بهترین روش‌های پاسخ به سوالات بعد از یک جلسه یا ارائه

معمولا بعد از یک ارائه و جلسه سوال و جواب‌های ترسناک فرا می‌رسند. برای اکثر افراد، اعصاب خردکن‌ترین بخش یک ارائه، بخش پیش‌بینی نشده آن است. اگر کسی سوالی بپرسد و فرد ارائه‌دهنده نتواند پاسخ دهد چه می‌شود؟ اگر یک مخاطب عصبانی شود؟ اگر کسی اتاق را در انحصار خودش بگیرد چه اتفاقی رخ می‌دهد؟

اینکه چطور می‌توان بخش پرسش و پاسخ یک ارائه را مدیریت کرد، می‌تواند ضامن حفظ شدن یا نابودی اعتبار کسب شده‌ی فرد باشد. در صورتی که به درستی عمل نشود، تأثیر پیام آن جلسه یا ارائه را از بین خواهد رفت.

اول از همه، باید ارزش سوال پرسیده شده را تشخیص داد. طبق مطالعات انجام شده مشخص شده است که متخصصان مشغول به کار به طور متوسط ۳۷ درصد از وقت خود را در جلسات سپری می‌کنند. جلسات بیش از حد هر کسی را وسوسه می‌کند تا موجب حواس پرتی در حین ارائه شود. وقتی حضار شروع به سوال پرسیدن می‌کنند، بدین معنی است که به موضوع مورد ارائه جذب شده‌اند.

پاسخ دادن به یک سوال فرصتی را فراهم می‌کند تا با کسانی که سوال می‌پرسند ارتباط برقرار کرد، حتی اگر این سوال چالش برانگیز باشد. سوالات اجازه می‌دهند تا سوءتفاهم را رفع و ابهامات را برطرف کرد.

هدف فرد ارائه دهنده این است که به قدری شخصیت و انعطاف به خرج دهد تا با هرگونه مخالفت و احیاناً تحقیر کنار بیاید و اثر آن را خنثی کند. سوالات دشوار را نباید غرض‌ورزانه فرض کرد. ۹۲ درصد از شرکت‌کنندگان در جلسات بر این باورند که این‌گونه سوالات زمینه را برای آن‌ها فراهم می‌کند تا در موضوع و بحث مربوط مشارکت داشته باشند. برخورد صحیح مدیر جلسه و فرد پاسخ‌دهنده با سوالات مطرح شده از ملحق شدن دیگران به چالش احتمالی جلوگیری خواهد کرد.

با فرمول 3A شروع کنید؛ این فرمول عبارت است از : تصدیق، پاسخ و اضافه کردن ارزش. این فرمول برای روبرو شدن با سوالات سخت و ترسناک بسیار سودمند است.

۱.  تصدیق

تصدیق یک سوال، چند ثانیه‌ بیشتر طول نخواهد کشید در صورتی که به فرد سوال‌کننده این امکان را می‌دهد تا با دیدی مثبت به پاسخ داده شده واکنش نشان دهد.

تصدیق سوال پرسیده شده به سوال‌کنندگان نشان می‌دهد که با روی گشاده با دغدغه‌هایشان برخورد می‌شود و هرآنچه که برای گفتن دارند، شنیده خواهد شد. این طبیعی است که در مواقعی که سوالی چالشی از فرد ارائه‌کننده پرسیده می‌شود، حالت تدافعی بگیرد. این موضوع باعث می‌شود که ارزش سوال و شخصی که آن را می‌پرسد نادیده گرفته شود؛ در صورتی که وقتی به درستی سوال را بپذیرید، احساسات را خنثی کرده و راه را برای یک گفتگوی باز می‌کنید.

مثال برای سوال:

چگونه می‌توانیم از پس هزینه زمانی و مالی که برای تربیت کادر مدیریتی این موضوع جدید صرف می‌شود، برآییم؟

مثال برای جواب:

از اینکه درباره هزینه‎ها نگرانید خوشحالم مخصوصاً از آنجایی که شرکت از سال‌های گذشته مشغول کم کردن هزینه‌ها بوده است.

از جواب‌های سریع و بسیار کوتاه باید اجتناب کرد؛ مثل جمله: «سوال خوبی بود». اینگونه سوال‌ها دارای هیچ‌گونه ارزشی نبوده و چنین به نظر می‌رسانند که فرد ارائه‌دهنده در حال خریدن وقت است.

هدف فرد ارائه‌دهنده یا برگزارکننده جلسه این است که با دقت گوش دهد تا به نقطه‌ای برسد که بتواند سوال را تصدیق کند. اغلب اوقات، پرسشگر فقط می‌خواهد شنیده شود و مورد توجه قرار گیرد.

۲. پاسخ‌گویی

پاسخ را بهتر است تا جای ممکن مختصر، شفاف و مرتبط با سوال پرسیده شده ارائه کرد. شواهد و مثال‌ها می‌توانند گزینه‌های مناسبی برای دفاع از پاسخ باشند.

گاهی اوقات سوالاتی پرسیده می‌شود که پاسخ آن‌ها مشخص نیست. در این صورت، بهتر است صادق بود تا اینکه فرد بخواهد با بلوف‌زدن پاسخ دهد. بلوف‌زدن مطمئناً به قیمت اعتبار فرد تمام شده و سبب می‌شود تا کمتر قابل اعتماد به نظر برسد. نباید اقبال و اعتبار را تنها به خاطر ندانستن پاسخ به یک سوال به خطر انداخت. باید فرد مورد سوال به طور شفاف بیان کند که پاسخ را نمی‌داند و قول بدهد که بعداً به سوال پرسشگر برخواهد گشت. فرد ارائه دهنده در صورتی که سوال را به خوبی متوجه نمی‌شود، باید درخواست کند که سوال را برایش شفاف‌سازی کنند.

۳. افزودن ارزش

باید راهی پیدا کرد که پاسخ به فرد پرسشگر ربط پیدا کند. هدف ارائه‌کننده جلسه این است که ارزش پاسخ خود و مزیت‌هایی که برای پرسشگر دارد را به او یادآوری کند.

مثال برای پاسخ:

از اینکه درباره هزینه‌ها نگرانید خوشحالم مخصوصا از آن‌جایی که شرکت از سال‌های گذشته مشغول کم کردن هزینه‌ها بوده است. در ابتدا باید بگویم که راه حل ما، باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما می‌شود؛ چرا که کادر مدیریتی شما را خودمان آموزش می‌دهیم.

ما با صنایع و کسب‌وکارهای زیادی مثل شما کارکرده ایم که در همگی آن‌ها نیز به نتایج مطلوب و قابل قبولی رسیده‌ایم. یکی از نتایج این همکاری این است که کادر مدیریتی شما روش‌هایی عملی برای افزایش خلاقیت و ساختن روابط می‌اموزند. مشتریان گذشته، به مدت تنها دو ماه بعد از آموزش مذکور، بازگشت سرمایه داشته‌اند.

بخش سوال و جواب ارائه قرار نیست یک غافلگیری تمام عیار باشد. وقتی هرکسی ارائه خود را مرور و تمرین می‌کند، بهتر است چند سوال احتمالی را در نظر گرفته و درباره پاسخ آن بیندیشد. همچنین مزایایی که این ارائه برای مخاطبین فراهم می‌کند را یادآوری کند. این موضوع کمک خواهد کرد تا نکات کلیدی در مواقع لزوم راحت‌تر به ذهن ارائه کننده آورده شوند.

سوالات امری اجتناب ناپذیر از یک ارائه بوده و نشان‌دهنده درگیری مخاطب با موضوع جلسه‌ هستند. آن‌ها را باید به فال نیک گرفت و خود را برای هر سناریویی آماده کرد. بدینوسیله مطمئنا اعتبار و جایگاه جلسه و فرد ارائه‌کننده در سطح بالایی حفظ خواهد شد.