مقالات مدیران چطور پس از پذیرفتن درخواست دیگران به آنها نه بگوییم و حرفمان را پس بگیریم

گاهی بیش از حد توانتان مسئولیت پذیرفته‌اید، مشکلی برایتان پیش آمده یا به‌دلیل دیگری نمی‌توانید یا نمی‌خواهید کاری را انجام دهید. در این شرایط باید مؤدبانه و محترمانه به طرف مقابل بگویید که نمی‌توانید تعهدتان را انجام دهید. این‌طوری هم اعتبار و خوشنامی‌تان آسیبی نمی‌بیند و هم روابط خود را حفظ می‌کنید. در این مقاله ۶ نکته برای نه‌گفتن پس از پذیرش درخواست دیگران را بیان می‌کنیم.

اول با یک مثال شروع می‌کنیم

تصور کنید همکاری از شما می‌پرسد که آیا می‌توانید ریاست انجمن جدیدی را بر عهده بگیرید که در حال راه‌اندازی آن هستند یا نه. شما نیز بدون فکرکردن فوری می‌گویید: «حتما. باعث افتخار منه.» ولی وقتی به عواقب این کار فکر می‌کنید، ایمیل‌هایی را می‌بینید که در صندوق ورودی انباشته شده‌اند و انبوهی از قرارملاقات‌هایی که تاریخ آنها را در تقویم علامت زده‌اید. ناگهان متوجه می‌شوید که برای پذیرش ریاست این انجمن باید فشار زیادی به خودتان بیاورید. شما می‌دانید که به‌رغم پذیرفتن درخواست همکارتان باید به او نه بگویید، ولی برای کنار‌کشیدن پس از قول‌دادن به همکارتان مردد هستید.

نه‌گفتن کار ساده‌ای نیست و پس از پذیرفتن درخواست دیگران، دشوارتر هم می‌شود. شاید نگران باشید که کنارکشیدن شما موجب ازبین‌رفتن رابطه دوستی شما شود و دیگران شما را فردی غیرقابل‌اعتماد یا از اعضای ضعیف گروه به شمار بیاورند. این ترس‌‌ها در افراد موفق و سخت‌کوشی که بیش‌ از حد به نظرات دیگران اهمیت می‌دهند و در تعیین حدومرزها مشکل دارند، شدیدتر نیز می‌شود.

اگر هم بتوانید نه بگویید، تحمل روبه‌روشدن با ناامیدی یا عصبانیت طرف مقابل برایتان سخت است. این واکنش، منطقی است. مطالعات نشان می‌دهد که مغز میان طردِ اجتماعی و درد فیزیکی تمایزی قائل نمی‌شود. اگر هم برخلاف میلتان به تعهدتان پایبند بمانید، گاهی به بهای سلامت و آسایش خودتان، نتیجه عکس دارد. این کار هم استرس زیادی در شما ایجاد می‌کند و هم دیگران حس می‌کنند که تمام حواستان جمع آن کار نیست، زیر فشار هستید یا رغبتی به انجام آن کار ندارید.

۶ نکته برای نه‌گفتن پس از پذیرش درخواست دیگران

با رعایت نکات زیر راحت‌تر می‌توانید درخواست دیگران را رد کنید و درعین‌حال رابطه خود را با آنها حفظ کنید.

۱. هزینه را در نظر بگیرید
پیش از اینکه به طرف مقابل بگویید منصرف شده‌اید، مطمئن شوید که کنارکشیدن تصمیم درستی است و هزینه فرصت را در نظر بگیرید. مثلا فرض کنید به پیشنهاد شرکت‌کردن در طرح ابتکاری رئیستان پاسخ مثبت داده‌اید، ولی حالا درباره تصمیم خود تردید دارید. ارزیابی کنید که این پروژه چقدر برای اولویت‌های کاری شما مهم و حیاتی است. مثلا اگر این طرح موجب می‌شود به سایر بخش‌های شرکت معرفی شوید یا بتوانید سرمایه اجتماعی یا مهارت‌های جدیدی کسب کنید، ارزش فداکاری‌کردن را دارد. ولی اگر هزینه‌هایش بر مزیت‌هایش سنگینی می‌کند (مثلا روی زندگی شخصی یا پروژه‌های جاری‌تان تأثیر نامطلوبی می‌گذارد) بهتر است کنار بکشید.

۲. دیدگاهتان را تغییر دهید
اگر فکر می‌کنید نه‌گفتن پس از پذیرفتن درخواست دیگران موجب می‌شود فردی بی‌مسئولیت به نظر بیایید، به این حقیقت بیندیشید که پذیرفتن کاری که می‌دانید نمی‌توانید آن را تمام کنید، خودخواهانه و نادرست است. شاید حس کنید که پذیرفتن درخواست دیگران یعنی فردی سخاوتمند و مفید هستید، ولی اگر نتوانید به وعده‌هایتان عمل کنید، دیگران شما را فردی مفید و مؤثر نمی‌دانند و به رضایت شخصی یا روابط قوی نخواهید رسید. به ویژگی‌های مثبتی فکر کنید که با نه‌گفتن مؤدبانه و محترمانه به دیگران نشان خواهید داد، ویژگی‌هایی مانند اهمیت‌دادن به اولویت‌بندی وظایف، مدیریت زمان و ارتباط شفاف و صادقانه با دیگران که همگی از ویژگی‌های رهبری کارآمد هستند.

۳. سیاستمدار ولی صادق باشید
وقتی می‌خواهید به طرف مقابل نه بگویید، قاطع و صریح باشید و بیش از حد توضیح ندهید. یعنی سعی کنید رُک و صریح، باملاحظه و مهم‌تر از همه صادق باشید. مثلا اگر می‌خواهید از انجمن دوست خود خارج شوید، بگویید: «ماه پیش که گفتم می‌تونم به انجمن ملحق بشم، واقعا معتقد بودم توانایی کافی برای انجام وظایف ریاست انجمن رو دارم. ولی وقتی نگاه دقیق‌تری به تقویمم انداختم، متوجه شدم که کارهای زیادی رو قبول کرده‌ام و چند تعهد کاری دیگه هم دارم که نمی‌تونم عقبشون بیندازم. بنابراین نمی‌تونم رئیس این انجمن باشم.»

ارائه توضیح یا توجیهی کوتاه درباره دلیل نپذیرفتن درخواست دیگران موجب می‌شود که انصراف ما بهتر پذیرفته شود. مثلا می‌توانید بگویید: «می‌دونم که درباره پذیرفتن ریاست انجمن صحبت کردیم، ولی وقتی پیشنهاد تو رو قبول کردم، انتظار نداشتم پروژه بزرگی توی شرکت به من محول بشه. به همین دلیل مجبورم پیشنهادت رو رد کنم.» درباره انصراف از طرح ابتکاری رئیستان نیز می‌توانید بگویید: «وقتی اولویت‌هام رو بررسی کردم، متوجه شدم این پروژه مانع از انجام عالی مسئولیت‌های اصلی من می‌شه. شرکت در این پروژه بهترین تصمیم برای من یا گروه نیست. بنابراین مجبورم با کمال‌ احترام از این پروژه انصراف بدم.»

۴. رابطه را حفظ کنید
شما باید عذرخواهی کنید و مسئولیت هرگونه اشتباه و سوءتفاهم یا صرفا پذیرش انجام کاری که توانایی انجامش را نداشته‌اید، بپذیرید. به‌هرحال طرف مقابل به کمک شما امیدوار شده و شاید برای مشارکت شما برنامه‌ریزی کرده باشد. در مثال کنارکشیدن از انجمن، می‌توانید بگویید: «بابت ناراحتی‌ای که این مسئله ایجاد کرده معذرت می‌خوام. اینکه ریاست انجمن رو به من پیشنهاد دادی برام خیلی ارزش داره. امیدوارم انجمنتون موفق باشه. مشتاقانه منتظر شنیدن خبرهای انجمن هستم.» سپاسگزاری‌کردن و پایان‌دادن صحبت‌هایتان با لحنی مثبت نشان‌دهنده توجه و محبت شماست.

۵. پیشنهادی جایگزین بدهید
اگر واقعا می‌خواهید به طرف مقابلتان کمک کنید، برنامه زمانی دیگری را پیشنهاد بدهید یا تاریخ دیگری را تعیین کنید. پذیرفتن پیشنهاد او را به زمان دیگری موکول کنید و برای حفظ فرصت پذیرش درخواست او در آینده بگویید: «پس از بررسی دوباره برنامه‌ام باید تصمیم رو تغییر بدم و الان نمی‌توانم دعوتت رو قبول کنم. ولی برای آینده لطفا من رو هم در نظر داشته باش. ممکنه چند ماه دیگه با من تماس بگیرید؟»

همچنین می‌توانید برای بلاتکلیف نگذاشتن طرف مقابل راه دیگری را پیشنهاد دهید. مثلا او را به همکاری معرفی کنید که می‌تواند به او کمک کند یا پیمانکاری را پیشنهاد دهید که می‌تواند کارهای مدنظر او را انجام بدهد. گاهی نیز می‌توانید او را به منبعی، مانند یک انجمن، پادکست یا مطالب آموزشی، هدایت کنید که می‌تواند نیازهایش را برآورده یا مشکلش را حل کند.

۶. از این تجربه درس بگیرید
کنارکشیدن از تعهدات کار جالب یا راحتی نیست، ولی می‌تواند درسی ارزشمند و تلنگری باشد که موجب شود از تلاش برای همیشه راضی نگه‌داشتن دیگران، که رفتاریست که مانع رشد و موفقیت شما می‌شود، دست بردارید. این تجربه به شما می‌آموزد در آینده برای پذیرفتن یا رد‌کردن درخواست و پیشنهاد دیگران با درایت و بصیرت عمل کنید. فقط به پیشنهادهایی پاسخ مثبت بدهید که برایتان مفید هستند و امکان و توانایی انجامشان را دارید.

سخن پایانی
هرچقدر هم که در پذیرفتن درخواست دیگران دقت کنید و مراقب باشید، باز هم گاهی مجبور می‌شوید در خصوص قولی که داده‌اید تجدیدنظر و تصمیمتان را عوض کنید. نه‌گفتن به درخواست دیگران را هوشمندانه و حساب‌شده انجام دهید تا بهترین نتیجه ممکن را بگیرید.

به‌احتمال‌ زیاد در زندگی شخصی و کاری خود با چنین موقعیت‌هایی روبه‌رو شده‌اید. خوشحال می‌شویم که در بخش «ارسال دیدگاه» تجربه‌ها و پیشنهادهای ارزشمندتان را با ما در میان بگذارید.

منبع: چطور

 

---

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک