اشتباهاتی که هنگام عقد قرارداد با مشتری رخ می‌دهد

تجربه بهترین معلم است به شرطی که بخواهید از خطاهای دیگران درس بگیرید. اغلب افراد با انجام کارها و آزمون‌وخطا پی به اشتباهات خود می‌برند اما عده‌ای دیگر برای مرتکب نشدن اشتباه به دنبال روش‌های ساده‌تر هستند. آن‌ها با بررسی تجربیات، کارها و سخنان اطرافیان خود به اشتباهات و باید و نبایدهای کسب‌وکار پی می‌برند.

لیزا پرامیس به مدت هشت سال است که به‌عنوان مشاور بازاریابی و استراتژی استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای نوظهور فعالیت می‌کند. او به‌عنوان مؤسس و مشاور گروه Promise consulting یا LLC کل قراردادها، فاکتورها، حساب‌ها، مالیات خود را کنترل می‌کند.

او با داشتن بیش از ۲۰ مشتری در چند سال گذشته توانسته درس‌های زیادی را از آن‌ها یاد بگیرد. معمولا کار یک مشاور تازه‌وارد به‌ویژه برای کنترل قراردادها و دستمزدها دشوار است. هدف پرامیس اشتراک‌گذاری تجربیات و اشتباهات گذشته‌ی خود با دیگران است تا به این صورت بتواند به بقیه در اجتناب از این خطاها کمک کند.

۱. نبود یک قرارداد مکتوب
آیا جمله‌ی حرف من سند است معنایی برای شما دارد؟ برای بسیاری از افراد صرفا بیان این جمله کافی نیست. قراردادهای کلامی را می‌توان به‌عنوان یک تأیید اولیه‌ از سوی مشتری به‌حساب آورد نه تأیید نهایی.

سعی کنید قراردادهای خود را به شکل مکتوب دربیاورید. یک قرارداد بنویسید که هر دو طرف آن‌ را امضا کنند (شما و مشتری). هر تغییری در توافق باید به شکل ضمیمه‌ی مکتوب به آن الحاق شود یا این‌که حداقل در قالب یک ایمیل مستند برای تغییرات وجود داشته باشد.

۲. استفاده از ساختار نرخ اشتباه
درگذشته به صورت هفتگی، ساعت‌هایی را برای ملاقات با مشتری در نظر می‌گرفتم. درنهایت هفته‌ی موعود سررسید و کار هم در حال پیشرفت بود اما درخواستی از مشتری نیامد. این یعنی نمی‌توانستم به کار ادامه داده و به دلیل کامل نکردن این زمان، نمی‌توانستم صورتحسابی را صادر کنم. به این صورت نمی‌توان درآمد سالیانه (حتی هفتگی) را کنترل کرد.

سعی کنید ساختار پرداخت مخصوص به خود را بسازید. برای مثال این ساختار می‌تواند بر مبنای پرداخت ساعتی باشد. پرامیس توافق کرده بود کار را در طی ساعت‌های بخصوص با یک نرخ ثابت به انجام برساند. درنتیجه او بر اساس زمان توافق شده کار خود را انجام می‌داد و در ازای آن دستمزد خود را دریافت می‌کرد.

۳. نبود بند مربوط به خروج در قرارداد
گاهی با تمام تلاش‌های انجام‌شده در جهت جلب مشارکت مشتری، توافق به شکل غیرمنتظره‌ای به پایان می‌رسد. در دنیای مشاوره، احتمال پایان پروژه وجود دارد و اغلب اوقات افراد به صورت تمام‌وقت استخدام می‌شوند. اما پر کردن این شکاف برای یک پروژه‌ی ازدست‌رفته نیاز به زمان دارد.

قرار دادن بند یا شرایط خروج باعث می‌شود طرفین به‌راحتی بتوانند برای کارهای آینده‌ی خود برنامه‌ریزی کنند. مشتری در صورت تمایل به پایان قرارداد از قبل هشدار می‌دهد بنابراین شما زمان لازم را برای دستیابی به چشم‌اندازهای پروژه‌ی آینده‌ی خود خواهید داشت. معمولا مهلت سی‌روزه برای خروج در صنایع، مهلت استانداردی است.

۴. نبود شرایط پرداخت
ممکن است به‌عنوان یک کارمند، چک‌های پرداختی با بازه‌های پرداخت هفتگی یا دوهفته یک‌بار داشته باشید. شرکت‌ها معمولا با مشاورها یا افرادی که به صورت پروژه‌ای برای آن‌ها کار می‌کنند، رفتار یکسانی ندارند؛ برای مثال در بعضی شرکت‌ها اشخاص ثالث، در آخرین اولویت پرداخت حقوق قرار می‌گیرند.

شرکت‌ها معمولا حقوق کارمندان تمام‌وقت خود را در اولویت قرار می‌دهند؛ بنابراین ممکن است توافق net 30 شما دو، چهار یا چند هفته‌ بعد پرداخت شود (توافق net 30 به طرح قراردادی گفته می‌شود که بر اساس آن حقوق در بازه‌های سی‌روزه پرداخت می‌شود).

بهترین شرایط پرداخت بر اساس الگوی پانزده روزه است
برای مثال دستمزد کاری که در اردیبهشت انجام داده‌اید ممکن است حتی در بهترین حالت تا ماه مرداد هم پرداخت نشود. پرداخت پانزده‌روزه بهترین روش پرداخت است.

برای مشاورها هم نباید شرایط پرداخت متفاوت با یک کارمند تمام‌وقت باشد. کارمندان پروژه‌ای هم باید از حقوق یکسان با بقیه‌ی کارکنان برخوردار باشند. پرداخت در بازه‌های زمانی دوهفته یک‌بار ارزش و مزیت کار را حفظ می‌کند.

۵. در نظر گرفتن بندی در مورد آخرین حقوق و دستمزد
بعضی مشتریان پرداخت فاکتور را از چند روز تا چند هفته به تعویق می‌اندازند. بدترین نمونه‌ی آن شش ماه است. پرامیس بر اساس روش حسابداری خود (تعهدی) مالیات‌ها را در نظر می‌گیرد و مجموع آن‌ها غیرقابل‌چشم‌پوشی است (مطمئن شوید قبل از شروع کار در مورد سود و زیان روش‌های حسابداری تحقیق کرده باشید!).

تنها یک بند حل اختلاف در توافق خود در نظر نگیرید بلکه تمام بندهای موجود را در صورت عدم پرداخت مشتری، مکتوب کنید.

در صورت عدم دریافت دستمزد، نباید از شما انتظار ادامه‌ی کار داشته باشند و جمع شدن بدهی‌های پرداخت نشده می‌تواند در آینده مشکل‌ساز شوند؛ بنابراین بهتر است بند یا شرایط مشخصی را در مورد مجموع بدهی (از طریق سازمان یا وکیل خود) به قرارداد اضافه کنید.

۶. عدم استفاده از یک الگوی قرارداد
اغلب اوقات، الگوی قرار داد را می‌توان برای عقد هر گونه قرارداد با مشتری‌های جدید به کار برد. این الگو آشنا است و از منافع شما و مشتری حمایت می‌کند. همیشه سعی کنید تا آنجا که می‌توانید روی الگوی قرارداد خود کار کنید. نداشتن الگو باعث می‌شود حل مشکلات و شناسایی گزینه‌های موجود برایتان دشوارتر شود.

همیشه مطمئن شوید شرایط کلیدی را در قرارداد خود در نظر گرفته‌اید. فقط به هشدارهای موجود در قرارداد طرف مقابل بسنده نکنید بلکه مطمئن شوید در صورت درست پیش نرفتن امور، موردحمایت قرار خواهید گرفت.

بر اساس این ۶ نکته می‌توانید تا حد ممکن از خطاها و اشتباه در عقد قرارداد خودداری کنید. اگر همیشه خود را برای بدترین شرایط آماده کنید، ادامه‌ کار برایتان آسان‌تر خواهد بود.

هرچقدر بیشتر با امور حسابداری، قراردادها و امور داخلی کسب‌وکار خود آشنا باشید، با آمادگی بیشتری وارد قراردادهای جدید خواهید شد. همچنین نسبت به مشتری‌های بالقوه حرفه‌ای‌تر عمل می‌کنید. از کمک خواستن نترسید، اگر شک دارید سعی کنید همیشه با یک وکیل یا راهنمای قابل‌اعتماد مشورت کنید.

هر تلاش جدید، به تجربه‌ شما اضافه می‌کند و پیشرفت خود را در طی مسیر کاری خواهید دید. راه‌اندازی کسب‌وکار مسئولیت بزرگ و درعین‌حال سودبخشی است. تا جایی که ممکن است سؤال بپرسید، اطراف خود را بررسی و مشاهده کنید و تجربیات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. 

منبع: زومیت