11 نکته برای حل هر گونه اختلاف در محل کار

رهبری افرادی که میل، رویا و بینش مشابهی دارند، بسیار دشوار است. ایجاد تغییر و تحول در افرادی که به شدت سنتی هستند و راه تفکر ثابتی دارند حتی از آن چالش برانگیزتر است.

در نتیجه، به دلیل تفاوت در نظرات و سبک‌های ارتباطی، بحث در بازار رخ می‌دهد. با این حال، تمام اختلاف‌های محل کار بد نیستند.

اختلاف‌های سالم خوب هستند. عدم وجود مناقشات نشان دهنده این است که تفکر انتقادی و تلاش برای اعلام نظر خود در سازمان از بین رفته است. این یک پرچم عظیم قرمز بوده که نشان می‌دهد هر تفکر و یا رفتاری به شدت توسط کسی که از هر نوع انتقاد نفرت دارند محدود می‌شود.

اما زمانی که اوضاع در مسیر درست پیش نمی‌رود ولی هیچ‌کس گوش شنوا ندارند چه؟ چگونه به مسیر بازمی‌گردید؟ روابط تضعیف شده را تقویت می‌کنید و اختلافات را قبل از اینکه در کل سازمان به فاجعه تبدیل شوند حل می‌کنید؟ در اینجا 11 راهنمایی در مورد چگونگی حل تقریباً هر گونه اختلاف در محل کار را به شما معرفی می‌کنیم:

1. برای هر قطعنامه نتیجه‌ای شناسایی کنید

اولین چیزی که هنگام ورود به جلسه حل و فصل منازعه باید تعیین کنید این است: چیزی که می‌خواهید به دست بیاورید را مشخص کنید.

بر خلاف بسیاری از روابط، تمام قطعنامه‌های مربوط به تعارض در محل کار با بغل، دست دادن و سلفی گرفتن پایان نمی‌یابند. با این توضیح، رویکرد شما با توجه به نتایجی که می‌خواهید به دست آورید و یا نوع شخصیتتان متفاوت است. روش‌های مختلفی برای حل اختلاف وجود دارد. آن‌ها عبارت‌اند از:

• مشارکتی: در رویکرد مشارکتی، هر دو طرف سعی در خراب کردن یکدیگر ندارند. در عوض، آن‌ها با یکدیگر همکاری می‌کنند تا بهترین شیوه و راه حل را برای حل مشکلات خود، بیابند.

• اجتنابی: با استفاده از این رویکرد هر نوع نجوا، ناله، نظرات و هر چیزی که توهین آمیز است را نادیده می‌گیرید. اگرچه رویکرد اجتنابی توصیه نمی‌شود، اما در زمانی که ریسک بالایی وجود ندارد و روابط بین هر دو طرف رو به نابودی نیست، بهترین گزینه محسوب می‌شود.

• تطبیق: با استفاده از این رویکرد، نیازهای حزب دیگر‌ را در آن زمان مهم‌تر از نیازهای خود می‌بینید و تمایل به رسیدن به یک راه حل صلح آمیز دارید. همان‌طور که این رویکرد نشان می‌دهد، یک حزب تسلیم دیگری می‌شود.

• مصالحه: این رویکرد به این معنی است که هر دو طرف می‌توانند به یک نقطه متقابل برسند و مایل به همکاری با یکدیگر برای دستیابی به نتایج متقابلاً راضی کننده هستند. با این روش، بازنده‌ای وجود ندارد.

بنابراین، نتایج قطعنامه شما واقعاً بستگی به درجه اختلاف، نوع اختلاف و نتیجه مورد نظرتان دارد.

2. قوانین تنظیم کنید

ادعای قدیمی که می‌گوید سال‌ها زمان برای ایجاد یک رابطه نیازمند است، اما فقط چندین لحظه برای از بین بردن آن کافی است حقیقت دارد.

در نتیجه، قوانینی برای نحوه برخورد با حل منازعات وجود دارد. مهم نیست اختلاف چقدر جزئی باشد، باید قوانینی برای نحوه حل و فصل تنظیم کنید.

قوانین به معنای محدودیت نیستند. در عوض، آن‌ها به شما کمک می‌کنند تا در چهارچوب‌های مناسب حرکت کنید که اغلب منجر به نتایج مطلوب می‌شود.

هنگام مدیریت اختلاف در میان همکاران، داشتن مجموعه‌ای از استانداردها که همه به آن پایبند هستند کمک می‌کند.

مزایای مثبت دیگر این است که قوانین یک حس امنیت و اطمینان از عدالت را فراهم می‌کنند، چیزی که در وهله اول، با اختلاف تناقض دارد. نمونه‌هایی از چنین قواعد (بسته به نوع اختلاف) عبارت‌اند از: درخواست از کارکنان برای پایین آمدن از موقعیت‌های خود به طور موقت، محدود کردن قدرت اعطا شده به کارکنان و اعمال طرفین به روند رسمی و خطی حل و فصل.

3. در مهارت‌های ارتباطی و شنیداری خود سرمایه گذاری کنید

حل و فصل اختلاف فقط بستگی به توانایی شما برای شنیدن آنچه گفته شد ندارد، بلکه تفکیک تفاوت زبان بدن، آه کشیدن و حتی سکوت امری مهم است.

چندین متغیر مانند دین، زمینه‌های فرهنگی، قومیت، جنسیت و تفاوت‌های اقتصاد را به آن اضافه کنید و یک پرونده پیچیده از سوء تفاهم‌های بزرگ خواهید داشت.

این به این معنی است که، چیزی که برای یک کارمند متولد شده در ایالات متحده کاملاً معمولی تلقی می‌شود برای کارمند متولد و بزرگ شده در کشور دیگر می‌تواند کاملاً نامناسب باشد.

مهارت‌های ارتباطی و شنیداری خوب شما را قادر می‌سازد تا از هنجارهای اجتماعی دور شوید. از الگوهایی که مهارت‌های تصمیم‌گیری شما را از بین می‌برند رهایی یابید. دیدگاه‌های مختلف را قبول کنید تا بتوانید راه حل‌هایی  برای رفع مشکلات روابط پیدا کنید.

4. جلسات رو در رو برگزار کنید

هر زمان که می‌توانید، برای حل اختلاف جلسه رو در رو برگزار کنید. بیان احساسات در ایمیل چالش برانگیز است، زیرا اثر ارتباط غیر کلامی در پشت صفحه نمایش کامپیوتر و تلفن همراه از بین می‌رود.

در هنگام حل و فصل اختلافات، ما فقط صحبت نمی‌کنیم و امیدواریم که بهترین اتفاق بیافتد، زیرا قصدمان همین است. ما تمام جنبه‌های ارتباطات غیر کلامی را درگیر می‌کنیم.

در جلسات رو در رو ما از تمام جنبه‌های ارتباط غیر کلامی استفاده می‌کنیم. چیزهایی مانند تن صدا، محدوده صوتی، عبارات کوچک و زبان بدن می‌توانند بیش از یک  عذرخواهی ساده در ایمیل ارتباط برقرار کند.

5. از حملات شخصی اجتناب کنید

در حالی که ممکن است واکنش‌های شدید عاطفی پیش بیاید، مهم است که از حملات شخصی در طی حل اختلافات خودداری شود. به جای استفاده از حملات شخصی، باید یک راه بهتر برای برقراری احساسات خود داشته باشید.

6. دیگران را سرزنش نکنید

تقصیر را گردن دیگران انداختن یک روش مطمئن برای حل خراب کردن یک رابطه است. دیگران را برای مشکلات سرزنش کردن در ذات انسان است. با این حال، هدف حل مناقشات این است که تقصیر را گردن یک نفر نیندازیم و مسئولیت پذیر باشیم.

7. واسطه‌ی خارجی استخدام کنید

گاهی اوقات اختلاف آن‌قدر شدید است که به نظر می‌رسد طرفین نمی‌توانند مشکل را بین خودشان حل کنند. در این مورد، باید یک واسطه خارجی استخدام شود. یک واسطه شخصی کسی است که در زمینه مدیریت اختلافات، مذاکره و آموزش تخصص دارد.

8. نقطه مشترک پیدا کنید

پیدا کردن نقطه مشترک به معنی جستجوی ایده‌ها، علایق و باورهایی است که بین طرفین یکسان بوده و از آن‌ها می‌توان برای مذاکره استفاده کرد‌. این به نظر آسان می‌رسد، اما عملی کردنش در واقع چالش برانگیز است.

اگر آسان بود، هیچ گزارشی از اختلاف بین مردم، شرکت‌ها و ملت‌ها وجود  نداشت. با این حال، زمانی که همه چیز با شکست مواجه می‌شوند، پیدا کردن زمینه مشترک می‌تواند همان چیزی باشد که احزاب مخالف را به میز مذاکره می‌کشاند.

9. فقط واقعیت‌ها را بیان کنید

وسوسه برانگیز است که رویدادهای روزها، ماه‌ها یا سال‌های گذشته را در تلاش برای سرزنش دیگران تغییر دهیم اما این تنها باعث می‌شود همه چیز بدتر شود. هدف حل منازعات، تمرکز بر روی واقعیت‌ها است نه تفسیر شما از آن.

10. موانع جلوگیری حل و فصل اختلافات را شناسایی کنید

با توجه به HR Daily Advisor، شناسایی موانع جلوگیری، به شما در حل مشکل کمک می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند بهترین واسطه‌ها یا کارشناسان توسعه شخصی را استخدام کنند، اما تا زمانی که موانع پیشگیری تشخیص نداده و به آن‌ها پاسخ داده نشود، تمام تلاش‌ها برای حل و فصل اختلافات شکست خواهند خورد.

درست همان‌طور که شما نمی‌توانید بدون تشخیص بیماری دارو تجویز کنید، بدون شناسایی موانعی که موجب حل اختلاف می‌شود نمی‌توانید مشکل را حل کنید.

11. یک سیاست مدیریت حل اختلاف ایجاد کنید

هر گونه درگیری نباید به موضوعی جدی تبدیل شود. اما برای حفظ فضای احترام و درک متقابل در محل کار، نیاز به مستند سازی رفتاری قابل قبول است و مراحلی هنگام درگیری‌های بین فردی باید طی شود.

سیاست مدیریت اختلافات مانند یک فانوس دریایی است که به شما کمک می‌کند تا اختلاف نظر در سطوح و مقادیر مختلف را هدایت کنید و هیچ یک از سازمان‌ها نباید بدون آن باشند.

کلام آخر

کاملاً طبیعی است که سازمان‌ها اختلافاتی را تجربه کنند. اختلاف سالم الهام بخش رشد و نوآوری می‌شود. کلید حل این اختلافات شناخت تحول از روابط سالم به ناسالم و دنبال کردن مراحلی برای بازگرداندن تعادل به روابط موجود است.

منبع: یوکن

ویکی پلاست | توسعه ارتباطات، افزایش ارتباطات