انتقاد از همکار؛ ۳ قدم برای ارائه‌ی انتقاد سازنده به همکاران

قدم اول: آمادگی برای مکالمه

۱. انگیزه‌ی خود را بسنجید
فقط در صورتی بازخورد خود را ارائه دهید که می‌کوشید به همکارتان و بهبود نتیجه‌ی کارش کمک کنید. اگر به این دلیل که آن فرد را دوست ندارید، کلافه و ناکام شده‌اید یا استرس دارید، از او انتقاد می‌کنید، انتقاداتتان را برای خودتان نگه دارید. اگر از شخصی به دلایل درست انتقاد سازنده نمی‌کنید، سعی کنید با یکی از دوستان یا اعضای خانواده صحبت کنید تا بتوانید احساساتتان را تخلیه کنید.  ارائه‌ی بازخورد از طرف شما فقط باید برای هدفی مشخص باشد، نه برای انتقاد کردن صرف.

۲. درمورد نتیجه‌ی مطلوبی که می‌خواهید به دست آورید، تصمیم بگیرید
وقتی مسئله‌ی خاصی را شناسایی کردید، به این بیندیشید که چه تغییراتی باید ایجاد شوند و برای دستیابی به آن‌ها می‌توانید چه اقداماتی کنید. اگر نتیجه‌ای مشخص در ذهن داشته‌باشید، به احتمال بیش‌تری شاهد تغییرات خواهید بود. انتقادی که می‌کنید باید برای همکارتان یک تجربه‌ی یادگیری باشد.

برای مثال، اگر موضوع انتقادتان درمورد تأخیر در تحویل گزارش‌ها باشد، برای افزایش کارایی می‌توانید به روش‌هایی مانند تعیین نقاط عطف کوچک و تقسیم پروژه به چندین بخش فکر کنید. این اقدامات بسیار مفیدتر از این هستند که به شخص موردنظر بگویید از مهلت گزارشش گذشته‌است و باید سریع‌تر کار کند.

۳. برای انتقاد از همکار خود زمان و مکان مناسبی را در نظر بگیرید
بهتر است این کار را در مقابل دیگران انجام ندهید؛ بنابراین، مکان خلوتی را برای این کار انتخاب کنید؛ علاوه بر این، اگر همکارتان روز بدی را پشت سر گذاشته و از نظر روانی آماده نیست، بهتر است این کار را به زمان دیگری موکول کنید. ممکن است او در حالت دفاعی باشد؛ در این صورت، به هیچ‌ وجه پذیرای پیشنهادهای شما، به‌خصوص اگر انتقاد باشند، نخواهد بود. اگر فرد در شرف اتمام پروژه‌ای یا در حال آماگی برای ارائه یا سخنرانی است، صبر کنید تا کارش تمام شود، بعد انتقاد کنید؛ در غیر این صورت، بازخورد موثر ندارد و نتیجه‌ی کار را تغییر نخواهد داد.

قدم دوم: ارائه‌ی انتقاد

۱. بر آن کار متمرکز باشید
انتقادتان باید درمورد وضع موجود باشد، نه احساسات شخصی شما درمورد شخص یا شخصیت فرد موردنظر. اگر با همکاری روبه‌رو هستید که علاقه‌ی چندانی به او ندارید، به این فکر کنید که چگونه می‌توانید با همکار دیگری این موضوع را حل کنید. استفاده از جملات انفعالی به جای جملات فعال می‌تواند به شما کمک کند که به جای آن شخص، بر موقعیت تمرکز کنید؛ به عنوان مثال برای انتقاد از همکار خود، بهتر است به جای گفتن «شما فردی بی‌نظم و بی‌دقت هستید»، بگویید «این پروژه غلط املایی و اشتباهات زیادی داشت. به نظر می‌رسد که با عجله نوشته شده‌است». از شروع هرگونه انتقاد با جملاتی شبیه به «شما این کار را به‌ طور ... انجام داده‌اید/ نداده‌اید» یا «شما فرد... هستید/ نیستید» بپرهیزید.

۲. از روش ساندویچی استفاده کنید
در این روش انتقادات خود را بین بازخورد‌های مثبت قرار می‌دهید. این روش به همکارتان کمک می‌کند که در برابر انتقادات پذیراتر باشد.

به این روشPositive Improvement Positive) PIP) نیز گفته می‌شود.

با بیان یک نقطه‌‌‌ی ‌قوت شروع کنید. اگر درمورد کار خاصی بحث می‌کنید، درباره‌ی نقاط مثبت کار او صحبت کنید.
درباره‌‌ی مواردی که دوست ندارید و زمینه‌هایی که به پیشرفت نیاز دارند، بحث کنید.
مکالمه را با تکرار نقاط قوت ذکر‌شده و نتایج مثبتی پایان دهید که اگر همکارتان تغییرات پیشنهادی را اِعمال کند، می‌توانند حاصل شوند.
مثلا برای انتقاد از همکار خود، می‌توانید بگویید «این مقاله وضوح نوشتاری و محتوای بسیار خوبی داشت، اما می‌تواند از برخی سامان‌دهی‌ها نیز بهره‌مند شود. اگر تغییراتی سازمانی ایجاد کنید، مقاله حتی قوی‌تر از این هم خواهد شد. شما یک مقاله‌ی خوب را به مقاله‌ا‌ی عالی تبدیل خواهید کرد».

 مطلب مرتبط: مدیران چگونه می‌توانند از تکنیک ساندویچ برای ارائه بازخورد استفاده کنند؟

۳. دغدغه‌های خود را جزئی‌تر و مشخص‌تر بیان کنید
رسیدگی به یک مسئله‌ی خاص بسیار ساده‌تر از یک عبارت کلی است. بیان جزئی‌تر مسئله هم‌چنین شما را مجبور می‌کند تا روی مسئله‌ی فعلی تمرکز کنید و شکایتی را که مدت‌ زیادی است به آن‌ فکر کرده‌اید، مطرح نکنید؛ هم‌چنین، ممکن است اظهارات کلی و غیرجزئی باعث شوند همکارتان احساس کند که شما بی دلیل خرده می‌گیرید.

به عنوان مثال، اگر همکارتان همیشه دیر می‌کند، به جای این‌که بگویید «شما همیشه دیر می‌کنید»، با او درمورد زمان معینی که دیر کرده‌بود، صحبت کنید. مثلا می‌توانید بگویید «متوجه شدم که امروز صبح در جلسه‌ی تیم دیر رسیدید، آیا همه‌چیز مرتب است؟». هم‌چنین، اشاره کردن به مثال خاصی در زمینه‌ی مشکل موردنظرتان مانع می‌شود که همکارتان آن رفتار را انکار کند.

۴. تُن و لحن صدای خود را کنترل کنید
هنگام انتقاد از همکار خود سعی کنید تا حد ممکن مؤدب و دوستانه رفتار کنید. حتی اگر گفته‌هایتان به‌جا باشند، لحن غلط می‌تواند مکالمه را بد پیش ببرد. از کنایه، تحقیر، عصبانیت یا پرخاشگری خودداری کنید. هنگام بحث با همکارتان درمورد مسائل و مشکلات، آرام باشید. آخرین چیزی که می‌خواهید این است که جروبحثی داشته‌باشید که به احتمال زیاد هر دوی شما را در حالت دفاعی قرار دهد. بحث‌های عصبانی همه‌ی راه‌های گفت‌وگوی آینده را می‌بندند و محل کار را به محیطی منفی تبدیل می‌کنند.

به جای آن‌که با کنایه‌ از ارائه‌ای انتقاد کنید و بگویید «آیا وحشتناک نیست که کسی نمی‌تواند واضح صحبت کند و حرفش را بزند؟»، می‌توانید بگویید «وقتی مجبور می‌شوم ارائه دهم و نامفهوم صحبت کنم، عصبی می‌شوم. آیا این اتفاق برای شما هم پیش آمده‌است؟»
لحن غلط باعث می‌شود که همکارتان تدافعی و کینه‌ای شود، بنابراین نتیجه‌ی بحث نامطلوب خواهد بود.
اگر در حال تجربه‌‌ی برخی احساسات منفی هستید، قبل از گفت‌وگو لبخند بزنید. مثبت بودن هنگام لبخند زدن آسان‌تر است.

۵. پیشنهادهایی را برای چگونگی بهبود کار همکارتان ارائه دهید
به این ترتیب، همکارتان متوجه می‌شود که قصد شما کمک کردن به اوست، نه تلاش برای ناراحت کردنش؛ علاوه بر این؛ متوجه می‌شود که قصد شما این است که مطمئن شوید او نیز موفق خواهد شد و همه‌ی شما برای نتیجه‌ای مثبت با هم کار می‌کنید.

هم‌چنین، حتی اگر اشتباه موردنظر را مرتکب نشده‌باشید، می‌توانید بگویید «همه‌ی ما اشتباه می‌کنیم» یا «من انتخاب شما را درک می‌کنم». این کار باعث می‌شود که همکارتان احساس ناراحتی و بی‌انگیزگی نکند. همکارتان باید بداند که علیه‌ او نیستید و درکش می‌کنید. می‌توانید بگویید «کاملا می‌فهمم که چرا آن کار را دیرتر از مهلت معین‌شده تحویل داده‌اید. من هم گاهی بیش از حد درگیر مشکلات می‌شوم و اولویت‌بندی کارها برایم دشوار می‌شود. دفعه‌ی بعد که سرتان خیلی شلوغ بود، به من اطلاع دهید تا با هم بتوانیم اوضاع را مرتب کنیم».

۶. به همکارتان اجازه‌ی صحبت بدهید
به توضیحات و دیدگاه همکارتان گوش فرادهید. از او بپرسید که چه چیزی را می‌توانستند متفاوت انجام دهند و برای اصلاح کار در آینده به انجام چه مواردی نیاز دارند. این امر انتقاد را به یک همکاری و پروژه‌ی مشترک تبدیل می‌کند. اگر همکارتان در روند حل مسئله لحاظ شود، ممکن است انتقادات بیش‌تری را نیز بپذیرد. درمورد هرگونه بازخوردی که همکارتان ارائه می‌دهد، پذیرا باشید. ممکن است چیزی از او یاد بگیرید.

قدم سوم: اجتناب از اشتباهات رایج هنگام انتقاد از همکار 

۱. به همکارتان با بازخورد‌های بیش‌ازحد فشار نیاورید
روی ۲ یا ۳ نکته‌ی خاص تمرکز کنید. پرداختن به مباحث زیاد همکار شما را گیج می‌کند و می‌تواند طاقت‌فرسا باشد. انتقاد بیش‌ازحد می‌تواند به روحیه‌ی او آسیب نیز برساند و دل‌سردکننده باشد. وقتی فقط چند نکته برای بررسی وجود داشته‌باشد، ایجاد تغییرات آسان‌تر است.

۲. به همکارتان فرصت تغییر دهید
تغییر یک‌شبه اتفاق نمی‌افتد. هنگامی که از همکارتان انتقاد کردید، به او فرصت دهید تا تغییرات را در خود نهادینه کند. به او اجازه دهید در پروژه‌های مشابهی کار کند که بتواند آموخته‌هایش را نشان دهند. او را هنگام سروکله زدن با پروژه‌هایی که قبلا در آن‌ها بازخورد گرفته‌اند، تشویق کنید؛ این نشان می‌دهد که شما به او و توانایی‌هایش اعتماد و باور دارید.

۳. درباره‌ی همکارتان قضاوت نکنید
همکار شما ممکن است در ‌ارائه‌ی یک سخنرانی عملکرد نامطلوبی داشته‌ یا پروژه را دیر تحویل داده‌باشد، تصور نکنید که دلایل این رفتار‌ها را می‌دانید. اگر او را قضاوت کنید، هنگام صحبت با او کم‌تر سازنده و منصفانه رفتار می‌کنید.

مثلا اگر همکارتان در سخنرانی ضعیف عمل کرده‌باشد، ممکن است تصور کنید که عصبی بوده یا نمی‌دانسته چه می‌کند؛ در صورتی که شاید درگیر مسائل شخصی بوده یا به دلیل سایر پروژه‌های تعیین‌شده، وقت آماده شدن نداشته‌است؛ هم‌چنین، ممکن است پیش‌فرض‌ها و قضاوت‌هایتان باعث شوند پیشنهادهایی را ارائه دهید که به مشکل اصلی نپردازند. فقط با حقایق موجود انتقاد کنید.

منبع : کاربوم         

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک