ویژگی های یک سرپرست موفق چیست؟

در ادامه با ما همراه باشید تا نقش و مهارت‌ها و ویژگی های سرپرست موفق و ایده آل و اینکه کارکرد اصلی مدیران میانی چیست را بیان کنیم.

موضوعات مقاله:

• کارکرد اصلی مدیران میانی چیست؟
• سرپرست موفق و ایده آل چه می‌کند؟
• سرپرست موفق و ایده آل به چه مهارت‌هایی نیاز دارند؟
• چرا مدیریت میانی اینقدر استرس زا است؟
• چگونه در مدیریت میانی پیشرفت کنیم؟
• کلام آخر برای تبدیل شدن به سرپرست موفق و ایده آل

کدام یک از جملات زیر می‌تواند شرایط امروز سرپرستی شما را بهتر توصیف کند؟

یا در جلسات و تماس‌های کاری بی‌پایان غرق شده و تمام زمانتان را در دریایی از ارتباطات و فرآیندها سپری می‌کنید. و درحالی‌که نگرانی‌ها و استرس‌های تیم خود را می‌شنوید، سعی می‌کنید لبخند بزنید و مثبت باقی بمانید. شاید همزمان هر دو موقعیت را تجربه می‌کنید. اما درهرصورت، شما به‌عنوان یک مدیر میانی استرس را احساس می‌کنید.

نقش مدیران میانی یا سرپرست ها چیست؟

یکی از ویژگی های سرپرست موفق و ایده آل اینست که شکاف بین پرسنل و مدیران ارشد را به خوبی پر می‌کند. چنین نقش‌های کلیدی و پایه‌ای مهم‌ترین ارکان تبدیل شدن به سرپرست موفق و ایده آل است. مدیران میانی و سرپرستان هرچقدر چنین نقشی را به خوبی انجام دهند، شرکت‌ها از چابکی و سازگاری بیشتری برخوردار خواهند شد.

امروزه چنین نقش‌های کلیدی سرپرستان دیگر تمامیت شرح وظایف و امور اجرایی آنها نیست. معمولاً از مدیران میانی و سرپرستان خواسته می‌شود که وظایف دیگری مثل مربیگری، الگو بودن، و توسعه استعدادهای پرسنل را نیز بر عهده بگیرند.

مدیر میانی یا سرپرست کیست؟

مدیر میانی شخصی است که راهبری تعدادی پرسنل را بر عهده داشته و به مدیران ارشد نیز گزارش عملکرد می‌دهد.

از دیگر ویژگی های یک سرپرست موفق و ایده آل اینست که پیشرفت شغلی تیم خود را مدیریت و تصمیمات را از مدیر ارشد به آنها منتقل کرده و روند گردش کار، فرآیندها و اولویت‌ها را برای همسویی با اهداف کلی کسب و کار تنظیم می‌کند.
 
کارکرد اصلی مدیران میانی چیست؟

مدیران میانی نقش‌های زیادی را بر عهده می‌گیرند، از برگزاری روندهای بررسی کارمندان گرفته تا نظارت بر بودجه تیم. مدیران میانی در تمامی جنبه‌های کاری روزمره تیم خود نقش دارند. اولویت‌های کاری مدیران میانی در هر شرکت متفاوت بوده و در ادامه برخی از مسئولیت‌های مدیران میانی را تشریح خواهیم نمود.

اطلاع رسانی تغییرات و به روز رسانی‌های شرکت

عموم شرکت‌ها از رویکردی بالا به پایین برای ارتباطات استفاده می‌کنند. چنین ساختاری، در هنگام به روز رسانی و تغییرات شرکت مدیران میانی را در شرایطی حساس قرار می‌دهد. سازمان ممکن است محدود یا کوچک شود یا چشم انداز خود را تعدیل کند و در چنین شرایطی مدیر میانی مسئول انتقال آن به تیم خود است.

تقسیم و تشریح وظایف برای اهداف کلان

اهداف کلان از مدیران ارشد به مدیر میانی منتقل شده و مدیران میانی باید اهداف کلان را به اهداف جزئی هر پرسنل تقسیم کنند.

پس مسئولیت و وظیفه تسهیم اهداف پرسنل بر اساس شناختی که از پتانسیل آنها وجود دارد بر عهده مدیران میانی است. و ازآنجایی‌که خود مدیران میانی در این اهداف ذینفع هستند، مسئولیت حمایت از تیم برای دستیابی به اهداف را نیز بر عهده دارند.

ارائه بازخورد به کارکنان

عموماً این مدیران میانی هستند که، ساختاردهی و اجرای فرآیندهای بازخورد را اجرا می‌کنند.

این مدیران علاوه بر جلسات منظم خصوصی با پرسنل، بررسی عملکرد ماهانه، فصلی و سالانه را نیز اجرا می‌کنند. مدیران میانی در طی این جلسات عملکرد، رضایت و اهداف کارکنان را بررسی خواهند کرد.

حمایت از رشد کارکنان

زمانی که مدیران میانی با ارائه بازخورد ارتباط نزدیک و مداومی با کارکنان دارند، از رشد کارکنان نیز حمایت می‌کنند. این حمایت باید در آموزش کارمندان جدید یا کسانی که به دنبال یادگیری مهارت‌های جدید هستند، باشد.

تغییرات پرسنلی در تیم

بخش دیگری از شغل مدیر میانی، استخدام و قطع همکاری با اعضا تیم است.

آنها در بررسی شرح شغل اعضا تیم در سمتهای مختلف کمک کرده و اغلب بخشی از فرآیند مصاحبه برای کارمندان جدید هستند. آنها همچنین ممکن است مجبور شوند مکالمات دشواری با کارمندان ضعیف داشته باشند.

برنامه ریزی بودجه

هنگام بودجه بندی، یک مدیر میانی معمولاً به ابزارهای تیم و سایر هزینه‌های مربوط به تیم خود نگاه می‌کند. اگرچه حوزه عملکردی مدیر میانی مرتبط با بودجه بندی است، اما معمولاً مسئول برنامه ریزی بودجه کلان سازمان نیست.

نظارت بر عملکرد روزانه تیم

مدیران میانی در رأس تیم خود هستند. بنابراین آنها موظف‌اند تا اطمینان حاصل کنند که هر فردی به منابع مورد نیاز برای انجام کار دسترسی دارد.

مدیران میانی به چه مهارت هایی نیاز دارند؟

چه از نظر شخصی و چه از نظر حرفه‌ای همیشه فضایی برای رشد و پیشرفت افراد وجود دارد. در ادامه برخی از شایستگی‌ها و ویژگی های کلیدی بیان شده که ممکن است برای تبدیل شدن به سرپرست موفق و ایده آل به شما کمک کند، بیان خواهیم کرد.

ارتباط

مهارت‌های ارتباطی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که سرپرست موفق و ایده آل باید بر آن مسلط باشد. باید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم از انتظارات شما و نقش خود در تحقق اهداف تیم مطلع هستند.

از پرسنل خود بپرسید که، “فکر می‌کنید چه کاری را خوب انجام می‌دهید؟ چه چیزی عملکرد شما را بهتر می‌کند؟” و بعد به دقت گوش کنید و هر چیزی که نیاز به تغییر و بهینه سازی دارد را کشف کنید. از تیم در مورد مهارت‌های ارتباطی خود بازخورد دریافت کنید تا بدانید روی کدام مواضع باید تمرکز بیشتری داشته باشید تا پیشرفت کنید.

مسئولیت

یکی از ویژگی های یک سرپرست موفق ، مسئولیت پذیری است. یاد بگیرید که خودتان مسئولیت پذیر باشید تا بتوانید اعضای تیمتان را مسئول نگه دارید. به‌عنوان‌مثال، اگر متوجه عملکرد ضعیف شدید، هر چه سریع‌تر با آن مقابله کنید و به نگرانی‌هایی که برایتان مسئله ساز می‌شوند توجه داشته باشید. اما باید به تیم خود این اطمینان را بدهید که از حمایت و پشتیبانی شما برخوردارند.

تصور اینکه مشکلی به‌خودی‌خود از بین برود یا بهتر شود اشتباه است. به یاد داشته باشید که عملکرد ضعیف یک فرد می‌تواند بر کل تیم تأثیر منفی بگذارد. این وظیفه شما به‌عنوان مدیر است که در عملکردهای ضعیف مداخله کنید.

مدیریت زمان و انرژی

افزایش خودآگاهی می‌تواند باعث کنترل و هدایت احساسات شما در طی روز و بالا رفتن عملکردتان شود. ببینید که کدام فعالیت‌ها بیشترین انرژی را به شما می‌دهند و چرا؟ آیا چنین فعالیت‌هایی شما را به چالش می‌کشند؟ یا عملکردتان در آنها خوب است؟ آیا انجام چنین کارهایی به شما کمک می‌کنند احساس رضایت داشته باشید؟ از طرف دیگر، چک کنید که چه کارهایی باعث می‌شود شما احساس خستگی کنید، و علت آن چیست؟ آیا از انجام وظایف خاص می‌ترسید؟

درس نگرفتن

بسیاری از مدیران میانی بر اساس مهارت‌های فردی خود ارتقا می‌یابند. و عموماً سعی می‌کنند نقش اصلی خود (امور همیشگی و فردی) را با کار مدیریتی خود پیش ببرند. این رویه نتیجه‌ای جز نتیجه نگرفتن و خستگی به همراه ندارد.

مدیران میانی باید خود را دوباره آموزش دهند تا بتوانند در مسیر تبدیل شدن به یک سرپرست موفق و ایده آل قرار بگیرند. پس از چنین تمرکزی می‌توانند برای به حداکثر رساندن توانایی‌های تیم‌هایشان برای رسیدن به اهدافشان تلاش کنند.

تفکر تصویری بزرگ

نقش مهم مدیر میانی این است که از کمک‌های تیم برای دستیابی به اهداف کلان سازمان استفاده کند. بنابراین، باید ابتدا چشم انداز بزرگ‌تر را درک کرده و به آن ایمان داشته باشد تا آن را به اولویت اول تیم خود تبدیل کند.

چرا سرپرستی و مدیریت میانی اینقدر استرس زا است؟

نزدیک به یک پنجم مدیران میانی و سرپرستان علائم افسردگی را گزارش می‌کنند. تحقیقات گالوپ نشان می‌دهد که «مدیران میانی، استرس و فرسودگی شغلی، تعادل بدتر بین کار و زندگی، و رفاه جسمانی بدتری را نسبت به اعضای تیم خود تجربه می‌کنند».
اما دقیقاً چرا مدیران میانی این‌قدر استرس دارند؟

بار سنگین وظایف اداری

همان‌طور که نقش مدیران میانی رشد می‌کند و مسئولیت بیشتری می‌گیرند، اغلب مسئولیت وظایف مختلف اداری را نیز بر عهده دارند. ورود کارکنان جدید و امور مربوط به استخدام و آموزش آنها کاری زمان‌بر است.

جلسات زیاد

مدیران میانی اغلب در جلسات زیادی شرکت می‌کنند. عموماً، مدیران میانی 35 درصد از زمان خود را در جلسات صرف می‌کنند. این باعث می‌شود که آنها فقط کمی بیشتر از نصف زمان خود را برای اختصاص دادن به کارهای دیگر در اختیار داشته باشند.

عدم توسعه حرفه‌ای

برخی از مدیران میانی در بلاتکلیفی گیر می‌کنند. آنها نه کارمندان معمولی هستند، نه مدیران ارشد یا بالاتر. این وضعیت دو مسئله را به‌صورت همزمان به وجود می‌آورد: کمبود فرصت و کمبود زمان.
برخی از مدیران میانی فرصت لازم برای توسعه مهارت‌های رهبری مورد نیاز در حرفه خود را ندارند. نتیجه این است که مدیران میانی در موقعیتی سخت و بدون برنامه برای حرکت رو به جلو و رشد خود گیر می‌کنند.

در وسط گیر افتاده

احساس “در وسط گیر افتاده” به فرآیندهای ارتباطی مدیران میانی نیز منتقل می‌شود. مدیران میانی باید همزمان اهداف شرکت و تغییرات استراتژیک را به تیم خود منتقل کنند، که انتقال چنین پیام‌هایی می‌تواند چالش برانگیز باشد.

مدیران میانی ممکن است مجبور به مقابله با واکنش‌ها و فشارهای کارکنان خود باشند. اما با توجه به موقعیتی که در ساختار سازمانی دارند، اغلب دستان آنها بسته است. در اینجا نقش مدیر میانی صرفاً پیام رسانی است، بنابراین آنها نمی‌توانند مصالحه کرده یا اصلاحات کلانی را در تعامل و مواجهه با کارمندان اجرا کنند.

کم شدن ارزش

آیا تابه‌حال نقشی را شروع کرده‌اید که پس از دوره ابتدایی، از شما خواسته شود که یک کار اضافی دیگر را هم انجام دهید؟ و مجدد کار دیگری هم به کارهای شما اضافه شود. و قبل از اینکه بتوانید سر خود را بچرخانید، متوجه شوید که نقش شما با زمانی که شروع کرده‌اید کاملاً متفاوت است؟ چنین چالشی اغلب برای مدیران میانی رقم می‌خورد. نقش آنها در طی مسیر رشد می‌کند، و به‌سختی می‌توان محدوده کاری آنها را تفکیک کرد.

 
مزایای حمایت از مدیران میانی

مزایای احساس خوب در کار خصوصاً در سطح مدیران میانی را نمی‌توان دست کم گرفت. احساسات مسری هستند و این شمایید که کیفیت احساسات را برای بقیه اعضای تیم خود تعیین می‌کنید. اگر احساس فرسودگی، بی‌انگیزگی و ناراحتی می‌کنید، کل تیم شما متضرر می‌شود. و اگر احساس می‌کنید درگیر، سازنده و خوشحال هستید، این احساس هم می‌تواند به تیم شما گسترش پیدا کرده و آنها را تقویت کند.

تحقیقات نشان می‌دهد که مدیران بیشترین تأثیر را بر تجربه یک کارمند دارند. از هر مدیری یک اثر تأثیرگذار در تیم وجود دارد. برای مثال، تحقیقات نشان می‌دهد که مدیران بسیار انعطاف‌پذیر، تیم‌های نوآور و انعطاف‌پذیرتری دارند. چنین تیم‌هایی با فرسودگی کمتر و چابکی بیشتر کار می‌کنند.

 
چگونه در مدیریت میانی پیشرفت کنیم؟

مدیریت میانی بدون چالش نیست. اما موانع زیادی وجود دارد که باید بر آنها غلبه کنید تا در نقش خود پیشرفت کنید. یک مدیر میانی باید ویژگی های زیر را برای تبدیل شدن به یک سرپرست موفق و ایده آل داشته باشه.

بررسی‌های منظم داشته باشید.

به‌طور منظم با اعضای تیم خود و با مدیر خود در تماس باشید. در مورد ویژگی هایی که در ارتباط کاری خود مدنظر دارید و اینکه چگونه با هم کار خواهید کرد، توافق کنید. مشخص کنید که چند وقت یک‌بار با اعضا تیم و مدیران ارشد خود ملاقات کنید.

اعضای تیم خود را توانمند کنید.

هنگامی‌که اعضای تیم برای کمک گرفتن به شما مراجعه می‌کنند، از آنها بپرسید: “به نظر شما چه کاری باید انجام دهید؟” روزهایی که مدیران همه‌چیز را می‌دانستند و کارکنان فقط «انجام‌دهنده» بودند، گذشته است. فرهنگی را پرورش دهید که اعضای تیم به خودشان اعتماد داشته باشند. این اطمینان را به اعضای تیمتان بدهید که از فرآیند تصمیم گیری آنها حمایت می‌کنید. آنها را تشویق کنید تا خودشان فکر کرده و مستقل تصمیم بگیرند.

هم به وظایف و هم به روابط توجه کنید.

ممکن است ترجیح دهید صرفاً روی انجام کارها متمرکز شوید و زمان کمتری برای ایجاد روابط اختصاص دهید. یا ممکن است به کیفیت ارتباطی خود بیش از نتایج و دستاوردهای تیم تمرکز کنید. برای موفقیت و تبدیل شدن به یک سرپرست موفق و ایده آل، باید به هر دو عامل وزن یکسانی بدهید چون هر دو برای موفقیت لازم هستند.

به ارسال گزارش‌های مستقیم برای غلبه بر چالش‌ها کمک کنید.

شیوه‌های مدیریت سنتی به چگونگی کمک به موفقیت یک فرد می‌پردازد. اما با در نظر گرفتن دیدگاه سیستمی، ممکن است بتوانید راه را برای آسان‌تر شدن کار برای همه هموار کنید. برای مثال، اگر تیم شما دوست دارد در بخش‌های مختلف همکاری کند، می‌توانید به آنها کمک کنید تا با یکدیگر همکاری کنند. بخش مهمی از نقش شما این است که شرایط بهینه‌ای را برای افراد ایجاد کنید تا بهترین کار خود را انجام دهند و سپس از سر راه آنها کنار بروید و به آنها اعتماد کنید.

یک مربی پیدا کنید.

جذب و هضم نگرانی‌ها، استرس‌ها و چالش‌های تجربه شده توسط تیم شما آسان است. اما این درونی سازی می‌تواند بر رفاه شما تأثیر منفی بگذارد. به همراه داشتن فردی برای کمک به هضم و حل چالش‌ها می‌تواند در پردازش افکارتان کمک کند.

در استخدام حرفه‌ای باشید.

هر استخدام جدید می‌تواند آینده کار و پویایی تیم شما تحت تأثیر قرار دهد. به مهارت‌ها، ارزش‌ها و تأثیری که می‌خواهید در تیم خود ببینید فکر کنید. سپس فرآیند مصاحبه خود را با در نظر گرفتن این موضوع پیش ببرید. سعی کنید از ارزیابی مهارت‌ها و سؤالات مصاحبه رفتاری استفاده کنید. آنها می‌توانند بینشی در مورد عملکرد آینده یک نامزد ارائه دهند.

به حوزه اختیارات تیم خود احترام بگذارید.

مراقب باشید که تیم خود را بیش‌ازحد تحت فشار نگذارید. به عنوان مثال، مدیر ارشد از شما می‌خواهد که پروژه دیگری را انجام دهید. بهتر است قبل از پذیرش چنین درخواستی، منابع موجود و تعهدات فعلی خود را در نظر بگیرید. واقعاً تیم شما چقدر زمان دارد؟ ممکن است برای محافظت از تیم خود نیاز به اولویت بندی مجدد داشته، یا درخواست یک جدول زمانی طولانی‌تری داشته باشید یا حتی درخواست را قبول نکنید.

برای یادگیری مهارت‌ها وقت بگذارید.

فضایی برای آموزش مداوم خود و اعضای تیمتان ایجاد کنید. چنین فضایی می‌تواند به افزایش مهارت‌های مدیریتی شما یا یادگیری در مورد موضوعات جدید پیرامون تخصص شما کمک کند. در صورتی که یادگیری با سایر مدیران همراه باشد، به شما دیدگاه‌های متفاوتی داده و می‌تواند شبکه‌ای از همتایان حرفه‌ای را برایتان ایجاد کند.

عادت‌های سالم ایجاد کنید.

اطمینان حاصل کنید که در طی روزهای کاری خود عادت‌های سالمی دارید. و اجازه ندهید که کارتان به‌طور مداوم وارد زندگی شخصی شما شود. ممکن است گاهی لازم باشد تماس‌های بعد از ساعات کاری را پاسخ دهید، اما سعی کنید آن را به عادت تبدیل نکنید. ممکن است دنیا 24 ساعته و 7 روز هفته در حال پیشروی باشد، اما شما رباط نیستید و نیاز به ریکاوری دارید.

کلام آخر برای تبدیل شدن به یک سرپرست موفق و ایده آل

در این مقاله از مدیرنو نقش و مهارت ها و ویژگی های سرپرست موفق و ایده آل و اینکه کارکرد اصلی مدیران میانی چیست را بیان کردیم. پل ارتباطی بین اهداف کلان و استراتژیک با جزئیات عملیاتی، بخشی از کار کلیدی مدیران میانی است.

اطمینان از قوی بودن، در مسیر بودن و حمایت شما از اهداف سازمان و تیمتان به شما کمک می‌کند تا در برابر استرس مقاومت کرده و اطمینان حاصل کنید که کار تیم شما به خوبی جریان دارد. مهم‌تر از همه، وقتی در مسیر تبدیل شدن به یک سرپرست موفق و ایده آل هستید، احساس خوشحالی و اثرگذاری بیشتری کرده و می‌توانید از اجرای خوب مسئولیت‌های خود و کمک به رشد دیگران لذت ببرید.

منبع
 

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک