مدیران موفق چگونه اختلافات محیط کار را حل و فصل می کنند؟

کاملاً طبیعی است که تمام اعضای یک شرکت، نظرات متفاوتی درباره‌ی مسائل مختلف داشته باشند؛ اما اگر این اختلاف‌نظرها به طور صحیحی از سوی مدیران سازمان‌ها مدیریت نشود، در نتیجه‌ی این سوء مدیریت، سازمان با بحران‌های مختلفی روبه‌رو خواهد شد.

رهبران و مدیران سازمان باید نقش‌های گوناگونی را ایفا کرده و بتوانند کارکردهای متنوع فرهنگی را مدیریت کنند.

کاملاً مشخص است که تنوع فرهنگی و اختلاف‌نظر در سازمان‌ها می‌تواند باعث بروز ناسازگاری کاری و ایجاد کشمکش بین اعضای تیم شود.

البته اگر تفاوت فرهنگی در سازمان شناخته‌شده و به صورت موفقیت‌آمیزی مدیریت شود، می‌تواند باعث ایجاد مزیت‌های رقابتی قابل‌توجهی شود.

پس یکی از مهم‌ترین و پرچالش‌ترین وظیفه‌ی رهبری، حل اختلافات و تعارض‌ها در محیط کار است.

راهکارهای واحدی برای مدیریت تعارض‌های محل کار وجود ندارد

این نکته را در نظر بگیرید که استراتژی هر رهبر نسبت به مسئله مدیریت تعارض در سازمان باید منحصربه‌فرد باشد و نمی‌توان استراتژی یکسانی را برای مدیریت تعارض به کار گرفت.

در هیچ جا نمی‌توان دو تیم کاری با سبک رهبری مشابه پیدا کرد. این بدین معناست که استراتژی مدیران در مواجهه با مسائل سازمانی و مدیریت تعارض باید متفاوت از یکدیگر باشد، اگرچه راهکارهای یکسان و کارآمدی در این باره وجود ندارد.

اکنون قصد داریم راه حل‌های مشترکی را برای مدیریت تعارضات محیط کار معرفی کنیم:

با چشم‌پوشی از مشکلات، یک محیط مثبت کاذب ایجاد نکنید

گاهی مسئولان و افراد دارای قدرت در سازمان‌ها تلاش می‌کنند تنش‌ها را نادیده بگیرند و هر طور که شده، هماهنگی و فضای مثبت در سازمان به وجود آورند؛ اگرچه گاهی این فضا غیرواقعی و کاذب است.

حتی ممکن است یک مدیر سطح پایین‌تر بخواهد برای اینکه نگاه مدیر بالادستی نسبت به او عوض نشود، به گونه‌ای رفتار کند که گویی همه چیز رو به روال است و هیچ مشکلی وجود ندارد.

این به این دلیل است که ممکن است به این موضوع فکر کند که مدیران ارشد از ایجاد فضای تعارض در سازمان متنفرند و ممکن است آنها را به خاطر بروز اختلافات و تنش‌ها توبیخ کنند.

این در حالیست که تعارض، مهم‌ترین و بدیهی‌ترین وجه زندگی شخصی و حرفه‌ای هر انسانی است و با انکار صورت مسئله، نمی‌توان واقعیت موجود را نادیده گرفت.

پنهان کردن اختلافات و چشم‌پوشی از مشکلات تنها باعث ایجاد بی‌اعتمادی شده و فرهنگ سازمانی را زیر سؤال می‌برد؛ در حالیکه قبول تعارض و کنترل درست آن می‌تواند به پیشرفت و سازندگی کسب‌ و کارتان کمک کند.

دست‌وپنجه نرم کردن با تقابل‌های بالقوه و همسو ساختن تعارضات برای اهداف سازنده‌ی سازمان، از وظایف رهبری به حساب می‌آید.

اجتناب از مواجه با تنش‌های موجود در محیط کار و جانب‌داری‌های بی‌اساس، می‌تواند سبب ایجاد بی‌اعتمادی در سازمان شود و پایه‌های اطمینان متقابل را میان کارمندان و مدیران بالادستی سست کند.

در حالیکه، ایجاد فضایی شفاف، پیش‌نیاز مدیریت تعارض است؛ فضایی که تمام اعضای سازمان بتوانند بدون هیچ نگرانی از عواقب اقدامات خود، از درگیری‌ها و اختلافاتشان در سازمان پرده بردارند.

برای ورود به مسئله، وقت‌شناس باشید

زمان اصلی‌ترین عامل تعیین‌کننده در حل اختلافات و تعارضات محیط کار است. حتماً در مقام یک مدیر شاهد مشاجره دو همکار خود درباره موضوعی بی‌اهمیت بوده‌اید.

شاید اختلاف و جروبحث آنها بر سر پروژه‌ای باشد که هر دو به‌طور مشترک روی آن کار می‌کنند. مدیران کم‌تجربه و ناشی در این مواقع بدون هیچ تدبیری وارد مسئله می‌شوند و در مشاجره آنها مداخله می‌کنند.

در حالیکه، درنظرگرفتن زمان مناسب برای ورود به مسئله، بسیار اهمیت دارد.

این احتمال وجود دارد که با ورود زودهنگام به مسئله نه تنها کمکی به رفع آن نکنید بلکه باعث دنباله‌دارتر شدن اختلاف نیز شوید.

پس رهبر سازمان باید قبل از ورود به مسئله برای حل تعارضات موجود، اوضاع را درنظر گرفته و شرایط را به خوبی بسنجد.

با توجه به اینکه اعضای تیم خود را می‌شناسید، آیا ادامه‌دار شدن اختلاف بین آنها و عدم دخالت شما می‌تواند به توانمندی بیشتر آنها و کسب مهارت‌‌های حل تعارض کمک کند؟ آیا بهتر است زودتر وارد مسئله شوید؟

زمان مناسب برای مداخله مدیر ربطی به محتوای اختلاف ندارد، بلکه شکل تعارض در این زمینه تعیین‌کننده است و مشخص می‌کند که چه زمانی باید به مسئله ورود کنید.

رهبران باید بتوانند ریشه‌های هیجانی و احساسی دخیل در اختلافات محل کار را شناسایی کنند. همچنین، توانایی کنترل و تسلط بر احساسات خود نیز موضوع بسیار مهمی است.

احساسات برای اختلاف‌نظر همانند هوا برای آتش است که آن را از کنترلتان خارج می‌کند؛ پس نگذارید احساسات شما آتش اختلافات را فراگیرتر کند.

اگر فرهنگ سازمان در معرض خطر بود، دست به اقدام بزنید

برخی مواقع پیش می‌آید که مداخله رهبران در حل آنها ضروری است، از جمله بروز تعارضات فرهنگی و ارتکاب به خطاهای مخرب و گسترده.

گاهی برخی کارکنان سر به مخالفت می‌گذارند و به گونه‌ای رفتار می‌کنند که ممکن است اقداماتشان خلاف میل شما باشد.

در این مواقع شرایطی به وجود می‌آید که احساس می‌شود زودتر باید وارد عمل شوید و با دخالت به جا، قضیه را ختم به خیر کنید؛ اما این نکته را درنظر بگیرید که ممکن است این افراد تنها به اعمال تغییرات جزئی در روش کار خود و تمایز در برنامه‌هایشان نیاز داشته باشند.

در این مواقع، ممکن است دخالت بی جا تنها آتش اختلاف را شعله‌ورتر کند. باید ببینید آیا تفاوت‌های فرهنگی منجر به بهره وری پایین و کاهش کیفیت کار شده است؟ اگر پاسخ منفی است، پس به جای دخالت از درِ صلح وارد شوید و استراتژی ملایم را در پیش بگیرید.

در برخی مواقع، زمان مناسب برای مداخله مدیر وقتی است که تخلفی علنی صورت بگیرد و فرهنگ سازمان را زیر سؤال ببرد.

در این شرایط باید با اتخاذ تدابیر لازم، مسئولیت امور را شخصاً قبول کنیم؛ زیرا متهم کردن دیگران و مقصر جلوه دادن آنها، نه تنها جایگاه رهبری را به افول می‌کشاند و فرهنگ‌سازمانی را متزلزل می‌کند، بلکه برای تمام اعضای سازمان نیز ناخوشایند است.

عدم قبول مسئولیت‌ها و مدیریت ضعیف، تعارض برانگیز بوده و باعث بروز نارضایتی در بین کارمندان می‌شود.

نقاط ضعف خود را بپذیرید تا بتوانید اختلافات را مدیریت کنید

ساختار سازمانی سلسله مراتبی و انعطاف‌ناپذیر، نبود امکانات لازم، سیستم ارتباطی نامناسب، سوءمدیریت و عدم پذیرش نقاط ضعف از سوی مدیر سازمان، سبب متلاطم شدن اکوسیستم کاری و مستعد شدن فضا نسبت به تنش‌ها، تعارضات و ناسازگاری‌ها می‌شود.

حل تعارضات می‌تواند برای رهبری سخت و غیرقابل‌تحمل باشد و به نظر برسد که در این شرایط نمی‌توان خود را از وضع موجود رها کرد.

بهترین کاری که باید در این وضع انجام دهید و با کارکنانتان کنار بیایید، این است که نقاط ضعف خود را بشناسید و آن را تصدیق کنید.

اگر شما یک رهبرید، بدین معنی است که نقاط ضعفی هم دارید و قطعاً شما قدرت خارق‌العاده ندارید. بلکه فردی عادی با مهارت‌های خاص هستید که اکنون رهبری یک سازمان را عهده‌دار شده‌اید.

پس وظیفه شماست که گوش شنوا داشته باشید و به حرف زیردستان خود گوش کنید، دغدغه‌هایشان را حل‌وفصل کرده و تغییرات لازم را به وجود آورید.

در دنیای امروز، غرور جایی در سازمان ندارد. همه ما بدون توجه به جایگاه شغلی و اجتماعی‌مان آسیب‌پذیر هستیم و پذیرش همین مسئله سبب می‌شود تا هیچ مانعی نتواند جلوی راهمان را بگیرد.

پس پذیرش نقاط ضعف و تلاش برای بهبود آنها می‌تواند در مدیریت تعارض مفید واقع شود.

به کارمندانتان کمک کنید تا ظرفیت‌های خود را شکوفا کنند

وجه تمایز مدیران موفق و مدیران ناموفق، ناشی از میزان توانایی آنها در شناسایی نقاط قوت و ضعف کارمندان و فراهم کردن محیطی برای شکوفایی استعدادهایشان است.

رهبری به معنای کمک به افراد برای دست‌یابی به بیشترین توانایی‌های بالقوه‌شان است؛ بدون توجه به ضعف‌هایی که دارند و چالش‌هایی که در آینده پیش رو خواهند داشت.

شکوفاسازی توانایی‌های درونی، بروز اختلاف را به صفر می‌رساند زیرا این نوع نیروی انسانی به بلوغ درونی رسیده و سعی می‌کند با روش درست، به مدیریت ارتباطات خود بپردازد.

پس به‌عنوان یک مدیر بکوشید برقراری ارتباط را در سازمانتان تسهیل بخشید، کارمندان را از برنامه‌های جدید مطلع کرده، جلوی شایعه‌پراکنی را بگیرید و به رشد محتوایی کارمندانتان کمک کنید.

منبع: یوکن

 

ویکی پلاست | توسعه ارتباطات، افزایش اطلاعات