چگونه به یک مدیر تازه‌کار و گرفتار کمک کنیم؟

1.چگونه از یک مدیر تازه‌کار و گرفتار حمایت کنیم

مسئولیت یک مدیر تازه‌کار به نام جین (Jane) و گروه چهار نفره‌اش، به من سپرده شده است. رز (Rose) و لیزا (Lisa) هم اعضای تیم او هستند. آنها از جاهای دیگر شرکت به او پیوستند، اما در نقش خود تجربه دارند. در واقع، آنها حتی از من و جین هم بیشتر تجربه دارند.

هم رز و هم لیزا مشکلات عملکردی دارند. جین این مشکلات را برایم بیان کرد. اما من متوجه ‌شدم که آنها از دستورات جین پیروی نمی‌کنند و جین همه‌ی سعیش را می‌کند تا آن‌ها را وادار کند به دستوراتش عمل کنند. آنها در سطحی هستند که مستقل کار می‌کنند و اگر حس کنند پیشنهادهای مدیریتی منطقی به نظر نمی‌آید، انجامش نمی‌دهند. اما دیگر دارند زیاده‌روی می‌کنند. چگونه این مسئله را بدون این‌که لازم باشد زیر آب جین را بزنم، گزارش دهم؟

من به جین توضیح دادم که این رفتار قابل‌قبول نیست و همه باید از یک برنامه پیروی کنند. به او گفتم که اگر این مساله ادامه پیدا کند، معلوم نیست چه پیش می‌آید. او خیلی از تیم خود حمایت می‌کند و واقعا می‌خواهد راهی پیدا کند تا همه‌ی کارها به خوبی انجام شود، اما نگرانی من این است که او زمان زیادی را صرف آنها کند و آنها به این مهربانی‌اش پاسخ خوبی ندهند.

گرین(Green) پاسخ داد:
به نظر می‌رسد که برای آموزش جین در نحوه‌ی پاسخ‌گویی‌اش، راه درازی در پیش دارید. به عنوان یک مدیر جدید، او احتمالا مهارت‌ها یا غریزه‌ی انجام این کار را ندارد، این یعنی شما باید برای هدایت او، خیلی تلاش کنید. حتما هم باید به او آموزش دهید هنگامی که رز و لیزا دستورالعمل‌های او را نادیده می‌گیرند، چه کند و به چه زبانی با آنها صحبت کند. او را در طول این فرآیند همراهی کنید تا بتواند بالاخره آنها را راضی کند به دستور‌العمل‌ها، عمل کنند.

به جین بفهمانید در حالی که می‌خواهید او شرایط را مدیریت کند، بعضی چیزها قابل مذاکره نیستند، مثلا او نباید اجازه دهد کسی از دستوراتش نافرمانی کند و او مجبور شود در نهایت پاسخگو‌ی عملکرد و فرهنگ بد تیمش باشد، بلکه باید تک‌ به تک این مسائل را حل کند. به مشکلات کارکنان پرداختن، یکی از مسئولیت‌های شغلی مهم جین است و او باید به هر مسئله‌ای خوب رسیدگی کند. شما هم باید مثل تمام کارهای دیگرش، او را در این مسیر یاری کنید و در نهایت از او یک مسئول درست بسازید.

2.    فکر کنم احساسات شدید کارمند من به خاطر هورمون‌هایش باشد

من یک کسب و کار را با هشت کارمند اداره می‌کنم. دایان (Diane)، ناظر است و سرپرستی بقیه‌ی اعضا را بر عهده دارد. یکی از این کارکنان ما، کریستین (Christine) است که یک کارمند بسیار خوب است، اما هر چند وقت یک‌بار سر کار، واکنش‌های احساسی شدیدی از خود نشان می‌دهد.

وقتی داشتم رفتار کریستین را بررسی می‌کردم، متوجه شدم که بین واکنش‌های او، تقریبا چهار هفته فاصله است. بر اساس یادداشت‌ها و سایر اطلاعاتی که دارم، فکر کنم که این رفتارهایش به خاطر هورمون‌ها یا پی‌اِم‌اِس (PMS) باشد.

من که هیچ وقت نمی‌روم به کریستین بگویم به خاطر پی‌ام‌اس، ممکن است اوضاع را بدتر از اینی که هست کند، اما آیا اگر این قضیه را با سرپرستش در میان بگذارم، خیلی زشت می‌شو‌د؟ آیا دارم زیادی فکر و خیال می‌کنم؟

حتی اگر در این مورد چیزی به دایان نگویم، آیا خیلی بد می‌شود که کمی به اشتباهات،‌ درخواست‌ها و کارهای دیگرش، آن هم در این شرایطی که کمی حساس‌تر می‌شود، توجه و احتیاط بیشتری کنم؟

گرین پاسخ داد:
به نظر من، شما می‌توانید مستقیما به کریستین یا مدیرش بگویید که هر چهار هفته این اتفاقات تکرار می‌شود، اما به هیچ وجه دلیلش را نگویید. مثلا می‌توانید بگویید: «با توجه به این‌که این اتفاق هر چهار هفته منظم تکرار می‌شود‌، شاید بهتر باشد با یک پزشک صحبت کنید و ببینید مشکلی هست یا نه»، اما هر چیز فراتر از آن، بسیار شخصی است و قطعا بیشتر از این‌، به کریستین بر می‌خورد.

و در طول این مدت، با او رفتار متفاوتی نداشته باشید. این موضوع خیلی خصوصی است و در ضمن ممکن است حدس و گمان شما اشتباه باشد (و هیچ‌کس نمی‌خواهد رئیسش در مسائل خصوصی‌اش دخالت کند.)

مهم‌تر از همه، این‌ها ربطی به وظایف او ندارد؛ او باید فورا احساسات خود را کنترل کند، حالا دلیلش هر چیزی می‌خواهد باشد.

3. همکار من سعی کرد وظیفه‌ی من را انجام دهد
من یک هفته مسافرت بودم و در آن یک هفته، یکی از همکارانم را جای خودم گذاشتم تا به جای من کارهایم را انجام دهد.

الان برگشتم و می‌بینم که او برای کل تیم، از جمله من و مدیرمان‌، یک ایمیل در مورد وظایفی که به طور معمول به خود من محول شده بود، ارسال کرد و گفت: «تیم عزیز، باید مسئولیت‌های این کار را به این روش تقسیم کنیم.»

حالا چه‌کار کنم؟ آیا باید به رویش بیاورم یا باید فقط به او ایمیلی بفرستم و بگویم: «به خاطر کمک‌هایت ممنونم، از اینجا به بعدش را خودم پیش می‌برم»؟ یا در ایمیل، خودم دوباره مسئولیت‌ها را تقسیم‌بندی کنم؟

پاسخ گرین:
آن‌قدر عجیب است که من احتمال می‌دهم او نداند بعد از برگشت شما، هر کسی چه مسئولیتی خواهد داشت. با او رو در رو صحبت کنید و سعی کنید ببینید کجای کار را درست متوجه نشده. بگویید: «راستش من می‌خواهم دقیقا مثل قبل از مسافرتم‌، این کار را تمام و کمال پیش ببرم. آیا چیزی باعث شده که شما طور دیگری فکر کنید؟»

با فرض این‌که او توضیح منطقی‌ای نداشته باشد، بگویید: «بسیار خب، می‌خواهم برای تیم یک ایمیل بفرستم و به آنها بگویم وظایفم را مثل همیشه خودم انجام می‌دهم»، و بعد هم واقعا این ایمیل را بفرستید.
4. ارائه‌ی مشاوره به دانش‌آموزی با رسانه‌‌های اجتماعی غیراخلاقی
مرکز آموزشی‌ام، من را برای برنامه‌ی آموزش فارغ التحصیلان استخدام کرده، که در این برنامه متخصصان موفق با دانشجویان کارشناسی که به مسیر شغلی مشابه آن متخصصان علاقه‌مند هستند، ارتباط برقرار می‌کنند.

من قبول کردم و یک دانشجوی سال آخری به من داده شد. من هم در گوگل نام و مدرسه‌اش را جستجو کردم (اکثر افراد این کار را انجام می‌دادند) و اکانت توییتر او را پیدا کردم. متاسفانه در اکانت توییترش عکس‌ها و ویدیوهایی از مهمانی‌های شبانه‌اش، آن هم با لباس‌های نامناسب، سیگار و نوشیدنی‌های الکلی گذاشته بود. درضمن‌، اکانت اینستاگرامش هم پر از عکس‌های نامناسب بود.

من شخصا به این مساله اهمیت نمی‌دهم، اما او با این کارش شانس به دست اوردن بسیاری از شغل‌ها را از دست می‌دهد.

من از او خیلی بزرگ‌تر نیستم، اما فکر می‌کنم سن و سال او و ساده‌لوحی‌اش باعث شده دست به همچین کارهایی بزند. او به شغل روابط عمومی شرکت‌ها علاقه‌مند است و من دوست دارم به او کمک کنم موفق شود، اما وقتی حتی حرف به این سادگی را گوش نمی‌دهد، نمی‌دانم باید چگونه کمکش کنم.

گرین پاسخ داد:
اگر شما مستقیما به او این مشکل را گفته‌اید ولی او به شما گفته که اهمیتی نمی‌دهد یا با حرفتان مخالف است، پس بله، نمی‌توانید کار خاصی انجام دهید. اگر هنوز مستقیما به او نگفته‌اید، پس حتما این کار را بکنید. می‌توانید بگویید: «این خیلی عادی است که استخدام‌کنندگان با همچین سوابق درخشانی، کسانی مثل تو را استخدام نکنند» و «مخصوصا در شغل روابط عمومی، چک کردن رسانه های اجتماعی شما، خودش بخشی از فرآیند ارزیابی است، اگر این‌گونه پیش برود، خود به خود رد می‌شوی. می‌شود بگویی با این عکس‌ها و ویدیوهایت، چگونه می‌خواهی به همچین شغلی برسی؟»

اما در غیر این صورت، دیگر خودش باید برای خودش کاری کند.

5. رد کردن پیشنهاد داوطلب شدن کارمندان سابق
ما به دلایل متعددی، تعداد زیادی از کارمندان را طی این چند سال گذشته بیرون کردیم. ما هر سال یک کنفرانس بزرگ و تاثیرگذار برگزار می‌کنیم و کارمندان سابق هم گاهی می‌خواهند در این کنفرانس داوطلبانه شرکت کنند، اما ما به دلایلی نمی‌خواهیم همچین چیزی را قبول کنیم. ما داوطلب‌های زیادی داریم و بودن کارمندان سابق در کنار کارمندان فعلی آن هم این‌قدر زود، هم معذب‌کننده است هم چیزهای دیگر.

دارم سعی می‌کنم یک ایمیل خوب و حرفه‌ای برای آنهایی که می‌خواهند داوطلب شوند بفرستم، اما نمی‌دانم چه بگویم. نظر شما چیست؟

گرین پاسخ داد:
بگویید «امسال داوطلبانمان کافی هستند، اما به هر حال ممنون از پیشنهاد شما.»

یا «سعی ما در این است که داوطلبانی را بیاوریم که پیش از این با ما نبوده‌اند، این‌گونه دسترسی خود را گسترش خواهیم داد، اما از پیشنهاد شما بی‌نهایت ممنونیم.»

(احتمالا برای این عدم تمایل به استفاده از کارمندان سابق، دلایل خوب و محکمی دارید، اما آیا واقعا برای کارمندان فعلی تا این حد معذب‌کننده است؟ به نظر من این طور نیست، مگر این‌که کارمندان سابقتان در شرایط بدی شما را ترک کرده باشند.)
منبع