آنچه مدیران در مورد کنترل‌‌‌های کاری باید بدانند

حال سوال مهم اینجاست که تفاوت بین این دو چیست؟ در پاسخ باید گفت هنگامی که شما تحت کنترل هستید باید حضوری همه‌‌‌روزه در محل کارتان داشته باشید؛ اما وقتی کسب و کارتان تحت کنترل باشد این امکان به وجود می‌‌‌آید تا بر اساس سیستم‌ها، فرآیندها و رویکردهایی کار کند که برای تحقق نیازهای آن شکل‌‌‌گرفته‌‌‌اند، و نه بر اساس ترس‌‌‌های شما یا محدودیت‌هایتان به‌‌‌عنوان یک مدیر.

واقعیت این است که کنترل‌‌‌ها، حفاظت‌‌‌های هوشمندی هستند که از شرکت شما در برابر تصمیم‌‌‌ها و اقدامات پیش‌بینی نشده و نامناسب کارکنانتان حفاظت می‌کنند. هنگامی که شما مدیریت می‌‌‌کنید، در عمل به اعضای تیمتان این اختیار و قدرت را می‌‌‌دهید تا بدون کسب تکلیف‌‌‌ کردن از شما اقدام به اتخاذ تصمیمات و قضاوت ‌‌‌کردن و انجام کارها کنند. اما شما باید از طریق بازخورد نشان ‌‌‌دادن به آنها و بررسی مجدد مسائل و تحولات به قوی‌‌‌تر شدن افرادتان کمک کنید تا آنها بهترین عملکردشان را ارائه دهند. دقیقا همین‌‌‌جاست که کنترل‌‌‌های کاری لازم و کلیدی می‌‌‌شوند.

بنابراین‌ کنترل‌‌‌های کاری نه برای تسلط یافتن مدیران بر امور شرکت‌ها بلکه برای ارتقا و پیشرفت کسب‌و‌کارها انجام می‌‌‌پذیرند و بهترین کنترل‌‌‌ها آنهایی هستند که رفتارها و اقدامات منفی و نادرست کارکنان را به رفتارهای مثبت و درست تبدیل کنند و باعث بهبود کیفیت عملکرد تیم‌‌‌ها و کسب نتایج بهتر توسط اعضای آنها شود. به عبارت بهتر، کنترل‌‌‌های خوب این امکان را برای رهبران و مدیران کسب‌وکارها فراهم می‌کنند تا جدیدترین و کاربردی‌‌‌ترین اطلاعات مرتبط با نحوه هدایت تیم‌‌‌های کاری و کلیت کسب‌و‌کارها را به دست آورند و به آنها نشان دهند که قرار است در آینده چه باید انجام دهند و دست به چه‌‌‌کارهایی بزنند.

اهمیت کنترل مالی
هنگامی که صحبت از کنترل‌‌‌ها بر کسب و کار به میان می‌‌‌آید بیش از هر چیزی توجه‌‌‌ها و تمرکزها به سمت کنترل‌‌‌های مالی و پولی معطوف می‌شود، چرا که صاحبان کسب و کارها همیشه و به طور طبیعی نگران این هستند که اگر آنها کنترل دائمی و کاملی بر امور مالی شرکت‌هایشان نداشته باشند احتمال بروز سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی در آنها افزایش می‌‌‌یابد. در ادامه به ۱۰ کنترل مالی اصلی که به حفاظت از شرکت‌ها و کسب و کارها در برابر سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی کمک شایان توجهی می‌کنند اشاره خواهد شد:

۱- گماردن بیش از یک نفر در جریان چرخش پول در عملیات مالی شرکت‌ها. معمولا امضای دو یا چند نفر برای رسمیت پیداکردن اسناد مالی و جلوگیری از کلاهبرداری و اختلاس لازم است و این کنترل مالی می‌تواند جلوی وسوسه‌‌‌شدن افراد برای سوءاستفاده از مقام و قدرتشان را بگیرد.

۲- بررسی سوابق کارکنان و پیمانکاران قبل از استخدام و انعقاد قرارداد با آنها. وقتی شما قبل از استخدام یا انعقاد قرارداد با افراد و پیمانکاران از وجود سابقه کیفری و تخلفات مالی آنها باخبر شوید به‌‌‌احتمال زیاد از وارد معامله ‌‌‌شدن با آنها و به‌‌‌کارگیری‌‌‌شان خودداری خواهید کرد و به‌‌‌جای درمان به فکر پیشگیری خواهید بود.

۳- کاهش تنخواه‌‌‌گردان و چرخش پول نقد و اسکناس در جریان انجام امور مالی شرکت. پول نقد چه کم و چه زیادش وسوسه‌‌‌انگیز است و زمینه را برای وقوع سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی فراهم می‌کند. پس چه‌‌‌بهتر که تا آنجا که ممکن است پول نقد را از کسب‌و‌کارها حذف کرد و برای نقل ‌‌‌و انتقال پول از حساب‌‌‌های بانکی و خدمات الکترونیکی قابل‌‌‌ ردیابی استفاده کرد.

۴- استفاده از حساب‌‌‌های جداگانه و قابل ‌‌‌رهگیری برای انجام عملیات مالی مختلف. این کار باعث می‌شود تا هرکدام از پرسنل بخش مالی شرکت فقط به یک حساب مشخص و قابل‌‌‌ کنترل دسترسی داشته باشد و از دسترسی پیداکردن یک فرد به تمام حساب‌‌‌های شرکت و افزایش احتمال سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی در شرکت جلوگیری می‌کند.

۵- در نظر گرفتن سطوح مختلف قدرت و اختیار برای انجام تصمیم‌گیری‌‌‌های مرتبط با خرید. اگر فقط یک نفر مسوول تصمیم‌گیری و انجام تمام خریدها در یک شرکت باشد هم احتمال بروز سوءاستفاده‌‌‌ها و اشتباهات مالی در این میان افزایش می‌‌‌یابد و هم ممکن است آن فرد دچار وسوسه سوءاستفاده از اختیارات نامحدود و انحصاری خود بشود.

۶- سیاست رسمی واحدی را در زمینه کسانی که حق برداشت از حساب شرکت را دارند یا ندارند دنبال کنید و استثنایی در این زمینه قائل نشوید.

۷- مسائل امنیتی سفت و سختی را در ارتباط با حفظ و نگهداری اطلاعات مربوط به کارت‌‌‌های اعتباری و اطلاعات مالی مشتریان شرکتتان اعمال کنید. برای حصول اطمینان از حفظ اطلاعات مالی و اعتباری مشتریانتان کنترل‌‌‌های فیزیکی و نرم‌‌‌افزاری سخت‌‌‌گیرانه و به‌روزی را به مرحله اجرا درآورید، از جمله قفل‌‌‌کردن کمدها و گاوصندوق‌ها و تغییردادن مکرر رمزهای عبور کامپیوترها و سرورها.

۸- یک سیستم هزینه‌‌‌کرد رسمی و متمرکز ایجاد کنید. اگر می‌‌‌خواهید همیشه دغدغه مسائل مالی به‌‌‌ویژه نحوه هزینه‌‌‌کرد بودجه شرکت باعث تشویش و نگرانی شما به‌‌‌عنوان مالک نشود لازم است یک سیستم رسمی و متمرکز برای هزینه‌‌‌کرد و گزارش معاملات مالی انجام شده در شرکتتان به وجود آورید و بر اجرای دقیق و درست آن تاکید کنید.

۹- از وضعیت و آمار و ارقام عادی و معقول شرکتتان به‌‌‌خوبی آگاه باشید. هنگامی که مالک یک شرکت و به‌‌‌تبع اوتیم مدیریتی آن از وضعیت و آمار و ارقام عادی و نسبتا تکراری آن آگاه باشند و در زمینه‌‌‌های مالی به‌‌‌اصطلاح از مرحله پرت نباشند، این توانایی را خواهند داشت تا وضعیت مالی شرکت را از راه دور و نامحسوس کنترل کنند و این مساله از سوءاستفاده احتمالی مدیران و کارکنان بخش مالی از ناآگاهی مالک شرکت از وضعیت مالی و مسائل تخصصی این حوزه جلوگیری می‌کند.

۱۰- پوشش‌‌‌های بیمه‌‌‌ای مناسبی را برای حمایت از شرکت در برابر اختلاس‌‌‌ها و ریسک‌‌‌های مالی رایج و احتمالی تهیه کنید.

علاوه بر کنترل‌های مالی که در بالا به آنها اشاره شد و مدیران باید به آنها نگاه ویژه‌ای داشته باشند، یکسری کنترل‌های عملیاتی و همچنین کنترل‌های مرتبط با امور فروش و بازاریابی نیز وجود دارند که مهم‌ترین آنها عبارتند از: مدیریت هزینه‌‌‌ها و هزینه‌‌‌کرد بودجه‌‌‌های تصویب شده؛ مدیریت پاسخگویی به درخواست‌‌‌های مشتریان با کمک چک‌‌‌لیست‌‌‌های تحقق‌‌‌پذیر؛ مانیتورینگ میزان رضایت مشتریان از طریق انجام تحقیقات و مصاحبه‌‌‌های غیررسمی و پرسش‌‌‌نامه؛تدوین و اجرای دقیق تقویم بازاریابی شرکت با کمک تعریف ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌ها و بررسی میزان تحقق آنها و راه‌‌‌اندازی کمپین‌‌‌های بازاریابی، ایجاد برنامه‌‌‌های کنترل شاخص‌‌‌های بازاریابی، داشتن چک‌‌‌لیست مناسبی برای راه‌‌‌اندازی و اجرای کمپین‌‌‌های بازاریابی که اعضای تیم شما آن را رعایت کنند، فهرست‌‌‌کردن پارامترهای مذاکره و نهایی کردن فروش برای اعضای تیم فروش شرکت و تعیین حداقل و حداکثر تخفیفی که فروشندگان می‌توانند در زمان نهایی کردن فروش به مشتریان پیشنهاد دهند.

منبع

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک