رهبران موفق در دوران بحران چگونه تیم‌شان را هدایت می‌کنند؟

تنها راهی که می‌توانید به آن‌ها در چنین شرایطی کمک کنید این است که به صحبت‌های آن‌ها خوب گوش بدید، فشار را از روی دوش آن‌ها بردارید و به قول‌هایی که می‌دهید وفادار بمانید.

در واقع اعتماد رکن اصلی عبور از هر بحرانی است. 

اگر اعضای تیم به شما اعتماد نداشته باشند یا فکر کنند که شما زیر قول‌ها و وعده‌های خود خواهید زد، نمی‌توانید برای مدت طولانی آن‌ها را رهبری کنید و آن‌ها از پیش شما خواهند رفت.

امروزه به خصوص با ظهور بحران‌های جدید ناشی از کرونا، بیش از هر زمان دیگری لازم است که همگی مهارت رهبری در شرایط بحرانی را یاد بگیریم. 

به همین دلیل در این مقاله می‌خواهیم به شما بگوییم که چگونه می‌توانید این کار را انجام دهید. 

رهبری در بحران: سؤال‌هایی که در دوران بحران باید به طور مستقیم از اعضای تیم بپرسید
یکی از بهترین راه‌های ارتباط با اعضای تیم‌تان این است که زمانی را به آن‌ها اختصاص دهید و به طور مستقیم و رُودررُو با آن‌ها صحبت کنید. 

اگرچه شما برای ارتباطات به روش‌هایی مانند بحث‌های گروهی، ایمیل و … هم نیاز دارید، اما هیچ چیزی نمی‌تواند جایگزین روش مؤثر صحبت رُودررُو با هر یک از نفرات تیم شود.

زیرا تنها زمانی خواهد بود که شما می‌توانید به صورت تمام‌وقت و اختصاصی به هر یک از اعضای تیم خود توجه کنید و از بزرگ‌ترین ترس‌ها، نگرانی‌ها، ناکامی‌ها و پرسش‌هایی که در ذهن دارند و نمی‌توانند جای دیگری مطرح کنند، آگاه شوید.  

همچنین این روش، حمایت و پشتیبانی تیم را در شرایط بحرانی تضمین می‌کند و باعث مشارکت اعضای تیم در تصمیم‌گیری‌های بحث‌برانگیز، سخت و دشوار و ناخوشایند (اما لازم و ضروری) می‌شود. 

قبل از پرداختن به سؤال‌هایی که باید در زمان بحران از اعضای تیم‌تان بپرسید، لازم است که دو نکته را درباره رهبران موفق بدانید: 

رهبران موفق در شرایط بحرانی ملاقات هفتگی را با اعضای تیم‌شان ترتیب می‌دهند
به دلیل اینکه در زمان بحران، تغییرات زیادی در کوتاه‌مدت اتفاق می‌افتاد و اعضای تیم نیاز بیشتری به صحبت کردن پیدا می‌کنند، اگر برای‌تان امکان‌پذیر است، ملاقات هفتگی با اعضای تیم‌تان داشته باشید.

برای مثال در دوران همه‌گیری کرونا، یک هفته درباره تفاوت بین قراردادهای جاری و قراردادهایی که متوقف شده‌اند، صحبت کنید و در هفته دیگر درباره اینکه در این دوران از خانه کار کنیم یا مثل روزهای عادی به محل کار بیاییم، بحث کنید. 

اگر تیم شما بزرگ است و به نظر می‌رسد برخی از افراد یا مشکل بیشتری دارند یا با ایده‌ها و نظراتشان کمک بیشتری می‌کنند، این جلسات را بیشتر و به صورت دو بار در هفته برگزار کنید.

البته همیشه در نظر داشته باشید که هیچ پاسخ واحدی برای این موضوع وجود ندارد، بنابراین خودتان با توجه به شرایطی که دارید، بررسی کنید و بر اساس آن، تعداد دفعات جلسات را تنظیم کنید.

رهبران موفق سؤال‌های مناسب را در زمان مناسب خواهند پرسید
با این طرز فکر که رهبران موفق سؤال‌های مناسب را در زمان مناسب می‌پرسند، سؤال‌های مطرح شده در این مقاله (در ادامه درباره آن صحبت خواهیم کرد) به شما کمک خواهند کرد تا بتوانید نهایت بهره را از زمان در این جلسات سخت و مهم تک‌نفره با هر یک از اعضای گروه ببرید. 

در دوران بحران هر رهبری ترجیح می‌دهد تا به‌جای صحبت درباره آب‌و‌هوا یا زندگی شخصی اعضای تیم، زمان خود را صرف حل کردن چالش‌های مهم و بزرگ‌ترین ترس‌های آن‌ها کند.

مهم‌ترین مشکلات اعضای تیم را شناسایی کنید و به دنبال راه‌حل برای آن باشید
عادی جلوه دادن شرایط و آگاه نکردن اعضای تیم از تغییرات و مشکلات در دوران بحران، باعث رنجش آن‌ها و از بین رفتن اعتماد اعضای تیم خواهد شد و همچنین حس غریبگی به آن‌ها دست خواهد داد.

فرقی نمی‌کند که مشکلات در درون شرکت بوده یا بحرانی جهانی برای همگان باشد؛‌ شما باید احساسات آن‌ها را در نظر گرفته و به دنبال حل و فصل کردن مشکلات باشید.

بگذارید افراد هر چه در دل خود دارند بگویند. لازم است شما بدانید که عوامل استرس اعضای تیم چیست، آیا مربوط به کار است یا اینکه به بحران مربوط می‌شود. این مشکلات می‌توانند مواردی مانند نگرانی بابت بیماری یکی از اعضای خانواده، مشکلات مالی افراد یا ترس از اخراج یا آینده شرکت باشند. 

اگر می‌خواهید وارد گفت‌وگو با هر یک از اعضای تیم‌تان شوید، می‌توانید از سه سؤال زیر استفاده کنید:

۱- در حال حاضر بزرگ‌ترین نگرانی و دغدغه شما چیست؟

۲- الان چه احساسی دارید؟

۳- درباره چشم‌اندازهای فعلی شرکت چه احساسی دارید؟

زمانی که این سؤال‌ها را می‌پرسید به زبان بدن آن‌ها دقت کنید و به دنبال علائمی مانند ناراحتی یا طفره رفتن آن‌ها باشید.

ممکن است لازم باشد این سؤال‌ها را به چند روش مختلف بپرسید تا بتوانید آن‌ها را نرم کرده و سر صحبت را باز کنید.

صرف نظر از احساسی که آن‌ها دارند، شجاع باشید. بهتر است این احساسات و ناراحتی را در گفت‌وگوی دو نفره از زبان افراد تیم بشنوید تا اینکه با گمانه‌زنی و روایت‌های اشتباه آن‌ها را حدس بزنید.

به سؤال‌های آن‌ها پاسخ دهید
شما برای اینکه بتوانید از دیدگاه‌های دیگران در تصمیم‌گیری‌های‌تان استفاده کنید، لازم است ابتدا نظرات و دیدگاه‌های‌ آن‌ها را بشنوید. تنها راه شنیدن دیدگاه‌های آن‌ها این است که زمانی را برای صحبت با آن‌ها اختصاص دهید. به گفته کارآفرین و سرمایه‌گذار معروف، بن هوروویتز (Ben Horowitz): «شما در هنگام تصمیم‌گیری‌های مهم باید بتوانید تصمیم را از منظر شرکت ببینید. این بدان معناست که شما باید دیدگاه تک‌تک کارکنان را جمع کرده و از آن‌ها در تصمیم‌گیری‌تان استفاده کنید، در غیر این صورت تصمیمات مدیریتی شما عوارض جانبی بسیار عجیب و عواقب بالقوه بسیار خطرناکی خواهد داشت.»

هنگامی که توانستید یخ همکارانتان را شکسته و بفهمید که دقیقاً چه احساسی دارند، احتمالاً آن‌ها نیز سؤال‌هایی را از شما خواهند داشت.

از سؤال‌های زیر برای درک دیدگاه آن‌ها درباره وضعیت فعلی استفاده کنید و ببینید در مورد وضعیت خود چه نکاتی را می‌دانید و چه نکاتی را نمی‌دانید.

۴- چه سؤال‌هایی از من دارید؟

۵- در حال حاضر چه سؤال‌هایی درباره شرکت دارید؟

۶- در حال حاضر چه کاری می‌توانم انجام دهم تا کمک کند شما احساس اعتمادبه‌نفس یا راحتی بیشتری داشته باشید؟

این‌ها سؤال‌های عمومی و کلی هستند که می‌توانید از اعضای تیم‌تان بپرسید و علاوه بر این‌ها با توجه به وضعیت و شرایطی که با آن مواجه هستید، می‌توانید یک سری سؤال‌های دیگر هم ضمیمه سؤال‌های بالا کنید:

۷- درباره [تغییر اخیر اعلام شده] چه احساسی دارید؟

۸- اگر [رویدادهای احتمالی مثل: تعدیل نیرو، تجدید ساختار، پروژه لغو شده و …] اتفاق بیفتد، چه احساسی خواهید داشت؟

۹- اگر [رویدادهای احتمالی مثل: تعدیل نیرو، تجدید ساختار، پروژه لغو شده و…] اتفاق بیفتد، اولین افکار یا سؤال‌های شما چیست؟

نکته اصلی در اینجا این است که شما به دنبال درک دیدگاه آن‌ها در مورد مسائل هستید. شما نمی‌توانید ذهن آن‌ها را بخوانید، اما می‌توانید از آن‌ها بخواهید تا نظرات و احساسات خود را به شما بگویند. 

واقعیت این است که شما با پرسیدن نظر اعضای تیم قبل از ایجاد تغییرات بزرگ یا کمی بعد از تغییرات، به آن‌ها نشان می‌دهید که چقدر احساسات آن‌ها برای شما اهمیت دارد.

همچنین این فرصت را به آن‌ها می‌دهید تا نظراتشان را درباره تغییرات بگویند و شما هم بتوانید از نظرات آن‌ها در تغییر تصمیم‌گیری‌تان استفاده کنید. 

طرز فکر آن‌ها را تغییر دهید
تمرکز و توجه بیش از حد روی اخبار منفی در شرکت باعث از بین رفتن انرژی افراد خواهد شد.

در زمانی که شرکت شما در بحران است، ترویج اخبار منفی خیلی سریع‌تر اتفاق می‌افتد و بیشترین تمرکز روی اخبارهای منفی است.

تنها راهی که می‌توانید از بروز چنین وضعیتی در شرکت جلوگیری کنید، تغییر طرز فکر اعضای تیم‌تان است.

سه سؤال زیر به افراد تیم کمک کنند تا دوباره روی اتفاقات مثبت تمرکز کنند و در مواقع بحران کارهای مهم و اساسی شرکت را جلو ببرند و انجام دهند.

همچنین به شما کمک می‌کند بفهمید دقیقاً با انجام چه کارهایی احساس لذت می‌کنند تا با خیال راحت بتوانید آن کار را به آن‌ها محول کنید.

۱۰- چه چیزی به شما کمک می‌کند تا احساس بهتری داشته باشید؟ چه چیزی به شما بیشترین کمک را در مدیریت استرس می‌کند؟

۱۱- قسمت مورد علاقه شما در شغلتان چیست؟ چرا این قسمت را انتخاب کردید؟

۱۲- در هنگام کار چه زمانی بیشترین بهره‌وری و انگیزه را احساس می‌کنید؟

اگر هر یک از اعضای تیم شما ابزاری را برای کاهش استرس می‌دانند، در صورت نیاز آن‌ها را به استفاده بیشتر از این ابزار‌ها تشویق کنید. در زمان‌های سخت و دشوار، تنش‌ها بیشتر می‌شود، بنابراین لازم است آن‌ها را آگاه کنید که با دور شدن از تنش‌ها و ۱۰ دقیقه مدیتیشن می‌توانند از اتفاق‌هایی نظیر از کوره در رفتن یا پشیمانی‌های دیگر جلوگیری کنند.

در عین حال، اگر آن‌ها در مدیریت استرس مهارت چندانی ندارند، مواردی مانند مدیتیشن، یادداشت‌برداری روزانه، تهیه لیست قدردانی (Gratitude Lists) و پیاده‌روی‌های به موقع را به آن‌ها بیاموزید.

اینکه کدام یک از این روش‌ها بهترین است، از فردی به فرد دیگر متفاوت است. بنابراین آن‌ها را تشویق کنید تا هر کدام از روش‌ها را امتحان کنند و آنچه را که بیشتر دوست دارند انجام دهند، نه لزوماً آنچه دیگران ترجیح می‌دهند.

اهداف اعضای تیم را به آن‌ها یادآوری کنید
حس داشتن هدف یکی از قوی‌ترین محرکه‌ها است. با این حال، اغلب اوقات افراد اهمیت کاری که انجام می‌دهند را نمی‌دانند.

بنابراین، اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم‌تان می‌دانند که چگونه باید به دیگران و مأموریت شرکت‌تان کمک کنند.

اگر می‌خواهید بدانید دیدگاه نفرات تیم‌تان چیست و چه اهداقی را دنبال می‌کنند، این دو سؤال را از آن‌ها بپرسید:

۱۳- آیا می‌دانید چرا کار شما مهم است؟ اگر بله، چگونه آن را توصیف می‌کنید؟

۱۴- فکر می‌کنید کار شما چگونه روی تیم و شرکت ما تأثیر می‌گذارد؟

این سؤال‌ها به شما کمک خواهند کرد تا حوزه‌های هم‌سو با تیم خود را ببینید. همچنین ممکن است بتوانید آن‌ها را با آن دسته از همکارانی که این دید را ندارند نیز به اشتراک بگذارید.

همچنین این سؤال‌ها به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید روی شیوه‌های جدید نگاه کردن به مسائل مختلف تأکید کنید. زیرا ممکن است نفرات تیم به شیوه‌ای که شما فکر می‌کنید، فکر نکنند یا برای مثال ندانند که مدیرعامل چگونه مدام به کار خود و مسائل مختلف نگاه می‌کند.

این موضوع را به اعضای تیم خود بگویید. 

لازم به یادآوری است تا زمانی که از نفرات تیم‌تان درباره اهدافشان نپرسید، نمی‌توانید بفهمید که آن‌ها چگونه فکر می‌کنند. بنابراین زمانی را به خصوص در شرایطی بحرانی به پرسیدن این سؤال‌ها اختصاص دهید.

آن‌ها را در پیدا کردن راه‌حل‌ها مشارکت دهید
پاسخ‌های شما به مسائل اغلب توسط تیم خودتان پیدا می‌شوند، اگر فقط سؤال مناسب را بپرسید. از آن‌ها ایده‌ها و نظرهای‌شان را بخواهید و نشان دهید که به ایده‌ها و دیدگاه‌های‌شان اهمیت می‌دهید. اغلب آن‌ها بیشتر از شما به مشتریان نزدیک بوده که این نشان از فرصت‌های واقعی است.

ریاست سابق شرکت ام‌تری (3M)، ویلیام ال مک نایت (William L. McKnight)، رهبری بود که عمیقاً درک می‌کرد چگونه از کارکنان خود برای ایده‌های نو‌آورانه استفاده کند. به لطف رهبری او، آن‌ها تبدیل به شرکتی شدند که با بهبود مدام خود، دائماً محصولات جدید و خلاقانه به بازار عرضه کرده‌اند. 

اما آن‌ها چگونه این کار را می‌کنند؟ مک نایت معتقد بود تنها وظیفه مدیران این است که به کارکنان خود فضای کافی برای اشتباه و نوآوری بدهند.

به تیم خود کمک کنید تا در نوآوری‌های شرکت مشارکت کنند و با پرسیدن نظراتشان و گرفتن ایده‌ها بتوانید به بهترین ایده‌های نوآورانه برسید. در چنین مواقعی بهتر است این سؤال‌ها را بپرسید:

۱۵- ما به عنوان یک تیم چه کارهایی را می‌توانیم انجام دهیم تا بتوانیم به اهداف فعلی شرکت کمک کنیم؟

۱۶- به نظر شما چگونه می‌توانیم علیرغم شرایط فعلی‌مان، کار‌های بیشتری را درست انجام دهیم؟

۱۷- چه کاری را باید برای ارائه خدمات بهتر به مشتریانمان انجام دهیم که امروز انجام نمی‌دهیم؟

با دقت به ایده‌های آن‌ها گوش دهید، بهترین ایده‌ها را انتخاب کنید و آن‌ها را برای کل تیم مطرح کرده تا با هم روی ایده‌ها کار کنند. این نوع ایده‌ها هستند که وضع را کامل تغییر داده و توانسته‌اند شرکت را نجات دهند.

شفاف و پاسخ‌گو باشید
وقتی در مورد همه یا برخی از سؤال‌های بالا صحبت می‌کنید، چیزهای جالب زیادی را خواهید شنید. قبل از هر چیز باید یادداشت‌برداری کنید. صرف نظر از اینکه جلسه کجا برگزار می‌شود، یادداشت‌برداری از صحبت‌های نفرات تیم روشی است که بهترین مدیران انجام می‌دهند؛ زیرا باعث سازماندهی یادداشت‌ها می‌شود و نشان می‌دهد که چقدر گفت‌وگو برای آن‌ها جدی است. 

اما یادداشت‌ها به تنهایی کافی نخواهند بود. بالاخره شما در بحران هستید و این نحوه عملکرد شما در این شرایط است که می‌تواند تیم و شرکت‌تان را نجات دهد. بنابراین لازم است فارغ از سؤال‌های قبلی، این سؤال‌ را هم از آن‌ها بپرسید:

۱۸- قبل از اینکه بخواهیم یک بار دیگر برای ارزیابی پیشرفت کارهایی که امروز درباره‌اش حرف زدیم جلسه‌ای داشته باشیم، هر کدام از ما چه کارهایی می‌تواند انجام دهد؟ 

این سؤال‌ ساده به شما کمک می کند تا بفهمید که آیا شما و اعضای تیم‌تان درباره چیزهایی که صحبت کرده‌اید، هم نظر و هم عقیده هستید. همچنین با این سؤال‌ می‌توانید مهم‌ترین ایده‌های به دست آمده از جلسه و روش‌هایی که باعث افزایش سرعت رشد و پیشرفت شرکت می‌شود را شناسایی کنید. علاوه بر این، به وضوح مشخص می‌کنید که هر کس چه کاری باید برای پیشرفت شرکت انجام دهد.

سخن پایانی
هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید که رهبری در شرایط بحرانی آسان است. لازمه رهبری در این شرایط این است که استرس خودتان را کنترل کنید و قوی باشید. همچنین بتوانید مستقیماً مهم‌ترین مشکلاتی که اعضای تیم‌تان با آن‌ها مواجه است را شناسایی کنید. 

با شفاف بودن و مشارکت دادن اعضای تیم‌تان، بین آن‌ها و خودتان اعتماد ایجاد خواهید کرد و اغلب راه‌حل‌های بهتری نسبت به آنچه شخصاً به دنبال آن هستید، پیدا خواهید کرد.

در شرایطی که با بحران مواجه شده‌اید، ۱۸ سؤال‌ گفته شده در این مقاله را در جلسات رُودرُو از تک تک اعضای تیم‌تان بپرسید. 

اگر پاسخی برای آن‌ها نداشته باشیم، چه باید کرد؟ در حالی که امیدوار هستید بتوانید پاسخ‌ها و ایده‌های خوبی از اعضای تیم خود دریافت کنید، آن‌ها نیز سؤال‌هایی از شما خواهند داشت.

متأسفانه، گاهی اوقات یا جواب درستی ندارید که به آن‌ها بدهید یا نمی‌دانید که آیا می‌توانید به آن‌ها بگویید. تا جایی که می‌توانید حقیقت را به آن‌ها بگویید و شفاف باشید.
منبع

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک