بازخورد‌های مناسب چطور به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کنند؟ توصیه‌هایی برای مدیران

بازخوردهای مؤثر چطور بهره‌وری کارکنان را چندین برابر می‌کنند؟

پیش از هرچیز باید به همین سؤال مهم پاسخ داد؛ پاسخی که در مطلب حاضر نقشی اساسی دارد. تقریبا در تمامی کسب‌وکارها و سازمان‌هایی که موفق بوده‌اند و در کارشان دوام آورده‌اند، برنامه‌ای مشخص و منظم برای ارائه بازخورد طرح‌ریزی شده است.

اهمیت و نقش ارائه بازخورد مؤثر در پیشرفت و موفقیت بسیاری از این کسب‌وکارها به حدی است که دستورالعمل‌هایی با شرح کامل جزئیات در اختیار کارکنان و کارفرمایان قرار می‌دهند؛ این دستورالعمل‌ها یا راهنماها شامل اطلاعات جامعی‌اند راجع‌به اینکه چطور باید به دیگری بازخورد خوب و سازنده و مؤثر داد و از سوی دیگر، وقتی کسی به ما بازخوردی می‌دهد، چطور باید رفتار کنیم و چه مسائلی را رعایت کنیم.

حتما می‌توانید حدس بزنید چرا ارائه بازخورد مؤثر برای کسب‌وکارها تا این حد حیاتی است و چطور بهره‌وری کارکنان را دوچندان می‌کند.

کسی که بازخوردی ارائه می‌دهد، از بیرون و با دیدگاهی منحصر به خودش، کار دیگری را بررسی می‌کند. این دیدگاه و بازخورد مؤثر و سازنده برای کسی که در حال انجام وظیفه‌ای است فوق‌العاده ارزشمند است. شاید چیزهای تازه‌ای به ذهنش برسد یا کاستی‌هایی را ببیند که پیش از این از آنها غافل مانده بود.

اگر هم کارش بدون عیب و نقص باشد، بازخورد مثبت برایش انرژی‌بخش خواهد بود.

اهمیت و نقش بازخوردها و انتقادهای سازنده

نکته مهمی هست که اینجا باید ذکر کرد. در حالت دوم، یعنی وقتی بازخورد مثبت باشد، بیشتر به تعریف و تمجید شبیه می‌شود؛ اما در حالت اول، یعنی وقتی می‌خواهیم کاستی‌های کار کسی را به او گوشزد کنیم، مسئله کمی دشوارتر از آن چیزی می‌شود که در نگاه اول به نظر می‌رسد.

نکند به کسی که بازخورد را ارائه می‌دهیم بربخورد؟ سوءتفاهمی پیش نیاید؟ ناراحت نشود؟

اینها از جمله سؤال‌هایی‌اند که هنگام ارائه چنین بازخوردهایی ممکن است برایتان پیش بیاید. منتها نباید فراموش کرد که بیشتر، همین نوع بازخوردها هستند که سبب پیشرفت و افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شوند. باید بیاموزیم چطور چنین بازخوردی ارائه کنیم، بدون آنکه به شخصیت یا احساس دیگری لطمه‌ای وارد کنیم.

در ادامه، با ذکر نکات و توصیه‌هایی کاربردی، خواهیم گفت که چطور و با رعایت چه مسائلی می‌توانید به بهترین نحو ممکن از پس انجام این کار برآیید و انتقاد سازنده داشته باشید.

نکات و توصیه‌هایی برای ارائه بازخوردهای مؤثرتر و بهتر

۱. ایجاد احساس ایمنی و راحتی
بنا به نتایج برخی پژوهش‌های صورت‌گرفته، فقط حدود ۳۰ درصد از کسانی که بازخورد می‌گیرند آن را اجرا می‌کنند. اگر کسی که بازخوردی دریافت می‌کند راحت نباشد یا احساس خوبی نداشته باشد، احتمال آنکه نکات و پیشنهادهایی را که شنیده عملی کند از این هم کمتر خواهد شد. بازخورد ارائه‌شده در این شرایط معمولا مؤثر نخواهد بود؛ پس ببینیم راه چاره چیست.

پیشنهادمان این است که رابطه‌ای ورای کارمند و کارفرما با دیگری داشته باشید. اگر نوعی احساس رفاقت و دوستی بین اعضا شکل بگیرد، بازخوردها حتما از جان بر خواهند آمد و بر دل دیگری خواهند نشست.

منتها اگر چنین امکانی ندارید، می‌توانید خیلی مؤدبانه و با احترام، به دیگری بازخورد دهید. البته نه آنکه بخواهید حرف را در لفافه بپیچید و نکته منفی را با جملات زیبا و مثبت تزیین کنید و به‌قولی، بخواهید ظاهرسازی کنید.

این کار زیاده‌روی است و در این شرایط، احتمال آنکه متوجه منظور اصلی‌تان نشود زیاد خواهد بود. فقط کمی رعایت طرف مقابل را بکنید و اجازه ندهید ناراحت شود یا مقابل دوستان و همکارانش خجالت‌زده شود.

۲. تمرکز بر وظیفه یا کار در حال انجام
هنگام ارائه بازخورد، تحت هیچ شرایطی راجع‌به شخصیت یا مسائل شخصی طرف مقابل با او صحبت نکنید. این کار ممکن است او را سرافکنده و ناراحت کند. بازخوردی مؤثر و سازنده است که متمرکز بر وظیفه در حال انجام باشد، نه مسائل شخصی یا احساسات کارکنان.

۳. داشتن برنامه زمان‌بندی منظم برای ارائه بازخورد
جالب است بدانید که درصد قابل‌توجهی از کارکنان شرکت‌کننده در برخی مطالعه‌ها و نظرسنجی‌ها، یعنی چیزی حدود دوسوم آنها، تجربه دریافت بازخورد سازنده نداشته‌اند!

این آمار و ارقام نشانگر آن است که حتی گاهی کسب‌وکارهای بزرگ و روبه‌پیشرفت هم از اهمیت ارائه بازخورد خوب و سازنده غافل می‌مانند. برای آنکه شما و کسب‌وکارتان گرفتار این معضل نشوید، پیشنهاد می‌کنیم که برنامه زمان‌بندی مشخص و منظمی برای ارائه بازخورد داشته باشید. کاملا قابل‌درک است که گاهی، ارائه بازخورد، در میان تمامی شلوغی کارهای روزمره دشوار می‌شود؛ اما اگر از قبل برای انجام این کار برنامه‌ریزی کرده و زمان مشخصی را کنار گذاشته باشید، دیگر مشکلی از این بابت نخواهید داشت.

اگر سرتان شلوغ است، حداقل هفته‌ای یک بار برای ارائه بازخورد به کارکنانتان وقت کنار بگذارید. البته اگر بتوانید هر روز به کارکنان بازخورد دهید، بهتر است.

۴. ایجاد انگیزه برای کارکنان
بازخوردی خوب و مؤثر است که به کارکنان انگیزه دهد و به بهترشدن تشویقشان کند. تضعیف روحیه و گرفتن دیگران به باد انتقاد نتایج خوبی برای کسب‌وکار ندارد.

اگر کارفرمایان بدانند چه چیزهایی انگیزه کارکنانشان را بیشتر می‌کند، بهترین و مؤثرترین بازخوردها را در اختیارشان خواهند گذاشت. البته اگر تنها انگیزه کسی پول درآوردن باشد، صحبت‌کردن راجع‌به ایجاد انگیزه کمی دشوار خواهد شد.

ولی کارکنانی هم هستند که صرفا برای کسب درآمد کار نمی‌کنند. این دسته از کارکنان، نوعی تمایل و علاقه درونی به کارشان حس می‌کنند و پتانسیل کافی برای انگیزه‌گرفتن دارند. کارکنانی که چالش‌های کاری را دوست دارند و محقق‌کردن اهداف کاری برایشان با نوعی احساس رضایت و لذت همراه است.

برای آنکه بتوان بهترین بازخوردها را در اختیار کارکنان گذاشت، باید این ویژگی‌های فردی‌شان را بهتر و بیشتر شناخت و بازخوردها را با توجه به شخصیت آنها ارائه کرد.

۵. تحسین در جمع و انتقاد در خلوت
تحسین‌کردن به هر صورت باعث خشنودی کارکنانتان می‌شود. منتها تأثیر واقعی آن در افزایش بهره‌وری کارکنان را وقتی خواهید دید که در جمع اعضای تیم کاری از کارکنانتان تعریف کنید. این کار واقعا خوش‌حالشان می‌کند و آنها انرژی بیشتری برای کارکردن پیدا خواهند کرد.

البته یادتان باشد برعکس این موضوع هم صادق است. در واقع، هیچ‌کس دوست ندارد در حضور دیگران راجع‌به کاستی‌های کارش بشنود. وقتی قصد ارائه چنین بازخوردهایی را دارید، بهتر است در خلوت این کار را انجام دهید.

۶. توجه به راه‌حل‌ها
هنگام ارائه بازخورد، بهتر است علاوه بر مطرح‌کردن مشکلات، کمی هم راجع‌به راه‌حل مشکل پیش رو صحبت کرد.

پیشنهادهایی مطرح کرد که مثلا از این طریق یا به روشی دیگر می‌توان از پس این مشکل برآمد. چنین صحبت‌هایی کارکنان را از لحاظ ذهنی قوی‌تر می‌کند و احتمال آنکه ایده‌های بهتری پیدا کنند بیشتر می‌شود.

۷. ارائه بازخورد در زمان مناسب
هرچیز زمانی دارد و در بیشتر مواقع، فرصتی که از دست برود بازیافتنی نیست. اگر یکی از کارکنان در موضوعی به مشکل برخورده باشد و بازخوردی برای ارائه به او داشته باشید، باید همان موقع بگویید. اگر سه ماه بعد مثلا از بازخوردی که داشتید صحبت کنید، طرف مقابل باید به حافظه‌اش اتکا کند که چندان قابل‌اعتنا و عاری از خطا نیست.

در آخر اینکه…
اهمیت ارائه بازخورد مؤثر در کسب‌وکارتان را جدی بگیرید و از تمامی منابعی که در اختیار دارید برای پیشرفت در این موضوع بهره بگیرید. ارائه بازخورد مؤثر نقشی مهم و حیاتی در موفقیت و پیشرفت کسب‌وکار دارد.

منتها گذشته از بحث اهمیت ارائه چنین بازخوردهایی، نکته مهم دیگر چگونگی ارائه بازخورد یا انتقاد سازنده است. اینکه چگونه از کاستی‌های کار دیگری سخن بگوییم، بدون آنکه به شخصیت و احساس او لطمه‌ای وارد شود.
منبع
 

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک