مقالات مدیران چگونه تیم خود را به ارائه بازخورد واقعی ترغیب کنیم؟

اگر شما مدیر هستید، حتما می‌دانید که دریافت بازخورد از زیردستان به تنهایی کافی نیست. البته، این کار، بخشی از شغل شماست که از زیردستان مستقیم خود نیز بازخورد بگیرید. شما به همان اندازه که شاید باور داشته باشید که نقاط قوت و ضعف خود را به خوبی می‌‌‌شناسید، بدون خودآگاهی بیرونی- درک اینکه چگونه گفته‌‌‌ها و کارهایتان بر دیگران تاثیر می‌‌‌گذارد - بعید است که عادات، رفتارها و شیوه‌‌‌های ممکن را بهبود دهید.

این خودآگاهی بیرونی از درخواست از دیگران (مخصوصا کسانی که به شما گزارش می‌دهند) ناشی می‌شود تا تجربه خودشان را با شما به اشتراک بگذارند. مورد دیگر اینکه شما چگونه خواهید دانست که چه کاری را باید ادامه دهید یا چه کاری را باید متفاوت انجام دهید؟  

در اینجا پنج مانع رایجی که ممکن است در دریافت بازخورد مفید از زیردستان مستقیم خود با آنها مواجه شوید، و نحوه دسترسی به آنها را آورده‌ایم تا شما بتوانید بینش‌‌‌های لازم  را در این خصوص به‌دست آورید.

۱. نگرانی از آمادگی برای بازخورد: اغلب اوقات، اعضای تیم انتظار دارند که بازخورد نزولی به آنها داده شود، اما اگر به صراحت از آنها برای ارائه بازخورد صعودی دعوت نشده باشد، شاید آنها اصلا از بازخوردگیری و ارزیابی مطلع نشده باشند.

چه باید کرد: به رئیس خود بگویید که نه تنها برای بازخورد آماده هستید، بلکه آن را می‌خواهید و انتظار آن را دارید. یکی از راه‌های چارچوب‌‌‌بندی‌شده برای این کار، این است که خودسازی را به عنوان یک تعهد شخصی و حرفه‌‌‌ای قبول دارید. حتما این نکته را به اشتراک بگذارید - و برای انجام تعهدتان کمک بخواهید.

از سایرین بخواهید تا در جهت تحقق تعهدی که به خودتان داده اید، به شما کمک کنند. از آنها بخواهید: «به من کمک می‌کنید تا در انجام تعهدی که به خودم داده ام، موفق عمل کرده و آن را در عمل نشان دهم؟» به این ترتیب، زیردستان شما می‌توانند بازخورد خود را به عنوان کمک به شما در انجام قولی که به خودتان داده‌‌‌اید، ببینند.

۲. دلهره در مورد «انجام درست کار»: بازخورد دادن ماهرانه مهارتی است که باید آموخته شود. اگر کارمندان شما نحوه انجام آن را به خوبی یاد نگرفته‌اند - شاید به این دلیل که به آموزش، تمرین یا الگوهای نقش، دسترسی نداشته‌اند - ممکن است اصلا در برابر انجام آن مقاومت نشان دهند.

چه باید کرد: به زیردستان خود بگویید که بازخورد مهارتی است که بهترین مهارت را از طریق تمرین می‌آموزد - یک فرصت عالی برای توسعه خودشان - و در صورتی که اگر متمایل باشید، به آنها فرصت دهید تا با شما تمرین کنند.

آنها فقط باید تمایل به تلاش و تلاش برای بهتر شدن را در طول زمان نشان دهند. یادآوری این نکته نیز می‌تواند مفید باشد که یادگیری هر مهارت جدید، دارای چهار مرحله است:

آ. بی کفایتی ناخودآگاه («من نمی‌دانم که نمی‌دانم چگونه این کار را به خوبی انجام دهم.»)

ب. بی کفایتی آگاهانه («اکنون می‌دانم که نمی‌دانم چگونه این کار را به خوبی انجام دهم.»)

ج. شایستگی آگاهانه («اکنون می‌دانم که می‌دانم چگونه این کار را به خوبی انجام دهم.»)

د. شایستگی ناخودآگاه («من این کار را به خوبی انجام می‌دهم بدون اینکه حتی به آن فکر کنم.»)

۳. ترس از تلافی: بیایید فرض کنیم که شما در موقعیت قدرت هستید. شما به منابعی دسترسی دارید که برای زیردستانتان مهم هستند.

آنها ممکن است نگران باشند که بازخورد دادن به شما، فرصت‌های آتی ترقی و پیشرفت را از آنها سلب کند. علاوه بر این، در برخی فرهنگ‌ها، ارائه بازخورد «صعودی» در سلسله مراتب به سادگی انجام نمی‌شود. این امر به عنوان بی‌احترامی و نافرمانی تلقی می‌شود.

آگاه باشید که این هنجارهای فرهنگی می‌توانند مانع مهمی باشند.

چه باید کرد: همدل و فروتن باشید.سعی کنید چیزی شبیه این بگویید: «می‌‌‌دانم که بازخورد دادن به مدیرتان، پیشرفت شغلی‌‌‌تان را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد، و شاید احساس ناخوشایندی در وجود شما ایجاد ‌‌‌کند. من هم در بازخورد دادن به رئیسم همین نگرانی‌ها را داشته‌‌‌ام.

اجازه دهید به شما اطمینان دهم که تمایل شما به ارائه بازخورد مفید - حتی اگر منفی باشد - را به عنوان یکی از دارایی‌‌ها و منافع حرفه‌ای شما می‌بینم.

می‌دانم که می‌توانم بهتر شوم و من این را از ته دل می‌خواهم.»

۴. نگران صدمه زدن به احساسات خود باشید: شما فقط یک انسان هستید، درست است؟ و بازخورد - به‌ویژه زمانی که به طور ماهرانه ارائه نشود-  می‌تواند احساسات طرد اجتماعی را فعال کند.
 

زیردستان شما ممکن است به طور قابل درک نگران آسیب رسیدن به رابطه‌‌‌ای که با شما دارند، باشند.

چه‌کاری باید انجام دهید: با پیشقدم شدن در ارائه بازخورد سازنده، ابتدا آگاهی خود را از موضوع نشان دهید، که انجام این کار، می‌تواند ترس آنها را کاهش دهد.

ممکن است بگویید: «می‌‌‌دانم که در کارم آهسته و روشمند عمل می‌‌‌کنم و اغلب دقت را بر عمل ترجیح می‌‌‌دهم. کسانی که قبلا با من کار کرده‌اند، می‌گویند که کار کردن با سبک من برایشان سخت است، مخصوصا زمانی که با ضرب‌الاجل محدودی روبه‌رو هستند.

من می‌خواهم تغییر کرده و بهتر شوم. آیا آنچه را که -  با کار کردن و همکاری با من - تجربه کرده‌اید به اشتراک می‌گذارید؟ » و سپس، هنگامی که آنها را وادار به صحبت کردید، می‌توانید بپرسید: «و آیا چیز دیگری وجود دارد که بتوانم در حال حاضر برای بهبود آن کار کنم که کارکردن شما را آسان‌تر کند؟ »

۵. دل‌نگرانی از اینکه چیزی در نتیجه بازخورد تغییر نخواهد کرد: دادن بازخورد سخت است، اما دادن بازخوردی که منجر به بهبود چیزی نشود، سخت‌تر است. درخواست بازخورد بدون پرداختن به کار و اقدام در مورد آن به سرعت اعتماد را از بین می‌برد؛ زیرا صداقت و قابلیت اطمینان شما را تضعیف می‌کند.

چه‌کاری باید انجام دهید: به زیردستان خود بگویید که قصد دارید با بازخوردهایی که به شما می‌دهند، چه کاری انجام دهید. ممکن است شما این کار را به صورت‌های مختلفی بیان کنید که متفاوت باشند؛

به عنوان مثال می‌توانید بگویید: «از اینکه این نکته را به من گوشزد کردید، متشکرم - اما مطمئن نیستم که بتوانم در حال حاضر به آن بپردازم.»

نکته آخر: تا آنجا که ممکن است باور داشته باشید که شرایط ایمن و خوشایند را برای زیردستان خود ایجاد کرده اید تا به شما بازخورد بدهند، آنها را به خاطر انجام ندادن آن (بازخورد) جریمه نکنید.  

با این وجود، هر کاری می‌توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که بازخورد موردنیاز برای رشد و موفقیت را دریافت می‌کنید. پاملا گیل آلابستر - یک مدیر بازرگانی -  می‌گوید: «یادگیری مستمر منجر به بهبود مستمر می‌شود. خود را متعهد به ارتقای دانش، مهارت‌ها و تخصص خود کنید. یک دانش‌آموز و فراگیر مادام‌العمر باشید.»
منبع

---

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک