چگونه در دفاتر کار باز، بهینه کار کنیم

هدف، افزایش کارآیی بود. در این روش، میزها در یک فضای کاملا باز، مثل سالن تولید کارخانه، ردیف کنار هم چیده می‌شدند و همه در کنار هم کار می‌کردند. فضای کار برای همه یکسان بود، به جز مدیران و صاحبان شرکت که در اتاق‌های خصوصی مستقر بودند. طی ۵۰ سال بعد، نحوه چیدمان میزها کمی تغییر کرد اما همه این طراحی‌ها کمابیش شبیه هم بودند و هدفشان افزایش کارآیی صنعت بود.

در دهه ۱۹۵۰، گروه طراحی «کوئیک بورنر» از آلمان، با معرفی رویکردی به نام «چشم‌انداز ادارات»، سنت چیدمان ردیفی میزها را شکستند. به نظر آنها چیدمان ردیفی، خشک و رسمی بود. آنها پیشنهاد کردند که میزهایی با اندازه‌های مختلف به شکل رندوم کنار هم چیده شوند. این روش، آزاد و پویاتر بود و میزان حریم خصوصی افراد، متفاوت بود.

کارکنان از همه سطوح در کنار هم کار می‌کردند. به همین علت، محیط کار دیگر سلسله مراتبی نبود و همین باعث می‌شد کارکنان به ارتباط، گفت‌وگو و مذاکره تشویق شوند. به مرور زمان، پیشرفت تکنولوژی باعث تکامل این رویکرد شد. پس از گذشت صد سال این روش هنوز هم یکی از رایج‌ترین روش‌های طراحی دفاتر کار در سراسر دنیاست.

اما بیایید حقیقت را قبول کنیم. دفاتر «پلان آزاد» می‌توانند به یک کابوس تبدیل شوند، به خصوص وقتی دارید کاری انجام می‌دهید که نیاز به دقت و تمرکز دارد. گذشته از این، همکارانتان می‌توانند حواستان را پرت کنند، مثلا بلند بلند صحبت کنند یا موبایل هایشان دائما زنگ بزند. چطور می‌توانید خودتان را با چنین محیطی سازگار کنید؟ چطور با صدای بلند همکارتان که تمرکزتان را بر هم می‌زند، کنار بیایید؟ چطور می‌توانید بر صداها و حواس پرتی‌های محیط کار غلبه کنید، بدون آنکه منزوی یا بی ادب به نظر برسید؟

 کارشناسان چه می‌گویند؟

این که دفاتر کار باز، چه مزایا و معایبی دارند، همواره مورد بحث بوده. تحقیقات قدیمی نشان می‌دهند که این دفاتر، خلاقیت و دوستی بین کارکنان را افزایش می‌دهند در حالی که طبق مطالعات اخیر، این فضاها باعث می‌شوند کارکنان از یکدیگر دوری کنند. «دیوید بورکز»، نویسنده و استادیار دانشگاه اورال رابرتز می‌گوید: «اگر به درستی طراحی شوند، می‌توانند مشارکت کارکنان را افزایش دهند چون در این فضاها، همیشه این فرصت را دارید که با همه کارکنان شرکت تعامل کنید.» مشکل اینجاست که وقتی می‌خواهید کاری انجام دهید، این تعاملات می‌توانند حواستان را پرت کنند.

«کارن دیلن»، یکی از نویسندگان مجله کسب وکار هاروارد معتقد است حالا که شرکت‌های بیشتری به این سبک طراحی روی می‌آورند، لازم است که راه مقابله با صداهای مزاحم را یاد بگیریم. هر کس باید یک «استراتژی بقا» برای خودش داشته باشد، به همراه یکسری قوانین که مورد پذیرش خودتان و اعضای تیمتان باشد. در اینجا چند ایده را با هم مرور می‌کنیم:

 روی مزایا تمرکز کنید

همه ما به میزانی از خلوت و تنهایی نیاز داریم. دیلن می‌گوید: «به هر حال، کار کردن در اتاقی که در دارد، به ما حس امنیت روانی می‌دهد.» اگر حتی کمی حریم خصوصی داشته باشید، همکارانتان نمی‌توانند مکالمات تلفنی شما را بشنوند یا ببینند چه سایت‌هایی را مرور می‌کنید. با این وجود او می‌گوید: «شناختن همکاران و صمیمی شدن با آنها مزایای خاص خود را دارد. با آنها می‌خندید، شوخی می‌کنید و همواره در جریان کار و زندگی همدیگر هستید.» دیلن پیشنهاد می‌کند که محیط کارمان را با آغوش باز بپذیریم.

چطور؟ با تمرکز بر مزایایش، مثل دوستی‌ها و اهمیت ندادن به معایب، از جمله پدیده‌ای به نام هجوم اطلاعات یا TMI (ما در طول روز با انبوهی از اطلاعات مواجه هستیم، به خصوص درباره زندگی شخصی افراد که گاهی نیاز یا حتی تمایلی به شنیدن آن نداریم). بورکز می‌گوید سعی کنید اولین کسی نباشید که به سر و صدا اعتراض می‌کند چون دیگران فکر می‌کنند وسواسی یا بدقلق هستید.

 با اعضای تیم به توافق برسید

بورکز توصیه می‌کند که به جای شکایت کردن، با اعضای تیم صحبت کنید. ببینید چطور می‌توانید در کنار هم و در یک فضای باز به بهترین شکل کار کنید. او می‌گوید ابتدا با مدیرتان صحبت کنید چون بهتر است رهبر سازمان این ایده را با بقیه مطرح کند. بگویید: «دوست دارم این گفت‌وگوها ادامه پیدا کند اما فکر می‌کنم من آدم مناسبی برای مطرح کردن این موضوع نیستم. می‌توانید کمکم کنید؟» به‌عنوان یک تیم، هدف مشترک شما تعیین هنجارهایی است که همه بر سر آن اتفاق نظر داشته باشند. مثلا، وقتی یکی از همکاران دارد تلفنی صحبت می‌کند، بقیه با هم آرام صحبت کنند، در حد نجوا کردن. دیلن پیشنهاد می‌کند که برای خودتان یک حامی انتخاب کنید که وقتی خودتان نمی‌توانید، از شما حمایت کند. مثلا وقتی در حال یک گفت‌وگوی تلفنی مهم هستید، به بقیه که سر و صدا می‌کنند، تذکر دهد. شما هم متقابلا همین کار را برای او انجام دهید.

 هدفون خوب بخرید

دیلن پیشنهاد می‌کند که یک هدفون صداگیر بخرید، برای مواقعی که در حال انجام کاری هستید که شدیدا نیاز به تمرکز دارد. می‌توانید موزیک کلاسیک گوش دهید یا نویز سفید یا هر چیزی که کمک می‌کند به بهترین شکل کار کنید.

 به‌علاوه، وقتی هدفون استفاده می‌کنید غیرمستقیم به همکاران این پیام را می‌دهید که «کسی مزاحمم نشود.» دیلن هشدار می‌دهد: «حواستان باشد که چند وقت یک بار از هدفون استفاده می‌کنید. باید به بقیه نشان دهید که هنوز عضو تیم هستید.» بورکز می‌گوید تیم‌هایی را می‌شناسد که برای نشان دادن میزان تمرکزی که نیاز دارند، از یک رمز استفاده می‌کنند. وقتی کسی هر دو گوشی هدفون را در گوش گذاشته باشد، یعنی «لطفا تنهایم بگذارید. حواسم به کارم است.» اگر یکی از گوشی‌ها در گوش باشد، یعنی «قبل از اینکه کارتان را بگویید، اجازه بگیرید» و هدفون نداشتن یعنی «می‌توانم کارم را متوقف کنم.»

 گاهی فضاهای جدید را امتحان کنید

دیلن می‌گوید: «همه در محیط کار به جایی نیاز دارند که بتوانند فکر کنند، بنویسند و بدون حواس پرتی، ایده‌پردازی کنند» و حتی در بازترین ادارات، فضاهایی یافت می‌شود که کاملا خصوصی و از سالن اصلی جدا هستند. می‌توانید برای رهایی از همهمه‌ها به این فضاها بروید، مثل اتاق‌های کنفرانس خالی، اتاقک‌های نیمه خصوصی و گوشه‌های دنج. بورکز می‌گوید: «با این قفل‌ذهنی که باید همیشه پشت میزتان باشید، مقابله کنید.» به این ترتیب، وقتی همکاران پر حرفتان شروع می‌کنند به صحبت درباره قسمت آخر سریال محبوبشان، می‌توانید لپ تاپ خود را بردارید و به یک نقطه دیگر بروید. بورکز به کسانی که در شرکت‌های بزرگ کار می‌کنند این نکته را یادآوری می‌کند: «می‌توانید به طبقات دیگر بروید. آدم‌های بقیه طبقه‌ها آنقدرها هم شما را نمی‌شناسند، پس حواستان کمتر پرت می‌شود.»

 (موقتا) دفتر را ترک کنید

بورکز توصیه می‌کند که اگر تمرکز کردن در اداره سخت است، از رئیس خود اجازه بگیرید که گاهی در جای دیگری کار کنید، مثلا در کتابخانه یا کافه نزدیک شرکت. ببینید کجا احساس راحتی می‌کنید و بیشترین بازدهی را دارید. می‌توانید درخواست خود را این‌طور مطرح کنید: «وقتی دارم این گزارش‌ها را می‌نویسم، نیاز به تمرکز دارم. اجازه هست برای انجام این کار به کافه‌ای که آن‌طرف خیابان است بروم؟» این، در مقایسه با «اجازه هست هفته‌ای یک روز در خانه کار کنم؟» درخواست کوچک‌تری است پس احتمال آنکه رئیستان آن را نپذیرد، کمتر است.

 درخواست کنید میزتان را برای همیشه جابه‌جا کنند

اگر مشکل‌تان، مربوط به محیط کار باز نیست و بیشتر به خاطر همکار پرحرفتان است، وقتش است که از مدیر خود بخواهید جایتان را عوض کند. دیلن می‌گوید: «نباید اذیت شوید. اما به همکارتان اعتراض هم نکنید. به جایش با رئیستان صحبت کنید و بگویید اگر جای‌تان را تغییر دهد، بازدهی‌تان بیشتر می‌شود.» مثلا بگویید: «اگر در یک جای ساکت‌تر کار کنم، زودتر می‌توانم کارها را تحویل دهم.» او در ادامه می‌گوید: «مبادا یک روز از کوره در بروید و سر همکارتان داد بزنید. یک اتفاق این شکلی، به سختی قابل جبران است.»

مطالعه موردی اول: مثبت باشید و در صورت لزوم، از حواس پرتی‌ها فاصله بگیرید

«زیبا رشید» که کارش، برگزاری مراسم و رویدادها برای چهره‌های سرشناس است، طی این سال‌ها در انواع و اقسام محیط‌ها کار کرده. او ادارات باز را به فضاهای شرکتی (درهای بسته و پارتیشن‌های بلند) ترجیح می‌دهد.

او می‌گوید: «بخش زیادی از شغل من، ارتباط با دیگران است و من فکر می‌کنم در ادارات باز، هم تبادل ایده‌ها راحت تر است و هم ارتباطات شخصی. وقتی در یک محیط، گفت‌وگو جریان داشته باشد، خلاقیت من بیشتر می‌شود.» او در حالی‌که روی جنبه‌های مثبت محیط کارش تمرکز می‌کند، کاملا پذیرفته که چنین محیط‌هایی برای انجام کارهایی که شدیدا نیاز به تمرکز دارند، مناسب نیست.

او در شغل اخیرش در شرکتی که در نیویورک مستقر است، یاد گرفته که چطور با صداها و حواس‌پرتی‌ها مقابله کند. «وقتی دارم روی قراردادهای مهم کار می‌کنم، معمولا هدفون می‌گذارم.» هدفون به همکارانش این پیام را می‌دهد که او نیاز به سکوت دارد.

او اخیرا برای انجام یکی از کارهای مهمش، به یکی از اتاق‌های کنفرانس می‌رود تا از گفت‌وگوها فاصله بگیرد. او می‌گوید: «به نظرم بزرگ‌ترین مشکل ادارات باز، تعیین استانداردهای اجتماعی و رفتاری است. من خودم، خیلی رک و بی‌پرده صحبت می‌کنم. مثلا می‌گویم من دارم روی یک قرارداد مهم کار می‌کنم. دارم به اتاق کنفرانس می‌روم. اگر کار واجبی داشتید، آنجا هستم.» به مرور زمان، رابطه کاری او و همکارانش نزدیک‌تر شده است. او می‌گوید: «حالا می‌دانیم چطور در کنار هم کار کنیم و چه زمانی نیاز به سکوت داریم.»

مطالعه موردی دوم: مقررات تعیین کنید و راهی برای آرامش مغزتان پیدا کنید

«کیتلین استوارت» با هشت نفر از همکارانش در یک اداره با طراحی باز کار می‌کند. رئیسش، یک اتاق نیمه خصوصی دارد. یک اتاق کنفرانس هم برای جلسات کوچک دارند. به نظر کیتلین، طراحی باز باعث دوستی و صمیمیت اعضای تیم می‌شود. او می‌گوید: «این فضا باعث می‌شود بیشتر مشارکت کنیم. هر لحظه می‌توانیم ایده‌هایمان را مطرح کنیم. و این فضا را شبیه به دانشگاه می‌کند. همه با هم یکسانند.» اما سر و صدا گاهی مشکل ساز است. سر و صدا می‌تواند حواس شما را پرت کند. بعضی‌ها حتی نمی‌توانند در جایی که سر و صدا هست کار کنند. برای همین، اعضای تیم قوانینی وضع کرده‌اند تا بتوانند به بهترین نحو با هم در این فضا کار کنند. مثلا: «کسی اجازه ندارد در اتاق داد بزند. اگر دارید با همکارتان گفت‌وگو می‌کنید و می‌خندید و نفر سومی، در حال مکالمه تلفنی است، باید صدایتان را پایین بیاورید. اگر حرفتان طولانی است، باید به اتاق کنفرانس بروید.»

او همچنین به این نتیجه رسیده که «مدیتیشن» می‌تواند کمکش کند. او می‌گوید: «مدیرمان ما را تشویق می‌کند که هر روز، هر زمان که دوست داریم به مدت بیست دقیقه چشمان خود را ببندیم و در یک فضای ساکت بنشینیم. این یک تمرین است برای آنکه به مغزمان یاد دهیم که به صداهای زمینه توجه نکند. این روش به من کمک می‌کند که ذهنم را ساکت کنم.»

او حالا با صداها و حواس پرتی‌ها کنار آمده. اما می‌گوید: «اگر یک روز حس کنم با جابه‌جایی میزم، عملکردم بهتر می‌شود، قطعا از مدیرم می‌خواهم جایم را عوض کند. من به‌شدت معتقدم که شغل شما، زندگی شماست، پس باید ابزارهای لازم را برای بازدهی و موفقیت در اختیار داشته باشید.»

 بایدها و نبایدها

• با مدیر و اعضای تیمتان صحبت کنید تا ببینید چطور می‌توانید در یک اداره باز، به شکل بهینه کار کنید.
• هدفون صداگیر بخرید، برای مواقعی که دارید کاری انجام می‌دهید که شدیدا نیاز به تمرکز دارد.
• در اداره گشت بزنید و جاهای خلوت و ساکت را پیدا کنید. در این فضاها می‌توانید بدون حواس پرتی فکر کنید، بنویسید و ایده‌پردازی کنید.
• سخت نگیرید. روی نقاط مثبت محل کارتان تمرکز کنید.
• تنها نمانید. کمک بگیرید. از یکی از همکاران مورد اعتمادتان بخواهید که هر‌از‌گاهی از شما حمایت کند و قول دهید که شما هم برایش همین کار را انجام دهید.
• اگر دارید اذیت می‌شوید، سکوت نکنید. خودتان را عذاب ندهید. اگر حس می‌کنید جابه‌جایی میزتان، باعث می‌شود بازدهی‌تان بیشتر شود، این موضوع را با مدیرتان مطرح کنید.

منبع: HBR