نظر بدهند.

مدیریت نیز از یک اموجی استفاده می‌کند که یعنی نظراتتان را خواندم و به مشکل رسیدگی می‌شود. و اما ویژگی سوم. در این شرکت‌ها، مدیران الگوی کارکنان هستند. آنها فقط حرف نمی‌زنند.

عمل می‌کنند. اگر واقعا چیزی بخواهد حواسشان را پرت کند، می‌گویند «نه! به زمان نیاز دارم که برای مشکلات چاره پیدا کنم.» پس ریشه حواس‌پرتی، فرهنگ است اما فرهنگ می‌تواند تغییر کند.

منبع: دنیای اقتصاد
 

ویکی پلاست | توسعه ارتباطات، افزایش اطلاعات