زمان قدردانی از کارکنان به اندازه خود قدردانی مهم است

شب قبل از اجرای این تصمیم، به گفت‌‌‌وگوهای فردایتان با آنها فکر می‌‌‌کنید و هجوم احساسات منفی، خواب را از چشمانتان ربوده. دائم در تختتان غلت می‌‌‌زنید.

تشکر پیشاپیش، می‏‏‌تواند جادو کند

پیامی از رئیستان دریافت می‌کنید که نوشته «آیا برای این کار آماده‌‌‌ای؟» به او می‌‌‌گویید انجام این کار، آن هم هر چند هفته یک‌بار برایتان خیلی سخت است و فعلا دوست ندارید دوباره انجامش دهید؛ به خصوص با توجه به شرایط کارکنان‌‌‌تان. رئیستان در این لحظه چه باید بگوید؟ طبق تحقیقات اخیر ما، ماهرانه‌‌‌ترین کاری که رئیستان می‌‌‌تواند انجام دهد این است که پیش از انجام این کار ناخوشایند از شما تشکر کند.

ما طی یکسری مطالعات، ایمیل‌‌‌هایی که در ۴سال ارسال شده بود بررسی و با کارکنان واحد مراقبت‌‌‌های ویژه یک مرکز درمانی رده بالای آمریکا مصاحبه کردیم. سپس دو آزمایش با حضور بیش از ۶۰۰ فریلنسر آنلاین در صنایع مختلف انجام دادیم.

یافته‌‌‌های ما: وقتی از دیگران قبل از اینکه یک وظیفه سخت و استرس‌‌‌زا را انجام دهند قدردانی می‌‌‌کنید، برخی از احساسات منفی مربوط به آن کار سخت، خنثی می‌‌‌شوند. قدردانی زودهنگام همچنین باعث می‌‌‌شود کارکنان در برابر مشکلات پایداری کنند و پس از شکست، به سرعت خود را احیا کنند. یافته‌‌‌های ما کمک می‌‌‌کنند روش‌‌‌های ابراز قدردانی را یاد بگیرید و فرهنگی ایجاد کنید که در آن، کارکنان احساس می‌‌‌کنند کارشان دیده می‌‌‌شود، حمایت می‌‌‌شود و ارزشمند است.

 نیاز به قدردانی
افراد حتی در بهترین شرایط، مشتاق شنیدن قدردانی از سوی رئیس خود هستند. در نظرسنجی از ۲هزار نیروی کار، ۷۰درصد گفتند که اگر رئیسشان قدردان‌‌‌تر بود، احساس بهتری نسبت به خودشان داشتند و ۸۱درصد گفتند که اگر یک رئیس قدرشناس داشتند، برایش سخت‌‌‌تر کار می‌‌‌کردند.

این تحقیقات همچنین یک «شکاف قدردانی» را نشان می‌‌‌داد: کارکنان مشتاقند در محل کار از آنها بیشتر قدردانی شود (جایی که ما تقریبا یک سوم عمرمان را در آن می‌‌‌گذرانیم)، اما احتمال چنین چیزی بسیار کم است. ما معمولا از هر جایی به جز محل کار، قدردانی می‌‌‌بینیم و می‌‌‌شنویم اما قدردانی در محل کار، به طرز شگفت‌‌‌انگیزی بسیار نادر است؛ به خصوص از جانب افراد صاحب قدرت و مخصوصا در شرایط سخت.

با وجود این، اهمیت ابراز و دریافت قدردانی در محل کار، ثابت شده و مشهود است و بعضی شرکت‌‌‌ها تلاش کرده‌‌‌اند فرهنگ قدردانی را ترویج کنند، مثلا از طریق راه‌‌‌اندازی کانال در پیام‌رسان اسلک که به قدردانی و تجلیل از کارکنان اختصاص دارد یا مکانیسم‌‌‌های دیگری برای ترویج قدردانی بین کارکنان بابت اقدامات مفیدی که به پیشبرد اهداف شرکت کمک کرده‌‌‌اند.

سرمایه‌گذاری مطمئن و پرسود

طبق تحقیقات ما اما، تشکر از افراد «پس» از آنکه کار را انجام دادند، آن میزان برگشت‌‌‌پذیری و استقامتی را که ابراز قدردانی «پیش» از انجام کار ایجاد می‌‌‌کند، برنمی‌‌‌انگیزد.

ما در مطالعه اولیه‌‌‌مان، تصمیم گرفتیم احساساتی که کارکنان در محیط‌‌‌های کار پر استرس تجربه می‌‌‌کنند بررسی کنیم. پس از بررسی ایمیل‌‌‌های رد و بدل شده در ۴سال و سپس مصاحبه با کارکنان آی‌‌‌سی‌‌‌یو یک بیمارستان رده بالا، متوجه شدیم بسیاری از کارکنان قبل از اینکه همکارشان، یک وظیفه یا شیفت چالشی را پشت سر بگذارد از او قدردانی می‌‌‌کنند و به این ترتیب، فرد احساس می‌‌‌کند از نظر اجتماعی، مرتبط با دیگران و هدفمند است و در صورت بروز مشکل، انعطاف‌‌‌پذیرتر و پایدارتر است.

برای بررسی بیشتر تاثیرات قدردانی و زمان آن، دو آزمایش تکمیلی با فریلنسرها ترتیب دادیم. در اولی، از ۳۳۱ شرکت‌‌‌کننده، یا قبل یا بعد از انجام یک پازل «تداعی کلمات» سخت، قدردانی شد.

کسانی که قبل از انجام پازل از آنها قدردانی شده بود گفتند در مقایسه با گروهی که بعد از آزمایش، مورد قدردانی قرار گرفته بودند، احساس ارزشمندی اجتماعی بیشتری داشتند و تمایل بیشتری به ادامه کارهای اضافی، حتی پس از شکست داشتند.

در مطالعه دوم، به ۳۳۰ شرکت‌‌‌کننده جدید، پازل‌‌‌های سخت اما قابل حل دادیم. قصد داشتیم تاثیر احساسات مثبت مانند امید را بررسی کنیم. ما فهمیدیم که ابراز قدردانی از قبل، باعث افزایش حس ارزشمندی اجتماعی می‌‌‌شود در حالی که امید، قبل از انجام یک کار سخت هیچ ارتباطی با ارزش اجتماعی ندارد.

قدردانی از قبل، برخلاف سایر روش‌‌‌هایی که بررسی کردیم، به مقابله با احساسات منفی ناشی از وظایف چالش برانگیز کمک می‌‌‌کرد و باعث افزایش احساسات شرکت‌‌‌کنندگان در رابطه با ارزشمندی اجتماعی می‌‌‌شد. مثلا، افزایش حس تاثیر اجتماعی افراد، این تاثیر تعدیل‌‌‌کننده را نداشت.

 چگونه به شکلی معنادار قدردانی کنیم؟
سناریوی اول را دوباره تصور کنید. رئیستان از شما خواسته چند نفر از کارکنان خود را تعدیل کنید. هوشمندانه‌‌‌ترین کاری که رئیس می‌‌‌تواند انجام دهد این است که قبل از شروع به کار شما، از شما خالصانه تشکر کند. چند جمله ساده کافی است، مثل «ممنون که این وظیفه سخت را بر عهده گرفتی. درک می‌‌‌کنم که چه مسوولیت ناخوشایندیست و بابت اینکه آن را جدی گرفتی ممنونم.» تحقیقات ما نشان داد ابراز قدردانی از قبل، به تعدیل احساسات منفی مرتبط با انجام یک کار دشوار قبل از آنکه رخ بدهد کمک می‌‌‌کند و تشویقتان می‌‌‌کند که با وجود سختی و ناخوشایندی‌‌‌اش، به آن پایبند بمانید.

به‌جای به کار بردن یک جمله بی‌‌‌معنی که برای امضای ایمیل و بعد از انجام کار استفاده می‌‌‌شود، به شکلی هدفمند، قبل از انجام وظیفه از نیروی کار خود تشکر کنید. این روی رفتار او تاثیر بسزایی دارد. برای انجام این کار به طور موثر، این چهار مورد را انجام دهید. تحقیقات ما نشان داده که واقعا تفاوت ایجاد می‌‌‌کنند:

۱ - استرس، سختی و  احساسات ناخوشایند را  پیش‌‌‌بینی کنید
اولین و مهم‌‌‌ترین گام، پیش‌‌‌بینی تجربه نیروی کار از ناراحتی یا مشکل یا احساسات ناخوشایند است (احساساتی مثل اضطراب یا ناامیدی). به این منظور، نه تنها باید از آنچه در حال حاضر اتفاق می‌‌‌افتد بلکه از آنچه احتمالا در آینده رخ خواهد داد آگاه باشید.

سعی کنید از زاویه دید او به مساله نگاه کنید. کدام جنبه از آن وظیفه، ممکن است برایش سخت یا دردناک باشد؟ می‌‌‌توانید برای کسب این اطلاعات به چند چیز رجوع کنید. مثلا تجربه قبلی‌‌‌تان یا آگاهی از ناخوشایندی آن وظیفه، تجربه نیروی کار در آخرین باری که این وظیفه به او محول شد (مثلا دادن خبر اخراج) یا آنچه فرد مستقیما به شما می‌‌‌گوید. مثلا ممکن است بگوید «من واقعا از دادن این خبر به همکارها و صحبت‌‌‌هایمان وحشت دارم.»

 به جای امیدواری از اینکه مساله آنقدرها بزرگ نیست یا به جای اینکه آن را بی‌‌‌اهمیت جلوه دهید، می‌‌‌توانید از این اطلاعات برای پیش‌‌‌بینی و اقدامات پیشگیرانه استفاده کنید.

۲- قدردانی خالصانه کنید
پیش از انجام وظیفه سخت، قدردانی واقعی خود را به نیروی کار خود ابراز کنید. برای آنکه قدردانی‌‌‌تان موثر باشد، باید یکسری ویژگی‌‌‌ها داشته باشد. مثلا باید شخص او را خطاب قرار دهید. جملاتتان نباید کلی باشد. شدت صحبت‌‌‌هایتان باید متناسب با وضعیت فعلی و ماهیت رابطه‌‌‌تان باشد، نه خیلی شدید و اغراق شده. قدردانی غیرواقعی نتایج مطلوبی نخواهد داشت.

باید از کلماتی استفاده کنید که صراحتا توضیح دهند چرا رفتار نیروی کار مهم و تاثیرگذار است. هنگام بیان قدردانی واقعی، باید به او یادآوری کنید که رفتارش، حتی با وجود سختی شرایط، تاثیر مثبتی بر پیشبرد اهداف گروه یا سازمان دارد و نقش او برای تیم و سازمان ارزشمند است.

تحقیقات ما نشان می‌‌‌دهد که ابراز قدردانی تاثیر مثبتی بر حس ارزشمندی اجتماعی جمعی کارکنان دارد و توضیح اینکه چگونه به تیم کمک می‌‌‌کند می‌‌‌تواند به تکرار آن کمک کند.

۳- پس از انجام وظیفه، اوضاع را بررسی کنید
پس از پایان موقعیت، با فرد تماس بگیرید و وضعیتش را جویا شوید. در حالی که ابراز قدردانی از قبل، نقش مهمی در تعدیل احساسات منفی دارد، اما هرچقدر هم که خالصانه باشد نمی‌‌‌تواند تجربه احساسی منفی را کاملا از بین ببرد.

با پرسیدن سوالات پایان باز مانند «چطور پیش رفت؟» یا «الان چه احساسی داری؟» یا «چطور می‌‌‌توانم به بهترین شکل حمایتت کنم؟» نیروی کار را به صحبت کردن ترغیب کنید. به‌‌‌علاوه، این گفت‌‌‌وگوها کمک می‌‌‌کنند کارکنان‌‌‌تان را بهتر درک کنید، جنبه‌‌‌های سخت آن موقعیت را شناسایی کنید و توانایی خودتان را در ابراز قدردانی در آینده بهبود دهید، چون خواهید فهمید که کدام جنبه از یک وظیفه، آن را چالش‌‌‌برانگیز می‌‌‌کند. در صورت لزوم، پس از پایان وظیفه دوباره از نیروی کارتان تشکر کنید. تکرار قدردانی ضرری ندارد مخصوصا از کارکنانی که به ندرت در محل کار قدردانی می‌‌‌شنوند.

۴- فرهنگ قدردانی را پرورش دهید
یافته‌‌‌های ما نشان می‌‌‌دهند که قدردانی از قبل، موفقیت‌‌‌آمیز است چون باعث می‌‌‌شود مردم احساس ارزشمندی اجتماعی جمعی کنند. به این ترتیب کارکنان حس می‌‌‌کنند عضو ارزشمندی از تیم هستند و نقششان در تیم، معنادار است حتی اگر آن وظیفه، سخت باشد. اما مدیران باید تیم خود را تشویق کنند که آزادانه از یکدیگر قدردانی کنند؛ مثلا ابراز قدردانی واقعی از اعضای تیم در زمان پذیرش یک پروژه جدید یا وقتی یکی از اعضا به همکار خود کمک می‌‌‌کند.

قدردانی از افراد بالادست را نیز فراموش نکنید (مفهوم جدیدی که از آن با عنوان مدیریت رو به بالا یا مراقبت از مراقبت‌‌‌کنندگان یاد می‌‌‌شود). این کار یک حس ارتباط قدرتمندتر در سراسر سازمان ایجاد می‌‌‌کند که در نتیجه می‌‌‌تواند توانایی برگشت‌‌‌پذیری کارکنان را در صورت مواجهه با مشکلاتشان، افزایش دهد.

 سخن پایانی
طبق گزارش موسسه گالوپ، احساسات منفی در حال حاضر از دهه گذشته بیشتر است. بسیاری از جنبه‌‌‌های کار، سخت و استرس‌‌‌زا هستند و این می‌‌‌تواند باعث احساس وحشت کلی کارکنان نسبت به کارشان شود و این دیگر فقط محدود به روز اول هفته نیست. گرچه بسیاری از این چالش‌‌‌ها را نمی‌‌‌توان فورا حل کرد اما امکان ارزیابی و درک آنها از قبل وجود دارد. یکی از معنادارترین راه‌‌‌ها برای «دیدن» تلاش اعضا این است که تا پس از انجام وظیفه صبر نکنید، بلکه آن را پیش‌‌‌بینی کنید. یک «تشکر پیشاپیش» می‌‌‌تواند جادو کند.

منبع: HBR/ دنیای اقتصاد

ویکی پلاست | مرجع بازار صنعت پلاستیک