قوانین جف بزوس برای برگزاری جلسات

برنامه‌ریزی ضعیف، صحبت در مورد موضوعات غیر مرتبط و عدم آمادگی از ویژگی‌های مشترک تمام جلسات غیر کاربردی هستند.

این جلسات نه تنها هیچ فایده‌ای ندارند بلکه انرژی و زمان شرکت کنندگان را هدر می‌دهند. جف بزوس (Jeff Bezos)، بنیان‌گذار شرکت آمازون یکی از مخالفان سرسخت جلسات غیر مفید است و برای جلوگیری از این موضوع، «فرهنگ جلسات آمازون» را در میان کارمندان شرکت جا انداخته است.

فرهنگ او از قوانین خاص پیروی می‌کند که در ادامه‌ به توضیح بیشتر آن‌ها می‌پردازیم.

۱- قانون دو پیتزا برای کل تیم
جف بزوس می‌گوید: «ما در جلسات خود تیم‌هایی با تعداد اعضای کم تشکیل می‌دهیم. درواقع تعداد اعضای این تیم‌ها به اندازه‌ای است که دو پیتزا برای غذا دادن به آن‌ها کافی باشد. ما به این قانون دو پیتزا برای کل تیم می‌گوییم.‌»

اگر در جلسات شلوغ شرکت کرده باشید دلیل وضع این قانون را بهتر متوجه می‌شوید. هرقدر تعداد افراد شرکت کننده بیشتر باشد، تعداد نظرات نیز بیشتر می‌شود. در نهایت نتیجه‌گیری و رسیدن به یک تصمیم واحد سخت‌تر می‌شود.

حال تصور کنید اگر هرکدام از این افراد شرکت کننده بخواهد جلسه را دست بگیرد و نظر خودش را به دیگران تحمیل کند چه اتفاقی خواهد افتاد. همه حرف خودشان را می‌زنند و هیچ کس به صحبت‌های طرف مقابل گوش نمی‌دهد.

اما قانون دو پیتزا اجازه‌ اظهار نظر و به اشتراک گذاشتن ایده را برای همه فراهم می‌کند، انعطاف‌پذیری شرکت کنندگان بالا می‌رود و مدیریت آ‌ن‌ها آسان‌تر است.

۲- استفاده از پاورپوینت ممنوع
جف بزوس با افتخار در مورد این قانون می‌گوید: «در شرکت آمازون از هیچ پاورپوینتی استفاده نمی‌شود. در جلسات کاری ما همیشه یک نفر یادداشت‌های چند صفحه‌ای (معمولا ۶ صفحه‌ای) درست می‌کند.

این یادداشت‌ها از جملات واقعی تشکیل شده‌اند، موضوع، اسم و فعل دارند و تنها حاصل سر هم بندی کردن چند نکته نیستند.»

جف بزوس اخیرا در نامه‌ای به سهام‌داران، روش تهیه‌ یادداشت‌هایی که شاید بیش از یک هفته برای نوشتنشان زمان نیاز باشد را توضیح داد. او گفت: «یادداشت‌هایی که مد نظر ما هستند چندین بار توسط همکاران ویرایش شده و بهبود داده می‌شوند.

معمولا چند روز برای کامل کردن آن‌ها زمان لازم است و سپس دوباره توسط همکار دیگری با افکار جدید ویرایش می‌شود. کامل کردن این یادداشت‌ها قطعا کاری نیست که در طول یک یا دو روز انجام شود.»

تهیه‌ چنین یادداشت‌هایی پیش از برگزاری جلسه، ایده‌ی بسیار خوبی است زیرا مغز انسان داستان سرایی را بهتر از داده‌های دشوار تحلیل می‌کند.

این یادداشت‌ها به نویسنده کمک می‌کند افکاری که پشت ایده‌اش داشته را بهتر توضیح دهد و اعضای تیم نیز در طول جلسه درک بهتری از مفهوم ایده‌ی او داشته باشند. البته تمام این کارها بدون آمادگی اعضای شرکت کننده در جلسه معنایی نخواهد داشت و قانون سوم نیز برای جلوگیری از همین مشکل وضع شده است.

۳- شروع با سکوت
جف بزوس می‌گوید: «ما یادداشت‌های آماده شده را در سکوت کامل در طول جلسه می‌خوانیم. تمام شرکت کنندگان دور یک میز می‌نشینند و معمولا نیم ساعت طول می‌کشد تا همه یادداشت را بخوانند. زمان در اینجا اهمیتی ندارد و ممکن است خواندن برخی یادداشت‌ها بیشتر طول بکشد. بعد از خواندن یادداشت همه در مورد آن بحث می‌کنند.»

انجام این کار فوق‌العاده سودمند است زیرا توجه تمام افراد شرکت کننده را به یک موضوع خاص معطوف می‌کند. همچنین آمادگی شخصی که کنترل جلسه را برعهده دارد را نیز بالا می‌برد.

نوشتن این یادداشت‌ها ساده نیست و نیاز به تمرکز بالایی دارد. نوشتن جملات کامل بسیار سخت‌تر از نوشتن نکات پاورپوینتی است. شخصی که یادداشت ۶ صفحه‌ای ساختار یافته می‌نویسد محال ممکن است که تفکر واضح نداشته باشد.

جف بزوس همچنین می‌گوید: «زمانی که این قانون وجود نداشت اغلب مدیرانی که در جلسه حضور پیدا می‌کردند مانند بچه‌های دبیرستانی در مورد خواندن یادداشت‌ها دروغ می‌گفتند.

همه‌ ما سرمان شلوغ است و بسیار طبیعی است که زمان کافی برای خواندن این یادداشت‌ها را نداشته باشیم. به همین دلیل نیم ساعت اول جلسه به این کار اختصاص داده شده است تا همه یادداشت‌ها را بخوانند و هیچ کس بهانه‌ای برای عدم آمادگی نداشته باشد.»

منبع: زومیت