چگونه اثربخشی آموزش کارکنان را بسنجیم؟

 واحدهای «یادگیری و توسعه» (L&D) سازمان‌ها سال به سال نوع آموزشی را که برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار و بهبود نتایج کلی آن برای ارائه به کارکنان نیاز دارند، به دقت برنامه‏‏‌ریزی می‌کنند. اما آیا این کار واقعا موثر است؟ و اگر موثر است، آیا ۱۰۰‌درصد برای رسیدن به نتیجه مطلوب بهینه شده است؟

مدیران معمولا در مورد سرمایه‌گذاری مالی در آموزش، بدون اینکه نتایج یا معیارهای روشن داشته باشد تردید دارند. البته این موضوع قابل درک است، چون برای کاهش هزینه معمولا فشار زیادی وجود دارد و بودجه آموزش یکی از اولین مواردی است که تحت‌تاثیر قرار می‌گیرد.  پیگیری شاخص‌‌‌های آموزش کارکنان، به سازمان شما کمک می‌کند به این اطمینان برسد که آموزش ارائه‌ شده تاثیرگذار است و مهم‌تر از همه، به اهداف سازمان شما کمک می‌کند.

 شاخص‌‌‌ها کدامند؟

شاخص‌‌‌های سنجش آموزش کارکنان کارکردهای زیادی دارند، از جمله:

 ارزیابی موفقیت یک برنامه آموزشی.

 اندازه‌‌‌گیری اثربخشی آموزش یک برنامه.

 استفاده از نقاط داده و بینش‌‌‌‌‌‌هایی برای همسویی آموزش با اهداف سازمان.

  ارزیابی اجزای مختلف یک برنامه آموزشی.

تمرکز اصلی شاخص‌‌‌های سنجش آموزش کارکنان بر «اثربخشی» است. برای مثال، فرض کنید در شرکتی کار می‌‌‌کنید که به صورت آنلاین لباس می‌‌‌فروشد. به منظور افزایش فروش، باید SEO (بهینه‌‌‌سازی موتور جست‌‌‌وجو) وب‌سایت خود را بهبود بخشید تا منجر به افزایش فروش شود. اما پس از یک تجزیه و تحلیل سریع، متوجه می‌‌‌شوید که کارکنان شما مهارت‌‌‌های لازم در زمینه SEO را ندارند – در نتیجه آنها را به یک دوره آموزشی می‌‌‌فرستید. شاخص‌‌‌های سنجش آموزش کارکنان می‌توانند در پاسخگویی به سوالات زیر کمک کنند:

 آیا آموزش کارکنان در زمینه سئو موفقیت‌‌‌آمیز بود؟

 آیا شرکت‌کنندگان از آموزش ارائه‌‌‌شده راضی بودند؟

 آیا فروش سایت افزایش یافته است؟ آیا افزایش قابل‌توجهی در مشتریان بالقوه وجود داشته است؟

 آیا وب‌سایت شما از نظر SEO بهینه شده است؟

 چه آموزش‌‌‌های اضافی دیگری برای ارتقای مهارت‌‌‌های SEO مورد نیازند؟

در یک سازمان، نتایج آموزشی زمانی آشکار می‌شود که یک هدف روشن مرتبط با آموزش در ذهن وجود داشته باشد. فرض کنید هدف شما افزایش ۱۵ درصدی بازدید از وب‌سایت در مدت شش ماه است. در این صورت، می‌توانید سطح آموزشی مناسبی را برای دستیابی به این هدف به کار بگیرید و به این ترتیب، شاخص‌‌‌های آموزشی را در برابر این معیار خاص کسب‌وکار اندازه‌‌‌گیری کنید.

 شاخص‌‌‌های کلیدی در آموزش
در ارزیابی‌‌‌ آموزشی خود، با توجه به هدفتان می‌توانید از معیارهای مختلف همچون اندازه‌‌‌گیری رضایت و مشارکت آموزشی، برنامه‌‌‌ریزی بودجه آموزشی، بهبود میزان مشارکت، یا ارزیابی نتایج کسب و کار استفاده کنید.

۸ تا از این معیارها عبارتند از:

۱- هزینه آموزش به ازای هر نیروی کار
این یک معیار ساده است که هزینه کل آموزش را بر تعداد کارکنان تقسیم می‌کند که می‌تواند برای یک برنامه خاص یا به عنوان مجموع تمام آموزش‌‌‌های انجام‌شده در یک سال مورد استفاده قرار گیرد. فرمولش این است:

هزینه آموزش / تعداد کارکنان = هزینه آموزش برای هر نیروی کار

به عنوان مثال، فرض کنید آموزش شما در یک سال ۱۰۰‌هزار دلار هزینه دارد و شما ۸۰ تا نیروی کار دارید. هزینه آموزش هر نفر، برابر بر ۱۲۵۰ دلار خواهد بود.

حالا می‌توانید اندازه‌‌‌گیری کنید که آیا برای آموزش پرسنل خود بیش از حد هزینه می‌‌‌کنید یا هزینه شما معقول و قابل قبول است. علاوه بر این، می‌توانید از این معیار برای برنامه‌‌‌ریزی بودجه آموزشی سال بعد نیز استفاده کنید.

۲- حضور شرکت‌کنندگان
میزان حضور شرکت‌کنندگان، زمان و تلاشی که افراد صرف فرآیند یادگیری می‌کنند را اندازه‌‌‌گیری می‌کند. این به آن معناست که افراد مشارکت‌‌‌کننده برای ثبت‌نام و یادگیری مطالب آموزشی تولید‌شده وقت می‌‌‌گذارند. البته برای اندازه‌‌‌گیری این موضوع هیچ معیار دقیقی وجود ندارد. با این حال برخی آمارها در خصوص مشارکت وجود دارد که می‌توانید در نظر بگیرید؛ از جمله زمان صرف‌شده برای هر واحد درسی یا دوره‌‌‌های آموزشی. طبیعتا، هر چه فرد زمان بیشتری را در بستر یادگیری و تعامل با ویژگی‌‌‌های مختلف آن صرف کند، یعنی مشارکت بیشتری داشته است.

با این حال، ممکن است همیشه این موضوع درست نباشد. در برخی موارد، مشارکت‌‌‌کننده‌‌‌ها فقط از طریق گذراندن واحدهای درسی و بدون یادگیری «کلیک» می‌کنند. به همین دلیل است که برای اندازه‌‌‌گیری مشارکت، باید آن را با معیارهای دیگر مانند اتمام دوره، رتبه‌‌‌بندی میزان رضایت و عملکرد کارکنان ترکیب کنید.

۳- بازدهی سرمایه (ROI) آموزش
بازدهی سرمایه آموزش، میزان کارآیی یا سودآوری پولی را که برای آموزش صرف می‌‌‌کنید اندازه‌‌‌گیری می‌کند. این معیار به درآمد بیشتر و اثر کسب و کار ربط پیدا می‌کند.

نیازی نیست ROI همه طرح‌‌‌های آموزشی در سازمان خود را اندازه‌‌‌گیری کنید. به طور معمول، لازم است فقط ۵‌درصد برنامه‌‌‌های آموزشی اولی را که بیشترین تاثیرگذاری را دارند دنبال ‌‌‌کنید. یکی از رایج‌‌‌ترین روش‌های اندازه‌‌‌گیری بازدهی سرمایه آموزش عبارت است از:

(بازگشت سود – هزینه سرمایه‌گذاری) / هزینه سرمایه‌گذاری × ۱۰۰ = بازدهی سرمایه آموزش

فرض کنید ۴۵‌هزار دلار صرف آموزش کرده‌‌‌اید تا سرعت کارکنان واحد خدمات مشتری را به ازای هر مساله افزایش دهید. در نتیجه این اقدام، آنها توانسته‌‌‌اند رضایت مشتری و فروش را افزایش دهند که منجر به افزایش ۱۰۰‌هزار دلاری سود خالص حاصل از فروش شده است. بنابراین:

۱۲۲% = ۱۰۰ ×۴۵۰۰۰ / (۴۵۰۰۰ – ۱۰۰۰۰۰)

۴- رضایت از تجربه آموزشی
این مورد که برای سنجش میزان رضایت شرکت‌کنندگان از آموزش دریافتی استفاده می‌شود، یکی از محبوب‌‌‌ترین معیارهای آموزشی برای اندازه‌‌‌گیری است. برای جمع‌‌‌آوری بازخورد و سنجش میزان رضایت از تجربه آموزشی، می‌توانید از «امتیاز خالص ترویج‌‌‌کننده» (۱ تا ۱۰) برای این سوال استفاده کنید که: «چقدر احتمال دارد این جلسه آموزشی را به یک دوست یا همکار خود توصیه کنید؟»

بر اساس امتیاز خالص ترویج‌‌‌کننده، هر عددی که بین صفر تا ۳۰ به دست بیاید خوب است. امتیازی که بالاتر از ۳۰ باشد عالی است و اگر زیر صفر باشد نگران‌‌‌کننده است. این یک معیار عالی برای ارزیابی این نکته است که از نظر شرکت‌کنندگان، آیا برنامه آموزشی موفقیت‌‌‌آمیز بوده یا نه.

۵- کارآیی عملیاتی
اگر آموزش به طور موثر انجام شود و شکاف‌‌‌های مهارتی خاص موردنیاز برای بهینه‌‌‌سازی فرآیندها در محل کار را برطرف کند، کارآیی عملیاتی را افزایش می‌دهد.

به‌‌‌عنوان مثال، ممکن است در حال حاضر ۴۰‌درصد از فرجه‌‌‌ها برای انجام یک کار خاص را از دست داده باشید. اگر یک برنامه آموزشی برای رسیدگی به این موضوع خاص به کار گرفته شود، باید بهبود قابل‌توجهی به وجود آید (مثلا از دست دادن فرجه‌‌‌ها در طول زمان به ۲۰ یا حتی ۵‌درصد کاهش یابد). شاخص‌‌‌های عملیاتی مانند «زمان موردنیاز برای جبران»، «زمان بهبود»، «زمان تا از کارافتادگی» و «هزینه به ازای هر کلیک» را می‌توان قبل و بعد از آموزش اندازه‌‌‌گیری کرد تا به بهبود کارآیی پی برد.

۶- داده‌‌‌های ثبت‌نام دوره
این داده‌‌‌ها برای این مورد استفاده قرار می‌‌‌گیرند که تعداد ثبت‌‌‌نام‌‌‌‌کنندگان در هر دوره مشخص شود. به عنوان مثال می‌توانید از این معیار برای بهبود نحوه انتقال آموزش به کارکنان استفاده کنید.

ممکن است بخواهید از تست‌‌‌های دو گزینه‌‌‌ای استفاده کنید تا برنامه آموزشی را به کارکنانی که از پیام‌‌‌های مختلف برای سنجش اثربخشی تصاویر مختلف و عناوین ایمیل‌‌‌ها هنگام ارائه دوره استفاده می‌کنند، منتقل کنید.  به‌‌‌علاوه، این معیار مشخص می‌کند که آیا آموزش به کار گرفته شده، برای کارکنان مناسب است یا خیر. می‌توانید کارهای کوچکی را برای تشویق به ثبت‌نام در دوره انجام دهید و ببینید نتیجه آن در طول زمان چطور خواهد بود (مانند تشویق مدیران به تبلیغ دوره برای تیم‌‌‌های خود).

۷-نرخ به پایان رساندن دوره
بالاخره کارکنان در دوره شما ثبت‌نام کردند! اما فقط ۵۰نفر از ۱۰۰۰ نفری که ثبت‌نام کرده بودند، ۱۰۰‌درصد دوره را تکمیل کردند. نرخ به پایان رساندن دوره به شما نشان می‌دهد که آن دوره چقدر تاثیرگذار بوده و چه تعداد از افراد آن را تمام کرده‌‌‌اند. روش‌های خلاقانه‌‌‌ای مثل بازی‌‌‌سازی می‌تواند افراد را تشویق کند دوره را کامل کنند.

۸- عملکرد کارکنان پس از آموزش
عملکرد کارکنان پس از آموزش، به بهبود عملکرد اضافه کارکنان در رابطه با آموزشی که دریافت‌‌‌ کرده‌‌‌اند می‌‌‌پردازد. تاثیر آموزش ممکن است فورا قابل ملاحظه باشد یا پس از یک دوره زمانی طولانی‌‌‌تر، با توجه به پیچیدگی مهارتی که تحت آموزش قرار گرفته، خود را نشان دهد.

می‌توانید این موضوع را از طریق پیگیری شاخص‌‌‌های عملکرد کارکنان مانند تعداد فروش، راه‌حل‌‌‌هایی که با اولین تماس مشتری ارائه می‌دهند، یا میزان درآمد به ازای هر نیروی کار در سطح سازمانی، قبل و بعد از هر دوره آموزشی بسنجید و بعد نتایج را مقایسه کنید. بار دیگر، مانند بازدهی سرمایه آموزش، این مورد را فقط برای تاثیرگذارترین آموزش‌‌‌های خود اندازه‌‌‌گیری می‌‌‌کنید.

آموزش موثر کارکنان، کلیدی برای تضمین موفقیت آینده سازمانتان است. به همین دلیل است که باید اطمینان پیدا کنید نتایج مورد نظر شما را به ارمغان می‌‌‌آورد. پیگیری معیارهای آموزشی مناسب، به شما کمک می‌کند از این امر اطمینان حاصل کنید.

منبع: AIHR.COM/ دنیای اقتصاد