نکاتی طلایی برای موفقیت یک مدیر کم تجربه

در این راه ممکن است به عنوان یک مدیر تازه با چالش‌های ناشناخته‌ای روبه‌رو شوید. چالش‌هایی مثل ایجاد فرآیندهای توسعه، تعیین اهداف و اولویت‌ها برای تیم و اطمینان از اینکه همه با بالاترین ظرفیت خود کار می‌کنند.

ممکن است نگران انتظاراتی که دیگران از شما دارند باشید. آیا رئیس‌تان از شما انتظار دارد که «شاخ غول را بشکنید»؟ آیا اهداف تیم‌تان بیش از حد جاه‌طلبانه است؟ چه نوع راهنمایی و حمایتی دریافت می‌کنید؟

چه فردی باسابقه باشید که از کارشناس فنی به مقام مدیریت رسیده‌ و چه مستقیم به عنوان مدیر استخدام شده باشید، تغییر نقش از مدیریت خودتان به مدیریت دیگران می‌تواند کمی سخت باشد.

خوشبختانه کارهای زیادی می‌توانید انجام بدهید که شما را در مسیر درست قرار بدهد. در این مقاله به استراتژی‌ها و نکاتی خواهیم پرداخت که می‌توانید از آنها برای موفقیت در نقش جدید کمک بگیرید.

چطور وقتی یک مدیر تازه کار هستیم، به موفقیت برسیم؟

چه مدیر یک تیم کوچک شده باشید و چه یک واحد کامل، نگرانی‌های اصلی شما احتمالا شبیه به هم هستند:

•     آیا در عین اینکه مسئولیت کارهای دیگران با من است هنوز می‌توانم عملکرد فردی خوبی داشته باشم؟
•     چطور می‌توانم اهداف کارآمدی برای تیم تعیین کنم؟
•     آیا تبدیل شدن از «عضو تیم» به «رهبر تیم» باعث از دست رفتن دوستی‌هایم خواهد شد؟
•     آیا خواهم توانست به دیگران انگیزه داده و احترام آنها را جلب کنم؟

سعی کنید با چشم‌های باز وارد پست جدید بشوید. قبل از شروع کار همه‌ی تصورات غلط مدیریتی خود را اصلاح کرده و روی مهم‌ترین چیز تمرکز کنید: اعتمادسازی و واداشتن تیم به بهترین عملکرد.

قرار گرفتن در چنین موقعیتی برای اولین بار می‌تواند دلهره‌آور باشد، اما با کمی آماده‌سازی و برنامه ریزی، دیگر سردرگم نخواهید بود.

۸ نکته‌ی کلیدی زیر به شما کمک می‌کند که تبدیل به یک مدیر استنثنایی شوید.

۱. نقش خود را تعریف کنید

اول از همه،‌ باید اطمینان حاصل کنید که مسئولیت‌ها،‌ وظایف و اهداف نقش جدیدتان را درک کرده‌اید.

برای این کار، اول شرح شغل خود را مطالعه کنید و از آن برای تهیه‌ی برنامه‌ای که اهداف را به نتایج قابل اجرا تبدیل می‌کند، کمک بگیرید. اگر شرح شغلی وجود نداشته باشد یا شرح شغل موجود مبهم باشد،‌ احتمالا باید خودتان شرح شغلی بنویسید.

با رئیس خود درباره مسئولیت‌ها و اهداف اصلی نقش‌تان صحبت کنید و به نکاتی که می‌گوید توجه نمایید. اگر امکان داشته باشد با فردی که پیش از شما در این پست بوده است صحبت کنید. ببینید مسئولیت‌های اصلی او چه بوده‌اند؟ به نظر او مهم‌ترین اهداف‌اش چه بوده‌است؟ به سراغ شرح شغل‌ها یا توصیف شغل‌های قدیمی بروید. ببینید چه مسئولیت‌هایی در آنها ذکر شده است؟ آیا اهداف عملکردی تعیین شده‌اند؟ اگر بله، آیا آن اهداف هنوز قابل اعمال هستند؟

در نهایت، با افرادی که قرار است مدیریت‌شان کنید صحبت کنید. نظر آنها در مورد جایگاه شما چیست؟ به چه نوعی از راهنمایی احتیاج دارند؟

درنهایت،‌ هرآنچه از گام‌های پیشین به دست آورده‌اید را بنویسید و شرح شغلی را که تهیه کرده‌اید به رئیس یا مربی خود نشان دهید تا ببینید آیا با نظر شما موافق هستند یا خیر.

۲. با یک مربی کار کنید

مربی کسی است که دانش و تخصص خود را به کسانی که تجربه کمتری دارند ارائه می‌دهد. او با بهره‌گیری از تجربه و مهارت‌های خود، دیگران را در مسیر درست هدایت می‌کند. یک مربی بر اساس تجربه‌ها و آموخته‌های شخصی خود، به کارمندان تازه‌کار برای یافتن فرصت‌های رشد حرفه‌ای، به‌دست آوردن اعتماد‌ به نفس و بهبود مهارت‌های فردی کمک می‌کند.

هنگام شروع کار جدید،‌ داشتن یک مربی که بتواند درباره‌ی عملکردتان به شما بازخورد داده و در زمینه‌ی مهارت‌های خاصی که برای موفق شدن به آنها احتیاج دارید به شما آموزش دهد؛ می‌تواند بسیار مفید باشد. این فرد می‌تواند در مورد نقش جدیدتان به شما مشاوره‌های بسیار ارزشمندی بدهد و با حمایت و تشویق، اعتماد به نفس شما را بالا ببرد.

برای شروع، آنچه را که می‌خواهید از رابطه با مربی خود به دست آورید به طور دقیق روی کاغذ بیاورید. به عنوان مثال،‌ ممکن است بخواهید دانش تخصصی خود را گسترش بدهید،‌ با کسی که می‌تواند به شما انگیزه داده و الهام‌بخش شما باشد از نزدیک کار کنید و یا از کسی ایده بگیرید، پس همه اینها را روی کاغذ بنویسید.

برای یافتن مربی اول از همه در درون سازمان‌تان جستجو کنید. آیا رهبر پیش‌کسوتی وجود دارد که بخواهید از او یاد بگیرید؟ همچنین می‌توانید در شبکه‌ی گسترده‌تری به دنبال این فرد بگردید.

یادتان باشد که این یک رابطه‌ی دوطرفه است. شما در مقابل توصیه‌های تخصصی که دریافت می‌کنید باید چیزی به او بدهید. این چیز می‌تواند دیدگاهی تازه درباره صنعت، آشنایی با تکنولوژی‌های جدید و یا معرفی وی به سایر کارشناسانی که از پست‌های قبلی خود می‌شناسید باشد.

۳. روابط خوبی برقرار کنید

برای اینکه مدیر خوبی باشید لازم نیست حتما یک استراتژیست باهوش یا یک سخنران الهام‌بخش باشید. بنابر تحقیقات انجام شده توسط دیل کارنگی، مهم‌ترین بخش مدیریت، توانایی فرد در ایجاد یک رابطه‌ی واقعی و شخصی با اعضای تیم است.

شما، به عنوان یک مدیر،‌ نمی‌توانید با همه دوست باشید. اولین مسئولیت شما رهبری است و برای انجام آن نیاز دارید که رویکرد متعادلی نسبت به رابطه داشته باشید. بله،‌ باید روابط خوبی با اعضای تیم برقرار کنید اما در عین حال باید بتوانید آنها را هدایت کنید.

برای کمک به اعتمادسازی درون تیم، به راحتی درباره‌ی تجربیات گذشته‌ی خود و دلیل پذیرش نقش فعلی با اعضای تیم صحبت کنید. از صحبت درباره‌ی خطاهایی که در طول مسیر کرده‌اید (در صورتی که زیاد بزرگ نیستند!) نترسید. خودافشایی،‌ اگر به خوبی انجام شود، به سایرین کمک می‌کند تا بفهمند شما که هستید،‌ چرا اینجا هستید و چرا می‌توانند به شما اعتماد کنند. این چیزی است که برای داشتن یک محیط کاری پرانگیزه اهمیت زیادی دارد.

احترام به تفاوت‌های اعضای تیم راه دیگری برای برقراری ارتباط با آنهاست. هرچه باشد،‌ افراد تیم ممکن است در فرهنگ‌های مختلف بزرگ شده یا تفاوت نسلی داشته باشند و یا از لحاظ تجربه‌ی کاری در سطوح مختلفی باشند. از تفاوت‌های افراد برای تشویق به مباحثات پرشور و اجتناب از تفکر گروه‌گرایانه کمک بگیرید.

۴. اهداف را شناسایی کرده و با دیگران در میان بگذارید

وقتی ناگهان و بعد از سال‌ها پیروی از فردی دیگر در رأس تیم قرار می‌گیرید، احتمالا ایده‌های جدید زیادی برای بهبود روش‌ها و رویه‌ها خواهید داشت. اما سعی کنید، حداقل برای مدتی کوتاه، اشتیاق خود را کنترل کنید.

سندرم «تازه از راه رسیدگی» (تمایل به از بین بردن همه‌ی روش‌های قدیم به محض ورود) اتفاقی است که مطمئنا افراد را با شما دشمن خواهد کرد. پس پیش از ایجاد هرگونه تغییر عمده در روش انجام کار تیم،‌ بگذارید مدتی بگذرد تا در پست جدید جا بیفتید. در این مدت عملکرد تیم را از جایگاه رهبری زیر نظر گرفته و درباره‌ی روش انجام امور با افراد صحبت کنید.

بعد از اینکه در پست خود جا افتادید؛ یک منشور تیمی تهیه کنید که مشخص کند تیم قرار است چه کاری انجام دهد. سپس،‌ برای هر یک از افراد تیم اهدافی تعیین کنید. دقت کنید که بعضی از این اهداف باید اهداف توسعه‌ای باشند (اهدافی که توانایی‌های فرد را «گسترش» بدهند). برای اطمینان از اینکه این اهداف با اهداف سازمان همراستا هستند از مدیریت برمبنای هدف (MBO) استفاده کنید.

بعد از تعیین اهداف معنادار برای تیم، قدم بعدی ارتباط منظم است. یکی از بهترین روش‌ها برای انجام این کار استفاده از داستان سرایی در کسب‌و‌کار است؛ به خصوص اگر بخواهید به دیگران کمک کنید تا معنای عمیق‌تر کاری را که انجام می‌دهند پیدا کنند.

در عین حال باید برای خودتان هم چند هدف فردی تعریف کنید؛ از جمله، بهبود مهارت‌هایی که برای موفق‌تر بودن در نقش جدید به آنها احتیاج دارید.

۵. الگوی خوبی باشید

به عنوان یک مدیر باید از این مسئله آگاه باشید که اعضای تیم، در مورد رفتار در محیط کار، از شما الگو می‌گیرند. اگر می‌خواهید رفتار اعضای تیم را شکل دهید،‌ عملکرد تیم را بهبود ببخشید و عادت‌های خوب بسازید، سعی کنید برای آن‌ها الگوی مناسبی باشید.

این یعنی که اعمال‌تان باید مطابق گفتارتان باشد. به عنوان مثال، حضور همه در جلسات تیمی صبح روز شنبه بسیار اهمیت دارد؛ بنابراین خودتان هیچ‌وقت این جلسات را از دست ندهید. اگر می‌خواهید افراد تیم به یکدیگر اعتماد کنند، با دادن اطلاعاتی در مورد خودتان نشان دهید که به آنها اعتماد دارید. در کاری که تیم‌تان انجام می‌دهد تخصص پیدا کنید و به آنچه می‌گویید عمل کنید تا افراد به قضاوت و تصمیم‌های شما اعتماد کرده و به پیروی از شما علاقه‌مند شوند.

۶. به موقع بازخورد بدهید

اگر افراد تیم ندانند باید روی چه چیزی کار کنند، امکان پیشرفت نخواهند داشت. در عین حال، اگر در طول مسیر از سخت کوشی و موفقیت‌هایشان تعریف نکنید انگیزه خود را از دست خواهند داد. به همین دلیل انتقاد سازنده و ستایشِ به موقع بسیار بااهمیت است. بدون این تکنیک‌ها تیم شما کورکورانه حرکت خواهد کرد.

سعی کنید بازخورد خود را تا جایی که می‌توانید با فاصله‌ی کمی از رخداد ارائه کنید. خیلی مهم است که رویکرد شما سازنده باشد.

در بازخورد دادن منظم باشید. جلسات بازخورد هفتگی یا ماهانه از جلسات سالیانه سازنده‌تر هستند بنابراین سعی کنید به طور مداوم درباره عملکرد تیم با اعضای صحبت کنید. به این ترتیب عملکرد تک تک افراد تدریجا بهبود یافته و بهره وری کل تیم بالا می‌رود.

در عین حال، هنگام ارائه‌ی بازخورد، حساسیت به خرج داده و خوب قضاوت کنید. همیشه مشکلات را به صورت خصوصی تذکر بدهید اما از کار خوبِ فرد در حضور دیگران تعریف کنید تا بقیه هم تشویق شوند تا عملکرد خود را بهبود بدهند.

۷. تفویض اختیار کنید

بهترین مدیران کسانی هستند که می‌دانند نمی‌توانند همه‌ی کارها را خودشان انجام بدهید. به همین دلیل باید یاد بگیرید که به شکل موثری اختیارات خود را به دیگران تفویض کنید. اگر این کار را درست انجام بدهید، وظایف و مسئولیت‌های خود را بهتر مدیریت خواهید کرد و در عین حال قادر خواهید بود تا مهارت‌های اعضای تیم را بهبود داده و به آنها اعتماد به نفس بدهید.

برای تفویض اختیار موفق باید اطمینان حاصل کنید که کار درست را به شخص درست داده‌اید. به علاوه،‌ سعی کنید کار را طوری انتخاب کنید که باعث بهبود مهارت‌ها و پیشرفت شغلی فرد شود.

هنگام تخصیص کار به اعضا بگویید که انتظار چه نتیجه‌ای دارید اما نگویید که چطور کار را انجام دهند. به وسوسه‌ی مدیریت ذره‌بینی غلبه کنید؛ این کار به تیم شما کمکی نمی‌کند. به طور منظم به کار افراد سرکشی کنید تا ببینید آیا کمکی نیاز دارند یا نه. اما به جز این، اجازه بدهید به روش خودشان کار را انجام دهند.

۸. منعطف باشید

در مدیریت نمی‌توان برای همه چیز و همه کس یک رویکرد ثابت را به کار برد. موقعیت‌های مختلف نیازمند اقدامات متفاوت هستند. کارآمدترین مدیران کسانی هستند که به سرعت متوجه می‌شوند چه زمانی باید رویکرد خود را تغییر داده و نقش عوض کنند.

به عنوان مثال،‌ گاهی لازم است تیم‌تان را رهبری کنید. درمواقع دیگر ممکن است نیاز باشد به عنوان یک تسهیل‌کننده، مقام تشریفاتی یا مذاکره کننده وارد عمل شوید. برای آنکه درباره‌ی نقش‌های مختلفی که به عنوان یک مدیر باید برعهده بگیرید و اینکه چه زمانی باید تغییر را انجام دهید بیشتر بدانید، مقالات نقش‌های مدیریتی مینتزبرگ و تئوری مسیر-هدف را مطالعه کنید.

منبع: چطور

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک