فرآیند استخدام کاندیدای ایده‌آل

این یک سناریوی آشناست. یکی از کارکنان کلیدی شما استعفا داده و باید فورا یک جایگزین برایش پیدا کنید. بازدهی شرکت رو به کاهش است، مشتریان به ستوه آمده‌اند و هر روز، تلاش شما برای پر کردن جایگاه بی‌نتیجه می‌ماند و اگر جایگاه برای بیشتر از سه ماه خالی بماند، کلی خسارت مالی به سازمان وارد می‌شود.

یک سناریوی دیگر: شرکت شما در حال توسعه است و برای آنکه از تمام فرصت‌های بازار، نهایت بهره را ببرید به نیروهای جدید و با استعداد نیاز دارید. اما آنقدر سرتان گرم جذب نیرو است که تمام این فرصت‌ها از دست می‌روند.

این روزها جذب نیرو به دلیل نرخ بالای بیکاری حتی از سابق سخت‌تر هم شده است. وقتی نرخ بیکاری پایین است، تعداد جایگاه‌های شغلی خالی، بیشتر از تعداد افرادی است که به دنبال کار هستند. پس قدرت چانه‌زنی کارجویان بیشتر است. در شرایطی که نرخ گردش نیروی کار بالاست، شکاف میان تعداد استعدادهای در دسترس و تعداد جایگاه‌های خالی، عمیق‌تر می‌شود.وقتی بالاخره فرد مورد نظرتان را پیدا کردید، هیچ ضمانتی وجود ندارد که بتوانید او را به دست آورید. در حال حاضر فرآیند استخدام به‌طور متوسط حدود ۲۳ روز طول می‌کشد که در مقایسه با سال ۲۰۱۰، تقریبا دو برابر شده است.

گرچه بخش زیادی از این زمان، صرف بررسی سوابق افراد می‌شود، اما نباید فراموش کنیم که هر چه فرآیند استخدام طولانی‌تر باشد، این احتمال وجود دارد که رقیبان، کارجویان را از چنگ شما درآورند. فرض کنید یک کارجو حسابی نظرتان را جلب کرده. اگر یک سازمان دیگر، زودتر از شما به او پیشنهاد دهد، چرا قبول نکند؟ شما هم فکر می‌کنید که کارفرمایان در مخمصه قرار دارند؟ درست فکر می‌کنید. اما یک راه حل وجود دارد: تمام کاری که باید انجام دهید این است که یک آژانس کاریابی مناسب پیدا کنید و بخشی از کارها را به آنها بسپارید.

  مزایای همکاری با آژانس‌های کاریابی

۱. دسترسی آسان به متقاضیان با کفایت

یک کارشناس استعدادیابی به‌طور متوسط ۱۳ ساعت در هفته را صرف فرآیند

Sourcing می‌کند که به معنای شناسایی افراد مناسب و بررسی رزومه و سوابق کاریشان است. اما آژانس‌های کاریابی، تنها وظیفه و منبع درآمدشان دسترسی به استعدادهاست. آنها بخش اعظمی از زمانشان را صرف ایجاد و حفظ کانال‌های ارتباطی با متقاضیان می‌کنند. وقتی شما با این آژانس‌ها همکاری می‌کنید، می‌توانید مستقیما به خیل عظیمی از استعدادها دسترسی پیدا کنید که صلاحیت همه آنها قبلا بررسی شده است.

۲. وقت آزاد بیشتر برای اعضای تیم

وقتی آژانس کاریابی، مسوولیت شناسایی، غربالگری و بررسی رزومه‌ها را بر عهده بگیرد، وقت اعضای تیمتان در واحد جذب استعدادها، آزاد می‌شود. با این وقت آزاد کلی کار می‌توانید انجام دهید. می‌توانید کارهای خرده ریز را به آژانس کاریابی بسپارید و خودتان به امور استراتژیک بپردازید، مثلا استراتژی استعدادیابی شرکت را بازبینی کنید.

۳. بازه کوتاه استخدام

آژانس‌های کاریابی فقط باعث نمی‌شوند سر اعضای تیمتان خلوت شود. آنها کمک می‌کنند کل فرآیند استخدام کوتاه‌تر شود، چون آنها کانال‌های ارتباطی را قبلا ایجاد کرده‌اند و زمانی که صرف شناسایی استعدادها می‌کنند، کمتر است. و وقتی فرآیند استخدام کوتاه‌تر می‌شود، می‌توانید قبل از اینکه رقبا، به کارجوی مورد نظرتان پیشنهاد دهند، او را استخدام کنید.

۴. مهارت در یک یا چند حوزه خاص

بسیاری از آژانس‌ها دارای تخصص در یک (یا چند) صنعت هستند. آنها با گرایشات آشنا هستند، می‌دانند استعدادها را از کجا پیدا کنند و می‌دانند کارجویان از کارفرمایان چه می‌خواهند. یک آژانس کاریابی متبحر کمک می‌کند فرآیند استخدام را طوری طراحی کنید که به بهترین نتایج برسید. آنها کمک می‌کنند یک فرآیند بی‌دردسر طراحی کنید که کاندیدا به سرعت آن را طی کند. آنها همچنین کمک می‌کنند یک پکیج حقوق و مزایای مناسب تعیین کنید که استعدادها را جذب کند. یک آژانس خوب با استفاده از دانشش کمک می‌کند تا معیارهای جست‌وجوی خود را اصلاح کنید. آنها به شما یاد می‌دهند که شرح وظایف شغلی را طوری بنویسید که شفاف و مطابق با واقعیت‌ها باشد.

۵. استخدام محرمانه

اطلاعات مربوط به فرآیند استخدام شما محرمانه است و بین شما و آژانس و کاندیداهاست. پس می‌توانید فرآیند استخدام را بدون هراس از دخالت رقیبان، پیش ببرید. همچنین می‌توانید با کمک آنها، به «کارجویان غیر‌فعال» دسترسی پیدا کنید؛ همان کسانی که در حال حاضر شغل دارند اما یواشکی و به دور از چشم کارفرمایشان به دنبال کار هستند. آژانس‌های کاریابی می‌دانند چطور با این افراد تماس بگیرند که کارفرما خبردار نشود. چون کارفرما می‌تواند با یک پیشنهاد بهتر، فرد را از استعفا منصرف کند.

  اقدامات ۹ گانه

همکاری با یک آژانس کاریابی مزایای خاص خودش را دارد اما برای آنکه از این مزایا به بهترین شکل بهره‌مند شوید، این ۹ نکته را رعایت کنید:

گام اول: تحقیقات

گزینه‌هایتان را بررسی کنید: پیش از آغاز همکاری، آژانس‌های مورد نظرتان را شناسایی و درباره‌شان تحقیق کنید. در وهله اول به دنبال آژانس‌هایی بگردید که در حوزه فعالیت شما تخصص دارند. بعضی از آژانس‌ها در چند زمینه مهارت دارند. آژانسی را پیدا کنید که متناسب با نیازهایتان باشد. می‌توانید از سایر شرکت‌ها، شرکا، فروشندگان، کارکنان یا آشنایانتان پرس و جو کنید و ببینید آیا یک آژانس خوب می‌شناسند که مناسب شما باشد. نام آژانس‌های مورد نظر را لیست کنید. پس از تحقیق و بررسی‌های لازم، احتمالا بسیاری از گزینه‌ها را حذف می‌کنید. وقتی لیست‌تان نهایی شد، وقت آن است که با آژانس‌ها تماس بگیرید.

مصاحبه کنید: با آژانس‌ها مصاحبه کنید تا با نحوه عملکردشان آشنا شوید. از آنها بخواهید گزارشات آماری خود را در اختیارتان قرار دهند، از جمله بازه زمانی تا دریافت رزومه، تعداد ارسال رزومه برای هر شغل و نرخ کاریابی. این آمار و ارقام کمک می‌کنند که ببینید آیا آژانس مربوطه، می‌تواند شما را به نتایج دلخواهتان برساند یا خیر.

از آنها معرف بخواهید: از آنها بپرسید آیا از میان مشتریان فعلی و قبلی‌شان (کارفرمایان)، کسی هست که حرف‌هایشان را تایید کند؟ شما می‌خواهید بدانید که نیروی کاری که این آژانس برای شرکت X پیدا کرده، چه سرنوشتی داشته؟ آیا سال‌ها در شرکت مانده و پیشرفت کرده یا مدت کوتاهی پس از استخدام، استعفا داده و رفته؟

گام دوم: همخوانی ارزش‌ها

اگر شما و آژانس از نظر دیدگاه‌ها در رابطه با جذب نیرو با هم تفاهم داشته باشید، از این همکاری بیشترین نفع را خواهید برد.

ارزش‌های مشترک: ارزش‌های مشترک در زمینه جذب نیرو باعث می‌شود کارجو یک فرآیند خوشایند و مطابق با برند کارفرمای شما را تجربه کند. فراموش نکنید که یک آژانس کاریابی، مثل زیرمجموعه شماست. اگر کارجو تجربه ناخوشایندی با آنها داشته باشد، نام و وجهه شما زیر سوال می‌رود.

همخوانی ماموریت و چشم‌انداز: زمان بگذارید و بیانیه جذب نیروی خود را بنویسید. به دنبال چه نوع کارجویانی هستید؟ چه تجربه‌ای را می‌خواهید برایشان فراهم کنید؟ چه تصویری از خودتان می‌خواهید در ذهنشان ایجاد کنید؟ این بیانیه را به آژانس مورد نظرتان بدهید و نظرشان را جویا شوید.

گام سوم: بررسی شرایط قرارداد

وقت آن رسیده که همکاری خود را شروع کنید؟ نه! هنوز زود است. پیش از شروع همکاری، شرایط قرارداد را از آژانس مربوطه جویا شوید. این نکات را فراموش نکنید:

ساختار دستمزد: آژانس‌ها معمولا به یکی از این دو شکل، دستمزد می‌گیرند؛ یک دستمزد ثابت بابت هر متقاضی، یا دستمزد بر اساس درصدی از حقوق اول متقاضی.

زمان پرداخت: بعضی از آژانس‌ها دستمزدشان را به محض استخدام فرد می‌خواهند و بعضی دیگر، به شما مهلت می‌دهند تا کارجو در سازمان جا بیفتد.

ضمانت کاریابی: آیا آژانس ضمانت می‌کند که نیروی مورد نظر، به دردتان می‌خورد؟ بعضی از آژانس‌ها یک بازه زمانی ۹۰ روزه را در نظر می‌گیرند. اگر متقاضی در آن بازه، عملکرد قانع‌کننده‌ای داشت، فرآیند کاریابی موفقیت‌آمیز بوده و آژانس، پولش را درخواست می‌کند. در غیر‌این صورت، یا پولی دریافت نمی‌کند یا ممکن است یک متقاضی را به‌طور مجانی جایگزین کند. پیش از آغاز همکاری، همه این موارد را با آژانس طی کنید. حتی باید درباره مفهوم «عملکرد قانع‌کننده» به توافق برسید. بعضی از آژانس‌ها تنها مواردی را غیر‌قانع‌کننده می‌دانند که فرد به میل خودش استعفا دهد. اگر شرایط قرارداد را نمی‌پسندید، مذاکره کنید. اگر مذاکره جواب نداد، به دنبال یک آژانس دیگر بگردید

گام چهارم: ارتباطات شفاف و صادقانه

بسیار خب. شما پس از قرارداد، همکاری خود را رسما آغاز کرده‌اید. برای آنکه این همکاری موفقیت‌آمیز باشد، باید با آژانس همواره در ارتباط باشید. این ارتباطات باید شفاف و صادقانه باشد. نیازها، مهلت‌ها، انتظارات و اهداف خود را به طور مستمر با آنها در میان بگذارید و آژانس را در جریان اطلاعات جدید قرار دهید.

از همان آغاز، کاملا شفاف برایشان توضیح دهید که فرآیند استخدامتان چه شکلی است. به آنها بگویید که چند مصاحبه انجام خواهد شد و چه روش‌هایی برای ارزیابی کارجو استفاده می‌شود. هفته اول، مصاحبه تلفنی و هفته دوم حضوری خواهد بود. تصمیم گیرنده نهایی کیست و سایر اطلاعات کلیدی.

از آنها نظر بخواهید. شاید بتوانند کمک کنند بعضی از مراحل غیر‌ضروری را حذف کنید.

نکته مهم: تماس‌های آژانس را بی‌جواب نگذارید. گاهی وقتی آژانس، چند متقاضی را به یک شرکت می‌فرستد، آن شرکت غیبش می‌زند و تا مدتی جواب آژانس را نمی‌دهد. این اشتباه است. باید همواره در دسترس‌شان باشید. آنها ممکن است با شما تماس بگیرند و نظر شما را درباره کارجویان جویا شوند. نباید آنها را در ابهام بگذارید. آنها وقتی در ابهامند، نمی‌توانند هیچ اطلاعاتی به متقاضیان بدهند. به این ترتیب، به رابطه میان کارجو و آژانس و در نتیجه، رابطه میان شما و آژانس لطمه وارد می‌شود.

گام پنجم: شرح وظایف شغلی شفاف

هر چه اطلاعات آژانس درباره شما بیشتر باشد، بهتر می‌توانند کارمند موردنظرتان را پیدا کنند. شرح وظایف شغلی باید مختصر، مفید و شفاف باشد.

شرح دقیق وظایف: شرح وظایف شغلی را به‌صورت لیست بنویسید، نه به شکل یک پاراگراف طولانی. تمام مسوولیت‌های کلیدی و ثانویه را ذکر کنید.

تخصصی و قلنبه، سلمبه ننویسید: برای نوشتن شرح وظایف از واژه‌های ساده استفاده کنید.

فرهنگ و ارزش‌های سازمان را شرح دهید: آژانس قبلا از این ارزش‌ها آگاه است اما ممکن است بخواهد این اطلاعات را به متقاضیان بدهد.

ذکر حقوق: کارجویان از آژانس درباره حقوق سوال خواهند کرد. بهتر است جزئیات حقوق و مزایای شرکت خود را به آژانس بدهید تا در اختیار کارجویان بگذارد.

گام ششم: ارائه و پذیرش بازخورد

همه ما از مزایای ارائه بازخورد به کارکنان آگاهیم. بازخورد کمک می‌کند نقاط قوت خود را بهبود بخشند و مشکلات کوچک را پیش از آنکه به دردسری بزرگ تبدیل شوند، رفع کنند.

در مورد آژانس‌ها هم همین‌طور است. احتمال آنکه یک آژانس، بلافاصله کارجوی مورد نظرتان را پیدا کند ضعیف است اما با ارائه بازخورد مستمر، شفاف و صادقانه درباره کارجویان، می‌توانید به آنها کمک کنید تا در این کار موفق شوند.  از طرف دیگر، فراموش نکنید که آژانس‌ها در زمینه استعدادیابی خبره هستند. آنها هم می‌توانند به شما بازخورد و راهنمایی ارائه دهند. از پیشنهادهای آنها برای اصلاح فرآیند استخدامتان استفاده کنید و نظراتشان را با آغوش باز بپذیرید.

گام هفتم: همکاری برای تعیین یک پکیج حقوق و مزایا

آژانس‌ها ممکن است درباره پکیج حقوق و مزایایی که برای کارمندان در نظر گرفته‌اید، نظر دهند. بعضی از کارفرمایان دوست ندارند به نظر آنها گوش کنند. فراموش نکنید که حقوق پیشنهادی شما به کارجویان، نقش مهمی در تعیین نوع کارجویان پیشنهادی توسط آژانس دارد. برای تعیین حقوق منصفانه که نه سیخ را بسوزاند و نه کباب را، با آژانس مشورت کنید. اگر آژانس پیشنهاد داد که حقوق را افزایش دهید، حتما برای آن دلیلی دارد. اگر بودجه تان محدود است، از آژانس کمک بخواهید که در تعریف «کاندیدای ایده‌آل» خود تجدیدنظر کنید تا کسانی را پیدا کنید که با محدوده پرداخت شما هماهنگی داشته باشند.

گام هشتم: کیفیت یا کمیت

در بسیاری از موارد، چند کارجوی ممتاز، بهترند از تعداد زیادی کارجوی متوسط، به‌خصوص در مواقعی که دارید برای یک جایگاه شغلی قدیمی، نیرو استخدام می‌کنید. اما در بعضی موارد، تعداد هم اهمیت پیدا می‌کند، مثلا وقتی یک جایگاه شغلی جدید ایجاد کرده‌اید و می‌خواهید ببینید این جایگاه در میان کارجویان چقدر طرفدار دارد. در این مورد، ممکن است از آژانس بخواهید که تعداد زیادی کارجو برایتان بفرستد. پیش از آغاز همکاری، تعیین کنید که کیفیت برایتان مهم‌تر است یا کمیت.

گام نهم: به اشتراک‌گذاری داده‌ها

تبادل اطلاعات بین کارفرما و آژانس کمک می‌کند که فرآیند استخدام، شفاف‌تر، موثرتر و سریع‌تر باشد. آیا اطلاعاتی درباره اینکه کدام کارمند عملکرد بهتری داشته در دست دارید؟ این اطلاعات را به آژانس بدهید تا روی کارجویانی تمرکز کند که سوابق مشابهی دارند.

آیا می‌دانید فرآیند استخدامتان با چه سرعتی پیش می‌رود؟ اطلاعاتش را در اختیار آژانس بگذارید تا آن را به کارجویان منتقل کند. این کمک می‌کند کارجویان از شما انتظارات واقع‌بینانه داشته باشند. هر اطلاعاتی در رابطه با استعدادها و گرایشات جذب نیروی خود دارید، در اختیار آژانس بگذارید تا آژانس، نیازها و فرآیند استخدام شما را بهتر درک کند.

بهره‌مندی کامل از مزایای همکاری با آژانس‌ها زمانبر و مستلزم تلاش شماست. با رعایت نکات ۹گانه می‌توانید ارزش واقعی همکاری با آژانس‌های کاریابی را از یک رویا به واقعیت تبدیل کنید.