مقالات مدیران چطور در کمترین زمان بیشترین کار را انجام بدهیم؟

تمرکز ندارید. مدام فکرتان اینجا و آنجاست. زود از کار خسته می‌شوید. ساعت‌ها و ساعت‌ها وقت می‌گذارید و با هر جان کندنی که هست، بلاخره تمامش می‌کنید. اما در دل‌تان می‌دانید که اگر فقط کمی تمرکزتان بیشتر بود، حتی نصف این مدت هم لازم نبود وقت بگذارید. اگر یک ذره هشیارتر بودید، اگر حواس‌تان یک کمی جمع‌تر بود، می‌شد هزار تا کار دیگر هم در آن روز انجام داد. این سناریو برایتان آشناست؟

کم نیستند آدم‌هایی که آرزو دارند بازدهی‌شان بیشتر باشد. رسیدن به این آرزو یک فوت کوزه‌گری دارد و آن این است که بتوانید در مدت زمان کمتر، کار بیشتری انجام بدهید بدون این که کیفیت کار قربانی شود. در این مطلب قدم به قدم برای شما بازگو می‌کنیم که چطور می‌شود این کار را انجام داد.

استراتژی‌هایی برای اینکه کارهای بیشتری را به انجام برسانید

با هرکدام از مراحل زیر، یک قدم به بیشترین حد بازدهی خود نزدیک‌تر خواهید شد.

گام اول: به محیط کارتان سر و سامان بدهید

یک محیط کار سالم و راحت، بیشتر از آنچه فکر می‌کنید اهمیت دارد. پژوهش‌ها نشان داده که اگر فضای کارتان ارگونومی درستی داشته باشد، به احتمال زیاد بازدهی‌تان هم افزایش پیدا می‌کند. علاوه بر این، احساس راحتی بیشتری خواهید داشت و در نتیجه می‌توانید برای مدت بیشتری تمرکز خود را حفظ کنید.

از میز و صندلی‌تان شروع کنید. آیا پشت میزتان راحت هستید؟ صندلی کمرتان را اذیت نمی‌کند؟ محیط کار باید روشنایی مناسبی داشته و وضعیت گرمی و سردی‌اش هم مطلوب باشد.
کل روز شما در دفتر کارتان سپری می‌شود؛ پس بهتر است شرایط آن، طوری باشد که از بودن در آن لذت ببرید! یک محیط کاری خوب باید الهام‌بخش باشد و در شما انگیزه ایجاد کند. در مطلب کاهش استرس در محیط کار می‌توانید راه‌های بیشتری برای آوردن آسایش و راحتی به محیط کار خود پیدا کنید.
مأموریت بعدی‌ شما کم کردن سر و صداهای مزاحم است. وقتی دم به دقیقه حواس‌تان پرت شود، میزان بازدهی‌تان هم هر دقیقه پایین‌تر می‌آید. برای رسیدن به آرامش و سکوت، هدفون در گوش‌تان بگذارید و یا درِ دفتر کارتان را ببندید. بد نیست گوش کردن به موسیقی یا نویز سفید (شبیه صدای برفک تلویزیون یا صدای آرام ریزش باران و صدای برخورد امواج به ساحل است.
وجود همه فرکانس‌های قابل‌شنیدن در نویز سفید باعث شده است که اغلب از آن برای پوشاندن سایر صداها استفاده کنند؛ به همین دلیل، نویز سفید می‌تواند بر صداهای محیطی یا پس‌زمینه‌ای غلبه کند) را هم امتحان کنید. این پژوهش نشان داده که این کار کیفیت عملکرد شغلی را بهبود می‌بخشد و به افزایش بهره وری منجر می‌شود.
ببینید چطور می‌توانید عوامل مزاحم و دیگر مواردی را که باعث ایجاد وقفه در کارتان می‌شوند، به حداقل برسانید. مثلا اگر همکاران‌تان دم به دقیقه برای گپ زدن پیش‌تان می‌آیند، می‌توانید با هرکدام تنهایی حرف بزنید و مؤدبانه بگویید که سرتان شلوغ است.
در ادامه پیشنهاد بدهید که گپ زدن را به وقت ناهار موکول کنید. اگر کسی هستید که همکاران و کارمندان دائما برای سؤال پرسیدن و حل مشکلات سراغش می‌روند، می‌توانید یک جلسه‌ی هفتگی تنظیم کنید و جواب همه‌ی سؤال‌ها را یکجا بدهید.

سرانجام اینکه قبل از شروع کار، تمام چیزهایی که لازم دارید را دم دست بگذارید. وقتی مدام برای پیدا کردن پرونده یا برداشتن کتاب از جایتان بلند شوید، هم بازدهی‌تان پایین می‌آید و هم نمی‌توانید درست و حسابی تمرکز کنید.

گام دوم: متناسب با میزان انرژی‌تان برنامه‌ریزی کنید

تا به‌ حال دقت کرده‌اید که میزان انرژی‌تان در طول روز چقدر بالا و پایین می‌رود؟ هرکدام از ما یک سری ساعات به‌خصوص داریم که در آن ساعت‌ها فعال‌تر و پرانرژی‌تر هستیم. در عین حال بعضی ساعات هم هست که تا عقربه رویشان می‌نشیند، انرژی آدم به طور طبیعی پایین می‌آید و نمی‌شود درست و حسابی روی کار تمرکز کرد.
دوست دارید وقت کمتری صرف کنید اما کار باکیفیت تحویل بدهید؟ پس بر مبنای این جزر و مدهای انرژی برنامه ریزی کنید. زمان اوج انرژی را به کارهایی اختصاص بدهید که سختند یا تمرکز زیاد می‌طلبند. در مطلب کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟ ‌می‌توانید در مورد چرخه‌ی انرژی خود بیشتر بدانید و از آن بهترین استفاده را ببرید.
ساعات افت انرژی که فرا می‌رسد، برای تجدید کردن قوای خود چند دقیقه وقت بگذارید. آب بنوشید، کمی از شرکت خارج شوید و قدم بزنید. اگر می‌توانید دقایقی را به مراقبه بپردازید. اگر امکانش بود، در ساعت ناهار چرت کوتاهی بزنید. تعجب نکنید؛ پژوهش‌ها نشان داده که چرت زدن جلوی خستگی را می‌گیرد و در تقویت حافظه نیز مؤثر است.

گام سوم: کارهای بی‌اهمیت را حذف کنید

همه‌ی کارها مثل هم نیستند. بعضی کارها مفید و مهمند و ارزشش را دارند که رویشان وقت بگذارید. بعضی کارها هم اهمیت چندانی ندارند و در درازمدت، اگر هم فایده‌ای داشته باشند این فایده آنقدر زیاد نیست.
برای اینکه خودتان را از دست این کارهای بی‌فایده خلاص کنید، اول باید ببینید وقت‌تان صرف چه چیزهایی می‌شود. یکی دو هفته از دفتر ثبت فعالیت استفاده کنید. نتایج نهایی را جلویتان بگذارید و ببینید وقت‌تان صرف چه کارهایی شده است؟ کدام کارها باعث می‌شوند در مسیر اهداف شرکت و اهداف حرفه‌ای شخص خودتان حرکت کنید؟ و کدام‌ها جز وقت‌ تلف‌ کردن نتیجه‌ی دیگری در بر ندارند؟
اگر نمی‌توانید تشخیص بدهید که کدام فعالیت‌ها از همه مهم‌تر هستند، از ماتریس اولویت بندی کارها استفاده کنید. این ماتریس کارها را در چهار گروه دسته‌بندی می‌کند تا بتوانید تشخیص دهید که کدام‌ها ارزش وقت و انرژی گذاشتن دارند.
بعید نیست کارهایی در لیست‌تان پیدا کنید که اولویت بالایی ندارند، اما بالاخره لازم است انجام شوند. این طور کارها را می‌توانید به شخص دیگری بسپارید تا انجامش بدهد. اگر دیدید کار سنگینی است، به کمک ماتریس تصمیم گیری می‌توانید تصمیم بگیرید که چه کاری بهتر است: برون سپاری شود، خودتان انجامش بدهید، آن را به یکی دیگر از اعضای تیم بسپارید و یا اینکه کلا بی‌خیالش شوید.
انجام دادن همزمان چند کار مختلف از آن وسوسه‌هایی است که مقاومت کردن در برابرش، همان‌قدر انرژی می‌طلبد که نخوردن یک شیرینی ناپلئونی که روی میز به آدم چشمک می‌زند. اما بدبختانه هیچ‌کدام از این دو عاقبت خوبی ندارد. انجام دادن همزمان چند کار مختلف باعث می‌شود در دراز مدت سرعت‌تان پایین بیاید و از آن طرف، احتمال اینکه نتیجه‌ی نامطلوبی بگیرید بالا برود. (به اینها، ضررهای انجام چند کار همزمان برای مغز را هم اضافه کنید!)

گام چهارم: از استراتژی‌های مدیریت زمان بیشترین استفاده را ببرید

شاید بدیهی باشد؛ اما اگر می‌خواهیم در زمان کمتر، نتیجه‌ی بیشتری بگیریم، منطقی است یادگیری مدیریت زمان به شیوهٔ درست، می‌تواند خیلی کمک‌مان کند.

با مدیریت شبکه های اجتماعی مجازی و پیام‌رسان‌ها شروع کنید.
با خودتان قرار بگذارید که فقط در زمان‌های مشخصی مسنجرهایی مثل تلگرام را چک کنید. یک زمان مشخص هم برای چک کردن اینستاگرام، فیس‌بوک و توییتر تعیین کنید و غیر از آن، زمان سراغ این شبکه‌های فریبنده نروید.
شاید کمی سخت باشد، اما این کارها باعث می‌شود حواس‌تان خیلی کمتر پرت شود و وظایف‌تان را با صرف انرژی و وقت کمتری به پایان برسانید. بهتر است صدای پیام‌های گوشی و هر نوع نوتیفیکیشن دیگر را هم هنگام کار کردن قطع کنید تا تمرکزتان مختل نشود.
با قانون پارکینسون آشنایی دارید؟‌ این قانون خیلی زیرکانه بیان می‌کند که «هر کار به اندازه‌ی زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد» چندان هم حرف بی‌راهی نیست؛ اگر دو ساعت برای کاری کنار بگذارید، اغلب انجام دادنش همان دو ساعت طول می‌کشد.
اما اگر فقط یک ساعت به خود زمان بدهید، احتمالش زیاد است که تمرکزتان بالا برود و در همان یک ساعت کار را تمام کنید.

این چالشی که برای خود درست می‌کنید باعث می‌شود با تمام انرژی روی کاری که در دست دارید متمرکز شوید. به این ترتیب احتمال اینکه به حالت غرق شدن در کار برسید زیاد می‌شود. در این حالت، افراد به بهترین شکل ممکن خود کار می‌کنند و در مورد کاری که انجام می‌دهند هم رضایت شخصی بیشتری به‌دست می‌آورند.
یک ابزار مفید دیگر، روش داده پردازی آلن برای پردازش درون‌داد‌ها است. این تکنیک، کمک خوبی برای سر و سامان دادن به انبوه کارهای روزانه است و به شکل تأثیرگذاری باعث می‌شود کارها را سریع‌تر به انجام برسانید.

استراتژی‌های بسیاری برای مدیریت زمان وجود دارند که باعث می‌شوند سریع‌تر کار کنید.
یک راه این است که برای خودتان وانمود کنید روز کاری ساعت دوازده ظهر تمام می‌شود. اگر این طور بود، چقدر از کارها را حتما باید انجام می‌دادید؟ چقدر تمرکز داشتید اگر فقط چند ساعت وقت برای انجام کارها در اختیارتان بود؟

تکنیک دیگری که برای بهینه‌تر بودن استفاده می‌شود، تکنیک پومودورو است. این روش واقعا ساده است: برای ۲۵ دقیقه زمان‌سنج می‌گذارید و این مدت را کار می‌کنید. بعد پنج تا هفت دقیقه به خود استراحت می‌دهید و دوباره ۲۵ دقیقه‌ی دیگر کار می‌کنید.
خیلی ساده به نظر می‌رسد، اما تعجب می‌کنید اگر ببینید برای انجام دادن کارهای حوصله‌سربر و خسته‌کننده چقدر مفید است. شاید دلیلش این باشد که فقط برای مدت کوتاهی خودتان را مجبور به تمرکز می‌کنید، تازه بعد از آن هم یک زنگ تفریح جایزه می‌گیرید!
بعضی از افراد هم هستند که اگر بدانند باید به کسی جواب پس بدهند، خیلی سریع‌تر کار می‌کنند. اگر شما هم یکی از این افراد هستید، می‌توانید از این عادت به نفع خودتان استفاده کنید! خیلی ساده، از یکی دیگر از اعضای گروه‌تان بخواهید برای انجام دادن کار، یک موعد مشخص و یک ضرب‌الاجل تعیین کند. اگر بدانید که رئیس یا همکارتان انتظار دارد سی دقیقه بعد کار را تحویل بگیرد، احتمالا در همان زمان تمامش می‌کنید؛ چون دوست ندارید از شما ناامید شود.

گام پنجم: جلسات را هوشمندانه‌تر برگزار کنید

پروفسور نیکلاس رومانو و جی نانامیکر تحلیلی کرده‌اند از جلساتی که مدیران و نیروهای دانش‌ورز (افرادی که شغل‌شان با تفکر و کار ذهنی سر و کار دارد، نه فعالیت بدنی) در آنها شرکت داشته‌اند. نتیجه‌ی بررسی‌های این دو استاد این بود که ۲۵ تا ۸۰ درصد وقت افرادِ بررسی شده، صرف جلسه‌ها می‌شود. اگر شما یک فرد معمولی باشید احتمالا یک جایی وسط این طیف (حدود ۵۰-۶۰ درصد) جای می‌گیرید و این یعنی بخش عظیمی از یک هفته‌ی کاری شما در جلسه‌ها می‌گذرد.

هر وقت که خواستید جلسه‌ای برگزار کنید، قبل از هر کار دیگری از موضوعاتی که قصد مطرح‌ کردن‌شان را دارید یک لیست بنویسید. به این ترتیب جلسات‌تان مفیدتر می‌شوند و از آنجایی که اهداف جلسه درست و حسابی مشخص شده‌اند، اگر روند بحث از موضوع خارج شد زود متوجه می‌شوید و سریع‌تر به مبحث اصلی برمی‌گردید.
حالا قدم بعدی این است که ببینید چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند. فهرست افراد مورد نظرتان را بنویسید و نقش هرکدام را بررسی کنید. ببینید حتما لازم است تمام این افراد در جلسه حضور داشته باشند؟ هرچقدر آدم‌های کمتری را به جلسه راه بدهید، همان‌قدر هم جلسات‌تان مفیدتر می‌شود.

فکر می‌کنید این جلسه چقدر قرار است زمان ببرد؟ هرچقدر که حدس می‌زنید، همان را نصفش کنید!
اگر فکر می‌کنید یک ساعت قرار است طول بکشد، فقط نیم ساعت برایش زمان کنار بگذارید. قانون پارکینسون باعث خواهد شد بهتر تمرکز کنید و زودتر به نتیجه برسید، چرا که وقت کمی برای نتیجه گرفتن دارید.

منبع: چطور