تأثیر ارتباطات بین فردی در سازمان

تعریف ارتباطات بین فردی

ارتباطات بین فردی و مهارت‌های ارتباطی با دیگران فقط برای یک فرد مهم نیست، بلکه هسته اصلی موفقیت یک سازمان را تشکیل می‌دهد. زمانی که ارتباطات بین فردی در محل کار مؤثر باشد، عملیات و روندهای کاری را کارآمدتر و کار گروهی را نیز آسان‌تر می‌کند.

کیفیت عملکردهای کلیدی یک کسب و کار به طور مستقیم منوط بر کیفیت مهارتی و ارتباطی افرادی که این کارها را انجام می‌دهند می‌باشد. کیفیت ارتباطات در سازمان شامل کارکردهایی مانند کیفیت حل تعارضات، فروش و سبک مدیریت است. در نهایت، اهمیت ارتباطات بین فردی در یک سازمان را نمی‌توان نادیده گرفت.

 
اهمیت ارتباطات سازمانی و درون سازمانی

هیچ فردی نمی‌تواند به‌تنهایی کار کند. بر خلاف ماشین‌ها، انسان‌ها نمی‌توانند بدون نیاز به کسی که افکار و احساسات خود را با او در میان بگذارند، کار کنند. ما ذاتاً موجوداتی اجتماعی هستیم که در یک محیط منزوی بیشتر مستعد اضطراب و استرس هستیم. با روابط بین فردی مناسب، کارمندان به دلیل هم‌افزایی که از کار گروهی به وجود می‌آید، بهره‌وری بیشتری نسبت به زمانی که به‌تنهایی کار می‌کردند، به‌دست می‌آورند.

اجازه دادن به افراد برای مطرح کردن مشکلات درون سازمانی

حل کردن مشکلات مختلف درون سازمانی برای فردی که در انزوا کار می‌کند، کار خیلی سختی نیست. بالا بردن مهارت روابط بین فردی ضروریست، چون به افراد اجازه مطرح کردن مشکلات را داده و مزایا و معایب راه حل‌های مختلف را قبل از رسیدن به راه حل واحد، بسنجند. زمانی می‌توان انتظار نتیجه خوبی از طوفان فکری داشت که، در گروه یا انجمنی اجرا شود که در آن‌همه احساس احترام کرده و آزادانه ایده‌ها و دیدگاه‌های خود را به اشتراک بگذارند.

فرهنگ مثبت اندیشی و هم‌افزایی

ارتباطات بین فردی با کیفیت، نقش کلیدی در رشد فرهنگ سازمانی دارد. با ارتباطات بین فردی خوب، فرهنگ سازمانی به فرهنگی مثبت و با هم‌افزایی مناسب تبدیل می‌شود. اما با ارتباطات بین فردی بد و ضعیف در سازمان، جو به فضایی مملو از احساسات منفی، سردرگمی و تنش‌های دائمی تبدیل می‌شود. که نتیجه چنین اتمسفری خراب شدن محیط کاری، کاهش بهره‌وری و تأثیر نامطلوب بر سطح و میزان درآمد شرکت خواهد بود.

 
نقش ارتباطات در تشخیص کار خوب افراد در سازمان

ارتباطات بین فردی برای مدیران هم مهم است. وقتی کارمندان ارتباطات بین فردی خوبی باهم و با مدیر مجموعه دارند، احتمالاً کارهای خوب را در یکدیگر تشخیص داده و به خاطر آن به یکدیگر تبریک گفته و همچنین به اصلاح اشتباهات یکدیگر کمک می‌کنند. وقتی نوبت به انگیزه دادن به پرسنل برای انجام کارهای بیشتر و بیشتر شدن خروجی می‌رسد، یک خسته نباشید ساده یا یک خدا قوت با زدن بر پشت پرسنل می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد.

اثرات ارتباطات بین فردی بر تجارت

ارتباطات بین فردی چه به‌درستی انجام شود چه نه، تأثیر مستقیم و غیرمستقیمی بر بسیاری از حوزه‌های کسب و کار دارد. در اینجا برخی از تأثیرات ارتباطات بین فردی در کسب وکار آورده شده:

اثرات ارتباطات بین فردی بر مدیریت

وقتی یک مدیر از مهارت‌های ارتباطی بین فردی ضعیفی برخوردار است، باید انتظار داشته باشد که هم کارمندان و هم مشتریان را عصبانی و گیج کند. در واقع، یک مدیر نیاز بیشتری برای کار بر روی مهارت‌های بین فردی خود نسبت به یک کارمند معمولی دارد.

مدیران مسئول امور مهمی در سازمان هستند که یکی از پر اهمیت‌ترین آنها، اطمینان از با کیفیت بودن همکاری کارکنان در انجام وظایف سازمانی و تیمی است. آنها قرار است اعتماد کارکنان را به سازمان و به یکدیگر ایجاد کرده و درعین‌حال آنها را برای نقش خود در دستیابی به اهداف سازمان مهیا کنند.

با تمام این تفاسیر، اگر مدیر توانایی برقراری ارتباط مناسب با پرسنل را نداشته باشد، فقط وقت کارمندان را تلف می‌کند، زیرا اغلب کارمندان مجبور می‌شوند مسائلی را که قبلاً با آنها هماهنگ کرده بودند، اما به درستی اجرا نشده را دوباره بررسی کنند.

تأثیر ارتباطات بین فردی بر فروش

ارتباط همه‌چیز فروش است. توانایی فروش مشروط به توانایی تأثیرگذاری بر دیگران بوده و همه اینها در نهایت به توانایی برقراری ارتباط خلاصه می‌شود. نقش‌های ارتباطی که پرسنل فروش و رهبران کسب‌وکار ایفا می‌کنند هر دو در فروش بسیار مهم هستند. ارتباطات بین فردی فروشندگان شامل برقراری ارتباط با مشتریان، همکاران و حتی مدیران است.

هر زمان که ارتباطی در سازمان شکل می‌گیرد، فروش اتفاق می‌افتد فروش الزاماً فروش محصول یا خدماتی که سازمان با آن سروکار دارد نیست. فروش در ارتباطات می‌تواند کیفیت ناملموسی مانند یک چشم انداز یا ایده جدید باشد. هنگامی‌که مدیریت در تلاش است کارکنان را متقاعد کند تا برای رسیدن به اهداف سازمان بیشتر تلاش کنند، در حال فروش چشم انداز و اهداف کسب و کار به کارکنان است. وقتی کارمندان سعی می‌کنند مدیریت را متقاعد کنند که پیشنهادات آنها را بپذیرد، چه این پیشنهاد برای افزایش دستمزد باشد، چه پروژه و چه مرخصی با حقوق، آنها در حال فروش به مدیریت هستند.

و هنگامی‌که سازمان در تلاش برای به‌دست آوردن سرمایه گذاری خارجی است یا سعی می‌کند برند خود را از طریق تعامل با مشتریان بسازد، خود را به دنیای خارج می‌فروشد.

نقش ارتباطات در فروش سازمان

فروش بدون ارتباط امکان‌پذیر نیست و در این رابطه باید به یک اصل کلیدی احترام گذاشت: اگر ارتباط شکست بخورد، فروش نیز می‌تواند شکست بخورد. به همین علت نقش ارتباطات در فروش سازمان انکارناپذیر است.

نکته مهم دیگری که باید به خاطر بسپارید اینست که اگر پیامی به‌اندازه کافی مبهم باشد که به طور بالقوه به روش‌های مختلف قابل درک باشد، به‌احتمال‌زیاد به مضرترین روش ممکن درک خواهد شد. بنابراین، ضروری است که تعداد راه‌های محدود درک مطلب مخاطب را به خوبی بشناسید.. از پایداری ارتباط، به‌گونه‌ای که شکست نخورد، اطمینان حاصل کنید. همچنین از اینکه پیام‌هایی که برای طرف مقابل ارسال می‌شوند به اندازه کافی شفاف و مناسب هستند، اطمینان یابید.

وقتی مهارت‌های ارتباطی از بالا تا پایین سازمان ضعیف باشد، تأثیر آن بر طبقات پایین می‌تواند بسیار بیشتر از سطوح مدیریت باشد.

تأثیر ارتباطات بین فردی بر آموزش

انتظار می‌رود کارکنانی که وارد سازمان می‌شوند از حداقل‌های آموزشی بنا به رشته تحصیلی خود برخوردار باشند. با این حال آنها همچنان باید آموزش‌های قابل‌توجهی را در مدت حضور در سازمان طی کنند. تا با فرهنگ سازمانی، عملیات، محصولات، مشتریان و مهارت‌های خاص مورد نیاز شرکت آشنا شوند.

کیفیت آموزش‌های درونی باز هم بر پایه ارتباطات سازمانی و ارتباطات بین فردی استوار است. شالوده کیفی چنین ارتباطی به‌صورت رسمی و غیر رسمی و توسط مدیریت و تمامی اجزا سازمان انجام خواهد شد.

مهارت‌های ارتباط بین فردی خوب

اگر مدیران می‌خواهند کار خود را به خوبی انجام دهند باید مهارت‌های ارتباط بین فردی خوبی داشته باشند. آن‌ها باید بتوانند مهارت‌های مناسبی را به کارکنان منتقل کرده تا آنها را قادر سازد وظایف فنی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف تجاری را انجام دهند. و همچنین مهارت‌های نرم (مثل: ارتباطات بین فردی و ارتباطات سازمانی) لازم را برای انجام کارشان در سازمان به‌دست آورند.

شاید مهم‌ترین مهارتی که مدیران باید به کارکنان منتقل کنند، توانایی برقراری ارتباط با دیگران است. این یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که کارمندان باید کسب کنند تا بتوانند با یکدیگر همکاری کرده و به خوبی در تیم کار کنند. قاعدتاً زمانی که خود مدیران این مهارت را نداشته باشند، نمی‌توانند این مهارت را به کارکنان خود آموزش دهند.

تأثیر ارتباطات بین فردی بر حل مشکلات درون سازمانی

وجود مشکلات درون هر محل کار و سازمانی طبیعی است. واقعیت اینست که کارکنان همیشه نمی‌توانند تعارض و مشکلات درون سازمانی را به دوستانه‌ترین و به‌موقع ترین روش حل کنند. هنگامی‌که درگیری‌هایی با چنین ماهیتی ایجاد می‌شود، ارتباطات بین فردی می‌تواند کمک کند. با مهارت‌های ارتباط بین فردی، کارکنان قادر خواهند بود از توانایی خود برای برقراری ارتباط با یکدیگر برای رسیدن به یک راه حل دوستانه برای تعارض و مشکلات درون سازمانی استفاده کنند.

حل مشکلات درون سازمانی و مدیریت تعارض بدون ارتباطات بین فردی مؤثر نمی‌تواند اتفاق بیفتد. در واقع، تمام راهبردهای مدیریت تعارض که از ارتباطات برای پراکنده کردن موقعیت‌های خصمانه در محیط‌های پر استرس استفاده می‌کنند، بدون ارتباطات بین فردی امکان‌پذیر نیستند.
منبع

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک