نحوه‌ی سؤال کردن مدیران باهوش و کارآمد در محل کار

افراد باهوش از دیگران سؤالاتی می پرسند که پاسخ‌های خوب و متنوعی دارد و می توانند چیزهای خوبی از آن‌ها یاد بگیرند. در ادامه‌ی مقاله، سؤالات اشتباهی را بیان می کنیم که ممکن است در نظر دیگران کم هوش به نظر برسید.

سؤالات اشتباهی که نباید بپرسید

مدیر یک شرکت، برای مشکلی یک راه حل خوب پیدا کرده و ادعا می کند تمام جوانب را در نظر گرفته است. با این وجود، برای اطمینان بیشتر از یکی از کارمندان خود نظرخواهی می کند.

به او می گوید: "من فکر می کنم برای این که نتیجه‌ی بهتری حاصل شود، باید موقعیت دو نفر از کارمندان را تغییر دهیم. من تمام جوانب را در نظر گرفته‌ام، با این کار به 10 درصد بهره وری بیشتری خواهیم رسید. نظر شما در این باره چیست؟"

کارمند ارشد در پاسخ می گوید: «فکر می کنم ایده‌ی بسیار خوبی است.» مدیر هم همین نظر را دارد و نظر خود را عملی می‌کند.

این ایده عملکرد خوبی داشت، اما باعث شد زندگی شخصی برخی از کارمندان دچار مشکل شود. مدیر خیلی زود از وجود مشکل مطلع شده و کارمندان را به موقعیت قبلی‌شان بر می‌گرداند، اما مشکل دقیقا کجا بود؟ این‌که مدیر نتوانست سؤال خود را به روش درستی بپرسد.

اغلب افراد همین سؤالات اشتباه را در محیط کار می پرسند. مشکل اینجاست ما سؤالات محدودکننده‌ای داریم. به گونه‌ای سؤال می کنیم که پاسخ آن از قبل مشخص است.

حتی در خیلی موارد اصلاً به پاسخ طرف مقابلمان توجه نداریم. چون طوری سؤال می‌پرسیم که پاسخ آن واضح و روشن است.

سؤالات اشتباه در محیط کار و بهترین جایگزین برای آن‌

سؤالاتی که برای دریافت تائید دیگران پرسیده می‌شود

این سؤالات تنها ذهن طرف مقابل را محدود می کند. پس او به جای فکر کردن و ارائه‌ی بهترین راه حل، تنها پاسخ دلخواهتان را به شما می‌دهد. به سؤالات زیر دقت کنید:

- بهتر نیست آن سفارش را همین‌طور که هست تحویل دهیم؟

- به نظر شما باز هم باید منتظر بمانیم؟

- آیا کسی می‌تواند برای تنبیه نکردن این کارمند دلیل خوبی ارائه دهد؟

خیلی از این سؤالات تنها یک پاسخ دارند. شما خیلی خوب می دانید می خواهید سفارش را تحویل دهید، یک روز بیشتر منتظر نمانید و قصد دارید آن کارمند را تنبیه کنید. قطعاً تعداد زیادی از افراد با نظر شما موافقت می کنند، جز چند نفر با شما مخالفت خواهند کرد. پاسختان کاملاً واضح و مشخص است.

راهکار بهتری برای طرح این سؤالات وجود دارد. بهترین جایگزین برای این سؤالات چیست؟ می توانید این سؤالات را بدین صورت مطرح کنید:

- به نظر شما درباره‌ی این سفارش‌ها چه کاری می‌توانیم انجام بدهیم؟

- فکر می کنید بهتر است چه کار کنیم؟

- به نظر شما بهترین برخورد با این کارمند چیست؟

این سؤالات پاسخ اصلی را در بر ندارد و هر یک از آن‌ها به طرف مقابل امکان می دهد درباره‌ی پاسخ خوب فکر کنند. حتماً متوجه شدید، برای این سؤالات پاسخ‌های زیادی هم وجود دارد.

سؤالاتی که تنها دو گزینه پیش روی طرف مقابل قرار می‌دهد

تصور کنید می خواهید یک سفارش به دست مشتری برسانید اما در بین راه متوجه می شوید کیفیت مطلوبی ندارد. درباره آن چاره اندیشی می کنید و فقط دو راه حل برای آن دارید که هر دو جوانب مثبت و منفی دارند. اکنون از اعضای گروهتان سؤال می کنید و دو راه حل مقابلشان می گذارید. «به نظر شما باید تمام کار را از اول شروع کنیم؟ یا باید ادامه دهیم و امیدوار باشیم مشتری متوجه نقصان سفارش نمی شود؟»

اعضای تیم یکی از این دو راه حل را انتخاب می کنند؛ زیرا تنها دو راه حل محدود وجود دارد و ذهنشان به همین دو راه معطوف است. قطعاً راه حل بهتری هم وجود دارد که شما به آن توجه نکرده‌اید. پس با پرسش اشتباه و محدودتان، قدرت تفکر درباره‌ی راه سوم را از اعضای تیم گرفته‌اید.

می توانید این سؤال را بدین صورت بپرسید: «در این سفارش، کیفیت موردنظر وجود ندارد. به نظر شما چه کاری باید انجام دهیم؟»

پس اعضای گروه می توانند درباره بهترین پاسخ فکر کنند و پاسخ‌های متنوعی ارائه دهند. شاید گروهتان همان راه حل‌ها را ارائه دهند یا راه‌های دیگری پیدا کنند؛ مثلاً: «به جای این که کار را از اول شروع کنیم، مشکل را به مشتری می گوییم و در مقابل نقصان‌های کیفی برخی خدمات را در اختیارش می‌گذاریم. ممکن است مشتری سفارش را در ازای خدمات ارائه شده قبول کند.»

پس فقط مشکل را مطرح کنید و راه حل‌های محدود را به زبان نیاورید. سؤال خود را بدین صورت بپرسید: چه فکری می کنید؟ چه کار کنیم؟ چطور این کار را انجام دهیم؟

آرامش خود را حفظ کنید و به اطرافیانتان هم اجازه دهید فکر کنند. عجول نباشید و منتظر بمانید. نباید ذهن اعضای گروهتان را تنها با چند راه حل محدود کنید.

سؤالاتی که واقعا برای دانستن پرسیده نشده‌اند

فکر می کنید اگر درباره چیزی سؤال کنید ضعف خود را نشان داده‌اید؟ آیا به‌عنوان یک مدیر ضعیف و آسیب‌پذیر جلوه می کنید؟ شاید حق با شما باشد. بهترین راه این است به جای سؤال پرسیدن، توضیح بخواهید. سؤال خود را به این صورت مطرح کنید:

- راه حل شما مرا تحت تأثیر قرار داد. تصور کنید من هیچ اطلاعی در این باره ندارم، چطور می توانید آن را برایم توضیح دهید؟

- راه حل شما خیلی خوب است. لطفاً یک بار دیگر آن را برایم تکرار کنید. می خواهم مطمئن شوم تمام جوانب آن را متوجه شده‌ام و نمی خواهم از چیزی بی‌اطلاع بمانم.

- اجازه دهید صادقانه بگویم. اطمینان ندارم دقیقا گفته‌هایتان را درک کرده باشم، اما واقعاً می خواهم آن‌ها را درک کنم. می توانید آن را بهتر توضیح دهید؟

روش آخر بهتر جواب می دهد. نگران نباشید، کمی فروتنی لازم است.

نکاتی درباره نحوه‌ی بیان سؤال

1. سؤال خود را در قالب یک جمله بیان کنید

باید سؤالاتتان را واضح و با جزئیات بپرسید، اما تنها به یک جمله محدود شوند. برای مثال:

- چطور می توان بهره‌وری را بالا برد؟

- چطور می توان کیفیت محصول را بهبود داد؟

- اگر شما به جای من بودید چه کاری انجام می‌دادید؟

2. تنها وقتی برای سؤالاتتان گزینه‌ای مطرح کنید که هیچ گزینه‌ی دیگری ممکن نیست

البته این موضوع در بیشتر مواقع صادق نیست؛ زیرا معمولاً برای هر مشکلی راه حل‌های زیادی وجود دارد.

3. پاسخ را در سؤالات خود نگنجانید

اگر پاسخ را می دانید، نیاز نیست آن را در سؤالتان بگنجانید. پس سؤالاتی که می پرسید، نباید پاسخ‌های احتمالی داشته باشد.

4. این اصول برای سؤالات پیگیری‌کننده کارها هم صادق است

این سؤالات را به صورت مختصر، بدون پاسخ و بدون هیچ گزینه‌ی احتمالی مطرح کنید.

5. تا جای ممکن کم‌تر حرف بزنید

وقتی از دیگران سؤال می کنید به معنای آن است که می خواهید چیزی که درباره‌ی این موضوع می دانند یا حدس می زنند را بدانید. پس ساکت بمانید و تنها گوش دهید. وقتی از فردی به روش درست سؤال می پرسید، باید انتظار داشته باشید چیزهای زیادی از پاسخ‌های او یاد بگیرید.

منبع: یوکن

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک