پرسش‌هایی برای شناسایی بهتر کارکنان 

در این میان مدیرانی که به تازگی وارد عرصه مدیریت شده‌اند می‌توانند با مجموعه‌ای مملو از سوالات هدفمند و اصولی در این زمینه پا به جلسات مصاحبه‌های دوره‌ای با کارکنان بگذارند و به اهداف مدنظر خود نایل آیند.

بهتر است این مصاحبه‌ها و به عبارت بهتر «گفت‌وگوها» در آغاز هرسال یا نهایتا یک تا دو هفته پس از شروع هرسال انجام پذیرد و طی آن لازم است حدود یک ساعت به گفت‌وگویی خصوصی با تک تک افراد اختصاص یابد و سوالات زیر را با آنها مطرح شود:

سوال اول: شما از چه چیزی در شغل قبلی‌تان بیش از هر چیز دیگری لذت می‌بردید؟ (اگر آن فرد قبلا کارمند خودتان بوده از او بپرسید «چه چیزی بیش از همه باعث شده شما اینجا بمانید و شغل دیگری انتخاب نکنید؟»)

سوال دوم: فکر می‌کنید نقاط قوت‌تان کدامند؟ (مهارت‌ها، دانش‌ها، استعدادها)

سوال سوم: نقاط ضعف‌تان کدامند؟

سوال چهارم: اهداف‌تان در شغل کنونی کدامند؟

سوال پنجم: چند وقت به چند وقت دوست دارید با مدیران‌تان دیدار رودررو داشته و در مورد پیشرفت‌های کاری با آنها صحبت کنید؟ آیا جزو آن دسته افرادی هستید که دوست دارند احساسات خود را برای مدیران بازگو کنند یا اینکه منتظر می‌مانید تا مدیران از شما سوال کنند؟

سوال ششم: آیا اهداف شخصی و تعهدات فردی خاصی دارید که دوست داشته باشید راجع به آن با من صحبت کنید؟

سوال هفتم: بهترین ستایش و تشویقی که تاکنون داشته‌اید چه بوده است؟

سوال هشتم: آیا تاکنون مشاور یا مربی موثر و کمک‌کننده‌ای داشته‌اید که تاثیر زیادی بر شما داشته است؟ چرا فکر می‌کنید رابطه با او برای شما بسیار اثربخش بوده است؟

سوال نهم: اهداف کاری آینده و برنامه‌تان برای رشد و ارتقای کاری کدامند؟ آیا مهارت‌های خاصی وجود دارند که بخواهید آنها را بیاموزید و آیا چالش‌هایی هستند که بخواهید با آنها روبه‌رو شوید؟ آیا من می‌توانم به شما کمک کنم؟

سوال دهم: آیا چیز دیگری هست که بخواهید درباره‌اش صحبت کنید و فکر می‌کنید می‌تواند به ما کمک کند تا بهتر باهم کار کنیم؟

هدف اصلی از طرح این سوالات و برگزاری چنین جلسه‌ای این است که نقاط قوت اهداف و نیازهای کارکنان را همان‌طور که خودشان آنها را پذیرفته‌اند، شناسایی کرد.

صرف‌نظر از اینکه آنها چه پاسخی به این سوالات می‌دهند، حتی اگر شما با پاسخ‌های آنها موافق یا مخالف باشید، باید با دقت به آنها گوش فرا دهید.

نحوه برگزاری جلسات برنامه‌ریزی عملکرد
برای اینکه کارمندان را برای جلسه مصاحبه کاری آماده کنید از آنها بخواهید تا قبل از برگزاری هر جلسه، پاسخ‌هایی که به این سه سوال می‌دهند را روی کاغذ نوشته و به شما تحویل دهند:

الف) شما چه کارهایی انجام می‌دهید؟ شامل جزئیاتی در مورد عملکرد افراد طی سه ماه گذشته و اشاره به رتبه‌های کسب شده، فعالیت‌ها و نمرات کسب شده.

ب) شما چه یافته‌ها و کشف‌هایی طی همکاریتان داشته‌اید؟ سعی کنید افرادتان از هر کجا که آمده‌اند، از هر روش که خود دوست دارند و به آن عادت کرده‌اند، به کسب تجربیات و آموخته‌های جدید ادامه دهند.

ج) شما چه همکاری‌ها و شراکت‌هایی داشته‌اید؟ این روابط و تعاملات می‌توانند در گذشته شکل گرفته باشند اما در زمان حال به‌کار آیند و موجب تقویت موقعیت کنونی افراد شوند و شامل مواردی همچون ارتباط با همکاران سابق، مشتریان، استادان و دوستان نیز می‌شود.

این مساله بسیار مهم است که به افرادتان این اختیار را بدهید تا مسوولیت تداوم بخشیدن به ارتباطات و تعاملات درون و بیرون شرکت را برعهده بگیرند و آن را مدیریت کنند. لازم است از آنها بخواهید یک کپی از پاسخ‌های مکتوبی که به این سه سوال داده‌اند را برای خود داشته باشند.

پس از آغاز جلسه مصاحبه و حدود ۱۰ دقیقه صحبت کردن در مورد گذشته و سوابق افراد، زمان سخن گفتن راجع به آینده می‌رسد، پس با طرح سه پرسش زیر ادامه دهید:
د) تمرکز اصلی‌تان بر چیست؟ اهداف اصلی‌تان برای سه ماه آینده کدامند؟
هـ) شما برای کسب کدام تجربیات برنامه‌ریزی کرده‌اید؟ امیدوارید چه چیزهایی را طی سه ماه آینده بیاموزید؟
و) امیدوارید طی سه ماه آینده چه ارتباطات و تعاملاتی را شکل دهید؟ چگونه می‌خواهید در ماه‌های آینده با دیگران ارتباط برقرار کنید؟

توجه داشته باشید که این آموخته‌ها، کشف‌ها و تعاملات لزوما نباید با فرهنگ شرکتی یا علایق شخصی شما به عنوان مدیر و مافوق افراد، مطابقت داشته باشند، بلکه باید کمک کنند تا راه و روش درست برقراری ارتباط با هر کدام از کارکنان را به شما بیاموزندو بنابراین به افراد پیشنهاد کنید تا پاسخ‌های خود را مکتوب کرده و یک نسخه به شما تحویل دهند و نسخه‌ای هم نزد خود نگه دارند.

در اینجا شما باید در مورد پاسخ‌های افرادتان با آنها بحث و تبادل نظر کرده و حتی‌الامکان با آنها موافقت و همراهی کنید. پس از گذشت سه ماه از این جلسه، ترتیب جلسه‌ای مشابه بدهید و ضمن یادآوری پاسخ‌هایی که افراد سه ماه پیش به‌صورت مکتوب به سوالاتتان داده‌اند، عملکردشان طی این مدت را با مستندات ارائه شده از سوی آنها مطابقت داده و همین سوالات را از آنها بپرسید و پاسخ مکتوب بخواهید.

 با فرا رسیدن پایان سال، شما حداقل چهاربار این کار را کرده‌اید و با مطالعه و مرور آنچه در این چهار جلسه مطرح شده خواهید توانست هم مسیر طی شده طی یک‌سال گذشته را به روشنی مشخص کنید و هم مسیری را که قرار است در سال آینده توسط افراد طی شود به روشنی ترسیم کنید.

شما از این طریق هم از نقاط قوت و ضعف کارکنان آگاه می‌شوید و هم این آگاهی را به افرادتان منتقل خواهید ساخت.

ترجمه: دنیای اقتصاد

منبع: گالوپ