ارتباط موثر با کارمندان

در دنیای کسب و کار و در شرایط مشابه، پیشرفت و ارتقاء از آن فردی است که نحوه ارتباط موثر در محیط کار و رفتار با هر فردی را می‌داند. طبیعی است فردی که از این مهارت‌ها محروم است، باید تمام عمر در یک سطح کاری بماند و نتایجی برابر با تلاش‌های خود به دست نیاورد.

بنجامین دیزرائیلی سیاستمدار انگلیسی در این باره گفته است “انسان تحت نفوذ کلمات است“. شما تنها با انتخاب چند کلمه درست می‌توانید، بدون توجه به موقعیتی که در آن هستید، دیگران را به فعالیت و تحرک وادارید.

حدود ۷۵ تا ۸۰ درصد زمان در هر روز، به نوعی در ارتباط با دیگران سپری می‌شود. به عبارت دیگر گفتگو‌های بین‌فردی، متقاعد کردن، راهنمایی کردن، تقاضا کردن، دستور دادن و پرسش و پاسخ، بخش زیادی از هر روز ما را به خود مشغول می‌کنند. هر چه ذهنیات خویش را روشن‌تر به دیگران منتقل کنیم، در اثرگذاری بر دیگران و کنترل رفتار آنها موفق‌تر خواهیم بود.

از آن جایی که انسان برای رفع نیازهای مهم خویش دست به عمل می‌زند، به همین دلیل آگاهی از علل و انگیزه رفتار و گفتار دیگران، ما را در درک و فهم آنان به میزان زیادی یاری می‌‌دهد.

لازم به ذکر است آنچه از نظر یک فرد اهمیت دارد از نظر فردی دیگر به همان اندازه مهم نیست. در نتیجه تحریک‌پذیری ذهن در شرایط مختلف و در افراد مختلف متفاوت است. بنابراین برای اینکه در ذهن فردی نفوذ کنید و تفکر و اعمالش را تغییر دهید، ابتدا باید با توجه به تمایلات ذهنی او نقاط حساس و تحریک‌پذیر ذهنش را کشف کرده و بین خواست خود و نیازهای او ارتباط برقرار کنید.

انسان به طور معمول دستورات خشک و تحکیمی را نوعی اهانت به خود برداشت می‌کند. هر وقت پیشنهاد و یا درخواست را به جای صدور دستور استفاده کنید، کارمندان به جای رنجش یا حالت دفاعی، فعالیت و تلاش مایل می‌شوند. به تجربه دریافته‌ام که درخواست و پیشنهاد به جای دستور دادن، نتایج فوق‌العاده بهتری به همراه می‌آورد. با استفاده به عبارات کلیدی زیر دستورات را در قالب پیشنهاد و تقاضا مطرح کنید:

چرا به این شکل کار را انجام نمی‌دهید؟
نظرتان درباره … چیست؟
فکر می‌کنید بتوانید …؟
فکر می‌کنید چه زمانی این کار آماده شود؟
به هر حال فضایی ایجاد کنید که کارمندان تصور کنند وظایف آنها از ایده‌ه و تفکرات خودشان بوده است. شما می‌توانید بدون بیان هیچ کلمه‌ای، نفوذ خود را بر محیط کاری افزایش دهید. به عبارت دیگر جاذبه و اقتدار شخصیت شما می‌تواند از طریق کلمات و حالات صورت و ظاهرتان به کارمندان منعکس شود. یک مدیر مدبر و لایق از قامتی برافراشته، سری رو به بالا و چهره‌ای سرشار از انرژی برخوردار است.

مدیر لایق اگرچه ممکن است در شرایط غیرقابل پیش‌بینی قرار بگیرد، اما خود را نمی‌بازد و خونسردی خود را حفظ می‌کند. هرگز نمی‌توان با ایرادگیری و توبیخ کسی را به تصحیح اشتباهش واداشت. انتقاد، روابط کاری را به خصومت می‌کشاند.

دستورات کنایه‌آمیز باعث تحقیر شدن کارکنان می‌شود و شرایطی ایجاد می کند که آنها نتوانند استعدادها و مهارت‌‌های خود را نشان دهند. تردیدی نیست که تصحیح اشتباهات کارمندان از مسئولیت‌های مدیر است اما این نکته را نباید از نظر دور داشت که نه از شخصیت کارمندان بلکه از عملکرد آنها باید انتقاد کرد. باید بین انتقاد از عملکرد و خرده‌گیری از شخصیت تفاوت قائل شویم.

برای اصلاح عملکرد به دقت به صحبت‌های کارمندان گوش دهید و به علت و انگیزش رفتار آنها پی ببرید و قبل از آن از هرگونه اظهارنظر و نتیجه‌گیری خودداری کنید.

کارایی و اثربخشی، اعتماد به نفس و اشتیاق کارمندان وابسته به اطلاعاتی است که مدیران در اختیارشان می‌گذارند. اگر مدیری کارمندان را به حال خود رها کند و در ارائه اطلاعات به آنها کوتاهی کند، خود را هم از دستیابی به اطلاعات مفید و ارزشمند از طرف کارمندان محروم کرده است. بنابراین مجبور خواهد بود که در خلاء اطلاعاتی به تصمیم‌گیری کند.
دانش و اطلاعات یک توان بالقوه است و مدیران موفق در تلاشند اطلاعات خود را درباره کار بیشتر کنند. اگر افراد را از اطلاعاتی درباره وضعیت و کیفیت کارشان محروم سازید، آنها نیز آنچه را که شما برای ادامه کار باید بدانید در اختیارتان نخواهند گذاشت. بنابراین چه مدیر یا کارمند، دریافت اطلاعات از عملکرد قبلی و درک قوت و کاستی‌های کار مسیر پیشرفت را هموارتر می‌کند.

من در گذشته به اهمیت تحسین از عملکرد آگاه نبودم تا اینکه به تدریج بهترین کارمندانم جذب شرکت‌های دیگر شدند. همیشه تصور می‌کردم، چون به کارمندانم بیشتر از شرکت‌های دیگر حقوق و پاداش می‌دهم، آنان به من وفادار باقی می‌مانند. فکر می‌کردم که حقوق بالا نشان‌دهنده سپاس و قدردانی من از کارمندان است. به همین دلیل هیچ‌کس از من تحسین و تمجیدی نمی‌شنید.ارتباط-مدیر-با-کارمندان

حالا می‌دانم که هرکس در هر شغلی دوست دارد بداند که کارش را تا چه اندازه خوب انجام می‌دهد. البته در تحسین افراد، زیاده‌روی و تملق نکنید. برای دریافت اطلاعات سودمند، از کارمندان بخواهید، پیشنهادات و ایده‌هایشان را درباره فعالیت‌های کسب و کار بیان کنند. ارتباط موثر با کارمندان چیزی نیست که خود به خود اتفاق بیفتد و مجموع تمام گفتار و رفتار شما با کارمندان است.

در بعضی مواقع تاکید زیاد روی رتبه کاری مانع از این می‌شود که بین مدیر و کارمندان ارتباط ثمربخشی برقرار شود. این ارتباط نامتعادل باعث می‌شود که کارمندان در بیان حقایق کوتاهی کنند و تنها به ذکر مواردی که مطمئن هستند باعث رضایت مدیر می‌شود بسنده کنند.

هنگام نظرخواهی از کارمندان صادق باشید. هرگاه آنان مورد اعتماد قرار گیرند و مانند فردی ماهر و توانا با آنان برای رفتار شود، به عملکرد بهتر تشویق خواهند شد.

اگر مایل هستید کاملا در جریان آنچه که در کسب و کارتان اتفاق می‌افتد باشید، با ذهنی باز و گشوده به صحبت‌های کارمندان گوش دهید. اگر می‌خواهید کارمندان شما را دوست داشته باشند و برای شما احترام قائل باشند، به آنان فرصت دهید که مشکلات و مسائل‌شان را با شما در میان بگذارند و بدون پیش‌داوری به آنچه می‌گویند گوش دهید. اگر قصد دارید که همه موانعی که در برابر افزایش بهره‌وری به وجود آمده را رفع کنید، باید محیطی سرشار از تعامل ایجاد کنید. و کاربرد هوش هیجانی در محیط کار را از یاد نبرید.

چندی پیش در نشریه‌ای خواندم که مدیران و کارمندان یک شرکت اتومبیل‌سازی با همکاری یکدیگر موفق شدند، مدل جدیدی از اتومبیل را به تولید انبوه برسانند. روابط عمومی این شرکت گفت”این موفقیت حاصل برنامه‌ تازه‌ای است که در آن به همکاری نزدیک مدیران و کارمندان تاکید می‌شود و شرکت ما تنها با استفاده از پیشنهادات ۱۳۵ نفر از کارمندان و با حمایت آنها توانست این مدل جدید را به بازار معرفی‌ کند.”.

اگر کارمندان به این باور برسند که مدیران حقیقتا به پیشنهادهای آنان توجهی می‌کنند، خلاقیت و توان خود را بروز داده و همه از آن سود خواهند برد.

گوش دادن همدلانه بزرگ‌ترین هدیه‌ای است که مدیر هر کسب و کاری می‌تواند به کارمندانش ارزانی کند. گوش دادن به شما امکان می‌دهد که کارمندان را بهتر درک کنید. به علاوه آنها را به فعالیت وامی‌دارد تا اطلاعات خود را هر چه بیشتر با شما در میان بگذارند.

جلب همکاری دیگران از عوامل مهم رسیدن به موفقیت است. صرف‌نظر از اینکه شغلتان چیست، توجه کنید که هر کسب و کار موفق نتیجه یک کار تیمی است. برای اینکه در کسب و کار پیشرفت کنید، لازم است که با دیگران همکاری کنید و مشارکت آنها را به سوی خود جلب کنید.

یکی از بهترین روش‌های همکاری با کارمندان این است که اجازه دهیم که خود آنها در تعیین روش کارشان مشارکت کنند. طبیعی است که کارمندان در انجام اصولی که خود وضع کرده‌اند رغبت بیشتری دارند. به علاوه از آنجایی که کارمندان هر بخش وظایف متفاوتی دارند، مشخص کردن وظایف همه کارمندان توسط مدیر به سادگی میسر نیست.

ارتباط موثر با کارمندان براساس دوستی و مشارکت استوار است. یکی از دوستان من که مدیر بخشی از یک شرکت تولیدی است، به دلیل روابط دوستانه با کارمندان خود به موفقیت‌های زیادی رسید. او بدون اینکه تحت تاثیر رتبه و عنوان خود قرار بگیرد، کارکنان را به چشم یک دوست نگاه می‌کرد و با طرح سوالاتی مانند آنچه در زیر می‌آید آنها را در کار درگیر می‌کرد:

فکر می‌کنید که این روش کار نتیجه بهتری می‌دهد؟
ممکن است موضوع را برایم به طور کامل توضیح دهید؟
مطمئن هستم مثل همیشه از عهده حل و فصل این مسئله بر می‌آیید.
قبل از شروع کار مایلم از نظر شما آگاه شوم.
راه‌حل شما درباره حل این مسئله چیست؟
همین‌طور که می‌بینید عبارت ذکرشده موجب ایجاد حس مهم بودن و ارزشمند بودن فرد می‌شود و او را به سعی و عمل بیشتر وامی‌دارد. ارتباط موثر با کارمندان از مهم‌ترین روش‌هایی است که می‌توان بهره‌وری را در کسب و کار بالا برد زیرا آنها خود را جزئی از کار به حساب می‌آورند و به شکلی از مهارت‌ها و توان خود استفاده می کنند که در غیر این صورت استفاده نمی‌کردند.

منبع: مدیرآفرین

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک