طریقه رفتار با کارمندان ناکارآمد و چگونگی ایجاد انگیزه در آن‌ها

شاید در چند وقت اخیر متوجه شده باشید، کسب‌وکارتان همانند قبل نیست و عملکرد یک یا دو نفر از کارمندانتان رضایت شما را جلب نمی‌کند.

در این مقاله، عملکرد نامناسب، دلایل آن، نحوه شناسایی یک کارمند ناکارآمد و اقدامات لازم برای حل مسالمت‌آمیز آن را بررسی خواهیم کرد.

کارمندانی که عملکرد نامناسب دارند را بیابید

عملکرد نامناسب زمانی اتفاق می‌افتد، که کارمندی وظایف خود را پایین‌تر از حد انتظار انجام می‌دهد. موارد زیر نشان‌دهنده عملکرد نامناسب کارمندان است:

- عدم انجام وظایف در سطح استاندارد بالا

- عدم تبعیت و پیروی از سیاست‌های کاری

- رفتار بدی که بر دیگران در محیط کار تأثیر منفی به جای می‌گذارد

 
چه عواملی عملکرد کارمندان را پایین می‌آورد؟

فرصت پیشرفت وجود ندارد

کارمندان اهداف متفاوتی دارند؛ ممکن است برخی به دنبال ثبات شغلی باشند، در حالی که برخی دیگر تمایل دارند درون شرکت پیشرفت کنند.

اطمینان از فرصت‌های رشد و پیشرفت شغلی برای ایجاد انگیزه ضروری است. اگر در سازمان جای هیچ گونه «پیشرفتی» وجود نداشته باشد؛ می‌تواند سبب پایین آمدن عملکرد در کارمندان شود.

تنوع ندارد

عدم تنوع در شغل ممکن است سبب خستگی کارمندان شود و وظایف روزانه را برای آن‌ها ملال‌آور کند. این عامل سبب کاهش انگیزه شده و تأثیر منفی روی استانداردهای کاری می‌گذارد.

کمبود ارتباطات

اگر ارتباطات درستی در محیط کار وجود نداشته باشد، سبب فرسودگی شغلی و اهداف نامشخص خواهد شد.

استرس کاری

زمانی کارایی کارمندان پایین می‌آید، که به دلیل استرس قادر به درست کار کردن نباشند. این استرس تأثیرات فیزیکی و ذهنی نامطلوبی بر روی عملکرد شغلی فرد خواهد گذاشت.

عدم آشنایی با محیط کار

فرآیند آشنایی و جا افتادن با کار جدید بسیار مهم است. محدودیت زمانی و تغییرات فصلی می‌تواند روی زمان و هزینه‌ای که صرف جامعه‌پذیری کارمندان می‌شود، تأثیر بگذارد. با این وجود، کوتاه کردن این فرآیند با هدف سودآوری بیشتر می‌تواند به توانایی کارمندان در انجام وظایف آسیب برساند.

مشکلات شخصی

ممکن است با مشکلات جدی روبه‌رو شوید؛ که روز کاری شما را تحت تأثیر قرار دهند. وقتی کارمندان به دلیل مسائل خارج از محیط کار احساس ناخوشایندی دارند، این می‌تواند روی توانایی آنها در تمرکز تأثیر زیادی بگذارد. به خصوص وقتی تصور کنند که هیچ کمکی ندارند و از یک سیستم پشتیبانی مناسب بی‌بهره‌اند.

محیط کاری نامناسب

اگر جو حاکم بر محیط کار منفی و تحت فشار باشد؛ می‌تواند تأثیر منفی بر روی توانایی کارمندان، برای کنار آمدن با تیم‌های کاری شود.

نبود چالش‌‌‌های مختلف

اگر وظایف کاری ثابت و یکنواخت باشند، کارمندان ممکن است به راحتی وارد وضعیت اتوپایلوت شوند. این وضعیت وقتی به وجود می‌آید، که بهبود خروجی کار بسیار سخت و خسته‌کننده به نظر برسد.
تشویق نمی‌شود

وقتی در محیط کار و در مسیر دست‌یابی به اهدافتان پیشرفت می‌کنید، نیاز به مشوق دارید. اما اگر هیچ مشوقی برای موفقیت‌هایتان وجود نداشته باشد، سبب ایجاد احساس عدم تعهد کارمندان برای رسیدن به سطوح بالاتر، در شغل و نقش خود می‌شود.

اهداف نا‌مشخص

انتظارات شغلی باید در مصاحبه های کاری و نیز در حین کار مشخص شود. اگر نیاز است تغییراتی در وظایف کارمندان ایجاد شود، باید اطلاع‌رسانی شود. نه این‌که توقع داشته باشید دیگران از انتظارات شما مطلع باشند. زیرا این مسئله می‌تواند سبب سردرگمی بسیاری از کارمندان شود.

کمبود منابع لازم

عدم توانایی در انجام صحیح کار می‌تواند باعث بدبینی شغلی شود. به خصوص وقتی که این ناتوانی ناشی از نبود منابع موردنیاز باشد.

برنامه‌ی هدفمند برای رفتار با کارمندان ناکارآمد چیست؟

در هر سناریو نیاز است تا با موقعیت‌ها، متفاوت برخورد کنید. اگر مسئله تنها مختص به فردی خاص بوده، انجام مراحل زیر حاکی از رفتار درست و منصفانه است:

- به کارمند نزدیک شوید و از او بپرسید کارها چطور پیش می‌رود و آیا چیزی هست، که آن‌ها تمایل به صحبت درباره‌ی آن داشته باشند.

- برخی کارمندان احساس می‌کنند چیزهایی هست که باعث آزار آنها می‌شود؛ این موارد، توسعه‌ی برنامه‌ی بهبود با کارمندان ناکارآمد را برایتان آسان‌تر می‌کند.

- برای کسانی که از تأثیر اقدامات خود بر کسب‌وکار اطلاعی ندارند، زمان مناسبی برای مطرح کردن نگرانی‌ها و توسعه‌ی برنامه‌ی بهبود است.

- تمام موارد را روی کاغذ بیاورید و بر سر یک برنامه به توافق برسید. اهداف اسمارت یک روش سنتی اما فوق‌العاده برای تعیین اهداف هستند.

- اگر مشکلات شخصی در محیط کار وجود دارد، گوش شنوا داشته باشید و از طریق واحد منابع انسانی خود از او پشتیبانی کنید.

- این اطمینان را به وجود آورید که از این پس تمام مکالمات مثبت و سازنده خواهد بود.

چه‌گونه می توان به کارمندان ناکارآمد بازخورد مناسب داد؟

برای حل این مشکل، به روش مستقیم با ناکارآمدی کارمندان برخورد کنید. بازخورد برای کمک به توسعه‌ی کارمندان باید مثبت و سازنده باشد. اکنون قصد داریم به برخی از بایدها و نبایدهای ارائه بازخورد به یک کارمند ناکارآمد اشاره کنیم:

بایدها:

- بازخورد مشخص و سازنده بدهید.

- حواستان به هر الگویی که منجر به رفتار ناکارآمد می‌شود، باشد.

- به آرامی و با تشویق توضیح دهید؛ که چطور ایجاد تغییرات مثبت، سبب بهبود کلی توسعه‌ی سازمان می‌شود.

- همیشه مهربان باشید.

نبایدها:

- مدام در مورد چیزهایی حرف بزنید که نیازمند بهبود است؛ هر بار روی یک یا دو مسئله‌ی قابل کنترل تمرکز کنید.

- احساسات منفی و آزاردهنده بروز دهید. اعمال احساس سرخوردگی و شکست آسان است، اما سبب فشار بیشتر می‌شود.

- با او اتمام حجت کنید، به طور مثال: «اگر این کار را تا پایان امروز انجام ندهی، دیگر هیچ فایده‌ای ندارد.»

در صورت عدم بهبود وضعیت چه کارهایی باید انجام داد؟

باز هم ممکن است کارمندان با وجود تدوین برنامه‌ی بهبود و پشتیبانی مناسب پیشرفتی نداشته باشند. در این مواقع باید اقدامی جدی انجام شود. باید به فرد بگویید در صورت عدم ایجاد بهبود، اقدامات انضباطی انجام خواهد شد.

برای اطمینان از برخورد درست و منصفانه با کارمند خود، به او اطمینان دهید که از قانون کار تبعیت می‌کنید. در مورد اجرای این فرآیند نیز با بخش مدیریت منابع انسانی خود صحبت کنید. در بیشتر اوقات، الگوی زیر پیشنهاد می‌شود:

- دعوت فرد مذکور به یک جلسه به صورت کتبی و اطمینان از این‌که پیش از جلسه به آن‌ها اطلاع کافی داده شود.

- به صورت کتبی بگویید؛ کارمند حق دارد یک شاهد همراه داشته باشد.

- اطمینان به دست اورید که دلایل برگزاری جلسه‌ی انضباطی را بیان کرده‌اید، در صورت نیاز برای پشتیبانی از تصمیم خود تاریخ وقایع گذشته را عنوان کنید.

- در حین جلسه‌ی انضباطی، به فرد مذکور امکان دهید از ادعای خود دفاع کند و شواهدی برای اثبات عدم سزاواری خود برای این هشدار یا اخراج ارائه دهد.

- به او بگویید اگر فکر می‌کند تصمیم اخراج او ناعادلانه است، به صورت کتبی تقاضای تجدیدنظر کند.

منبع: یوکن