مدیریت کارآمد وقفه‌های بین کار

بر اساس نتایج تحقیقات، آنتراکت (وقفه‌ی کوتاهی که در مدت انجام یک کار بلند و طولانی ایجاد می‌شود) برای انسان مفید است. این وقفه‌ها تمرکز را افزایش می‌دهند و بهره‌وری را بالا می‌برند؛ اما معمولا مدیریت صحیحی روی آن‌ها انجام نمی‌شود.

اغلب افراد غرق در کار فراموش می‌کنند به خودشان استراحت دهند. همچنین گاهی اوقات لیست‌های کاری به اندازه‌ای شلوغ هستند که فرد باید بی‌وقفه کار کند تا پروژه‌ی خود را به موقع تحویل دهد. درصورتی‌که کار بی‌وقفه تأثیری در افزایش سرعت ندارد و حتی بهره‌وری را پایین می‌آورد.

وقفه‌های کوتاه کمک می‌کنند کارها با سرعت بیشتری انجام شوند. اگر بین کارهای خود وقفه‌های کوتاه دارید اما تفاوتی در بهره‌وری احساس نمی‌کنید، احتمالا این کار را به‌‎درستی انجام نمی‌دهید.

هنگام آنتراکت یا وقفه باید به‌طور کامل از کار فاصله گرفت. به‌عنوان مثال هنگامی که ناهار می‌خورید همزمان ایمیل‌هایتان را چک نکنید. وقفه‌ها زمانی جواب می‌دهند که فرد از نظر ذهنی به‌طور کامل از کار فاصله بگیرد.

فردی که از آنتراکت بازمی‌گردد تمرکز بیشتری دارد، خلاق‌تر است و ایده‌های جالب‌تری دارد. این فرد دیگر نیازی به چک کردن ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی ندارد و برای ادامه‌ کار با انگیزه است.

اما چگونه می‌توان استفاده‌ی مفیدتری از وقفه‌ها داشت؟ در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به معرفی روش‌هایی برای مدیریت بهتر آن‌ها می‌پردازیم.

وقفه‌های ۵ تا ۱۵ دقیقه‌ای
تمام فعالیت‌های فیزیکی تأثیر بالایی روی افزایش بهره‌وری، تمرکز و خلاقیت دارند. به‌عنوان مثال از جایتان بلند شوید، از پله‌ها بالا و پایین بروید، از ساختمان بیرون بروید و حرکات ورزشی ساده انجام دهید.

مهم نیست چه حرکتی انجام می‌دهید؛ مهم این است که حرکات فیزیکی خون را در بدن به حرکت درمی‌آوردند و احساس شادابی را افزایش می‌دهند. یک آنتراکت پنج دقیقه‌ای اگر با حرکات مناسب همراه باشد، تأثیر آن از آنتراکت ۳۰ دقیقه‌ای بیشتر است.

مدیتیشن ذهن آگاهی مهارت‌های رهبری را افزایش می‌دهد
گاهی اوقات مفیدترین کار هنگام استراحت این است که هیچ کاری انجام ندهید. به جای مرور لیست انجام کار تمرینات ذهن آگاهی انجام دهید یا چند نفس عمیق بکشید. این تمرین‌ها انرژی مغز را افزایش می‌دهند و انجام آن‌ها می‌تواند بین دو تا ۲۰ دقیقه طول بکشد.

اگر پنجره‌ای دارید که رو به منظره‌ی سر سبز باز می‌شود، هرازگاهی به بیرون خیره شوید و از تماشای منظره لذت ببرید. تحقیقات نشان داده‌اند تماشای مناظر طبیعی منجر به عملکرد بهتر تمرکز می‌شوند.

وقفه‌های ۳۰ دقیقه‌ای
اگر برای وقفه‌ی خود ۳۰ دقیقه زمان در نظر گرفته‌اید، پیاده‌روی سریع، بهترین پیشنهاد است. پشت میز نشستن برای ساعت‌های متوالی میزان انرژی را به‌شدت کاهش می‌دهد.

اگر هوا بارانی یا سرد است چند بار از پله‌ها بالا و پایین بروید، در محوطه‌ پارکینگ قدم بزنید یا در اطراف ساختمان پیاده‌روی کنید.

گاهی اوقات تمیز یا مرتب کردن محیط کار بهترین وقفه است. شلوغی و نامرتب بودن رابطه‌ی مستقیمی با استرس دارد. نامرتب بودن این ذهنیت را در خودتان و دیگران ایجاد می‌کند که هیچ کنترلی روی اوضاع اطراف خود ندارید. همچنین ممکن است بین این شلوغی‌ها مدرکی را که مدت‌ها دنبالش بوده‌اید پیدا کنید.

به‌طور کلی مرتب بودن محیط کار روی روحیه تأثیر می‌گذارد و میزان استرس را کاهش می‌دهد. صحبت کردن با سایر همکاران نیز ایده‌ی خوبی برای آنتراکت است. با دوستان خود تماس بگیرید یا با همکارتان مدتی در مورد هر موضوعی به‌جز کار صحبت کنید.

وقفه‌های ۶۰ دقیقه‌ای
اگر می‌خواهید ۶۰ دقیقه استراحت کنید حتما از محیط کار خارج شوید. با دوست یا همکارتان بیرون از محل کار ناهار یا قهوه بخورید. صحبت کردن با همکاران نه‌تنها برای بهبود روابط خوب است بلکه میزان استرس را کاهش می‌دهد.

اگر ذهنتان شلوغ است و به موضوعات مختلف فکر می‌کنید، آن‌ها را روی کاغذ یادداشت کنید تا ذهنتان از آشفتگی خارج شود و راحت‌تر بتوانید روی آن‌ها فکر کنید.

اگر پروژه‌ بزرگی دارید، همه‌ مراحل را روی کاغذ یادداشت و سازمان‌دهی کنید. مغزی که افکار مختلف داشته باشد، زود خسته خواهد شد و متمرکز نمی‌شود.

کتاب خواندن نیز ایده‌ خوبی است. به چشمتان استراحت دهید و کتاب کاغذی مطالعه کنید. گاهی اوقات مطالعه‌ یک داستان بیشتر از گوش دادن به موسیقی، قدم زدن یا قهوه خوردن استرس را کم می‌کند.

مطالعه، ضربان قلب و تنش ماهیچه‌ها را کاهش می‌دهد و با کاهش نگرانی‌ها به ریلکس شدن بدن کمک می‌کند.

منبع: زومیت