10 اشتباه رایج در برقراری ارتباط و راهکارهای اجتناب از آن‌ها

 این اشتباه‌ها می‌توانند به اعتبار شما لطمه بزنند، مشتریان را برنجانند و حتی منجر به زیان مالی بشوند. در این مقاله، به ۱۰ اشتباهِ رایجِ ارتباطی نگاهی می‌اندازیم و پیشنهادهایی برای اجتناب از آنها ارائه می‌کنیم.

اشتباه ۱: ویرایش نکردن کار

اشتباهِ املایی و دستور‌زبانی باعث می‌شود بی‌دقت به نظر برسید. به همین دلیل چک کردن تمامیِ ارتباطاتِ کتبی قبل از اینکه آنها را بفرستید حیاتی است.

برای چک کردن اشتباهات دستور‌ زبان و املا، خیلی به کامپیوتر اعتماد نکنید. به جای این کار، اگر به املایِ درست کلمه‌ای اطمینان ندارید، بهتر است از فرهنگ‌لغت استفاده کنید.

کلماتی که احتمال اشتباه نوشته‌ شدن‌شان زیاد است، روی برگه‌ای بنویسید و همیشه در کنار‌تان نگه دارید. پیدا کردن اشتباه در مطلبی که خودتان نوشته‌اید دشوار است، بنابراین بهتر است از یکی از همکاران‌تان بخواهید تا نگاهی به نوشته‌تان بیندازد.

روش دیگر این است که نوشته را با صدای بلند بخوانید. این کار به شما کمک می‌کند تا اشتباه‌های مرتبط با دستور‌ زبان یا انتخاب کلمات را بهتر متوجه شوید و در صورت لزوم تغییراتی در آن ایجاد کنید.

اشتباه ۲: رساندن خبرهای بد از طریق ایمیل

آیا خبر تعدیل نیروی‌ افراد تیم‌تان را با ایمیل می‌دهید؟ اگر این کار را انجام بدهید مسلما افراد زیادی را می‌رنجانید. کانال های ارتباطی کتبی به شما این اجازه را نمی‌دهند تا در رساندن پیام‌های دشوار، از ملایم کردن لحن و نشانه‌های غیرگفتاری (مثل زبان بدن) استفاده کنید و در نتیجه نمی‌توانید با احساساتِ شدید، برخورد منطقی داشته باشید.

رساندن اخبار بد را شخصا انجام بدهید و به این فکر کنید که چطور می‌توانید این کار را با ابراز احساسات مناسب به شکلی انجام بدهید که طرف مقابل آزرده‌خاطر نشود.

وقتی خبر دشواری را شخصا منتقل می‌کنید، در صورتی که افراد قسمتی از پیام شما را به خوبی متوجه نشوند، می‌توانید فورا آن را شفاف‌سازی کنید یا به آنها در مواجه شدن با خبرِ بد کمک کنید.

اشتباه ۳: اجتناب از مکالمات دشوار

در بعضی مواقع، مجبورید بازخورد منفی بدهید. شاید وسوسه شوید از این گونه مکالمات طفره بروید، اما این کار دامنه‌ی مشکلات را وسیع‌تر می‌کند و ممکن است مشکلات کوچک را به مشکلات بزرگ‌تر تبدیل کند.

برای مقابله با مکالمات دشوار، آمادگی داشتن، بهترین راه‌حل هست. ارائه‌ی بازخوردهای شفاف و کاربردی را یاد بگیرید و افراد را تشویق به تأمل بر رفتارشان کنید. همچنین می‌توانید از تکنیک نقش‌ بازی کردن هم استفاده کنید تا بر کلمات و زبان بدن‌تان تسلط داشته باشید.

اشتباه ۴: قاطع نبودن

قاطعیت یعنی چیزی را که به آن نیاز دارید بیان کنید و در عین حال نیازها و خواسته‌های دیگران را نیز در نظر بگیرید.

شاید قاطعیت همیشه هم شما را به چیزی که می‌خواهید نرساند، اما شانس بیشتری برای رسیدن به آن برای شما فراهم می‌کند یا حداقل کمک می‌کند تا با طرف مقابل به توافق برسید. قاطعیت داشتن به شما کمک خواهد کرد تا نیازهای خود را شناسایی کنید و بتوانید ارتباط موثر برقرار کنید.

قاطعیت همچین به این معناست که هر جا لازم باشد «نه» بگویید. مقاله‌ی ما تحت عنوان چطور بدون اینکه طرف مقابل را ناراحت کنیم به او نه بگوییم؟ به شما نشان می‌دهد چطور مؤدبانه ولی با قاطعیت به تقاضاها دستِ رد بزنید و در عین حال روابطِ خوبِ کاری‌تان را هم حفظ کنید.

نکته:
قاطعیت با برخورد تهاجمی داشتن متفاوت است. وقتی تهاجمی برخورد می‌کنید، بدون اینکه به حقوق دیگران فکر کنید، رسیدن به خواسته‌ها و نیازهای خود را در اولویت قرار می‌دهید.

اشتباه ۵: واکنش نشان دادن به جای پاسخ دادن

آیا تا به حال پیش آمده است که از روی ناامیدی و ناکامی سرِ یکی از همکاران‌تان فریاد بزنید یا بدون فکر کردن پاسخ کوتاهی به یک ایمیل بدهید؟ اگر این‌طور است، یعنی به جای اینکه در آرامش پاسخ بدهید فقط واکنش احساسی نشان داده‌اید.

این نوع واکنش‌های احساسی می‌توانند به اعتبار شما لطمه وارد کنند. ممکن است با احساسات منفی خود، دیگران را برنجانید و این حس را به آنها منتقل کنید که نمی‌توانید خودتان را کنترل کنید و هوش هیجانی ندارید.

مقاله‌ی ما در رابطه با مدیریت احساسات در محیط کاری را مطالعه کنید تا بتوانید احساسات خود را کنترل کنید.

اشتباه ۶: کاملا آماده نبودن

ارائه‌ها، گزارش‌ها یا ایمیل‌هایی که خوب آماده نشده باشند، مخاطب را عصبی می‌کند و در بلند‌مدت به اعتبار شما لطمه می‌زند. به همین دلیل، آماده کردن و برنامه ریزی برای برقراری ارتباط از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

ابتدا، زمانی را به برنامه ریزی دقیق ارتباط خود اختصاص بدهید. از ابزارهایی مانند مثلث سخنوری و سلسله‌مراتب انگیزشیِ مونرو (Monroe) برای ایجاد پیامی هوشمندانه و قانع‌کننده که احساسات و منطق مخاطب‌تان را هم‌زمان هدف قرار می‌دهد استفاده کنید.

سپس نوشته‌ای را که آماده کرده‌اید چند بار بخوانید تا اشتباهات را اصلاح کنید و ببینید آیا با سطح دانش و اطلاعاتِ مخاطب‌تان هماهنگی دارد یا نه. اگر قرار است مطلبی را به صورت شفاهی ارائه دهید یا در سخنرانی شرکت کنید، حتما چندین بار تمرین کنید تا بتوانید به صورت سلیس و تأثیرگذار حرف‌هایتان را بیان کنید.

اشتباه ۷: استفاده از رویکرد «پیچیدن یک نسخه برای همه» در برقراری ارتباط

اگر شما از رویکرد «پیچیدن یک نسخه برای همه» استفاده کنید، این احتمال وجود دارد که تفاوت‌های فردیِ افراد، نیازها و انتظارات‌شان را نادیده بگیرید.

در حقیقت، شما باید تا آنجا که ممکن است در برقراری ارتباط این تفاوت‌ها را در نظر بگیرید.

اگر قرار است ارائه‌ای را آماده کنید، حتما سعی کنید تفاوت‌ در روش های یادگیری افراد را در نظر بگیرید. این یعنی، همه‌ی افراد، چه آنهایی که با گوش دادن یاد می‌گیرند و چه افرادی که برای یادگیریِ بهتر نیاز به خواندن یک مطلب دارند، به یک اندازه از ارائه‌ی شما سود ببرند.

اشتباه ۸: نداشتن ذهن باز، در برخورد با افراد جدید

محیط‌های کارِ امروزی از افرادی با فرهنگ‌ها، مذاهب، توانایی‌ها و دیدگاه‌های متفاوت تشکیل شده‌اند. این تفاوت‌ها باعث می‌شوند که تنوع عظیمی از تجارب و عقاید به وجود بیاید که به نوبه‌ی خود می‌تواند زندگی ما را غنی‌تر کند.

با این حال، نمی‌توانیم با در دست داشتن اطلاعات کم، همکاران یا مشتریان‌مان را قضاوت کنیم، خصوصا اگر تازه با آنها آشنا شده باشیم و زمان کافی برای شناختِ درست آنها نداشته باشیم.

قضاوت کردن افراد و فرضیه‌بافی درمورد آنها در مسیرِ برقراری ارتباط مانع ایجاد می‌کند، چون شما شخصیت، تجارب و مشخصه‌های فرهنگی را که برای هر فرد منحصر هستند، در نظر نمی‌گیرید و این موضوع در بلند‌مدت رابطه‌ی شما با آنها را به خطر می‌‌اندازد.

بنابراین، وقتی با فرد جدیدی آشنا می‌شوید به دقت به او گوش دهید. به او این فرصت را بدهید که درباره‌ی دیدگاه‌ خود صحبت کند و سعی کنید حرف‌های آنها را خوب بشنوید و درک کنید.

سپس یاد بگیرید که چطور با تفاوت‌های فرهنگی کنار بیایید تا بتوانید نیازها و خواسته‌های تک تک افراد را در نظر بگیرید.

اگر به‌واسطه‌ی شغل‌تان معاشرت زیادی با افراد خارجی دارید، هنگامی که با افرادی از فرهنگ‌های متفاوت برخورد می‌کنید، باید بتوانید رفتارتان را به خوبی با فرهنگ او سازگار کنید.

اشتباه ۹: فرضِ بر اینکه پیام شما به خوبی دریافت شده است

همیشه زمانی را به کنترل درک افراد از پیام‌تان اختصاص بدهید. به عنوان مثال، وقتی ایمیلی می‌فرستید، می‌توانید افراد را تشویق کنید که سؤالات و ابهامات خود را بیان کنند و اگر مشخص شد که قسمتی از پیام‌تان را به خوبی متوجه نشده‌اند، آن را تکرار کنید. یا اگر قرار است مطلبی را ارائه دهید، حتما زمانی را در پایانِ جلسه برای پاسخ‌دهی به سؤالات اختصاص بدهید.

نکته:
برای اینکه متوجه شوید افراد پیام شما را به خوبی دریافت کرده‌اند، از سؤالاتی که با «چطور»، «چرا» یا «چه‌چیزی» شروع می‌شوند استفاده کنید.

این سؤالات افراد را به تفکر تشویق می‌کنند و این فرصت را به مخاطب شما می‌دهند تا نکاتی را که به شخصه از پیام شما دریافت کرده‌اند توضیح دهند.

اشتباه ۱۰: تصادفا به حریم شخصی افراد تجاوز کردن

آیا تا به حال پیش آمده که ایمیلی خیلی حساس را اشتباه بفرستید یا پوشه‌ای را به اشتباه ضمیمه‌ی ایمیل کنید؟ این نوع اشتباهات مشکلات تجاریِ جدی به بار می‌آورند و حریم خصوصی افراد را زیر پا می‌گذارند و باعث خجالت و شرمندگی می‌شوند.

برای اجتناب از این مشکلات، قبل از اینکه آدرس ایمیل گیرنده را در ایمیل خود مشخص کنید، ایمیل را بنویسید و سپس آدرس را چند بار چک کنید تا مطمئن شوید اشتباهی پیش نخواهد آمد.

اگر ایمیل شما طوری برنامه‌ریزی شده است که به صورت خودکار فیلدِ آدرسِ گیرنده را پُر می‌کند، بهتر است این قابلیت را غیرفعال کنید تا خودتان با دقت بتوانید آدرس ایمیل گیرنده را بنویسید.

بهتر است ابتدا متنِ ایمیل را در فایل وُرد بنویسید و بعد آن را در ایمیل‌تان کپی کنید. این باعث می‌شود اطلاعاتی را به صورت تصادفی به ایمیل اضافه نکنید و اگر قرار است فایلی محرمانه و حساس را ضمیمه کنید، خوب دقت کنید که تغییراتی در آن اعمال نکرده باشید و فایل درست را انتخاب کنید.

منبع: چطور

ویکی پلاست | توسعه ارتباطات، افزایش اطلاعات