افزایش تاثیرگذاری جلسات کاری با چند تغییر ساده

اکثر مدیرعامل‌های شرکت‌ها صرف‌نظر از ابعاد سازمانی که در آن کار می‌کنند، از کمبود زمان برای حضور در شرکت و تاثیرگذاری مستقیم روی فرآیندها گله می‌کنند. نتایج تحقیقات دانشگاه هاروارد نشان می‌دهد مدیرعامل‌ها منابع کافی را در سازمان‌‌ها در اختیار دارند؛ اما مشکل اصلی آنها زمان است.

اگر شما هم مدیر یک کسب‌وکار باشید قطعا این حقیقت را تصدیق می‌کنید. شما ساعت‌های طولانی روزهای کاری و تعطیل را مشغول فعالیت هستید، از زمان خانواده‌ی خود صرف‌نظر می‌کنید اما در نهایت باز هم کار برای انجام دارید.

تحقیقات هاروارد دلیل این کمبود وقت را نیز مشخص کرده است: جلسات کاری! این تحقیقات نشان داد هر مدیرعامل به‌طور میانگین ۷۲ درصد از زمان خود را در جلسات صرف می‌کند. این در حالی است که طبق نظر اغلب کارشناسان، جلسات کاری کمک چندانی به پیشرفت کسب‌وکارها نمی‌کنند.

تحقیقات سال گذشته‌ی این دانشگاه از ۱۸۲ مدیر ارشد نشان داد ۶۵ درصد از آنها جلسات را مانع انجام وظایف می‌دانند. ۷۱ درصد معتقدند جلسات کارایی و بازدهی لازم را ندارند و ۶۲ درصد گفته‌اند که جلسه‌ی کاری مانع ارتباطات مثبت در تیم می‌شود.

البته این حقیقت تکراری بوده و در مقالات متعدد به آن پرداخته شده است. اکثر مدیران از این آمارها اطلاع دارند اما باز هم جلسات کاری را دوست دارند.

آنها این پدیده‌ها را برای کار خود مفید می‌دانند چرا که در طول جلسه با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند، استراتژی می‌چینند، تفریح می‌کنند و خلاصه از این زمان لذت می‌برند. اما پیش از غرق شدن در لذت‌های جلسات کاری بهتر است حقایق زیر را نیز در نظر بگیرید:

شما به‌عنوان مدیر از ۲۰ دقیقه قبل از جلسه هیچ کاری انجام نمی‌دهید چون ممکن است با شروع جلسه نیمه‌کاره بماند.

۱۰ دقیقه‌ اول را به خوش و بش کردن، چایی یا قهوه نوشیدن یا تکرار کردن صحبت‌های گذشته می‌گذرانید.

نیمی از وقت خود را به چک کردن ساعت می‌گذرانید چون جلسه‌ بعدی داشته و نگران آن هستید.

نگران اهداف دست‌نیافته‌ خود هستید که به خاطر شرکت در جلسه از پرداختن به آنها باز مانده‌اید.

البته نصیحت‌ها و راهکارها در مورد تغییر جلسات کاری نیز تکراری هستند: دستور جلسه داشته باشید، همه پیش از جلسه آماده باشند، جلسات را کوتاه کنید و غیره. باز هم با اجرای این دستورات، مشکلات جلسات پابرجا است. شاید بهترین پیشنهاد، پایان دادن به جلسات کاری باشد!

البته این نصیحت به معنای پایان دادن به تمامی جلسات با کارمندان نیست. چرا که با این کار ارتباطات مثبت خود را از دست می‌دهید. بلکه منظور، پایان دادن به روش‌های کنونی اجرای جلسات است. در این میان تغییرات ساده‌ای برای جلسات کاری پیشنهاد می‌شود که تاثیرگذاری آنها را افزایش خواهد داد.

با کاهش زمان جلسه، موضوعات بی‌ربط را از آن حذف کنید
بدون اعلام قبلی و در زمانی بسیار کوتاه، یک جلسه برگزار کرده و هدف نهایی را توضیح دهید. با این کار دغدغه‌ی ذهنی افراد کمتر شده و بعلاوه (به علت کمبود وقت) از پرداختن به موارد غیرضروری جلوگیری می‌کنید. چنین جلساتی را می‌توان در هر مکانی برگزار کرد و در نتیجه می‌توان از فضای خشک اتاق کنفرانس دور شد.

طوفان ذهنی در مکان‌های عمومی
تحقیقات علمی نشان می‌دهد کمی صدای زمینه در افزایش کارایی در وظایف خلاقانه مفید است. می‌‌توانید جلسات را در کافی شاپ یا رستوران برگزار کنید از سر و صدای عمومی این محل‌ها برای افزایش کارایی بهره ببرید. نگران نباشید، هیچ‌کس به دنبال ایده‌ی اپلیکیشن عالی شما نیست و همه، مشغولیت ذهنی خودشان را دارند.

خداحافظی با پاورپوینت
علاوه بر اسلایدها، با دیگر فناوری‌ها نیز در طول جلسه قطع رابطه کنید. تلفن همراه، تبلت، پروژکتور و این موارد را کنار بگذارید و فقط با کاغذ و قلم یادداشت کنید. همه‌ی ما می‌دانیم که کمتر کسی به اسلایدهای یک سخنران توجه می‌‌کند.

نماینده‌ جایگزین
قطعا همه‌ جلسات سازمان نیاز به حضور فیزیکی مدیرعامل ندارند. یک نماینده برای جلسات کم‌اهمیت‌تر داشته باشید تا خلاصه و نتیجه‌گیری آنها را برایتان یادداشت کند. می‌توانید در صورت نیاز در جلسات بعدی شرکت کرده و نظر خود را اعلام کنید.

صرفه‌جویی
اگر استارتاپ هستید قطعا هزینه‌ سفرها برای شما عذاب‌آور است. افرادی که خواستار ملاقات هستند نیز باید این حقیقت را درک کنند.

در نتیجه مگر این که جلسه‌ی کاری حکم مرگ و زندگی برای شرکتتان داشته باشد، از ابزارهای ارتباطی به جای حضور فیزیکی استفاده کنید.

منبع