چطور از کارمندانمان بخواهیم فقط روی کارهای خودشان تمرکز کنند؟

اما اگر کارمندی بیش از حد کار کند و تا جایی پیش برود که حتی وظایف دیگران را هم برعهده بگیرد، آیا باز هم موجب رضایت رئیسش خواهد شد؟ با ما همراه باشید تا با یک نمونه واقعی و پاسخ کارشناسان به این سؤال، روش برخورد مناسب با چنین کارمندانی را بررسی کنیم.

«آلیسون گرین» (Alison Green) درباره مسائل کاری و مدیریت مقاله می‌نویسد. او در سایت inc.com به سؤالاتی که در این زمینه از او پرسیده می‌شود، پاسخ می‌دهد. یکی از خوانندگان وب‌سایت، سؤال زیر را مطرح کرده و در ادامه، گرین او را راهنمایی کرده است.

سؤال:
من یک کارمند نمونه و همه‌فن‌حریف به نام سارا دارم که با ذهن خلاق خود، راهکارهای جالب و کاربردی ارائه می‌دهد. مشکل اینجاست که او گاهی کارهای مربوط به دیگران را هم انجام می‌دهد و در جواب می‌گوید: «آخه به‌نظرم این کار برای من آسان‌تر بود» یا با زبان طنزی که دارد می‌گوید تنها قصدش این بود که کار به‌درستی انجام شود.
چندین بار شده که او را حین انجام دادن وظایف دیگران دیده‌ام. حتی گاهی متوجه شده‌ام که سارا تا دیروقت مشغول به‌پایان‌رساندن کارهایی است که مهلت تحویل آنها هفته‌های آینده است.

ن از او درباره علت رفتارش پرسیده‌ام و باز هم با همان جواب مشابه روبه‌رو می‌شوم: «آخه حسابی سرگرم کار بودم که فکر کردم تمام کارهای دیگر را هم انجام دهم». مدتی بعد، متوجه می‌شوم که سارا به‌صورت غیرمستقیم از اینکه روی پروژه‌های متعدد کار می‌کند شکایت دارد. همچنین، اگر کسی وارد بخش اداری ما شود و سؤالی داشته باشد، با اینکه من مدیر هستم، او زودتر از من می‌خواهد به سؤالات مراجعه‌کننده پاسخ دهد.

من پیش از این سعی کردم با دقت و وسواس خاصی که منجر به دلخور شدن چنین کارمند بی‌نظیری نشود، با او در این باره صحبت کنم؛ اما نتیجه مذاکره زیاد خوب نبود. او به صحبت‌هایم گوش می‌کرد، سپس به گریه می‌افتاد و می‌گفت که برنامه‌اش را تغییر می‌دهد و دیگر روی هیچ پروژهٔ اضافی کار نخواهد کرد. باوجوداین، با گذشت ۲ یا ۳ هفته، دوباره همان آش و همان کاسه بود.

به‌تازگی، این موضوع شدیدتر شده است. زمانی که با رئیسم مشغول صحبت درباره پروژه‌ای بودم که در دست داشتم، سارا مدام میان صحبت‌های من می‌پرید یا به‌جای من به رئیسم پاسخ می‌داد. طی چند دقیقه، او رئیسم را متقاعد کرد که روش متفاوتی با شیوه‌ای که من کار می‌کردم اتخاذ کنیم؛ این در حالی بود که او هیچ مشارکتی در آن پروژه نداشت. در آن لحظه گفتم: «من ۳ هفته روی این پروژه کار کرده‌ام.

ما تنها یک روز تا تحویل کار به کارفرما فرصت داریم. این‌طور که مشخص است تو بهتر می‌دانی چه کاری درست است و نیازهای مشتری را می‌شناسی. پس چرا تو این کار را انجام نمی‌دهی؟» و اتاق را ترک کردم. شاید بهتر بود جلسه را ترک نمی‌کردم، اما دیدن چنین برخوردهایی از جانب سارا، آن هم در حضور رئیسم، حسابی مرا به هم ریخته بود.

باقی روز، سارا مدام می‌گفت: «من نمی‌دانم از کجا شروع کنم؟ تحویل پروژه برای فرداست». من زودتر از وقت اداری به خانه رفتم و نتوانستم کمکی کنم. می‌دانم که به‌عنوان یک مدیر رفتار درستی نداشتم؛ اما واقعا می‌خواستم که سارا متوجه عواقب رفتارش بشود.

روز بعد که روز تحویل پروژه بود، او گفت که سردرد دارد و درخواست مرخصی داد. ما هم از همان کارهایی که من طی ۳ هفته انجام داده بودم استفاده کردیم. روز بعد سارا سر کار حاضر شد و جوری رفتار کرد که انگار هیچ اتفاقی نیفتاده است.
پاسخ:
این یک مثال عالی از زمانی است که مدیرها چگونه باید در مواقع لزوم با مسائل کاری به‌صورت مستقیم برخورد کنند. گاهی چنین موقعیت‌هایی آن‌قدر پیچیده می‌شوند که اگر زودتر به شکلی صریح و روشن به آن پرداخته می‌شد، هرگز چنین اتفاقاتی پیش نمی‌آمد.

رفتار شما در آخرین موقعیتی که با کارمندتان داشتید مناسب نبود. حدس می‌زنم شما ازقصد، کارمندتان را در موقعیتی قرار دادید که موجب شکست او شود. شما به او نشان دادید که هیچ حس مسئولیت پذیری در این ماجرا وجود ندارد (به او اجازه داده شد که خودش را از موقعیت خارج کند و طوری رفتار کند که انگار هرگز چنین اتفاقی نیفتاده است) و احتمالا به نظر می‌رسد که او در مقابل رئیس شما ضعیف دیده شده است. خروج شما با نارضایتی آشکارتان از آن مذاکره رفتار خوبی نبود.

من کاملا متوجه حس نارضایتی شما از آن موقعیت هستم، اما کسی که می‌تواند این موقعیت را درست کند، خود شما هستید. وقتی راه‌حل ساده‌تر، شفاف‌تر و آرام‌تری در دست دارید، عصبانی شدن شما معنی ندارد. این دقیقا همان اتفاقی است که وقتی مدیرها مشکلات مربوط به کارمندان را به‌درستی حل نمی‌کنند، رخ می‌دهد: آنها قدرت حل کردن چنین موضوعی را خیلی پیش‌تر از اینها دارند، اما تا جایی پیش می‌روند که بسیار ناراحت می‌شوند و خونسردی‌شان را از دست می‌دهند.

خب، شما باید این موضوع را حل کنید. راه‌حل آن هم صحبت کردن با قاطعیت با کارمندتان درباره موقعیت‌های درست و غلط است. اگر او واکنش احساسی از خود نشان داد، نباید عقب‌نشینی کنید.

در یک مکان آرام، کنار او بنشینید و اینها را بگویید: «ما قبلا درباره قطع کردن مکالمه دیگران یا انجام دادن وظایف همکاران بدون هماهنگی قبلی صحبت کرده‌ایم.

تو این موارد را چند هفته رعایت کردی، اما دوباره می‌بینم که همان اتفاق‌ها در حال تکرار شدن است. به‌خاطر موفقیت خودت و البته رابطه‌ات با همکاران، باید برای این موضوع به‌دنبال راه‌حل باشیم. دفعه پیش که باهم صحبت کردیم، فکر می‌کردم که به توافق رسیده‌ایم. موضوعی هست که من از آن خبر نداشته باشم؟»

اگر او احساساتی شد و شروع به گریه کرد، اجازه ندهید شما را تحت‌تأثیر قرار دهد. از او بپرسید اگر برای ادامه مکالمه به کمی زمان نیاز دارد، می‌توانید چند دقیقه صبر کنید. به او دستمال تعارف کنید، یک لیوان آب برایش بریزید یا هر کاری را که به او حسی از اهمیت بدهد، انجام دهید و بعد مکالمه‌تان را ادامه دهید.

اگر او دوباره گفت که دیگر کاری خارج از وظایفش انجام نخواهد داد، به او بگویید: «این چیزی نیست که من می‌خواهم. خواستهٔ من این است که دیگر کار سایر کارمندان را انجام ندهی؛ چون این عمل باعث تضعیف روحیه دیگران می‌شود و ممکن است جریان کاری ما را مختل کند.

من تنها از تو می‌خواهم که روی وظایف خودت متمرکز باشی. من از اینکه بخواهی در حوزه تخصصی خودت تجربه‌های جدید به دست بیاوری استقبال می‌کنم؛ اما خواسته‌ای که دارم این است که وارد حیطه وظایفی نشوی که به دیگران محول شده است.»

در ضمن، فکر می‌کنم بهتر باشد درباره توصیف سارا به‌عنوان «کارمند نمونه» بیشتر فکر کنید. اگر به یک کارمند نمونه بگویند که از انجام دادن وظایف همکارانش دست بردارد، حرفی نمی‌زند که موجب رنجش آنها شود؛ یا اگر نتوانند پروژه‌ای را کامل کنند، مرخصی نمی‌گیرند و طوری رفتار نمی‌کنند که انگار شتر دیدی، ندیدی! قطعا کارمندان نمونه هم بدون عیب نیستند، اما قانون کلی این است که آنها به بازخورد گوش می‌دهند و برای بهبود عملکرد تلاش می‌کنند.

در حال حاضر، سارا یک کارمند نمونه به‌ حساب نمی‌آید. شما هم با طفره رفتن از داشتن این مکالمه‌ٔ مهم با او، هیچ کمکی به این موقعیت و کارمندتان نکرده‌اید (و در نهایت خشمی که درباره این موضوع داشتید، باعث رخ‌دادن آن اتفاق شد). اگر دیدگاه‌تان را با او درباره این موضوع و تغییراتی که لازم است رخ دهد در یک مکالمهٔ آرام، بی‌پرده، با لحنی مهربان اما قاطع مطرح کنید و بتوانید او را در برابر قولی که می‌دهد متعهد کنید، لطف بزرگی به او خواهید کرد.
آیا شما هم تجربه مشابهی در این زمینه دارید؟ اگر شما چنین کارمندی داشتید یا در موقعیت سارا بودید، چه برخوردی را مناسب می‌دانستید؟

منبع : چطور

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک