۳ ترفندی که مانع کسالت در کار و فعالیت شغلی‌ می‌شود

تصور کنید فردی ۱۳۰ ساعت در هفته کار کند؛ مریسا میر، مدیر عامل سابق یاهو هفته‌ای ۱۳۰ ساعت کار می‌کرد و معتقد بود که چنین حجم کاری برای کارآفرین‌ها و استارتاپ‌ها کلید رسیدن به موفقیت است. او همچنین تصور می‌کرد که به انجام رساندن چنین حجم کاری گسترده‌ای، کاملا قابل قبول و شدنی است؛ به شرط اینکه فقط برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید و از کوچک‌ترین زمان‌ها به‌طور هدفمند و با برنامه، بیشترین بهره را ببرید. به عقیده‌ی مریسا میر، کارآفرینانی که شب‌ها بیدار می‌مانند و کار می‌کنند، احتمال موفقیتشان بیشتر است. اگرچه ایده‌ی شب بیدار ماندن و تا دیروقت کار کردن تا حدی سنتی و قدیمی به نظر می‌رسد و با ارزش اخلاقی کار همسو و هم‌جهت است و تقریبا همه‌ی ما آن را قبول داریم؛ اما ارتباط بین شب بیدار ماندن و کار کردن و رسیدن به موفقیت، همیشه و به‌طور صد در صد قابل قبول نیست. استیون آرستول مؤسس و مدیرعامل شرکت tower paddle در این باره می‌گوید:

    زمانی کسب و کار کوچکی داشتم و به‌طور معمول ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کردم و همه‌ی کارکنان نیز به‌سختی تلاش می‌کردند. سپس با ایجاد تغییرات کوچکی در برنامه کاری‌مان، توانستیم ساعات کاری هفتگی را به میزان قابل توجهی کاهش دهیم و تا ۱۲ ساعت کم کنیم. به این ترتیب یک کاهش ۷۰ درصدی در میزان ساعات کاری ایجاد شد که با کاهش این میزان از ساعات کاری هیچ خللی در روند کارها و پیشرفت شرکت ایجاد نشد.

شاید برخی از افراد با این ادعا و این ایده‌ی کاری، خیلی موافق نباشند. زیرا حداقل از قرن بیستم، ایده‌‌ی زود سر کار خود حاضر شدن و تا دیروقت در محل کار ماندن و کار کردن به‌عنوان یک راه برای رسیدن به موفقیت و تحقق بخشیدن به بلندپروازی‌های شغلی شناخته می‌شود. اما آیا واقعا برای تعیین میزان کارایی و بهره‌‌وری، میزان ساعات کاری بهترین شاخص است؟

ما اکنون در دنیایی زندگی می‌کنیم که کارایی، بهره‌وری و راندمان کاری حرف اول را می‌زند و یک اصل مهم برای رسیدن به موفقیت است. شرکت‌ها و کارآفرینانی که هوشمندانه عمل می‌کنند و تفکر روبه‌جلو دارند، در کسب و کارشان از این اصل پیروی می‌کنند. اگر کارآفرینان موفق می‌توانند اصل بهره‌وری را به کار ببندند و با استفاده از این اصل در کارشان پیشرفت کنند، هر فرد دیگری نیز می‌تواند این اصول را به کار بگیرد و به موفقیت دست پیدا کند.

تحقیقات نشان داده‌اند که به‌طور متوسط، اکثر کارآفرینان تقریبا ۶۰ ساعت در هفته کار می‌کنند که در زمان شروع یک کسب و کار جدید، این میزان از ساعات کاری بسیار معقول و منطقی به نظر می‌رسد. در یک کسب و کار نوپا این مسئله کاملا منطقی به نظر می‌رسد که یک کارآفرین، تا جایی که امکان دارد ساعت‌های بیشتری را به کسب و کار خود اختصاص دهد و تا آنجایی که امکان دارد از فرصت‌ها برای پیشرفت استفاده کند. اما یک نگاه دقیق‌تر به ساعت‌های کاری طولانی بیندازید؛ زمانی که ساعات کاری به ۵۰ ساعت در هفته می‌رسد، کارایی و بهره‌وری کاهش می‌یابد و بعد از ۵۵ ساعت کار در هفته، کارایی افراد به میزان قابل توجهی افت می‌کند که البته این کاهش کاملاً منطقی است. آیا فکر می‌کنید مریسا میر بعد از ۱۰۰ ساعت کار در هفته باز هم می‌توانست کارهای بسیاری را انجام دهد و همچنان کارایی سابق را داشته باشد؟  

مطالعات نشان داده‌اند که کار کردن بیش از اندازه، برای سلامتی افراد مشکلات جدی ایجاد می‌کند. کار بیش از اندازه، مستقیما منجر به مشکلات جسمی و روحی، غیبت از محل کار، جابجایی شغلی و کاهش کارایی افراد می‌شود و این مسئله برای کارفرما و کارکنان به یک اندازه مضر و زیان‌آور است. بنابراین به جای اینکه سعی کنیم هوشمندانه‌تر کار کنیم چرا همچنان خودمان را مجبور می‌کنیم تا سخت‌تر و بدون وقفه کار کنیم؟

حقیقت این است که همه‌ی ما می‌توانیم راه‌هایی را پیدا کنیم تا در زمان کمتر، کار بیشتری انجام دهیم. از طریق همکاری و مشارکت با دیگران، استفاده از تکنولوژی و با استفاده از مهارت‌ها و راه‌های میان‌بر که کارایی و بهره‌وری را بالا می‌برند؛ فرد می‌تواند کاری را که در یک روز به اتمام می‌رسد، ظرف چند ساعت به انجام برساند و سپس بقیه‌ی طول روز را می‌تواند صرف فعالیت‌های تفریحی کند و از اوقات فراغت خود نهایت استفاده را ببرد. تفاوت بین انتظارات ما و آنچه در حقیقت اتفاق می‌افتد، به نقطه‌ای می‌رسد که ما احساس نیاز می‌کنیم تا در مورد کسب و کارمان استفاده از یک راه جدید و اساسی را بپذیریم. اگر در اقتصاد امروز جهان، کارایی و بهره‌وری یک اصل مهم است، چرا کارهایمان را اولویت‌بندی نمی‌کنیم؟

آمارهای جهانی نشان می‌دهند که اگر چه بهره‌وری از سال ۱۹۴۷ به میزان ۹ برابر افزایش یافته است، ولی میزان ساعات کاری فقط دو برابر شده است. کاملا واضح است که اکنون هم دنیا به سمتی پیش می‌رود که در زمان کمتر، کار بیشتر انجام دهد. اما تصور کنید چه اتفاقی خواهد افتاد اگر هر فردی در شرکت و کسب و کار خود از مفهوم بهره‌وری به نفع خود و پیشرفت کسب و کارش بهره‌ ببرد.

به جای اینکه درباره‌ی بهره‌وری فقط صحبت کنیم، باید تصمیم بگیریم که در عمل هم از آن استفاده کنیم. استیون‌ آرستول در هر بخش از شرکت، ساعت کاری روزانه را به ۵ ساعت کاهش داده بود. ۵ ساعت کار روزانه باعث می‌شد کارایی و بهره‌وری به جای کاهش یافتن به تدریج افزایش پیدا کند. نه‌تنها کارکنان خلاقانه‌تر و کارآمدتر عمل می‌کردند بلکه زمان کمتری را در محل کار خود می‌گذراندند و در عوض نسبت به گذشته زمان بیشتری را صرف خانواده، دوستان و اوقات فراغت خود می‌کردند.

موضوع قابل توجه این است برای بالا بردن بهره‌وری و کارایی کارکنان، فقط کاهش ساعات کاری کافی نیست. شما همچنین نیاز دارید که فرهنگ کاری را در شرکت خود ارتقاء دهید؛ به‌طوری‌که کارکنان به جای اینکه فقط به پر کردن ساعت کاری خود فکر کنند، به نتیجه و بازدهی کار روزانه‌‌شان نیز بیندیشند. در ادامه ۳ راهکاری را که در مورد گروه کاری استیون آرستول مؤثر واقع شده است، با هم مرور می‌کنیم:
از دقیقه‌ها و لحظه‌ها استفاده کنید

اصل پارتو (Pareto) می‌گوید که ۸۰ درصد از نتایج کارهای شما طی ۲۰ درصد از زمانی که صرف انجام آن کارها می‌کنید، به دست می‌آیند. برعکس این قانون این‌گونه بیان می‌شود که ۸۰ درصد از زمان شما که صرف انجام کاری می‌کنید، به هدر می‌رود. راهکار استیون آرستول این است که اعضای گروه کاری خود را ترغیب کنید تا به‌دقت وقت خود و کارهای انجام‌شده را مد نظر قرار دهند. از کارکنان هر بخش بخواهید که آن ۲۰ درصد از زمانی را که در آن ۸۰ درصد کارها را انجام می‌دهند، تشخیص دهند. در طی همین ۲۰ درصد از زمان است که کارکنان نهایت کارایی و خلاقیت را خواهند داشت؛ بنابراین به کارکنان خود بگویید که در طی این زمان فقط به کارشان توجه داشته باشند.
از تکنولوژی روز بهره ببرید

بررسی‌ها نشان می‌دهند که به‌طور تقریبی، تا سال ۲۰۲۵ روبات‌ها نقش بیشتری در کارخانه‌ها و بخش تولید بر عهده خواهند داشت و تأثیر تکنولوژی بر کارایی و بهره‌وری بسیار قابل توجه و چشمگیر خواهد بود.

ساعت کاری کارکنان استیون آرستول فقط ۵ ساعت در روز بود اما از آنجایی که تمام کارکنان از تکنولوژی‌های نوین استفاده می‌کردند، کارایی آن‌ها نسبت به سابق افزایش قابل توجهی نشان می‌داد. آن‌ها ملزم بودند برای انجام هر کاری تکنولوژی‌های نوین و روش‌های جدید را امتحان کنند. بخش انبارداری شرکت نیز مانند سایر بخش‌ها ملزم بود که از تکنولوژی روز استفاده کند و از این نظر با سایر بخش‌ها هماهنگ و همسو باشد.
 تلاش و زحمت کارکنان را به بهترین نحو جبران کنید

افزایش دادن حقوق کارکنان برای انگیزه دادن و ترغیب آن‌ها نه‌تنها هیچ ضرری به کسب و کار شما نمی‌زند، بلکه کاملا به سود آن است. برحسب بررسی‌های موسسه‌های کاریابی، ۸۵ درصد از کارمندان مورد مطالعه زمانی که افزایش حقوق دریافت کرده‌اند، انگیزه‌ی بسیار زیادی برای انجام کارها داشته‌اند.

روش استیون این است که در ابتدا ساعات کاری را به ۵ ساعت در روز رسانده است و در عین حال یک برنامه‌ی سود مشترک را به کارکنان خود معرفی‌ کرده است. طبق این برنامه درصدی از سود شرکت کنار گذاشته می‌شود تا بین کارکنان برحسب شایستگی‌ها و تلاش‌ آن‌ها توزیع شود که علاوه بر کارمندان نمونه، کارمندان معمولی نیز انگیزه‌ی کافی برای رشد و پیشرفت خواهند داشت.

شاید زمانی که برنامه‌های تشویقی به کارکنان معرفی‌ می‌شود در ابتدا خیلی باعث تغییر و ترغیب کارکنان نشود، اما نهایتا طی چند ماه باعث ایجاد تغییراتی در فرهنگ کاری کارمندان و رشد و پیشرفت کسب و کار خواهد شد. زمانی که کارکنان نتیجه‌ی کار و تلاش خود را می‌بینند، این هیجان و انگیزه برای رشد و پیشرفت، در کار و نحوه‌ی عملکرد آن‌ها بازتاب پیدا می‌کند.

برنامه‌ی تشویقی به‌طور حتم یک انگیزه‌ی قوی در کارکنان ایجاد می‌کند و به‌ آن‌ها کمک می‌کند تا بهترین راه را برای انجام وظایف خود پیدا کنند که در نهایت سود آن به کسب و کار شما نیز بازمی‌گردد. بنابراین سعی کنید از راهکارهای مشابه در کسب و کار خود استفاده کنید. تصور کنید چه تغییر بزرگی در کسب و کارتان ایجاد خواهد شد اگر ذهنیت تمام کارکنان شما به این سمت پیش برود که همگی باید فعال، خلاق و کارآمد باشند؛ همگی به‌سختی تلاش می‌کنند و نتیجه‌ی سعی و تلاش خود را می‌بینند. در این صورت همگی نیز محل کار خود را بعد از پایان کار با خیال راحت ترک می‌کنند و می‌دانند که برای رسیدن به موفقیت حتما نیاز نیست تا دیروقت بیدار بمانند و کار کنند.

نکته‌ی مهم پایانی این است که بیشتر باید به کیفیت فکر کرد تا کمیت. این طرز تفکر کسب و کار شما را در جایگاهی قرار می‌دهد که می‌بینید بهینه‌سازی بهترین گزینه است.