آنچه که هر مدیرعاملی باید در مورد مذاکره تجاری بداند

 برای دانستن این موضوع، سؤالات متعددی مطرح کرده و با پاسخ به هرکدام بخشی از دانش لازم در مورد مذاکره تجاری در مدیران عامل را پوشش می‌دهیم.

چرا اکثر مدیران و اهل کسب‌وکار مذاکره تجاری را نوعی نکته منفی در نظر می‌گیرند؟

اغلب مردم مذاکره را منفی می‌پندارند؛ زیرا آن‌ها به این مفهوم به عنوان یک تلاش رقابتی با موانع متعدد و خطر از دست دادن پول، قدرت یا کنترل می‌نگرند.

مدیران و کارمندان مذاکره را از نظر منافع متقابل یا مشترک در “معامله” در نظر نمی‌گیرند و آن را تنها و تنها موضوعی می‌دانند که علایق شخصی‌شان را محدود می‌کند.

رایج‌ترین روش‌های مذاکره تجاری برای مدیران عامل کدام هستند؟

دو رویکرد اصلی در نظریه مذاکرات وجود دارد: رویکرد توزیع و رویکرد حل مسئله.

مذاکره بر سر توزیع منابع: این نوع مذاکره تجاری به توزیع منابع محدود مانند قدرت، پول یا کنترل بین طرفین می‌پردازد.

در این نوع مذاکره، مجموعه‌ای از پیشنهادات ارائه می‌شود که به منظور دستیابی به نظر تمام اعضا از منظر کمی و کیفی است. مذاکرات برای عقد قراردادهای حرفه‌ای ورزشی مثال خوبی از این نوع مذاکره است.

مذاکرات حل مسئله، به عنوان مذاکرات مبتنی بر منفعت هم شناخته می‌شود و یک رویکرد مشترک برای آن دسته از مذاکرات است که قصد دارد به گسترش موضوع و حل آن بپردازد و هدفش تقسیم منافع و کسب امتیازگیری نیست.

هنگام آماده شدن برای مذاکره تجاری با استفاده از این روش‌ها، چه کاری باید انجام داد؟

در مذاکرات توزیعی، اولین چیزی که باید انجام دهید این است که اهداف و نقاط مقاومت خود را از طریق ارزیابی غیر مستقیم و مستقیم تعیین کنید. نقطه هدف همان سطح مطلوب و مورد انتظار شماست.

بر عکس نقطه مقاومت همان جایی است که اگر بیشتر پیش برویم معامله انجام نمی‌شود چون مطلوبیتی از سمت شما وجود ندارد.

ارزیابی مستقیم سطح مطلوبیت از طریق چانه‌زنی و تبادل اطلاعات صورت می‌گیرد حال‌آنکه ارزیابی غیرمستقیم با جمع‌آوری اطلاعات و نگاه به محصولات و خدمات مشابه در بازار انجام می‌شود.

از سوی دیگر، انتخاب رویکرد حل مسئله در مذاکرات گام‌های متفاوتی دارد. اولاً، مذاکره‌کنندگان باید منافع را از مواضع متمایز کنند.

موقعیت‌ها عبارت‌اند از تقاضا، مانند اقلامی که می‌خواهید، یا کارهایی که انجام می‌دهید یا نمی‌دهید. منافع شامل نیازها، نگرانی‌ها، ترس‌ها و آرزوهای شماست. منافع محرک مواضع هستند؛ و بنابراین شناخت انها مهم است زیرا انگیزه‌بخش شکل‌گیری موقعیت‌ها و مواضع به شمار می‌روند.

نکته قابل‌توجه این است که معمولاً منافع و مواضع با هم همپوشانی دارند. در نظر داشته باشید که می‌توانید بر سر منافع چانه‌زنی کنید، اما بر سر موقعیت نه.

نکته دوم این است که بتوانید افراد را از مسئله پیش رویتان مجزا کنید. مفاهیم سازمانی مسائلی همچون اصطلاحات، شرایط، قیمت یا زمان را شامل می‌شود حال‌آنکه مسائل حوزه فردی مفاهیمی همچون ارتباطات، احساسات، اعتماد و ادراک را در بر می‌گیرد که کاملاً غیرملموس و شهودی هستند، لذا به انرژی و توان بیشتری هم برای حل مسئله نیازمندند.

قدم سوم توسعه گزینه‌هایی برای بررسی مجدد راه‌حل‌ها از طریق نظرخواهی و طوفان فکری است. بهتر است به جای ارزیابی و قضاوت گزینه‌های موجود، به فکر تولید ایده‌های جدید برای حل مسئله موردنظر باشیم.

مذاکره‌کنندگان موفق همیشه گوشه‌ای از ذهنشان را به ایده‌های جدید و راههای نوین اختصاص میدهند.

گام چهارم این است که معیارهای مستقلی را برای ارزیابی گزینه‌ها شناسایی کنیم. نمونه‌هایی از معیار مستقل در قانون، مقررات و عملیات صنعت یافت می‌شود.

مرحله پنجم و آخر، این است که بهترین گزینه‌ها را برای جایگزینی توافقنامه مذکور بشناسیم. سعی کنید گزینه‌ای را مدنظر داشته باشید که حتی در صورت محقق نشدن توافق، منافع شما را پوشش دهد. به‌این‌ترتیب، حتی اگر مذاکره تجاری به نتیجه نرسد هم شما متضرر نخواهید شد.

چه عواملی موجب سردرگمی و گیجی افراد حین مذاکره تجاری می‌شود؟

 بسیاری از مردم، مذاکره و تعصب را با هم اشتباه می‌گیرند درحالی‌که تمایز این دو فرایند بسیار مهم است. مذاکره بحث و گفتگو متقابل و ساماندهی به شرایط یک معامله یا توافق است.

از سوی دیگر، متقاعد کردن تلاش برای اثبات یک مورد، باور یا ایده خاص است.

در متقاعد کردن، شما انرژی خود را صرف متقاعد کردن کسی برای پذیرش دیدگاه خود می‌کنید؛ اما در مذاکرات، شما انرژی‌تان را صرف درک دیدگاه متقابل و ایجاد فضل مشترکی از دو دیدگاه خواهید کرد.

اگر کسی در مذاکره تجاری، به‌عنوان فردی متقاعدکننده ایفای نقش کند، پیش‌بینی می‌شود که مذاکره پایان خوبی نخواهد داشت. این موضوع همچنین توضیح می‌دهد که چرا بسیاری از مردم به مذاکره احساس منفی دارند.

دو یا سه اشتباه بزرگ که اغلب مردم هنگام شرکت در مذاکرات تجاری انجام می‌دهند چیست؟

عدم آمادگی برای مذاکره، اشتباه شماره یک افراد است. آن‌ها این کار را جدی نمی‌گیرند و در نتیجه بدون داشتن اطلاعات و تجزیه تحلیل‌های کافی، به جلسه وارد می‌شوند.

یکی دیگر از اشتباهات افراد این است که موقعیت و منافع طرف مقابل را در نظر نمی‌گیرند.

برای به دست آوردن یک توافق دوجانبه موفق، شما باید خودتان را در جایگاه طرف مقابل قرار دهید و سعی کنید موقعیت او را از دیدگاه خودتان ارزیابی کنید.

تنها در این صورت است که می‌توانید گزینه‌های برد-برد را شناسایی کرده و با آینده‌نگری گزینه‌های پیشنهادی را پیش‌بینی کنید.

برخی از موقعیت‌های کسب‌وکار که در آن مهارت‌های رسمی مذاکره به شدت ارزشمند هستند، کدامند؟

مهارت‌های رسمی مذاکره در هر معامله تجاری قابل‌توجه است. مدیران عاملی که درگیر مذاکرات برای قراردادهای بزرگ هستند – مانند قرارداد دولتی یا توافقنامه‌های جمعی – مهارت‌های مذاکره تجاری خود را، معمولاً از طریق آموزش و تمرین رسمی، فرا گرفته‌اند. سپس این مدیران با تمرین و تلاش، این مهارت‌ها را در سطوح پیشرفته‌تری تقویت می‌کنند.

خلاصه نکات کلیدی که هر مدیری باید قبل از ورود به مذاکرات بداند چیست؟

در اینجا پنج اولویت مهم برای همه مذاکره‌کنندگان وجود دارد:

1. همیشه آماده باشید: هرگز بدون تحقیق و مطالعه در مورد طرف مقابل پا به جلسه مذاکره نگذارید. تحقیق خود را انجام دهید، موقعیت برد-برد را شناسایی کنید، مقاومت و امتیازهای هدف و محدوده چانه‌زنی را تعیین کنید، سپس درباره منافع اصلی فکر کنید.

2. خلاق باشید: ایده‌های جدیدی برای حل مسئله مورد مذاکره بیافرینید. سعی کنید از فرد سومی که در روند مذاکره قرار ندارد، کمک بگیرید تا ایده‌هایتان ارزیابی شود.

3. بازخورد بگیرید: پس از مذاکره، تجزیه‌وتحلیل کنید که چه چیزی خوب کار کرده و چه چیزی نه. چگونه می‌توان مذاکرات خود را در دفعات آتی بهبود ببخشید؟

4. روابط را بررسی کنید: اهمیت روابط و تأثیر انها را بر مذاکره بررسی و ارزیابی کنید. آیا روابط بلندمدت شما با طرف مقابل در معرض خطر است؟ و آیا پیروزی در مذاکره ارزش این قطع رابطه را دارد؟

5. یک استراتژی ایجاد کنید: استراتژی را توسعه دهید و سپس آن را به مورد خاصی که مذاکره تجاری می‌کنید، انطباق دهید. چه چیزی در ادغام یا خرید بزرگ ممکن است موفقیت‌آمیز باشد اما در مذاکرات یک شرکت خانوادگی خوب کار نکند.

منبع: گروه آریانا

 

ویکی پلاست | توسعه ارتباطات، افزایش اطلاعات