رساندن خبر بد به رئیس

خبرهایی مثل کاهش عملکرد تولید، وجود مسئله در توسعه محصول جدید، به وجود آمدن بحران در سازمان و خبرهایی از این دست همواره ممکن است در سازمان پیش بیاید و خوب است که بدانیم چگونه باید این خبرها را به گوش رئیس یا مدیر رساند.

جان گلیکمن (Jodi Glilckman)، نویسنده کتاب Great on the Job، معتقد است که سوء‌ارتباط‌ها و اتفاق‌های بد همیشه هستند و بنابراین ممکن است کنترل امور را از دست سازمان خارج کنند. نکته آن است که اگر خبر بدی دارید که باید به رئیستان بدهید، نباید وحشت‌زده شود (می‌توانید برای پنج دقیقه وحشت‌زده باشید، اما نه بیشتر). پس از آن به دنبال راه‌حل‌ها می‌گردید تا به رئیس بگویید، چون معمولاً مدیران و رؤسا از مسئله خوششان نمی‌آید، بلکه برعکس راه‌حل را دوست دارند.

نکته بعدی آنکه فکر نکنید می‌توانید مسئله‌ای را برای مدت طولانی از گوش مدیر پنهان نگه دارید. یعنی اگر کاری برای مسئله انجام ندهید، مسئله خود به خود ناپدید نخواهد شد. بنابراین حتما باید کاری کنید. در اینجا پنج نکته برای انجام این کار و دادن خبر بد به رئیس ارائه می‌کنیم تا نه تنها مسیرشغلی شما را از صدمه دیدن حفظ کند، بلکه حتی توجه برخی را به توانایی شما در مدیریت بحران جلب کند:

۱. زمان و مکان مناسبی انتخاب کنید. همان‌طور که از پنهان کردن خبر بد باید خودداری کنید، نباید این خبر را در وقتی برای مثال مدیر در حال نشان دادن شرکت به یک ارباب‌رجوع یا مشتری است و یا با عجله در حال خروج از شرکت است و یا جلسه مهمی دارد، بروز دهید.
بنابراین زمان و مکان خوب و مناسبی را برای دادن خبر بد انتخاب کنید. یعنی وقتی استرس ندارید و مطمئن هستید که خلالی در کار رئیستان ایجاد نمی‌کنید در مورد موضوع با او صحبت کنید. این به رئیس زمان بیشتری خواهد داد تا در مورد ابعاد موضوع بیاندیشد و نشان خواهد داد که موضوع برای شما هم جدید بوده است.

۲. دلایل و شواهد را آماده کنید. اگر مسئله‌ای پیش آمده، حتما رئیس در مورد دلیل یا دلایل آن از شما سؤال خواهد کرد. بنابراین باید کاملاً آماده باشید و چرایی این پیشامد را داشته باشید. لذا اطلاعات مورد نیاز را هر چه زودتر، گردآوری کنید یا حداقل به رئیس بگویید که چه زمانی این اطلاعات را در اختیار او قرار خواهید داد.

۳. دقیق و مشخص باشید. رئیستان از شما مسئله دقیق و اثرات آن را خواهد پرسید. برای مثال اگر خطر حضور رقیب در بازار فعالیت شرکت به وجود آمده است، باید به رئیس بگویید که دقیقاً چه درصدی از سهم بازار ممکن است از دست شرکت خارج شود. هیچ وقت از کسی بدگویی نکنید و کسی را مورد سرزنش قرار ندهید. تمام تمرکز خود را روی مسئله بگذارید و اجازه ندهید چیزهای بی‌مورد و حواشی ذهن شما را از آن دور کنید. در غیر این صورت فقط استرس مدیر را زیاد خواهید کرد و از کاری درستی که باید انجام شود دور می‌شوید.

۴. راه‌حل پیشنهاد کنید. از کسانی نباشید مسئله را روی میز رئیس می‌گذارد و منتظر عواقبش می‌ماند. برای مسئله راه‌حل داشته باشید یا بگویید که برای مثال فلان کار را انجام داده‌اید. بنابراین خالی از نظر نباشید و نشان دهید که ابعاد مسئله را خوب شناخته‌اید و پاسخ‌هایی برای حل آن دارید.

۵. به جای کش دادن عذرخواهی، بر مسئله متمرکز شوید. اگر تقصیری داشته‌اید و بنا دارید که عذرخواهی کنید، این کار را سریع و کوتاه انجام دهید و بلافاصله اقدام یا راه‌حل خود را برای جبران کار اشتباهتان اعلام کنید. اصرار زیاد بر عذرخواهی چیزی جز بدتر شدن موضوع را به دنبال نخواهد داشت. بنابراین بر آینده متمر کز شود و راه‌حل را پیش رو قرار دهید.

پژوهش‌ها حاکی از آن هستند که بهتر است که پیش از آنکه خبر بدی را به رئیستان بگویید، در مورد موضوعی دیگر صحبت کنید و پس از آن خبر خوشی را به او بگویید. این کار سبب می‌شود کسی که خبر بد را می‌شنود کمتر احساس درماندگی کند و خوش‌بینی‌اش را حفظ کند.

منبع