چطور پروژه‌هایمان را در زمان مقرر به انجام برسانیم؟

شاید وقتی پروژه‌ی جدیدی در دست می‌گیریم، هیجان‌زده شویم؛ اما زمانی که انبوهی از کارهای روی سرمان می‌ریزد که فرصت رسیدگی به آن‌ها را نداریم، تمام این هیجان به استرس تبدیل می‌شود. در این زمان است که خیلی از افراد از نظر فیزیکی و روانی نمی‌توانند مشکل را کنترل و مدیریت کنند.

وقتی پروژه‌ای به‌موقع تحویل داده نمی‌شود، کاری به خوبی انجام نمی‌شود یا وقتی دیر به جلسه می‌رسیم، خودمان را مورد مواخذه قرار می‌دهیم. شما در این زمان چه کاری انجام می‌دهید؟ از چه روشی استفاده می‌کنید تا بتوانید وظیفه محول شده را به موقع انجام دهید؟

تمام وظایف و قرار ملاقات‌های خود را یادداشت کنید

شاید حافظه‌ی خیلی قوی‌ای داشته باشید، اما باز هم نباید توقع داشته باشید هر چیزی را با جزئیات آن به خاطر بسپارید.

وقتی حجم زیادی از کارها روی دستمان می‌ریزد، تحت‌فشار خواهیم بود و نمی‌توانیم تمام موارد را به خاطر بسپاریم. توصیه می‌شوید هر یادآوری و قرار ملاقاتی که دارید را نه تنها به ذهنتان بسپارید، بلکه در تقویم خود هم علامت‌گذاری کنید.

دقیقا بنویسید چه کاری باید انجام شود و در چه زمانی باید آن را تحویل دهید. بدین ترتیب برنامه‌ای جلوی راهتان خواهد بود که همه‌چیز در آن مشخص شده است.

البته می‌توانید از برنامه‌های یادآور وظایف نیز استفاده کنید، بدین ترتیب اگر چیزی را از یاد ببرید، می‌توانید به تقویم خود که نقشه‌ی کاری‌تان است مراجعه کنید.

کارهای خود را به تعویق نیندازید

اگر کاری روی میزتان است، همین حالا آن را انجام دهید. البته باید برای تمام کارهای خود زمان‌بندی داشته باشید، اما نباید بی دلیل کاری را به تعویق بیندازید.

وقتی هر کاری که در دستتان است را انجام دهید، از برنامه‌ی زمانی خود جلوتر خواهید رفت و زمان ذخیره‌شده‌ای به دست می‌آورید.

وقتی ناگهان کار غیرقابل منتظره‌ای برایتان پیش آمد، به سرعت برنامه‌ی خود را جابه‌جا کنید و از این زمان ذخیره‌شده با خیال راحت بهره ببرید.

کارهای خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید

هیچ وقت از پروژه‌های بزرگ واهمه نداشته باشید. می‌توانید پروژه‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید و برای هر بخش زمان‌بندی در نظر بگیرید و هر کاری را در زمان معین شده انجام دهید.

وقتی بخش‌های کوچک‌تر پروژه را در زمان‌بندی مشخص انجام دهید، احساس موفقیت خواهید کرد و انگیزه و انرژی‌تان را برای ادامه مسیر بالا می رود. پس با برنامه‌ریزی پروژه‌ی بزرگ را به انجام رساندید و هیچ ترسی هم از آن نداشته‌اید.

کارهای اضطراری را زودتر انجام دهید

توصیه می‌شود کارهایتان را در تقویم کاری خود یادداشت کنید و ابتدا کاری را انجام دهید که سر رسید زودتری دارد.

شاید کاری که سر رسید نزدیک‌تری دارد از درجه اهمیت کمتری به نسبت کارهای بعدی برخوردار باشد، اما باید توجه کنید زمان محدودی برای انجام آن وجود دارد. در هر حال شما باید تمام کارها را انجام دهید و از کاری شروع کنید که سر رسید آن نزدیک‌تر است.

شاید نگران انجام کارهای مهم‌تر باشید، پس کارهای ابتدایی را با سرعت بالاتری انجام دهید تا وقت بیشتری برای کارهای مهم‌تر داشته باشید.

اجازه ندهید چیزی باعث حواس‌پرتی‌تان شود

تا اینجا روی تقسیم پروژه‌ها، برنامه‌ریزی کارها و اولویت‌بندی وظایف خود تمرکز کرده‌اید، اما گاهی برنامه‌ریزی کردن هم باعث نمی‌شود تا از چیزهایی که باعث حواس‌پرتی‌تان می‌شود دور شوید.

عواملی که سبب حواس‌پرتی و پایین آمدن کارایی‌تان می‌شود، سرعتتان را پایین می‌آورد. توصیه می‌شود کارهای جدیدی که اهمیت زیادی ندارند و مربوط به کارهای فعلی‌تان نیست را به دیگر کارمندان واگذار کنید. حتی بهتر است گوشی خود را روی بی صدا قرار دهید و اینترنت را خاموش کنید.

گاهی نیاز است دفتر کارتان را ترک کنید و برای استراحت کمی بیرون بروید، این کار کارایی‌تان را بالا می‌برد اما نباید اجازه دهید حواستان پرت شود و در روند کارتان وقفه‌ای به وجود آید.

همیشه برای کارهای بعدی‌تان هم برنامه‌ریزی کنید

گاهی در کارهایتان تداخل به وجود می‌آید، مثلاً باید برای یک قرار ملاقات مهم به خارج از کشور بروید، در همین زمان جلسه‌ای دارید و برنامه‌ها گیجتان می‌کند.

باید از قبل برای تمام کارهای خود برنامه‌ریزی داشته باشید. بدین ترتیب نه تنها تمام کارهایتان را موردبررسی قرار می‌دهید و تجربیات خوبی از آن‌ها به دست می‌آورید، بلکه در برنامه زمانی خود هم به موفقیت می‌رسید.

منبع: یوکن

 

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک