چگونه کارهایمان را اولویت بندی کنیم؟

از یک طرف ایمیل‌ها، چت‌ها و رسانه‌های اجتماعی، به طور مداوم به ما کمک میکند تا با همه در ارتباط باشیم. از سوی دیگر، آن‌ها تبدیل به نقطه تغذیه‌ای در لیست کارهای روزافزون ما شده‌اند.

مزایای فراوان فناوری را نمی‌توان انکار کرد. زندگی بدون فناوری آسان و راحت نخواهد بود. اما برای همه چیز مضراتی وجود دارد. در دنیای امروز از آنجا‌که ما می‌توانیم کارهای بیشتری انجام دهیم، انتظار داریم همه چیز بیشتر انجام شود. در ادامه مراحلی برای مدیریت  حجم کارها و وظایف را معرفی می‌کنیم.

1. با نوشتن تمام وظایف شروع کنید

 نخستین گام برای مدیریت حجم کار خود، نوشتن تمام وظایف است. اگر فردی هستید که از فناوری متنفر است و فقط از تلفن‌های همراه برای برقراری تماس و دسترسی به اینترنت استفاده می‌کند، می‌توانید با داشتن یک دفترچه برای نوشتن کارهای خود، شروع کنید.

اگر از فناوری استفاده می‌کنید نرم‌افزار «مدیریت وظیفه» مناسبی برای ایجاد یک لیست کاری پیدا کنید. هنگامی که تمام وظایف خود را در یک مکان جمع کرده باشید، آماده هستید که به مرحله بعدی مدیریت حجم کار بروید.

2. وظایف خود را اولویت‌بندی کنید

اولویت‌بندی لیست کار یکی از سخت‌ترین مراحل در مدیریت حجم کار است. به تعویق انداختن کارهای لیست انجام یک مشکل همه‌گیر بوده که باید از انجام آن جلوگیری شود. در حقیقت، به تعویق انداختن کارها به عنوان یک واقعیت اثبات شده، یک عادت بسیار بد است.

در یک بررسی انجام شده در سال 2017 چنین نتایجی حاصل شد:

• 40 درصد از مردم به خاطر تعویق زیان‌های مالی را متحمل شده‌اند.

• از هر 5 نفر یک نفر آن‌قدر کارهایش را به تعویق می‌اندازد که خانواده، سلامت و روابط خود را در معرض خطر قرار دهد.

طبیعت انسانی است که ابتدا کارهای آسان را انتخاب کند و سپس سنگین‌ها را انجام دهد.

لیست کارهای انجام‌ باید بر اساس فاکتورهای زیر اولویت بندی شوند:

وظایف فوری و مهم به عنوان مثال، وظایفی که برای کار و مهم هستند و باید بلافاصله مورد توجه قرار گیرد.

برخی از نمونه های این وظایف عبارت‌اند از: انجام یک تماس تلفنی با مشتری که برنامه ریزی شده یا پاسخ به یک ایمیل فوری

سپس در لیست، وظایفی که غیر ضروری هستند آورده می‌شود. اولویت‌بندی لیست کارها به شما کمک می‌کند تا حجم کارتان را  بهتر مدیریت کنید.

 
3. برنامه‌ریزی کنید که چگونه کارها را انجام می‌دهید

اکنون لیستی از کارها دارید و آن‌ها را اولویت‌بندی کرده‌اید. حالا به بخش دشوار ماجرا می‌‌رسیم که در مورد برنامه‌ریزی برای اجرای وظایف است. برای تکمیل هر وظیفه‌ای باید دو سناریو را در نظر بگیرید:

اول، وظایفی که می‌تواند منتقل شود

دوم، چالش‌هایی که به دخالت مستقیم شما نیاز دارند

کلید موفقیت در وظایفی که نیاز به دخالت مستقیم شما دارد تخصیص زمان است. به عنوان مثال جلسه‌ای که شما در آن سخنران هستید را در نظر بگیرید. جلسه‌ای که باید در 30 دقیقه تمام شود را باید در 30 دقیقه به پایان برسانید.

از قبل تصمیم بگیرید که برای انجام کار در زمان تعیین شده چه باید بکنید. پیش‌ازآن برنامه ریزی کنید که چه عوامل خارجی میتواند کار را به تأخیر بیندازد و بر طبق آن برنامه‌ریزی کنید.

به عنوان مثال، زمان کمتری را برای سؤالات و پاسخ‌های خود نگه دارید یا برای یک همکار که تلاش می‌کند جلسه را از مسیر خارج کند، یک استراتژی در نظر بگیرید.

وضعیت دیگری که در آن شما ممکن است بیش از زمان تخمین‌زده‌شده مصرف کنید، هدف کمال گرایی است. درست است که کمال‌گرایی همیشه خوب خواهد بود، اما وظایفی وجود دارد که نیاز به کمال گرایی ندارد.

شما باید وظایف را در زمان خود انجام دهید یا می‌توانید به امید کامل انجام دادن کاری تکمیل یا تحویل وظایف دیگر را به تأخیر بیندازید.

4. به پایان رساندن وظیفه

در این مرحله شما استراتژی و برنامه‌ریزی را انجام داده‌اید و اکنون زمان تکمیل کار است. در اینجا چند نکته برای کمک به تکمیل کارها و پیروی از برنامه‌های تعیین شده توسط شما وجود دارد:

یاد بگیرید که حواس‌پرتی را از بین ببرید

 وقتی کسی وسط یک جلسه به تلفن همراه خود نگاه می‌کند تا پیام‌های واتساپ یا فیس‌بوکش را بررسی کند کار خوشایندی انجام داده است. این کار به وضوح  این پیام را می‌رساند که او در لحظه حاضر نیست. رسانه‌های اجتماعی و اینترنت به طور کلی یکی از بزرگ‌ترین حواس‌پرتی‌های محل کار است.

هنگامی‌که بر روی وظایف مهم و فوری کار می‌کنید، رسانه‌های‌اجتماعی باید آخرین چیز در ذهن شما باشد. آن‌ها را از زندگی خود دور نگه دارید و می‌بینید که وظایف خود را سریع انجام خواهید داد.

همچنین از باز کردن ایمیل‌های غیر ضروری خودداری کنید. این ایمیل‌ها شما را از کارهایی که انجام می‌دهید دور می کند. انرژی خود را برای پایان دادن به کاری که در دست دارید متمرکز کنید.

یاد بگیرید نه بگویند

 اگر یاد نگیرید «نه» بگویید لیست کار خود را تا انتهای روز به پایان نخواهید رساند. کار شما به عنوان کارآفرین شامل بسیاری از وظایف چندگانه و بسیاری از کارهای است که در لحظه‌ی آخر پدیدار می‌شود. یاد بگیرید که به وظایف غیرمهم و غیرضروری نه بگوید. به این صورت شما قادر به مدیریت حجم کاری خود بر اساس برنامه‌تان خواهید بود.

حجم کاری خود را به صورت مؤثر مدیریت کنید

سناریویی را تصور کنید که در آن چند هفته‌ است منتظرید از یک مشتری بشنوید تا یک معامله مهم را ببینید و مشتری به شما تلفن کند. آن‌ها فردا یک جلسه هیئت مدیره دارند و می خواهند شما را به هیئت مدیره معرفی کنند.

این فرصت استثنایی است. شما می دانید چه باید بکنید ؟ قبل از اینکه همه چیز برنامه‌ریزی شده برای روز بعد را کنار بگذارید، کار دیگری را که شخص دیگری می‌تواند انجام دهد، مجدداً برنامه‌ریزی کنید و لیست کار را برای انطباق با حجم کار بر اساس کار جدید (بالاترین اولویت) اختصاص دهید.

مدیریت حجم کار امری پیچیده و دشوار نیست. همه این‌ها نیاز به برنامه‌ریزی مناسب و نظم و انضباط دارد. همیشه به یاد داشته باشید، 20درصد از کارها به 80درصد از ارزش می‌انجامد. آن 20 درصد را اولویت بندی کرده و قادر خواهید بود به طور مؤثر کار خود را مدیریت کنید.

منبع: یوکن
 

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک