اشتباهات رایج محل کار که تنها وقت تان را هدر می‌دهند

برای اینکه در زندگی شخصی و حرفه‌ای به موفقیت برسید، باید برای وقت خود ارزش قائل شوید. مدیریت درست زمان، تاثیر فوق‌العاده‌ای روی دست‌یابی به موفقیت دارد.

افزایش بهره وری و استفاده‌ی موثر از زمان بدین معناست وقت بیشتری به انجام کارهایی اختصاص دهید که برای شما ارزشمند هستند؛ کارهایی مانند ورزش کردن، وقت‌گذرانی با خانواده، انجام پروژه‌های کاری یا دنبال کردن سرگرمی موردعلاقه.

آیا می‌دانید چه کارهایی بیش از همه، وقت شما را هدر می‌دهند؟ با کنار گذاشتن این کارها می توانید زمان بیشتری را به انجام کارهای مفید و نتیجه بخش اختصاص دهید.

انجام چند کار به صورت هم‌زمان

برخلاف تصور عمومی، انجام همزمان چند کار، بهره وری را پایین می آورد. حقیقت این است، مغز انسان برای انجام چند وظیفه به طور همزمان برنامه ریزی نشده است. وقتی از کاری به سوی کاری دیگر می‌روید، سرعت مغز پایین می‌آید و این مساله روی بهره‌وری شما تاثیر می‌گذارد.

در این شرایط، فرد از وظیفه ای به وظیفه ای دیگر می رود و روی هیچ یک از آنها تمرکز ندارد. در نتیجه، روی هیچ کدام از وظایف، توجه لازم را اعمال نمی کند و نمی توان انتظار بهترین عملکرد را داشت.

تمرکز روی یک وظیفه در بازه زمانی مشخص، سبب می شود کارایی بالا رود و شاهد نتیجه بهتر با احتمال خطای پایین تر خواهید بود.

اختصاص دادن زمان زیاد به ایمیل‌ها

ایمیل ها می توانند زمان زیادی را از شما بگیرند. معمولا وقتی اعلانی جهت دریافت ایمیل جدید به گوش تان می رسد تمرکزتان به هم می خورد. اکنون تصور کنید اینباکس تان شلوغ شده و نمی دانید به کدام یکی پاسخ دهید، پس پیدا کردن یک ایمیل مشخص کار بسیار سختی است.

برای اینکه زمان زیادی صرف پاسخ دادن به ایمیل ها نکنید، زمان های مشخصی را بری چک کردن ایمیل های جدید در نظربگیرید؛ برای مثال، یک بار در هنگام صبح، یک بار در ساعات بعدازظهر و یک بار در هنگام غروب.

ابتدا تمام وظایف کاری خود را انجام دهید و پس از آن به سراغ خواندن ایمیل ها بروید. بدین ترتیب، حتی اگر ایمیل ها حواس تان را پرت کند، این اتفاق بعد از تمام شدن وظایف کاری رخ می دهد.

چرخیدن بی‌خود در صفحات اجتماعی

شبکه های اجتماعی خیلی راحت می توانند حواس شما را پرت کنند، البته این قضیه تنها در زمان استفاده ی شخصی نیست، بلکه برای مقاصد کاری قانونی نیز دیده می شود.

شبکه های اجتماعی اگر به درستی استفاده شوند، به پیشرفت کسب و کار کمک می کنند و باعث افزایش فروش و بهبود بازاریابی می شوند؛ اما لازم است نحوه استفاده درست از آن را یاد گرفت.

مطالعه انواع مقالات و تلف کردن زمان برای یافتن پژوهش های بیخود، کار سختی نیست. ابتدا باید بدانید چطور می توان از رسانه های اجتماعی بهترین استفاده را کرد تا در زمان استفاده از آنها، روی این روش ها تمرکز کنید.

باید از چک کردن مداوم صفحات اجتماعی خود اجتناب کنید؛ این مورد هم به استفاده شخصی و هم کاری مربوط است. چک کردن وسواس گونه فید خبری یا دنبال کردن فالوئرها در جستجوی شما سبب می شود تمرکزتان از دست برود و زمان زیادی تلف شود.

برگزاری جلسات کاری بی‌فایده

برگزاری جلسات کاری برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و گرفتن تصمیمات مهم ضروری است؛ اما شاید برپا کردن آنها سبب هدر رفت زمان شود؛ زیرا به خوبی از تاثیر جلسات استفاده نمی شود.

تنها زمانی که صرف جلسه می شود هدر نمی رود، بلکه زمان زیادی صرف آماده کردن و ارسال و خواندن ایمیل های مربوط به جلسه می شود.

براساس مطالعات انجام شده، هر ساله نزدیک به 37 میلیارد دلار صرف برگزاری جلسات بی فایده می شود که هزینه ای اضافی است.

پس اگر فکر می کنید در جلسات زیادی شرکت می کنید، به دنبال راهی برای جبران زمان باشید. باید به این اطمینان برسید که برای برگزاری جلسات برنامه ریزی شده و مدیری حضور دارد که مسیر جلسه را در جهت درست حفظ کند.

داشتن محیط کاری نامنظم

آیا روی میزکارتان، تعداد زیادی کاغذ و یادداشت بلااستفاده است؟ آیا روی دسکتاپ کامپیوتر حجم انبوهی از فایل ها انباشته شده است؟ کشوی پرونده ها در چه وضعی است؟

اگر محیط کار نامنظمی دارید، برای یافتن وسایل و شروع کردن کار دچار مشکل خواهید شد و زمان زیادی را از دست می دهید. باید تمام عناصر مختل کننده حواس را از محل کارتان حذف کنید. وقتی هر وسیله ای در جای خود قرار بگیرد، به سرعت اطلاعات موردنیاز را بازیابی کرده و به سراغ کار بعدی می روید.

تلاش برای برقراری ارتباطات گسترده‌تر

یک مرز باریک میان ایجاد محیط کار دوستانه و غرق شدن در گفتگوهای ناتمام با همکاران پرچانه وجود دارد. برقراری ارتباط با همکاران، کار درستی است، بدون شک هیچ کسی دلش نمی خواهد تمام روز را در سکوت کار کند؛ اما اگر احتیاط نکنید، تمام زمان کاری خود را بری تعامل با همکاران از دست می دهید.

توصیه می کنیم در زمان تمرکز روی موردی از هدفون استفاده کنید، این کار باعث می شود همکاران برای شروع مکالمه به شما نزدیک نشوند.

نگران قضاوت دیگران نباشید و با خونسردی اعلام کنید مشغول انجام کاری هستید و نیاز به تمرکز دارید. از آنها بپرسید تمایل به خوردن ناهار یا گذراندن وقت بعد از زمان کاری دارند یا نه؛ اما مطمئن شوید از زمان کاری برای مشغول شدن به کار استفاده می کنید.

خودداری از سوال پرسیدن و روشن‌سازی ابهامات

فرض کنید وظیفه ی مهمی به دوش دارید. در این زمان باید بتوانید مهارت هایتان را نشان دهید اما مطمئن هستید این فرصت را از دست می دهید. با انگیزه ی زیادی شروع به کار می کنید اما به تدریج متوجه می شوید دقیقا نمی دانید نتیجه ی نهایی به چه صورت خواهد شد، در حالیکه شدیدا درگیر کار هستید.

به جای اینکه تلفن یا ایمیل بزنید و وضعیت را مشخص کنید، خود را تحت فشار قرار می دهید. مدام به خود می گویید بالاخره راهی برای حل این مساله پیدا خواهم کرد. در حالیکه وقت خود را تلف می کنید و غرورتان باعث می شود انرژی و توان تان از دست برود.

اگر در مورد انجام یک وظیفه ابهام دارید یا سوالی در ذهن تان شکل گرفته است، غرور را کنار بگذارید و اطلاعات لازم را از طریق دیگران به دست آورید. بدین ترتیب هم در وقت تان صرفه جویی می شود و هم می توانید پربازده تر دیده شوید.

وقت‌گذرانی بیش از اندازه در اینترنت

هیچ چیزی همانند اینترنت نمی تواند حواستان را پرت کند، چرا که با زدن یک دکمه می توان به دنیای اطلاعات، سرگرمی ها، بازی ها و تفریح ها دست پیدا کرد.

چند راه حل مفید برای دوری از حواس پرتی های آنلاین وجود دارد. اگر به مطالب چند وب سایت مشخص علاقه دارید، از بلاکر یا مسدودکننده ی وب سایت استفاده کنید تا این پیشنهادات وسوسه کننده مقابل چشم تان ظاهر نشوند.

راه حل دیگر این است برای استفاده از اینترنت زمان مشخصی را در نظر بگیرید و به تدریج به این زمان بیفزایید؛ برای مثال، 20 دقیقه مشغول گشت و گذار در فضای مجازی شوید و این مدت را به 45 دقیقه یا یک ساعت برسانید. باید تمام وقت مشغول کار باشید و با یک استراحت کوتاه به خود جایزه دهید.

اگر از اینترنت برای اهداف کاری استفاده می کنید، حرکت از یک مورد به مورد دیگر برای انجام بررسی آنلاین کار ساده ای است؛ پس به این اطمینان برسید که روی اطلاعات موردنیاز برای به دست آوردن از طریق منابع آنلاین متمرکز بمانید.

استراحت‌های پی در پی

فرض کنید ساعت سه بعدازظهر یک روز پرکار است و شما در انتظار پیشنهاد فردی برای صرف یک نوشیدنی پرانرژی هستید تا خستگی از تن تان به در شود. وقتی مشکل ایجاد می شود که زمان زیادی را در این کار صرف می کنید و نمی توانید دوباره تمرکزتان را به دست آورید.

پس یک استراحت کوتاه می تواند زمان زیادی را از شما هدر دهد. آیا شما برای گذراندن زمان، شروع به خوردن یا سیگار کشیدن می کنید؟

خیلی ها عادت دارند بدون فکر شروع به خوردن می کنند که اصلا عادت خوبی نیست. مشکل وقتی حادتر می شود که به غذایی که قصد خوردنش را دارید، بی توجه باشید. این مساله برای نوشیدن بیش از حد نوشابه و قهوه نیز وجود دارد.

سیگار کشیدن می تواند سلامت فرد را به خطر بیندازد. اگر برای تجدید قوای ذهن تان، به یک استراحت کوتاه نیاز دارید، پیاده روی سریع انتخاب خوبی است. پیاده روی سریع بسیار سالم است و به ذهن تان فرصت می دهد تمرکز بیشتری بر کار داشته باشد.

بی‌توجهی به خستگی ذهنی

برخی افراد عادت دارند مدت زمان بیشتری در محل کار بمانند که نتیجه ای جز خستگی و فرسودگی ذهنی ندارد. با این عادت بیشتر اوقات خسته هستید و توانایی تمرکز کردن را از دست می دهید؛ این مساله سبب از دست رفتن زمان می شود. اگر به صورت مداوم خسته هستید، بیشتر حواس تان پرت می شود و تمرکز کردن سخت تر خواهد بود.

اگر برای انجام کاری آمادگی ذهنی نداشته باشید، تضمینی به موفقیت تان نخواهد بود. به خودتان بیشتر اهمیت دهید و خواب کافی را در اولویت اول بدانید.

بی‌‌هدفی با وجود انگیزه‌ی لازم

این که در زندگی هدفی نداشته باشید، در درازمدت دچار آسیب می شوید. اگر چشم‌اندازی روشن و اهداف مشخص نداشته باشید، وقت خود را تلف می‌کنید. اگر می‌خواهید به موفقیت برسید، انگیزه‌ی خود را حفظ کنید و تصویر واضحی از دستاوردهای خود داشته باشید.

اگر انگیزه‌ای برای متمرکز شدن نداشته باشید، روزها به سرعت می‌گذرند و نمی‌توانید به هیچ هدفی برسید. در این وضعیت، رها کردن تمام وسوسه‌های ذکر شده در این لیست ساده به نظر می‌رسند. هیچ کسی نمی‌تواند با شانس به موفقیت برسد.

دست‌یابی به موفقیت نیازمند اراده و عزم راسخ است. اگر ندانید در چه مسیری باید پیش بروید، تلاش بی‌خود می‌کنید و وقت‌تان را هدر می‌دهید.

منبع: یوکن

 

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک