مقالات مدیران ۱۰ اشتباه رایجی که سخنرانی‌هایتان را خراب می‌کند

اغلب ما ارائه‌هایی خسته‌کننده، نامربوط یا گیج‌کننده را تجربه کرده‌ایم. اما به آخرین سخنرانی فکر کنید که به نظرتان واقعا خوب بوده است، ارائه‌ای با اطلاعات آموزنده، هیجان‌انگیز و الهام‌بخش. آیا شما هم دوست دارید چنین ارائه‌ای داشته باشید؟ این مقاله به ۱۰ اشتباه رایجی که سخنرانان در هنگام ارائه مرتکب می‌شوند، می‌پردازد. با اجتناب از این اشتباهات، می‌توانید یک سخنرانی عالی داشته باشید.

اشتباه اول: عدم آمادگی کافی

استیو جابز (Steve Jobs) به عنوان یک سخنران الهام‌بخش معروف بود. با این‌که سخنرانی‌های او آسان و بی‌زحمت به نظر می‌رسیدند، اما در واقعیت او برای آماده‌سازی هر کدام از ارائه‌ها روزها یا هفته‌ها زمان صرف کرده بود.

آماده‌سازی محتاطانه بسیار مهم است. میزان زمانی که برای آمادگی برای سخنرانی صرف می‌کنید بستگی به شرایط و موقعیت‌تان دارد، اما بهترین کار این است که هرچه سریع‌تر کار خود را آغاز کنید، چرا که هرگز نمی‌توانید به‌صورت کاملا بی‌عیب و نقص آماده شوید.

آمادگی مناسب به شما کمک می‌کند تا بتوانید ترس‌ از سخنرانی را مدیریت کنید. زمانی که بدانید به مطالب تسلط کامل دارید، کمتر احساس اضطراب خواهید داشت. فهرست برنامه‌ریزی برای ارائه می‌تواند به شما کمک کند تا برای ارائه بعدی خود به خوبی آماده شوید.

اشتباه دوم: عدم آشنایی با مکان و تجهیزات

تصور کنید که باید تا یک ساعت دیگر ارائه خود را شروع کنید. به محل ارائه می‌رسید و متوجه می‌شوید که پروژکتور با لپ‌تاپ شما کار نمی‌کند. پس تمام اسلایدهایی که ساعت‌ها برای‌شان وقت گذاشته بودید، بی استفاده می‌شوند و این یک فاجعه است!

برای جلوگیری از چنین اتفاقی، زمانی را برای آشنا شدن با محل ارائه و تجهیزات آن اختصاص دهید و حداقل یک بار این کار را انجام دهید.

در اکثر مواقع، چنین مشکلاتی می‌توانند ارائه‌ی شما را به خطر بیندازد و کنترل موقعیت را از دست‌ شما خارج کنند. برای شناسایی مشکلات احتمالی، تحلیل ریسک انجام دهید و برای هر مشکل، یک برنامه‌ی جایگزین خوب آماده کنید.

اشتباه سوم: عدم توجه به مخاطبان

گاهی ارائه‌دهندگان آنقدر در ارائه‌ی خود غرق می‌شوند که نیازهای مخاطبان را به کلی فراموش می‌کنند.

ارائه‌ی خود را با صحبت در مورد انتظارات مخاطبان‌تان، آغاز کنید. بگذارید از ابتدا بدانند که قرار است در مورد چه موضوعی صحبت کنید، آیا بین ارائه استراحتی خواهید داشت و اینکه در حین ارائه به سوالات پاسخ می‌دهید یا خیر.

فراهم کردن این نکات از ابتدا، به مخاطب‌تان ایده‌ای مشخص می‌دهد که انتظار چه چیز را داشته باشد. بنابراین خیالش راحت می‌شود و بر ارائه‌ی شما تمرکز خواهد کرد.

اشتباه چهارم: استفاده از محتوای نامناسب

اولین هدف هر ارائه، به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران است و بسیار مهم است که این اطلاعات را چگونه انتقال دهید.

سعی کنید مخاطبان‌تان را بشناسید. چرا آنها اینجا هستند؟ تا چه حد در مورد موضوع شما می‌دانند و چه چیزی می‌خواهند از شما یاد بگیرند؟‌ ارائه‌ای پر از کلمات تخصصی که از حوزه‌ی درک مخاطب خارج باشد، فایده‌ای ندارد. قطعا قصد ندارید که مخاطب خود را نادان فرض کنید.

سعی کنید خودتان را جای دیگران بگذارید و بهتر بفهمید که نیازها و انگیزه آنها چیست. می‌توانید در روز ارائه در حین خوش‌آمدگویی با افراد مکالمه‌ای کوتاه داشته باشید و حتی سؤالاتی از آنها بپرسید که درک مختصری از سطح دانش‌شان به دست آورید. این کار به شما کمک می‌کند تا ارائه‌تان را شخصی‌تر کرده و با هر یک از مخاطبان‌تان ارتباط برقرار کنید. در نتیجه آنها هم به آنچه می‌گویید توجه بیشتری خواهند داشت.

اشتباه پنجم: پرگویی

ارائه‌های کوتاه و دقیق معمولا بسیار قدرتمند‌تر از ارائه‌های طولانی هستند. سعی کنید کارتان را به چند نکته‌ی کلیدی محدود کنید. اگر بیش از حد به توضیح هر یک از نکات بپردازید، در خطر از دست دادن توجه مخاطبان‌تان قرار خواهید گرفت.

میانگین زمان توجه یک بزرگسال بین ۱۵ الی ۲۰ دقیقه است، پس اگر می‌خواهید مخاطبان‌تان به شما توجه کنند، فقط به نکات اصلی بپردازید. در طول برنامه ریزی برای ارائه، از نکاتی که می‌خواهید مطرح کنید و چگونگی مطرح کردن‌شان، یادداشت برداری کنید. سپس در زمان انجام ریزه‌کاری‌ها از خودتان بپرسید: آیا مخاطبم واقعا نیاز دارد که این نکته را بداند؟ (دوره برنامه ریزی برای برقراری ارتباط می‌تواند در این مورد به شما کمک کند.)

اشتباه ششم: استفاده از تصاویر نامناسب

اسلایدهای ضعیف می‌توانند یک ارائه‌ی خوب را خراب کند، پس بهتر است به اندازه‌ی کافی برای آن زمان بگذارید.

همه‌ی ما اسلایدهایی با رنگ‌های نامتناسب و انیمیشین‌های غیرضروری با فونت‌هایی بسیار کوچک و ناخوانا را دیده‌ایم. موثرترین اسلایدها برای ارائه، پر زرق و برق نسیتند، بلکه دقیق و یکدست هستند.

زمانی که در حال انتخاب رنگ هستید، به مکانی که ارائه انجام خواهد شد، فکر کنید. زمینه‌ی تیره با رنگ متن روشن یا سفید در اتاق‌های تاریک، بهترین انتخاب است. در حالی که زمینه‌ی سفید با رنگ متن تیره در اتاق‌های پر نور و روشن بهتر دیده می‌شود.

عکس‌های ارائه را نیز با دقت انتخاب کنید. کیفیت بالای عکس باعث فهم بهتر اطلاعات پیچیده می‌شود، در حالی که عکس‌های بی‌کیفیت ارائه‌تان را غیرحرفه‌ای جلوه می‌دهند. فقط در صورت ضرورت و نیاز به توضیح از عکس استفاده کنید و باقی فضای اسلاید را خالی نگه دارید. توجه داشته باشید که انیمیشین‌ها (برای ارتباط اسلایدها به هم) و متحرک سازی نوشته‌ها اگر بیش از حد مورد استفاده قرار بگیرد، باعث حواس پرتی مخاطب می‌شود.

اشتباه هفتم: متن طولانی در پاورپوینت

مهم‌ترین قانون برای گذاشتن متن در اسلاید، ساده‌ بودن است. سعی نکنید که حجم زیادی از اطلاعات خود را در اسلایدها جای دهید. در هر سطر حداکثر باید ۳ تا ۴ کلمه باشد و هر اسلاید نباید بیش از سه سطر داشته باشد.

تعداد اسلایدها را به ۱۰ و زمان ارائه را به کمتر از ۳۰ دقیقه کاهش دهید. به اسلاید، متن یا نمودار به دقت نگاه کنید و از خودتان بپرسید که هر کدام از آنها چه چیزی به ارائه اضافه می‌کنند و در صورت مهم نبودن، آنها را حذف کنید.
نکته:
این اصول به این معنا نیستند که شما حتما باید محتوای‌تان را در این قالب قرار دهید. بسته به شرایط و محتوایی که قصد ارائه‌کردن آن را دارید؛ این اصول می‌توانند تغییر کنند.

اشتباه هشتم: سخنرانی غیرمنسجم

حتی با اینکه ما بخش قابل توجهی از روز خود را به صحبت با دیگران می‌گذرانیم، انجام سخنرانی برای دیگران بسیار سخت است و نیاز به تمرین دارد.

اگر استرس و اضطراب باعث شتاب شما در ارائه شود، مخاطب نکات کلیدی و مهم ارائه‌تان را از دست خواهد داد. از روش‌های تمرکز کردن یا نفس عمیق استفاده کنید تا جلوی شتاب‌زدگی را بگیرید. اگر مطلبی از یادتان رفت و مِن‌مِن کردید (اگر درهم و نامفهوم صحبت می‌کنید)، یک لحظه مکث کنید و حواس‌تان را جمع کنید. نفس عمیقی بکشید و هر کلمه را شمرده و واضح بیان کنید و در عین حال بر آهسته صحبت کردن متمرکز شوید.

مقاله‌ی سخنرانی بهتر به راهبردها و نکاتی می‌پردازد که به شما کمک می‌کند تا یک سخنران قهار شوید. یکی از روش‌های کاربردی، داستان سرایی است. داستان‌ها ابزار قدرتمندی برای الهام بخشیدن و درگیر کردن افراد هستند.

اشتباه نهم: عدم تحرک کافی هنگام ارائه

یکی دیگر از اشتباهات رایج، ثابت ماندن در یک نقطه، در طول ارائه‌ است.

برخی ارائه‌دهندگان در پشت تریبون احساس راحتی بیشتری دارند. سعی کنید از سخنرانان برجسته‌ای مثل استیو جابز تقلید کنید که در حین ارائه، با هدف روی صحنه حرکت می‌کرد.

علاوه بر حرکت بر روی صحنه، وی از حرکات و زبان بدن برای انتقال هیجان و اشتیاقش در مورد موضوع مد نظرش، استفاده می‌کرد. به حرکات دست خود توجه کنید، چون برای ابراز احساسات بسیار مهم هستند. اما فقط زمانی از حرکات و اشارات خاص استفاده کنید که کاملا طبیعی به نظر برسند. سعی کنید بیش از حد جنب و جوش نداشته باشید و بازوهایتان را تکان ندهید، مگر اینکه بخواهید مخاطبان‌تان را بخندانید.

اشتباه دهم: عدم برقراری ارتباط چشمی

تا به حال در ارائه‌ای حضور داشته‌اید که سخنران تمام مدت به یادداشت‌ها، صفحه‌ی لپ‌تاپ، زمین یا حتی سقف نگاه کند؟ از دیدن این صحنه چه احساسی داشتید؟

نگاه کردن باعث ایجاد ارتباط شخصی شده و حتی یک نیم‌نگاه کوتاه باعث می‌شود توجه افراد به شما معطوف بماند. اگر تعداد مخاطبان‌تان کم است، سعی کنید حداقل یک بار با هر کدام از آنها ارتباط چشمی داشته باشید.

اگر تعداد مخاطبان برای این کار بسیار زیاد است، سعی کنید به پیشانی افراد نگاه کنید. فرد مقابل این کار را به معنای ارتباط چشمی نمی‌بیند، اما اطرافیانش چنین برداشتی خواهند داشت.

منبع: چطور