بهترین روش اندازه‌گیری بهره‌وری تیمتان

آن‌ها زودتر می‌آیند یا تا دیروقت کار می‌کنند. آن‌ها تقویم خود را با جلسات پر می‌کنند و پاسخ هر ایمیل که برایشان می‌آید را می‌دهند. شما می‌دانید که تیمتان بهترین نیت را دارد. اما آن‌ها در واقع چه کار می‌کنند؟ آیا کار آن‌ها نتایج مورد نیاز شما را تولید می‌کند؟

شما باید بدانید که تمام وقتی که کارمندان صرف کار خود می‌کنند، شرکت شما را به سمت جلو حرکت می‌دهد یا خیر؟ مؤثرترین راه برای تشخیص آن پاسخگویی به سؤالات زیر است:

1. آیا تیم شما می‌داند که هدف نهایی چیست؟

یکی از بهترین شیوه‌هایی که تیم شما می‌تواند بهره‌وری خود را بهبود بخشد، این است که همه بتوانند درک کنند که مسیر به سمت کجاست؟ اهداف  شرکت به خوبی تعریف شده باشد و تنها بر چند مورد در آن واحد تمرکز شود. به گفته جان دور در کتاب «آنچه مهم است را اندازه گیری کنید»:

در نظرسنجی از یازده هزار مدیر ارشد، اکثریت نمی‌توانستند اولویت‌های اول شرکت خود را عنوان کنند. فقط نیمی از آن‌ها توانستند یکی را نام ببرند.

اگر تیم شما مسیر شرکت را نشناسد، نمی‌داند چطور کارهایی را انجام دهد که دارای ارزش برای شرکت است. مدیر ارشد می‌تواند با 10 شخص کلیدی در روز صحبت کند؛ اما ممکن است متوجه نباشد که هیچ کدام از این مخاطبان چیزی در سال گذشته از شرکت شما خرید نکرده‌اند. او نمی‌‌داند که فروش بیشتری از تیم شما مهم بود و راهی برای کمک به اهداف کلیدی این شرکت است.

بنابراین اولین راه‌ اندازه‌گیری بهره‌وری تیم خود این است که از آن‌ها بپرسید آیا می‌‌دانند چه چیزی مهم‌ است؟

2. آیا به اهداف خاص خود متعهد هستید؟

دب نابلمن، عصب شناس و مدیر اجرایی کسبوکار می‌گوید: هنگامی که من یک کارگزار مالی در یک استارتاپ کوچک بودم، به سختی کار می‌کردیم تا چندین اهداف مهم را روشن کنیم. این شرکت در اوایل مرحله بود، بنابراین سه هدف ما عبارت بودند از: جذب سرمایه، مشارکت شرکت‌ها و توسعه محصول.

اما مدیر اجرایی هر بار که کسی به یک ایده جالب در صنعت اشاره کرد، می خواست آن را امتحان کند. ما متوجه شدیم که در حال  ارزیابی چندین فرصت کسب‌و‌کار هستیم که هر کدام از آن‌ها  به یک قرارداد بدهی پیچیده نیاز دارد. به عنوان کارگزار مالی، من مجبور بودم بر روی این پروژه‌های جانبی کار کنم.

در نتیجه، پیشرفت ما و جمع‌آوری کمک‌های مالی و مشارکت شرکت‌ها متوقف شد. ما موفق به جمع‌آوری وجوه در آخرین لحظات شدیم، اما اهداف مشارکت شرکت‌مان از دست رفت.

هنگامی‌که در بسیاری جهات کار می‌کردیم، غیرممکن بود که به عنوان یک تیم مولد باشیم. ما هر بار که مدیر اجرایی چیزی جدید و جالب پیدا کرد، با کار خود را تغییر می‌دادیم.

    نکته این است: در حالی که داشتن  اهداف تعیین شده حیاتی است، این اهداف یک تیم تولیدی‌تر نخواهد ساخت، مگر اینکه به آن‌ها متعهد باشید.

3. آیا یک شاخص پیشروی عملکرد دارید؟

هنگامی‌که چندین هدف کلیدی برای شرکت خود تعیین کرده‌اید، آن‌ را به تیم خود معرفی می‌کنید و تیم شما به این اهداف متعهد می‌شود. گام بعدی این است که ببینید آیا دارای یک شاخص که عملکرد تیمتان را اندازه‌گیری می‌کند هستید یا خیر.

بسیاری از شرکت‌ها از بیانیه سود و زیان برای اندازه‌گیری عملکرد خود استفاده می‌کنند. با گذشت زمان یعنی یک ماه، سه ماه یا یک سال، تمام فعالیت‌هایی که منجر به سود و زیان شده است اتفاق افتاده‌اند و شما می‌توانید به آن‌ها پاسخ دهید. بنابراین به جای نگاه کردن به عقب، به این فکر کنید که برای حرکت رو به جلو چه چیزی را می‌توانید اندازه‌گیری کنید.

مدیر ارشد، با 10 مخاطب کلیدی در روز صحبت می‌کند. صحبت‌کردن با مخاطبان می‌تواند یک شاخص باشد، اما کافی نیست.

صحبت کردن با این 10 مخاطب باعث فروش نمی‌شود و هر فردی در تیم شما هم‌اکنون درک می‌کند که این یک هدف کلیدی است. اما اگر مراحل را در این مسیر دنبال کنید، می‌توانید تعیین کنید چه کاری جواب می‌دهد و چه کاری نمی‌دهد. همینطور می‌‌توانید بهره‌وری تیم خود را بهتر بهینه‌سازی کنید.

بنابراین این مدیر ارشد می‌تواند تعداد تماس‌های ورودی در مقابل خروجی، تعداد مکالمات شخصی در برابر تلفنی، تعداد دفعاتی که او نیاز به صحبت با یک مخاطب قبل از خرید دارد و سپس تعداد فروش در هفته/ ماه/ سه ماه‌ را ارزیابی کند.

 پیگیری هر مرحله یک شاخص بسیار بهتر از آنچه جواب می‌دهد و آنچه باعث شکست می‌شود را نشان می‌دهد. این همچنین به شما مولدترین مرحله را معرفی می‌کند.

به عنوان مثال، پس از پیگیری تمام مراحل، مدیر ارشد متوجه می‌شود که در جلسات حضوری نسبت به تلفنی، 3 برابر بیشتر فروش انجام می‌دهد. بنابراین شیوه اندازه‌گیری بهره‌وری او این است که درصد جلسات حضوری خود را پیگیری کند.

4. آیا همه می‌دانند چه وظیفه‌ای دارند؟

 اهداف شرکت تعیین شده‌ است. همه از مسیر حرکت شرکت اطلاع دارند، اما این بدان معنا نیست که تمام افراد تیم شما دقیقاً می دانند چه کاری باید انجام دهند و به طور جداگانه وظیفه‌ شان چیست.

مسئولیت پذیری  یک مولفه کلیدی برای اندازه‌گیری بهره‌وری تیم است. مهم است که همه اعمال مستقلشان که به کل سازمان کمک می‌کند را بدانند و درک کنند.

وقتی همه برای وظایفشان مسئولیت پذیر باشند، تیم شما بهره‌وری بیشتری خواهد داشت. آن‌ها می‌دانند که از آن‌ها چه انتظاری می‌رود. هنگامی‌که اعضای تیم هم مالکیت و هم مسئولیت‌پذیری از خود نشان دهند، تیم شما در یکدیگر اعتماد ایجاد می‌کند.

اعتماد به این معنی است که افراد کمتری کارهای دیگر اعضای تیم را بررسی می‌کند و محل کار بسیار کارآمدتر می‌شود.

5. آیا تیم شما تصمیم‌گیری می‌کند؟

توانایی تصمیم گیری یک راه مؤثر برای اندازه‌گیری بهره‌وری تیم است. تصمیم‌گیری برای همه تقریباً دشوار است. اشخاص نمی ‌خواهند به چیزی متعهد شوند، زیرا ممکن است آن ایده اشتباه باشد یا چیزی بهتر در مسیرتان قرار گیرد؛ به خصوص در یک محیط تیمی.

 در کتاب کلاسیک ناپلئون هیل «فکر کنید و پولدار شوید» او یک مطالعه بر روی 25هزار نفری که شکست را تجربه کرده بودند، انجام داد. در این مطالعه، فقدان تصمیم‌گیری یا به تعویق انداختن وظایف، یکی از علل اصلی شکست بود.

اگر متوجه شوید تیم شما زمان زیادی را صرف به تعویق انداختن کارها می‌کند، به جای انتخاب یک مسیر، احتمالا تیم شما به اندازه‌ای که شما امیدوار هستید، مولد نیست.

6. آیا تیم شما بر آنچه ضروری است یا اهمیت دارد تمرکز دارد؟

 شما چندین اهداف روشن را تعیین کرده‌اید و به اعضای تیم خود انتقال داده‌اید. شاخص‌های اصلی خود را پیدا کرده‌اید و تیم شما قدرت و توانایی تصمیم‌گیری دارد.

اما آن‌ها هنوز هم به اهدافشان دست نمی‌یابند. شما احساس می‌کنید که آن‌ها سخت کار می‌کنند، اما نتایجشان بازتابی از اقدامات آن‌ها را نشان نمی‌دهد.

عواملی که مانع پیشرفت آن‌ها می‌شود را عمیق‌تر بررسی کنید. برخی از عوامل کاهش بهره وری از یک فرهنگ تیمی می‌آید که در آن نیاز به پاسخ سریع به ایمیل و روزهای پر از جلسات وجود دارد. استفاده از این اقدامات به عنوان یک مدیریت بهره‌وری آسان است. اما آن‌ها در واقع چیزی تولید نمی‌کنند.

بنابراین نگاهی به فعالیت‌های روزانه تیم خود بیندازید. کارهایی که آن‌ها انجام می‌دهند که به طور مستقیم به اهدافشان ارتباط ندارد را پیدا کنید. به آن‌ها کمک کنید تا وظایف مهم خود را اولویت‌بندی کنند.

کلام آخر

راه‌های زیادی برای اندازه‌گیری و افزایش بهره‌وری تیم‌تان وجود دارد. اما حتی اگر متوجه شدید تیم شما در آن واحد با چندین مشکل دست‌و‌پنجه نرم می‌کند، همه‌چیز را سریعاً تغییر ندهید. چند چیز را انتخاب کنید که فکر می‌‌کنید بزرگ‌ترین هستند. ببینید چه چیزی در محل کار منحصربهفرد شما جواب میدهد و چه چیزی نمی‌دهد.

چندین گام به سمت یک محیط کارآمدتر و پایدارتر بردارید. بهره‌وری همیشه هدفمند است. به یاد داشته باشید، این بدان معنا نیست که هر کس در تیم شما باید هر لحظه  از روز خود را مدیریت کند. هدف شما این است که بر روی اقداماتی تمرکز کنید که نتایجی را که می‌خواهید را به دست می‌آورند و عوامل پسرفت را به حداقل برسانید.

منبع: یوکن
 

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک