کار گروهی با چه شرایطی برای کارمندان مناسب است؟

امروزه اکثر کارها و وظایف در کسب‌وکارها به‌صورت گروهی انجام می‌شود. کار گروهی می‌‌تواند منجر به بروز ایده‌های نوآورانه و افزایش کارایی شود.

درمقابل، همین فعالیت برخی اوقات استرس کاری کارمندان را افزایش می‌دهد. کار گروهی باعث افزایش درگیری کارمندان هم می‌شود. به‌علاوه آن‌ها به‌مرور زمان وابستگی زیادی برای انجام وظایف به یکدیگر پیدا می‌کنند.

از چالش‌های دیگر هم می‌توان به عدم دریافت اعتبار و امتیاز برخی از اعضای گروه‌ پس از انجام وظایف اشاره کرد. درنهایت برای بهره‌برداری هرچه بیشتر از فعالیت گروهی کارمندان، مدیر باید تصمیم‌های راهبردی متعددی اعمال کند.

محققان دانشکده‌ی کسب‌وکار هاروارد (HBR) برای بررسی تأثیر کار گروهی روی بازدهی تیم‌ها تحقیقی را انجام داده‌اند. یکی از مطالعات اصلی، به تأثیر کار گروهی بر روحیه و حتی سلامت کارمندان پرداخت.

نتایج اولیه نشان داد که بسیاری از استرس‌های کارمندان، به‌خاطر فشارهای اعمال شده از سوی مدیران ایجاد می‌شود. برخی از فشارهای مدیران برای افزایش بهره‌وری و کارایی کارمندان مفید است.

البته فشار بیش از حد می‌تواند مشکلات بزرگی همچون کاهش کارایی، بهره‌وری و افزایش خروج کارمندان را به‌دنبال داشته باشد.

نویسنده‌ی مقاله‌ی حاضر برای بررسی تأثیر کار گروهی، با ۶۶۴ مدیر بریتانیایی مصاحبه کرد. شرکت‌های تحت مدیریت آن‌ها محیط‌های کاری متفاوت داشتند، اما همه‌ی کارمندان در گروه‌های معین مشغول به فعالیت بودند.

مدیران در این مصاحبه پیرامون نحوه‌ی انجام فعالیت در محیط کاری خود صحبت کردند. آن‌ها مواردی همچون مقدار وابستگی اعضای تیم به یکدیگر و چگونگی تصمیم‌گیری‌های گروهی را شرح دادند.

موضوع دیگر مصاحبه، تأثیر محیط کار بر جنبه‌های کلیدی کارایی در تیم بود. در این بخش تأثیر محیط و سیاست‌های کاری بر مواردی همچون کارایی نیروی انسانی، بهره‌وری مالی و کیفیت محصول یا سرویس در مقایسه با محیط‌های کاری دیگر بررسی شد.

در مرحله‌ی بعد، مصاحبه‌ای با گروه‌های کارمندی پنج تا ۲۰ نفره در هر شرکت انجام شد. درنهایت مصاحبه با ۴،۳۱۱ کارمند، نتایج قابل‌توجهی برای تحقیق پیرامون محیط کار و کار گروهی داشت.

موضوع مصاحبه با کارمندان پیرامون مواردی همچون سطح تعهد آن‌ها به سازمان، حجم فشار تجربه‌شده در محیط کاری و احساس فشار و اضطراب در محیط کار بود.

بررسی و مقایسه‌ی مصاحبه‌ی مدیران با کارمندان نشان داد که کار گروهی تأثیر متفاوتی بر کارایی سازمان و سلامت کارمندان دارد.

از یک سو ارتباط مثبتی بین کار گروهی و کارایی سازمان دیده شد که تاحدودی به‌خاطر حس تعهد کارمندان به سازمان به‌دست آمد.

در محیط‌های کاری که کارمندان برای محصول یا سرویس خاص، تعهد مشترک داشتند، مدیران افزایش سطح کارایی و کیفیت کمحصولات و خدمات را گزارش دادند.

در محیط‌هایی که کارمندان برای انجام وظایف به یکدیگر وابسته بودند، بهبود کارایی مالی سازمان گزارش شد. در همان محیط‌ها، کارمندان احساس افزایش تعهد به سازمان داشتند.

نکته‌ی قابل‌توجه دیگر در تأثیر کار گروهی بر فعالیت کارمندان، افزایش سطح انتظار از آن‌ها بود. درنتیجه این کارمندان حس اضطراب بیشتری را در فضای کاری گزارش کردند.

هرچه وابستگی اعضای تیم به یکدیگر بیشتر باشد، افراد احساس کمبود زمان بیشتری خواهند داشت. در پروژه‌های مشترک که افراد مسئولیت‌های برابر برای انجام وظایف دارند، باز هم فشار و الزام به کار بیشتر در آن‌ها حس می‌شد.

همان‌طور که گفته شد، افزایش تعهد به سازمان یکی از نتایج کار گروهی محسوب می‌شود. دراین‌میان مطالعات نشان داد که افزایش تعهد هم روی تجربه‌ی اضطراب کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد.

وقتی کارمندان از کار کردن برای سازمان احساس غرور داشته و ارزش‌های مشترکی با آن داشته باشند، استرس کمتری از کارهای گروهی تجربه می‌کنند.

به‌هرحال نتایج آزمایش نشان می‌دهد که احتمالا افزایش تعهد، درگیری در فعالیت‌های سازمان را افزایش می‌دهد و کارمندان هماهنگی بیشتری با نیازهای کار گروهی پیدا می‌کنند.

محیط‌های کاری که در آن‌ها گروه کارمندان تأثیر بیشتری روی فاکتورهای کارایی دارند، الگوی مشترکی را نشان می‌دهند.

از میان الگوهای مشترک می‌توان به رفتار مدیران و ارائه‌ی مهارت‌ها و منابع موردنیاز مناسب به کارمندان اشاره کرد.

چنین مدیرانی زمان مناسب را در اختیار کارمندان قرار می‌دهند تا مهارت‌های خود را در کار تیمی، ارتباط، رهبری و حل مسئله‌ افزایش دهند. به‌علاوه شرایط کاری برای کارمندان این مدیران نیز وضعیت مناسبی دارد.

حدود یک‌سوم از مدیران مورد مصاحبه در این گروه، تنوع در وظایف، کنترل قابل‌توجه روی سرعت کار و امکان ارائه‌ی نظر برای تصمیم‌ها و وظایف را به‌عنوان شرایط کاری کارمندان مطرح کردند.

کارمندان گروه مذکور نیز احساس می‌کنند که سازمان اهمیت بالایی به سلامت آن‌ها می‌دهد و راهکارهایی برای رویارویی بهتر با استرس ارائه می‌کند.

محیط‌های کاری که کارمندان در آن‌ها بهره‌وری و کارایی بالایی ندارند، نتایج متفاوتی نسبت به محیط‌های کاری موفق داشتند.

در این موارد، مدیران فرصت‌های مناسب برای بهبود مهارت‌ها را در اختیار کارمندان قرار نمی‌دادند. به‌علاوه آن‌ها فرصت تأثیرگذاری بر مسئولیت‌های کاری خود را هم نداشتند.

درنتیجه نیروی انسانی آن‌ها احساس عدم توجه به نیازهای خود و عدم تعادل داشت و به انجام وظایف و تعهدها پایبند نبود.

کارمندان گزارش دادند که مدیران، آن‌ها را به بهبود مهارت تشویق نمی‌کردند و در صورت دریافت پیشنهاد هم اهمیتی به آن نمی‌دادند.

به‌بیان خلاصه، مانع اصلی افزایش کارایی گروه‌ها، در ضعف ارتباطی بین مدیران و کارمندان دیده می‌شود. درنهایت همین رویکرد غلط ارتباطی، منجر به ایجاد اختلاف زیاد بین کارمندان و مدیران خواهد شد که در بدترین حالت به افزایش استرس نیروی انسانی می‌انجامد.

درحال حاضر و تا آینده‌ای نامشخص، فعالیت گروهی به‌عنوان بخش مهمی از دنیای کسب‌وکار شناخته می‌شود. دراین‌میان مدیران و کارمندان باید درک بالایی از روی تاریک الزام به کار کردن در کنار یکدیگر داشته باشند.

مدیران باید درک بهتری از استرس ایجادشده به‌خاطر فعالیت گروهی داشته باشند. آن‌ها باید در زمان اعلام وظایف، اولویت‌ها و حتی دلایل اولویت‌دهی به کارهای گوناگون را برای کارمندان شرح دهند.

در برخی موارد، کارمندان با موضوع‌هایی موجب تداخل و اختلاف روبه‌رو می‌شوند. مدیران باید در چنین شرایطی محدوده و مرزهای مهم کاری همچون محدودیت‌های زمانی، فرصت تحویل پروژه‌ها یا هر شرایط خاص دیگر را شرح دهند. درنتیجه اعضای گروه درک بهتری از نقش خود و انتظاراتی دارند که از سوی گروه و مدیر مطرح می‌شود.

در غیر این صورت، فشار کاری احتمالا به سطوح بسیار بالا و خطرناک می‌رسد که سلامت کارمندان را در معرض خطر قرار می‌دهد.

کارمندان هم برای بهبود فعالیت‌های گروهی وظایفی بر عهده دارند. آن‌ها باید اعتماد را در میان اعضای تیم ایجاد کنند و برای ارزش افزوده‌شده از هر کارمند برای پروژه، قدردان باشند.

البته قطعا کار کردن گروهی هیچ‌گاه کاملا آسان نخواهد بود. گروه‌ها اغلب در معرض اختلاف نظر بین اعضا، تفاوت در نظرها و فشار کاری هستند که استرس را افزایش می‌دهد.

دراین‌میان گروه‌های عالی از افرادی تشکیل می‌شوند که بیش از نگرانی از نقاط منفی فعالیت گروهی، به افزایش ارزش می‌اندیشند.

در چنین شرایطی وقتی بحث‌های شدید در گروه ایجاد می‌شود، همه می‌دانند که تمامی اعضا مسئولیت مشترکی برای انجام وظیفه دارند. درنتیجه هر یک از آن‌ها باید آزادی عمل لازم را برای انجام کار به‌صورت سازنده داشته باشند.

مسئولیت‌پذیری گروهی و امکان انجام وظایف با شرایط مناسب، درنهایت مزیت‌هایی را برای کل سازمان به‌همراه خواهد داشت؛ ارتباط شخصی افراد بهتر می‌شود، اخلاق کاری افزایش می‌یابد و درنهایت استرس افراد نیز کمتر خواهد شد.

درنهایت وقتی فعالیت گروهی با رعایت پیش‌نیازها برای افزایش حس خوب کارمندان انجام شود، می‌توان مزیت‌های بالایی از آن دریافت کرد و به پایداری بیشتر همکاری امیدوار بود.
 

ویکی پلاست | توسعه ارتباطات، افزایش اطلاعات